Вернуться в блог

Если сотрудник заболел

Трудовой договор с сотрудником обеспечивает ему различные социальные гарантии. Например, больничные. А как их рассчитывать, платить, учитывать и возмещать мы расскажем в нашей статье.

Если сотрудник по трудовому договору заболел, вы должны оплатить ему дни болезни. Попросите у него больничный лист, убедитесь в его подлинности и проверьте, что с конца болезни прошло не больше полугода. Больничный с истёкшим сроком вы не обязаны оплачивать, и сотруднику придётся обратиться за деньгами напрямую в ФСС.

Вот, что нужно делать, когда сотрудник принёс больничный лист.

Подготовить платёжки за сотрудников
Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

Рассчитать пособие

Можете использовать специальный калькулятор или рассчитать пособие самостоятельно по нашей инструкции.

Как пользоваться калькулятором?

  1. На первом шаге укажите данные из больничного листа — период и причину нетрудоспособности. Поставьте отметку о нарушении режиа, если оно было.
  2. Перейдите на следующий шаг и укажите фактический ежемесячный заработок сотрудника. Это все выплаты за период расчёта, на которые начислены страховые взносы в ФСС. Обычно период расчета — два календарных года до болезни. Укажите районный коэффициент, если он предусмотрен. Поставьте отметку о неполной занятости, если она была. Это нужно для расчета среднего дневного заработка и сравнения с расчетом пособия по МРОТ.
  3. На последнем шаге укажите страховой стаж сотрудника. В итоге вы увидите таблицу расчета суммы больничного пособия. Суммы выплат за счет организации и за счет ФСС будут показаны отдельно.

Чтобы выполнить расчет вручную, посчитайте доходы

Используйте доходы сотрудника за два календарных года до болезни. Например, если он заболел в мае 2017 года, возьмите доходы за 2015 и 2016 годы. Если на этот период выпадает декрет, то один или оба года можно заменить на предыдущие. Но при условии, что из-за этого размер пособия станет больше.

Доходы — все выплаты сотруднику, с которых платили страховые взносы в ФСС. Например, зарплата, премии и отпускные. Если за эти 2 года сотрудник работал не только у вас, учитывайте и зарплату, которую он там получал. Её вы узнаете из справки с предыдущего места, которую должен принести сотрудник. Если не принёс, считайте, что зарплата на другой работе равна МРОТ.

Важно: учитывайте сумму заработка до вычета НДФЛ и других удержаний.

Сравните с максимумом

Сумму заработка за каждый год сравните с предельной базой для начисления взносов того же года:

  • за 2017 год — 755 тысяч рублей
  • за 2018 год — 815 тысяч рублей

Если заработок окажется больше, берите для расчёта сумму предельной базы в каждом году.

Посчитайте средний дневной заработок

Для этого все доходы сотрудника за 2 года разделите на 730.

Сравните средний дневной заработок с минимальным, который равен 367 рублей с 1 мая 2018 года. Считается по формуле МРОТ х 24/730. Если в вашем регионе действует районный коэффициент, учитывайте его при расчёте.

Если средний заработок окажется ниже этой суммы, считайте пособие из минимального заработка.

Важно: если на момент болезни сотрудник работал неполный день, рассчитайте размер заработка пропорционально продолжительности его рабочего времени. Например, у сотрудника на пол ставки минимальный дневной заработок будет равен 367/2.

Оопределите размер пособия

Для этого умножьте средний заработок на процент, который зависит от стажа работника и количества дней болезни.

Страховой стаж Размер пособия
до 5 лет 60%
от 5 до 8 лет  80%
8 лет и больше 100%

Сотрудник может уйти на больничный не только из-за своей болезни, но и для ухода за заболевшим членом семьи. По такому больничному оплачивается определенное количество дней.

Кто заболел Количество дней, которые оплачиваются по одному больничному Количество дней, которые оплачиваются в календарном году
Ребёнок до 7 лет Не ограничено 60
До 7 лет, если заболевание из перечня Не ограничено 90
Ребёнок от 7 до 15 лет 15 45
Ребёнок-инвалид до 18 лет Не ограничено 120
Ребёнок до 18 лет с ВИЧ, злокачественными образованиями или заболеваниями из перечня Не ограничено Не ограничено
Другой член семьи, ребёнок старше 15 лет 7 30

Есть ещё одно ограничение: пособие по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении за первые 10 дней оплачивается в зависимости от стажа, а за следующие дни — 50% среднего заработка. Если ребёнок лежит в больнице, пособие рассчитывается по общим правилам и зависит от стажа.

