Если сотрудник заболел

Если сотрудник по трудовому договору заболел, вы должны оплатить ему дни болезни. Попросите у него больничный лист, убедитесь в его подлинности и проверьте, что с конца болезни прошло не больше полугода. Больничный с истёкшим сроком вы не обязаны оплачивать, и сотруднику придётся обратиться за деньгами напрямую в ФСС.

Вот, что нужно делать, когда сотрудник принёс больничный лист.

Рассчитать пособие

Можете использовать специальный калькулятор или рассчитать пособие самостоятельно по нашей инструкции.

Как пользоваться калькулятором?

1. На первом шаге укажите данные из больничного листа — период и причину нетрудоспособности. Поставьте отметку о нарушении режиа, если оно было.
2. Перейдите на следующий шаг и укажите фактический ежемесячный заработок сотрудника. Это все выплаты за период расчёта, на которые начислены страховые взносы в ФСС. Обычно период расчета — два календарных года до болезни. Укажите районный коэффициент, если он предусмотрен. Поставьте отметку о неполной занятости, если она была. Это нужно для расчета среднего дневного заработка и сравнения с расчетом пособия по МРОТ.
3. На последнем шаге укажите страховой стаж сотрудника. В итоге вы увидите таблицу расчета суммы больничного пособия. Суммы выплат за счет организации и за счет ФСС будут показаны отдельно.

Чтобы выполнить расчет вручную, посчитайте доходы

Используйте доходы сотрудника за два календарных года до болезни. Например, если он заболел в мае 2020 года, возьмите доходы за 2018 и 2019 годы. Если на этот период выпадает декрет, то один или оба года можно заменить на предыдущие. Но при условии, что из-за этого размер пособия станет больше.

Доходы — все выплаты сотруднику, с которых платили страховые взносы в ФСС. Например, зарплата, премии и отпускные. Если за эти 2 года сотрудник работал не только у вас, учитывайте и зарплату, которую он там получал. Её вы узнаете из справки с предыдущего места, которую должен принести сотрудник. Если не принёс, считайте, что зарплата на другой работе равна МРОТ.

Важно: учитывайте сумму заработка до вычета НДФЛ и других удержаний.

Сравните с максимумом

Сумму заработка за каждый год сравните с предельной базой для начисления взносов того же года:

• за 2017 год — 755 тысяч рублей
• за 2018 год — 815 тысяч рублей
• за 2019 год — 865 тысяч рублей
• за 2020 год — 912 тысяч рублей

Если заработок окажется больше, берите для расчёта сумму предельной базы в каждом году.

Посчитайте средний дневной заработок

Для этого все доходы сотрудника за 2 года разделите на 730.

Сравните средний дневной заработок с минимальным, который равен 398,79 рублей в 2020 году. Считается по формуле МРОТ х 24/730. Если в вашем регионе действует районный коэффициент, учитывайте его при расчёте.

Если средний заработок окажется ниже этой суммы, считайте пособие из минимального заработка.

Важно: если на момент болезни сотрудник работал неполный день, рассчитайте размер заработка пропорционально продолжительности его рабочего времени. Например, у сотрудника на полставки минимальный дневной заработок будет равен 398,79/2.

Определите размер пособия

Для этого умножьте средний заработок на процент, который зависит от стажа работника и количества дней болезни.

Страховой стаж	Размер пособия
до 5 лет	60%
от 5 до 8 лет	80%
8 лет и больше	100%

Сотрудник может уйти на больничный не только из-за своей болезни, но и для ухода за заболевшим членом семьи. По такому больничному оплачивается определенное количество дней.

Кто заболел	Количество дней, которые оплачиваются по одному больничному	Количество дней, которые оплачиваются в календарном году
Ребёнок до 7 лет	Не ограничено	60
До 7 лет, если заболевание из перечня	Не ограничено	90
Ребёнок от 7 до 15 лет	15	45
Ребёнок-инвалид до 18 лет	Не ограничено	120
Ребёнок до 18 лет с ВИЧ, злокачественными образованиями или заболеваниями из перечня	Не ограничено	Не ограничено
Другой член семьи, ребёнок старше 15 лет	7	30

Есть ещё одно ограничение: пособие по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении за первые 10 дней оплачивается в зависимости от стажа, а за следующие дни — 50% среднего заработка. Если ребёнок лежит в больнице, пособие рассчитывается по общим правилам и зависит от стажа.

Выплатить пособие

Чтобы получить пособие, сотрудник подаёт вам больничный лист и заявление. Вы считаете сумму пособия и в течение 5 календарных дней передаёте заявление в своё отделение ФСС вместе с описью. 

Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, подавайте документы и отчётность только в электронном виде, на бумаге их не примут. Когда ФСС получит документы, он в течение 10 календарных дней примет решение о выплате пособия и перечислит деньги по реквизитам из заявления.

