Как использовать имущество сотрудника в работе

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в рабочих целях, встречаются сплошь и рядом. Например, менеджеры используют личный автомобиль для служебных поездок, сотовый телефон для звонков клиентам и партнерам — это самые распространенные случаи. Согласитесь, сотруднику не хочется нести расходы за организацию и за свой счет оплачивать ГСМ, мобильную связь. Перед организацией встает вопрос: как сотруднику возместить затраты и можно ли эти затраты учесть в расходах УСН.

Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролерами.

Аренда или компенсация

Всего есть два способа оформления имущественных взаимоотношений с работником: аренда и компенсация.

Организация может заключить с сотрудником договор аренды на использование его личного имущества. В договоре оговаривается величина арендной платы. Для обоснованности расходов руководитель может издать приказ о необходимости использования имущества для выполнения трудовых обязанностей. Таким образом, организация без проблем сможет учесть арендную плату в расходах УСН на основании п.1 пп.4 ст.346.16 НК РФ.

Дополнительные затраты, связанные с использованием имущества, например, затраты на ГСМ, на мобильную связь, также списываются в расходы; для подтверждения используются чеки, путевые листы, детализация по счету на услуги мобильной связи.

Организация может компенсировать работнику затраты, связанные с использованием имущества в служебных целях. Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций и порядок их установления при использовании личного имущества работника в служебных целях, поэтому МинФин РФ советует руководствоваться Трудовым Кодексом. Согласно ст. 188 Трудового кодекса, должно быть оформлено письменное соглашение с определением размера компенсационной выплаты, поэтому документов нужно будет оформить побольше:

• оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, какое имущество используется, порядок и срок его использования, определяется размер и порядок выплаты компенсации;
• приказ о необходимости использования имущества для исполнения трудовых обязанностей;
• приказ о выплате компенсации сотруднику;
• документы, подтверждающие право собственности сотрудника на указанное имущество.

От сотрудника также необходимо запрашивать те же документы, подтверждающие расходы, например, чеки, путевые листы, детализацию по счету на услуги мобильной связи.

Компенсацию, выплаченную сотруднику за использование личного имущества для работы, можно учесть в расходах УСН: закрытый список в статье 346.16 Налогового Кодекса РФ включает данный расход. Однако есть подводный камень — по некоторым расходам, например, на ГСМ, есть нормы расходов, установленные государством. Свыше норм, если они имеются, учесть в расходах УСН нельзя.

Страховые взносы и НДФЛ с выплат работнику

С арендной платой дела обстоят проще, т.к. есть четкая позиция контролирующих органов: арендная плата сотруднику страховыми взносами не облагается (ч.3. ст.7 закона № 212-ФЗ от 24.07.2009), а НДФЛ удержать фирма обязана, как налоговый агент (п.1 ст. 226 Налоговый Кодекс РФ). Компенсационные выплаты тоже не облагаются страховыми взносами (ст.9 закона № 212-ФЗ).

Ранее позиция по поводу удержания НДФЛ с компенсаций была неоднозначной, имелось несколько точек зрения на порядок удержания налога с работника и расхождения мнений с налоговым органом зачастую приводили к спорам в суде.

Ситуация прояснилась, МинФин дал комментарий на этот счет в своем письме от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600. В разъяснениях четко сказано, что вся сумма компенсации сотруднику, выплаченная в связи с использованием его имущества в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса. Кстати, следует сказать, что не стоит пренебрегать документами, подтверждающими использование имущества сотрудника в служебных целях и подтверждающими право собственности сотрудника на имущество, т.к. наличие этих документов, как отметили представители МинФина в письме, обязательно.

Такое внимание уделено документам, подтверждающим собственность, потому что, если сотрудник использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то НДФЛ нужно удержать (об этом есть более раннее письмо ФНС от 25 октября 2012 г N ЕД-4-3/18123@). Автомобиль, который зарегистрирован на супругу работника, признаётся личным, т.к. имущество в браке является совместной собственностью, и в таком случае компенсация НДФЛ не будет облагаться при условии, что автомобиль приобретен супругами в браке.

Совет: сумму компенсации нужно рассчитать

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций, а Трудовой предоставляет установление размера компенсации соглашением сторон, это не значит, что размер выплаты можно определить «пальцем в небо», компенсацию нужно рассчитать и расчет суммы выплаты сохранить у себя, на всякий пожарный. В расчет компенсации включаются выплаты за износ имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Статья актуальна на 01.01.2014