Выплатить пособие

Чтобы получить пособие, сотрудник подаёт вам больничный лист и заявление. Вы считаете сумму пособия и в течение 5 календарных дней передаёте заявление в своё отделение ФСС вместе с описью

Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, подавайте документы и отчётность только в электронном виде, на бумаге их не примут. Когда ФСС получит документы, он в течение 10 календарных дней примет решение о выплате пособия и перечислит деньги по реквизитам из заявления.

Первые три дня болезни оплачиваются за ваш счёт, а с 4 дня — за счёт государства. Но вы считаете и платите пособие за все дни, а потом получаете возмещение у ФСС. Но такой порядок действует не везде. Есть пилотные регионы, в которых ФСС платит пособие напрямую сотруднику, а вам достаточно оплатить 3 дня болезни.

У вас есть 10 календарных дней, чтобы назначить сотруднику пособие, а потом выплатить его вместе с ближайшей зарплатой. С суммы больничного удержите НДФЛ, как и с обычной зарплаты. Перечислите НДФЛ в налоговую не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили пособие. Страховые взносы на нетрудоспособность с больничных платить не нужно.

Оплата больничного по уходу за больным членом семьи осуществляется полностью за счет ФСС. При назначении пособия важно, сколько дней за заболевшим родственником в тече­ние года ухаживал сотрудник данной организации. То есть не принципиально, сколько вообще болел ребенок или другой член семьи. Ведь находиться с ним мог не только данный сотрудник, но и другой чело­век, для которого будет свой расчет лимита. О лимитах мы подробнее написали выше. 

Пилотные регионы в 2019 году

В этих регионах вы платите пособие только за первые три дня болезни, а остальную сумму ФСС напрямую перечисляет сотруднику.

Список регионов:

  • Карачаево-Черкесская Республика
  • Нижегородская область
  • Астраханская область
  • Курганская область
  • Новгородская область
  • Новосибирская область
  • Тамбовская область
  • Хабаровский край
  • Республика Крым и город Севастополь
  • Республика Татарстан
  • Белгородская область
  • Ростовская область
  • Самарская область
  • Республика Мордовия
  • Брянская область
  • Калининградская область
  • Калужская область
  • Липецкая область
  • Ульяновская область
  • Республика Адыгея
  • Республика Алтай
  • Республика Бурятия
  • Республика Калмыкия
  • Алтайский край
  • Приморский край
  • Амурская область
  • Вологодская область
  • Магаданская область
  • Омская область
  • Орловская область
  • Томская область
  • Еврейская автономная область

С июля 2018 года присоединились к пилотному проекту:

  • Кабардино-Балкарская Республика
  • Республика Карелия
  • Республика Северная Осетия – Алания
  • Республика Тыва
  • Костромская область
  • Курская область.

С января 2019 года присоединились к пилотному проекту: 

  • Республика Ингушетия
  • Республика Марий Эл
  • Республика Хакасия
  • Чеченская Республика
  • Чувашская Республика
  • Камчатский край
  • Владимирская область
  • Псковская область
  • Смоленская области
  • Ненецкий автономный округ
  • Чукотский автономный округ.

Как вернуть или зачесть пособие

Если вы не из пилотного региона, то оплатили весь больничный сотрудника из своих средств. Государство возместит расходы на пособие, начиная с 4 дня болезни.

Каждый месяц вы платите страховые взносы на нетрудоспособность с зарплаты сотрудников. Эти взносы вы можете уменьшить на размер пособия, которое должен возместить вам ФСС. Если к концу года ФСС всё ещё вам должен, разница не пропадет. Эти суммы компания вправе зачесть в счёт будущих платежей или вернуть.

Чтобы зачесть пособие и дальше уменьшать на него взносы, ваше участие не требуется. Налоговики это сделают сами после того, как получат подтверждение от фонда. При этом фонд может сразу подтвердить расходы на больничный, а может и запросить у вас подтверждающие документы. В этом случае он направит подтверждение в налоговую только после такой проверки.

