Вернуться в блог

Срок годности документов

В каждой фирме день за днем создаются документы, в них отражаются факты предпринимательской деятельности. Документооборот состоит из первички, банковских, кассовых документов, отчётности, а если есть сотрудники, то следует позаботиться и о кадровой документации. Не раз нам задавали вопросы и просили разъяснить, сколько времени нужно хранить документы.

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Минкультуры № 558.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Минкультуры № 558).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т. п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда, а 1 год хранятся графики отпусков, например.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

  

8 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Абашев Дмитрий 19 апреля 2013, 23:05
    Ольга, спасибо за актуальный и полезный пост! :)

    Есть несколько вопросов.

    1. Сколько в итоге нужно хранить "первичку": 4 года или 5 лет? Или это зависит от наличия обязанности вести бухучет?

    2. http://joxi.ru/05NxUdg5CbBWYfDyxms (мой первый "вопрос бухгалтеру"): кто не прав? :)

    3. Не совсем понятна ситуация с банковскими документами. Их обязаны хранить вообще все? У меня, например, ИП на УСН-доходы, работаю исключительно через интернет-банк, бумажных выписок не имею вообще (в том числе и по уплате налогов и взносов). Мне нужно заказывать выписку в банке или распечатывать платежки из интернет-банка?

    Спасибо!
    Ответить
    • Павел Орловский 22 апреля 2013, 12:12
      1,2) 5 лет - минимум для ОООшек, в соответствии с законом о бухучете.
      В ответе на вопрос - ошибка - 4 года - по налоговому кодексу на случай проверки.
      Соответственно ИП первичку должен хранить 4 года минимум, за 3 предыдущих года могут проверить, и бухучет ИП не ведет, поэтому правила закона о бухучете на него не распространяются.

      3) Тут все зависит от банка. Если Вы уверены, что банк в любое время Вам выдаст сформированне бумажные документы, например через интернет банк за любой период жизни и Вы бес проблем сможете их подписать в банке, например в случае проверки, то печатать в постоянном порядке не надо - можно распечатывать раз в год или вообще только в случае проверки.
      Некоторые же банки, в условиях обслуживания прописывают пункт, что они не обязаны хранить документы "за всю историю", либо взимают плату за выдачу этой истории, например далее 1 года. На моей памяти был такой пример, когда клиент работал со Сбером по старой системе Клиент - банк, У него сгорел компьютер, а история платежей хранилась локально. В сбере запросили непомерную плату за восстановление истории... Так что стоит сразу озаботиться этим вопросом в самом банке и читать "с пристрастием" договоры на банковское обслуживание и системы удаленного банковского обслуживания, чтоб не попасть на "допы". Как минимум, стоит озаботиться резервным хранилищем платежных документов хотя бы в электронном виде.
      Ответить
  • Ольга 20 апреля 2013, 15:22
    Очень актуальная статья. Я бы тоже хотела получить ответ на вопрос п.3 предыдущего сообщения Дмитрия.
    Ответить
  • Павел 23 апреля 2013, 01:06
    А какая ответственность для ИП на УСН 6% если он не предоставит первичку (договоры и акты)?
    Ответить
    • Afonin Dima 23 апреля 2013, 08:24
      У нас в справочной есть про это подробная статья http://www.b-kontur.ru/enquiry/28 : )
      Ответить
  • Елена 25 апреля 2013, 22:06
    Спасибо за информацию. Очень полезно. Не очень ясно: если налоговая проверяет за 3 года и срок исковой давности 3 года, то зачем хранить документы 5 лет? Есть ли штрафные санкции, если хранить только 3 года?
    Ответить
    • Ольга Аввакумова 29 апреля 2013, 16:13
      Срок 5 лет установлен в законодательстве и его нужно соблюдать, вероятно, это обусловлено большей важностью данных бухгалтерского учета. Ответственность за хранение бухгалтерских документов возложена на руководителя и за нарушение срока хранения предусмотрена административная ответственность: наложение штрафа от 2 до 3 тыс. руб.
      Ответить

Блог /

Срок годности документов

В каждой фирме день за днем создаются документы, в них отражаются факты предпринимательской деятельности. Документооборот состоит из первички, банковских, кассовых документов, отчётности, а если есть сотрудники, то следует позаботиться и о кадровой документации. Не раз нам задавали вопросы и просили разъяснить, сколько времени нужно хранить документы.

