Как использовать имущество сотрудника в работе

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в рабочих целях, встречаются сплошь и рядом. Например, менеджеры используют личный автомобиль для служебных поездок, сотовый телефон для звонков клиентам и партнерам — это самые распространенные случаи. Согласитесь, сотруднику не хочется нести расходы за организацию и за свой счет оплачивать ГСМ, мобильную связь. Перед организацией встает вопрос: как сотруднику возместить затраты и можно ли эти затраты учесть в расходах УСН.

Очевидно, что просто так возместить расходы сотруднику и учесть их в налоге УСН организация не может. Подтвердить и обосновать использование личного имущества сотрудника для включения в расходы нужно документами. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учесть, когда имеешь дело с контролёрами.

Всего есть два способа оформления имущественных взаимоотношений с работником: аренда и компенсация.

Аренда

Организация может заключить с сотрудником договор аренды на использование его личного имущества. В договоре оговаривается величина арендной платы. Для обоснованности расходов руководитель может издать приказ о необходимости использования имущества для выполнения трудовых обязанностей. Таким образом, организация без проблем сможет учесть арендную плату в расходах УСН на основании п.1 пп.4 ст.346.16 НК РФ.

Дополнительные затраты, связанные с использованием имущества, например, затраты на ГСМ, на мобильную связь, также списываются в расходы; для подтверждения используются чеки, путевые листы, детализация по счету на услуги мобильной связи.

Компенсация

Организация может компенсировать работнику затраты, связанные с использованием имущества в служебных целях. Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций и порядок их установления при использовании личного имущества работника в служебных целях, поэтому МинФин РФ советует руководствоваться Трудовым Кодексом. Согласно ст. 188 Трудового кодекса, должно быть оформлено письменное соглашение с определением размера компенсационной выплаты, поэтому документов нужно будет оформить побольше:

• дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописывается, какое имущество используется, порядок и срок его использования, определяется размер и порядок выплаты компенсации;
• документы, подтверждающие право собственности сотрудника на указанное имущество;
• документы, обосновывающие расчёт суммы компенсации: например, приказ о назначении компенсации;
• документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах организации: например, приказы, путевые листы;
• приказ о выплате компенсации сотруднику.

От сотрудника также запросите документы, подтверждающие расходы, например, чеки, путевые листы, детализацию по счету на услуги мобильной связи.

Совет: сумму компенсации нужно рассчитать

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс не содержит норм компенсаций, а Трудовой предоставляет установление размера компенсации соглашением сторон, это не значит, что размер выплаты можно определить «пальцем в небо», компенсацию нужно рассчитать и расчет суммы выплаты сохранить у себя, на всякий пожарный. В расчет компенсации включаются выплаты за износ имущества, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.

Компенсация и УСН

В расходах УСН можно учитывать только компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника и то в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов на выплату компенсации зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. При это нормы уже включают в себя возмещение всех возникающих в процессе эксплуатации затрат: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Поэтому учитывать их в расходах УСН уже не получится. Это подтверждал Минфин в письмах от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789.

Компенсация другого имущества статьей 346.16 НК РФ не предусмотрена. Поэтому в таких случаях есть смысл заключить с сотрудником договор аренды. В размер арендной платы можно включить сумму компенсации расходов, связанных с эксплуатацией имущества. Получится, что вместо компенсации сотруднику вы будете платить арендную плату и учитывать её в расходах УСН. 

Страховые взносы с выплат работнику

Компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами.

А вот с арендой посложнее, особенно с арендой автомобиля. Если договор аренды авто без экипажа, то есть сотрудник сам этот автомобиль не водит, то платить страховые взносы не нужно. А договор аренды с экипажем — смешанный, то есть в нем есть элементы двух видов договоров: аренды и оказания услуг. Поэтому с вознаграждение за услуги нужно заплатить страховые взносы. Если в договоре четко не прописано, сколько составляет арендная плата, а сколько — выплата за управление автомобилем, то придётся заплатить страховые взносы со всей суммы, указанной в договоре аренды с экипажем.

НДФЛ с выплат работнику

С компенсации НДФЛ платить не нужно. Это подтвердил Минфин в своих письмах от 27 февраля 2013 г. N 03-04-06/5600 и от 20.04.2015 № 03-04-06/22274. В разъяснениях четко сказано, что вся сумма компенсации сотруднику, выплаченная в связи с использованием его имущества в служебных целях, не подлежит обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса. Кстати, не стоит пренебрегать документами, подтверждающими использование имущества сотрудника в служебных целях и подтверждающими право собственности сотрудника на имущество. Наличие этих документов, как отметили представители МинФина в письме, обязательно.

Такое внимание уделено документам, подтверждающим собственность, потому что, если сотрудник использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то НДФЛ нужно удержать (об этом есть более раннее письмо ФНС от 25 октября 2012 г N ЕД-4-3/18123@). Автомобиль, который зарегистрирован на супругу работника, признаётся личным, т.к. имущество в браке является совместной собственностью, и в таком случае компенсация НДФЛ не будет облагаться при условии, что автомобиль приобретен супругами в браке.

С аренды фирма обязана удержать НДФЛ как налоговый агент.