А чтобы вернуть пособие, обращайтесь в ФСС с обычным пакетом документов:

  1. Заявление, в котором вы указываете свои данные, сумму к возмещению и реквизиты банковского счёта для перечисления денег.
    Скачать шаблон заявления в ФСС
  2. Справка-расчёт. В ней вы указываете начисленные и уплаченные страховые взносы, расходы на выплату больничных.
    Скачать шаблон справки-расчёта
  3. Расшифровка расходов на выплату пособий, в которой вы указываете сумму пособия и количество дней болезни.
    Скачать шаблон расшифровки расходов
  4. Копия больничного листа сотрудника, которую вы заверяете своей подписью и печатью, если она у вас есть. ФСС может провести проверку и попросить дополнительные документы.

По закону вам должны перечислить деньги в течение 10 дней. 

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

Блог /

Если сотрудник заболел

Трудовой договор с сотрудником обеспечивает ему различные социальные гарантии. Например, больничные. А как их рассчитывать, платить, учитывать и возмещать мы расскажем в нашей статье.

Если сотрудник по трудовому договору заболел, вы должны оплатить ему дни болезни. Попросите у него больничный лист, убедитесь в его подлинности и проверьте, что с конца болезни прошло не больше полугода. Больничный с истёкшим сроком вы не обязаны оплачивать, и сотруднику придётся обратиться за деньгами напрямую в ФСС.

Вот, что нужно делать, когда сотрудник принёс больничный лист.

Подготовить платёжки за сотрудников
Эльба подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы за сотрудников. Сервис сформирует всю необходимую отчётность за сотрудников для ИП и ООО. Попробуйте 30 дней бесплатно.

Рассчитать пособие

Можете использовать специальный калькулятор или рассчитать пособие самостоятельно по нашей инструкции.

Как пользоваться калькулятором?

  1. На первом шаге укажите данные из больничного листа — период и причину нетрудоспособности. Поставьте отметку о нарушении режиа, если оно было.
  2. Перейдите на следующий шаг и укажите фактический ежемесячный заработок сотрудника. Это все выплаты за период расчёта, на которые начислены страховые взносы в ФСС. Обычно период расчета — два календарных года до болезни. Укажите районный коэффициент, если он предусмотрен. Поставьте отметку о неполной занятости, если она была. Это нужно для расчета среднего дневного заработка и сравнения с расчетом пособия по МРОТ.
  3. На последнем шаге укажите страховой стаж сотрудника. В итоге вы увидите таблицу расчета суммы больничного пособия. Суммы выплат за счет организации и за счет ФСС будут показаны отдельно.

Чтобы выполнить расчет вручную, посчитайте доходы

Используйте доходы сотрудника за два календарных года до болезни. Например, если он заболел в мае 2017 года, возьмите доходы за 2015 и 2016 годы. Если на этот период выпадает декрет, то один или оба года можно заменить на предыдущие. Но при условии, что из-за этого размер пособия станет больше.

Доходы — все выплаты сотруднику, с которых платили страховые взносы в ФСС. Например, зарплата, премии и отпускные. Если за эти 2 года сотрудник работал не только у вас, учитывайте и зарплату, которую он там получал. Её вы узнаете из справки с предыдущего места, которую должен принести сотрудник. Если не принёс, считайте, что зарплата на другой работе равна МРОТ.

Важно: учитывайте сумму заработка до вычета НДФЛ и других удержаний.

Сравните с максимумом

Сумму заработка за каждый год сравните с предельной базой для начисления взносов того же года:

  • за 2017 год — 755 тысяч рублей
  • за 2018 год — 815 тысяч рублей

Если заработок окажется больше, берите для расчёта сумму предельной базы в каждом году.

Посчитайте средний дневной заработок

Для этого все доходы сотрудника за 2 года разделите на 730.

Сравните средний дневной заработок с минимальным, который равен 367 рублей с 1 мая 2018 года. Считается по формуле МРОТ х 24/730. Если в вашем регионе действует районный коэффициент, учитывайте его при расчёте.

Если средний заработок окажется ниже этой суммы, считайте пособие из минимального заработка.

Важно: если на момент болезни сотрудник работал неполный день, рассчитайте размер заработка пропорционально продолжительности его рабочего времени. Например, у сотрудника на пол ставки минимальный дневной заработок будет равен 367/2.