Первые три дня болезни оплачиваются за ваш счёт, а с 4 дня — за счёт государства. Но вы считаете и платите пособие за все дни, а потом получаете возмещение у ФСС. Но такой порядок действует не везде. Есть пилотные регионы, в которых ФСС платит пособие напрямую сотруднику, а вам достаточно оплатить 3 дня болезни.

У вас есть 10 календарных дней, чтобы назначить сотруднику пособие, а потом выплатить его вместе с ближайшей зарплатой. С суммы больничного удержите НДФЛ, как и с обычной зарплаты. Перечислите НДФЛ в налоговую не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили пособие. Страховые взносы на нетрудоспособность с больничных платить не нужно.

Оплата больничного по уходу за больным членом семьи осуществляется полностью за счет ФСС. При назначении пособия важно, сколько дней за заболевшим родственником в тече­ние года ухаживал сотрудник данной организации. То есть не принципиально, сколько вообще болел ребенок или другой член семьи. Ведь находиться с ним мог не только данный сотрудник, но и другой чело­век, для которого будет свой расчет лимита. О лимитах мы подробнее написали выше. 

Пилотные регионы в 2020 году

В этих регионах вы платите пособие только за первые три дня болезни, а остальную сумму ФСС напрямую перечисляет сотруднику.

Список регионов:

• Карачаево-Черкесская Республика
• Нижегородская область
• Астраханская область
• Курганская область
• Новгородская область
• Новосибирская область
• Тамбовская область
• Хабаровский край
• Республика Крым и город Севастополь
• Республика Татарстан
• Белгородская область
• Ростовская область
• Самарская область
• Республика Мордовия
• Брянская область
• Калининградская область
• Калужская область
• Липецкая область
• Ульяновская область
• Республика Адыгея
• Республика Алтай
• Республика Бурятия
• Республика Калмыкия
• Алтайский край
• Приморский край
• Амурская область
• Вологодская область
• Магаданская область
• Омская область
• Орловская область
• Томская область
• Еврейская автономная область
• Кабардино-Балкарская Республика
• Республика Карелия
• Республика Северная Осетия – Алания
• Республика Тыва
• Костромская область
• Курская область.
• Республика Ингушетия
• Республика Марий Эл
• Республика Хакасия
• Чеченская Республика
• Чувашская Республика
• Камчатский край
• Владимирская область
• Псковская область
• Смоленская областб
• Архангельская область
• Воронежская область
• Ивановская область
• Мурманская область
• Пензенская область
• Рязанская область
• Сахалинская область
• Тульская область
• Ненецкий автономный округ
• Республика Коми
• Республика Саха (Якутия)
• Удмуртская Республика
• Иркутская область
• Кировская область
• Кемеровская область
• Оренбургская область
• Саратовская область
• Тверская область
• Ямало-Ненецкий автономный округ

С 1 июля 2020 года к пилотному проекту присоединятся:

• Республика Башкортостан
• Республика Дагестан
• Красноярский край
• Ставропольский края
• Волгоградская область
• Ленинградская область
• Тюменская область
• Ярославская область

Как вернуть или зачесть пособие

Если вы не из пилотного региона, то оплатили весь больничный сотрудника из своих средств. Государство возместит расходы на пособие, начиная с 4 дня болезни.

Каждый месяц вы платите страховые взносы на нетрудоспособность с зарплаты сотрудников. Эти взносы вы можете уменьшить на размер пособия, которое должен возместить вам ФСС. Если к концу года ФСС всё ещё вам должен, разница не пропадет. Эти суммы компания вправе зачесть в счёт будущих платежей или вернуть.

Чтобы зачесть пособие и дальше уменьшать на него взносы, ваше участие не требуется. Налоговики это сделают сами после того, как получат подтверждение от фонда. При этом фонд может сразу подтвердить расходы на больничный, а может и запросить у вас подтверждающие документы. В этом случае он направит подтверждение в налоговую только после такой проверки.

А чтобы вернуть пособие, обращайтесь в ФСС с обычным пакетом документов:

1. Заявление, в котором вы указываете свои данные, сумму к возмещению и реквизиты банковского счёта для перечисления денег.
   Скачать шаблон заявления в ФСС
2. Справка-расчёт. В ней вы указываете начисленные и уплаченные страховые взносы, расходы на выплату больничных.
   Скачать шаблон справки-расчёта
3. Расшифровка расходов на выплату пособий, в которой вы указываете сумму пособия и количество дней болезни.
   Скачать шаблон расшифровки расходов
4. Копия больничного листа сотрудника, которую вы заверяете своей подписью и печатью, если она у вас есть. ФСС может провести проверку и попросить дополнительные документы.

По закону вам должны перечислить деньги в течение 10 дней.