Спецоценка условий труда с 2014 года

Спецоценка условий труда — это проверка рабочих мест сотрудников. Специальная организация, которая проводит спецоценку, смотрит, есть ли на рабочих местах вредные или опасные для сотрудника факторы. От результатов спецоценки будет зависеть размер взносов за сотрудников.

Кому нужна спецоценка

Спецоценку проводят все ООО и предприниматели с сотрудниками: даже магазины с одним кассиром или веб-студии с одним только дизайнером. Спецоценка нужна даже тогда, когда в штате есть водители или сотрудники, которые работают с выездом на объект.

Спецоценка не нужна только предпринимателям без сотрудников или с удалёнными сотрудниками. 

Когда сотрудник всего один, и это — директор

Часто в организации есть только один сотрудник — директор. Чтобы не проводить спецоценку для его рабочего места, в трудовом договоре иногда указывают, что он работает удаленно из дома. Но из-за этого могут возникнуть проблемы с достоверностью сведений в ЕГРЮЛ.

Дело в том, что организация должна регистрироваться по месту, где находится её постоянно действующий исполнительный орган — руководитель. А если руководитель работает из дома и в офис не ходит, то постоянным местонахождением будет его домашний адрес. А значит его и нужно записать в ЕГРЮЛ как юридический. 

Но здесь появляется уже другой вопрос: может ли директор вообще быть удалённым сотрудником. С одной стороны, директор в самом деле работает дома, а с другой — его место работы совпадает с юридическим адресом организации, то есть место работы не удалено от него. Есть даже случаи, когда спецоценку проводят у директора дома. Поэтому лучше узнать мнение вашей трудовой инспекции и опираться на него. 

Когда проводить спецоценку

У новых ООО или ИП есть 12 месяцев на проведение спецоценки. Следующая спецоценка проводится через 5 лет после первой. Этот срок продляется автоматически еще на 5 лет, если за 5 лет в организации не было несчастных случаев. Если произошёл несчастный случай, спецоценку проводят вне очереди. Есть еще несколько причин для внеочередной спецоценки:

1. Создали новые рабочие места;

2. Переехали в другой офис;

3. У сотрудника появилось заболевание из-за вредных или опасных факторов на рабочем месте.

Если вы зарегистрировали ООО или ИП больше года назад, но еще не провели спецоценку, сделайте это как можно скорее.

Как провести спецоценку

Для организации спецоценки нужна комиссия. ИП может самостоятельно выполнять все ее функции, если не получается создать полноценную комиссию. Обычно в нее входят: специалист по охране труда, представители профсоюза и работодателя, сам ИП или руководитель организации. 

Комиссия составляет график проведения спецоценки и перечень рабочих мест, которые подпадают под спецоценку. Это формальная процедура, дополнительно с документами ничего делать не нужно, просто сохраните их. Специальной формы для этих документов нет, можете оформить их на свое усмотрение. 

Спецоценку проводят не для конкретного сотрудника или должности, а для рабочего места. Поэтому количество сотрудников иногда отличается от количества рабочих мест. Если один сотрудник совмещает две должности, то и рабочих мест у него может быть два. И наоборот, если сотрудники работают у станка в две смены, то рабочее место у них будет одно на двоих. 

Cпецоценку проводит организация, у которой есть разрешение на эту деятельность. Найдите такую на сайте, а потом проверьте, есть ли она в реестре аккредитованных организаций.

Если эксперты найдут вредные или опасные факторы на каких-то рабочих местах, то проведут измерения и присвоят класс: оптимальный, допустимый, вредный или опасный. От этих классов зависят размеры взносов «на травматизм» и доптарифы по пенсионным взносам.

В конце процедуры организация, которая проводила спецоценку, предоставляет отчет о ее проведении. На этом история со спецоценкой не заканчивается, самое ответственное впереди.

Что делать с результатами спецоценки

Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:

1. В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.

2. В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:
   

3. Также у вас есть 30 дней, чтобы отправить в трудовую инспекцию декларацию по рабочим местам, где не нашли вредных условий. Декларация подтвердит, что вы выполнили все требования на рабочих местах. 

4. Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС. 

Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2020 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2020 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была. 

А во всех отчетах 4-ФСС в 2021 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2020 года.

Что будет, если не проводить

За отказ от спецоценки грозит штраф: для руководителя организации и ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для ООО — от 60 до 80 тысяч рублей. За повторное нарушение штрафы увеличиваются, а работу компании могут приостановить на срок до 90 суток. А если с сотрудником на работе что-то случится, то за отсутствие спецоценки уже будут наказывать по Уголовному Кодексу.