Оопределите размер пособия

Для этого умножьте средний заработок на процент, который зависит от стажа работника и количества дней болезни.

Страховой стаж Размер пособия
до 5 лет 60%
от 5 до 8 лет  80%
8 лет и больше 100%

Сотрудник может уйти на больничный не только из-за своей болезни, но и для ухода за заболевшим членом семьи. По такому больничному оплачивается определенное количество дней.

Кто заболел Количество дней, которые оплачиваются по одному больничному Количество дней, которые оплачиваются в календарном году
Ребёнок до 7 лет Не ограничено 60
До 7 лет, если заболевание из перечня Не ограничено 90
Ребёнок от 7 до 15 лет 15 45
Ребёнок-инвалид до 18 лет Не ограничено 120
Ребёнок до 18 лет с ВИЧ, злокачественными образованиями или заболеваниями из перечня Не ограничено Не ограничено
Другой член семьи, ребёнок старше 15 лет 7 30

Есть ещё одно ограничение: пособие по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении за первые 10 дней оплачивается в зависимости от стажа, а за следующие дни — 50% среднего заработка. Если ребёнок лежит в больнице, пособие рассчитывается по общим правилам и зависит от стажа.

Выплатить пособие

Чтобы получить пособие, сотрудник подаёт вам больничный лист и заявление. Вы считаете сумму пособия и в течение 5 календарных дней передаёте заявление в своё отделение ФСС вместе с описью

Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, подавайте документы и отчётность только в электронном виде, на бумаге их не примут. Когда ФСС получит документы, он в течение 10 календарных дней примет решение о выплате пособия и перечислит деньги по реквизитам из заявления.

Первые три дня болезни оплачиваются за ваш счёт, а с 4 дня — за счёт государства. Но вы считаете и платите пособие за все дни, а потом получаете возмещение у ФСС. Но такой порядок действует не везде. Есть пилотные регионы, в которых ФСС платит пособие напрямую сотруднику, а вам достаточно оплатить 3 дня болезни.

У вас есть 10 календарных дней, чтобы назначить сотруднику пособие, а потом выплатить его вместе с ближайшей зарплатой. С суммы больничного удержите НДФЛ, как и с обычной зарплаты. Перечислите НДФЛ в налоговую не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили пособие. Страховые взносы на нетрудоспособность с больничных платить не нужно.

Оплата больничного по уходу за больным членом семьи осуществляется полностью за счет ФСС. При назначении пособия важно, сколько дней за заболевшим родственником в тече­ние года ухаживал сотрудник данной организации. То есть не принципиально, сколько вообще болел ребенок или другой член семьи. Ведь находиться с ним мог не только данный сотрудник, но и другой чело­век, для которого будет свой расчет лимита. О лимитах мы подробнее написали выше. 

Пилотные регионы в 2019 году

В этих регионах вы платите пособие только за первые три дня болезни, а остальную сумму ФСС напрямую перечисляет сотруднику.

Список регионов:

  • Карачаево-Черкесская Республика
  • Нижегородская область
  • Астраханская область
  • Курганская область
  • Новгородская область
  • Новосибирская область
  • Тамбовская область
  • Хабаровский край
  • Республика Крым и город Севастополь
  • Республика Татарстан
  • Белгородская область
  • Ростовская область
  • Самарская область
  • Республика Мордовия
  • Брянская область
  • Калининградская область
  • Калужская область
  • Липецкая область
  • Ульяновская область
  • Республика Адыгея
  • Республика Алтай
  • Республика Бурятия
  • Республика Калмыкия
  • Алтайский край
  • Приморский край
  • Амурская область
  • Вологодская область
  • Магаданская область
  • Омская область
  • Орловская область
  • Томская область
  • Еврейская автономная область

С июля 2018 года присоединились к пилотному проекту:

  • Кабардино-Балкарская Республика
  • Республика Карелия
  • Республика Северная Осетия – Алания
  • Республика Тыва
  • Костромская область
  • Курская область.

С января 2019 года присоединились к пилотному проекту: 

  • Республика Ингушетия
  • Республика Марий Эл
  • Республика Хакасия
  • Чеченская Республика
  • Чувашская Республика
  • Камчатский край
  • Владимирская область
  • Псковская область
  • Смоленская области
  • Ненецкий автономный округ
  • Чукотский автономный округ.