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Минкультуры № 558.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Минкультуры № 558).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т. п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда, а 1 год хранятся графики отпусков, например.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

  

Оставить комментарий
Комментарии (8)
  • Абашев Дмитрий 19 апреля 2013, 23:05
    Ольга, спасибо за актуальный и полезный пост! :)

    Есть несколько вопросов.

    1. Сколько в итоге нужно хранить "первичку": 4 года или 5 лет? Или это зависит от наличия обязанности вести бухучет?

    2. http://joxi.ru/05NxUdg5CbBWYfDyxms (мой первый "вопрос бухгалтеру"): кто не прав? :)

    3. Не совсем понятна ситуация с банковскими документами. Их обязаны хранить вообще все? У меня, например, ИП на УСН-доходы, работаю исключительно через интернет-банк, бумажных выписок не имею вообще (в том числе и по уплате налогов и взносов). Мне нужно заказывать выписку в банке или распечатывать платежки из интернет-банка?

    Спасибо!
    Ответить
    • Павел Орловский 22 апреля 2013, 12:12
      1,2) 5 лет - минимум для ОООшек, в соответствии с законом о бухучете.
      В ответе на вопрос - ошибка - 4 года - по налоговому кодексу на случай проверки.
      Соответственно ИП первичку должен хранить 4 года минимум, за 3 предыдущих года могут проверить, и бухучет ИП не ведет, поэтому правила закона о бухучете на него не распространяются.

      3) Тут все зависит от банка. Если Вы уверены, что банк в любое время Вам выдаст сформированне бумажные документы, например через интернет банк за любой период жизни и Вы бес проблем сможете их подписать в банке, например в случае проверки, то печатать в постоянном порядке не надо - можно распечатывать раз в год или вообще только в случае проверки.
      Некоторые же банки, в условиях обслуживания прописывают пункт, что они не обязаны хранить документы "за всю историю", либо взимают плату за выдачу этой истории, например далее 1 года. На моей памяти был такой пример, когда клиент работал со Сбером по старой системе Клиент - банк, У него сгорел компьютер, а история платежей хранилась локально. В сбере запросили непомерную плату за восстановление истории... Так что стоит сразу озаботиться этим вопросом в самом банке и читать "с пристрастием" договоры на банковское обслуживание и системы удаленного банковского обслуживания, чтоб не попасть на "допы". Как минимум, стоит озаботиться резервным хранилищем платежных документов хотя бы в электронном виде.
      Ответить
  • Ольга 20 апреля 2013, 15:22
    Очень актуальная статья. Я бы тоже хотела получить ответ на вопрос п.3 предыдущего сообщения Дмитрия.
    Ответить
  • Павел 23 апреля 2013, 01:06
    А какая ответственность для ИП на УСН 6% если он не предоставит первичку (договоры и акты)?
    Ответить
    • Afonin Dima 23 апреля 2013, 08:24
      У нас в справочной есть про это подробная статья http://www.b-kontur.ru/enquiry/28 : )
      Ответить
  • Елена 25 апреля 2013, 22:06
    Спасибо за информацию. Очень полезно. Не очень ясно: если налоговая проверяет за 3 года и срок исковой давности 3 года, то зачем хранить документы 5 лет? Есть ли штрафные санкции, если хранить только 3 года?
    Ответить
    • Ольга Аввакумова 29 апреля 2013, 16:13
      Срок 5 лет установлен в законодательстве и его нужно соблюдать, вероятно, это обусловлено большей важностью данных бухгалтерского учета. Ответственность за хранение бухгалтерских документов возложена на руководителя и за нарушение срока хранения предусмотрена административная ответственность: наложение штрафа от 2 до 3 тыс. руб.
      Ответить
8 800 500-02-75
Найти

Темы

Подпишитесь на наши новости
Сегодня
отличный день,
чтобы начать!
Начать пользоваться Эльбой 30 дней бесплатно