Как вернуть или зачесть пособие

Если вы не из пилотного региона, то оплатили весь больничный сотрудника из своих средств. Государство возместит расходы на пособие, начиная с 4 дня болезни.

Каждый месяц вы платите страховые взносы на нетрудоспособность с зарплаты сотрудников. Эти взносы вы можете уменьшить на размер пособия, которое должен возместить вам ФСС. Если к концу года ФСС всё ещё вам должен, разница не пропадет. Эти суммы компания вправе зачесть в счёт будущих платежей или вернуть.

Чтобы зачесть пособие и дальше уменьшать на него взносы, ваше участие не требуется. Налоговики это сделают сами после того, как получат подтверждение от фонда. При этом фонд может сразу подтвердить расходы на больничный, а может и запросить у вас подтверждающие документы. В этом случае он направит подтверждение в налоговую только после такой проверки.

А чтобы вернуть пособие, обращайтесь в ФСС с обычным пакетом документов:

  1. Заявление, в котором вы указываете свои данные, сумму к возмещению и реквизиты банковского счёта для перечисления денег.
    Скачать шаблон заявления в ФСС
  2. Справка-расчёт. В ней вы указываете начисленные и уплаченные страховые взносы, расходы на выплату больничных.
    Скачать шаблон справки-расчёта
  3. Расшифровка расходов на выплату пособий, в которой вы указываете сумму пособия и количество дней болезни.
    Скачать шаблон расшифровки расходов
  4. Копия больничного листа сотрудника, которую вы заверяете своей подписью и печатью, если она у вас есть. ФСС может провести проверку и попросить дополнительные документы.

По закону вам должны перечислить деньги в течение 10 дней. 

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
8 комментариев
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Написать
Оставить комментарий
Комментарии (8)
  • Серж 29 мая 2015, 10:25
    Не совсем по теме, но давно хотел уточнить по сотрудникам, мы аванс и з/п платим на личные карты, после выгрузки банковской выписки, эти платежи всегда определяются как "оплата товаров и услуг", приходится вручную редактировать на "выплаты сотрудникам", это как то можно устранить?
    Ответить
    • Tribuleva Alisa 29 мая 2015, 13:50
      Блин, да, гадкий баг тоже надоел. Давно же отрепортили, почините плиз!
      Ответить
    • Екатерина 29 мая 2015, 20:18
      Да, тоже замучило это.
      Уже задавала этот вопрос. Мне сказали - все нормально, это у вас не распознается из выписки, ну, поменяйте ручками.
      Ответить
    • Valery J 29 мая 2015, 23:09
      Да, та же беда и с формулировкой "Перевод собственных средств" в выписке, уже давно. Причём, у меня стойкое ощущение, что году в 2011 всё определялось. Сложности там вроде бы нет - достаточно назначение платежа ловить.
      Может быть, сделаете настройку - мы будем сами соответствие назначать/править, и оно будет запоминаться?
      Ответить
    • Ахметов Александр 1 июня 2015, 15:54
      Добрый день.

      Да, пока действительно руки не доходят доработать алгоритм. Но мы про это помним, так что надежда есть)
      Ответить
  • Гость 22 июня 2015, 10:36
    А можете подробно расписать как с декретом бороться? Сортрудница ушла в декрет и принесла справку. Как все правильно провести и как в эльбу завести.
    Ответить
    • Дмитрий 5 июля 2015, 21:31
      В эльбе любят риторические вопросы :)
      Ответить
    • Avvakumova Olga 6 июля 2015, 10:35
      Добрый день! Не правда :) мы всегда на них отвечаем. Простите, пропустила ваш комментарий.

      Про декрет у нас уже есть статья в Справочной: http://www.e-kontur.ru/enquiry/204

      А в Эльбе с ними работать очень просто: для того, чтобы добавить сотруднику больничный по беременности и родам перейдите на вкладку «Сотрудники», выберите «ФИО» сотрудника, откройте вкладку «Больничные/пособия» и нажмите на кнопку «Добавить». После этого больничный добавится в расчет зарплаты сотрудника.
      Ответить
Найти

Темы

Сегодня
отличный день,
чтобы начать!
Начать пользоваться Эльбой 30 дней бесплатно