Трудовой договор с сотрудником обеспечивает ему различные социальные гарантии. Например, больничные. А как их рассчитывать, платить, учитывать и возмещать мы расскажем в нашей статье.
Если сотрудник по трудовому договору заболел, вы должны оплатить ему дни болезни. Попросите у него больничный лист, убедитесь в его подлинности и проверьте, что с конца болезни прошло не больше полугода. Больничный с истёкшим сроком вы не обязаны оплачивать, и сотруднику придётся обратиться за деньгами напрямую в ФСС.
Вот, что нужно делать, когда сотрудник принёс больничный лист.
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.
Рассчитать пособие
Можете использовать специальный калькулятор или рассчитать пособие самостоятельно по нашей инструкции.
Как пользоваться калькулятором?
- На первом шаге укажите данные из больничного листа — период и причину нетрудоспособности. Поставьте отметку о нарушении режиа, если оно было.
- Перейдите на следующий шаг и укажите фактический ежемесячный заработок сотрудника. Это все выплаты за период расчёта, на которые начислены страховые взносы в ФСС. Обычно период расчета — два календарных года до болезни. Укажите районный коэффициент, если он предусмотрен. Поставьте отметку о неполной занятости, если она была. Это нужно для расчета среднего дневного заработка и сравнения с расчетом пособия по МРОТ.
- На последнем шаге укажите страховой стаж сотрудника. В итоге вы увидите таблицу расчета суммы больничного пособия. Суммы выплат за счет организации и за счет ФСС будут показаны отдельно.
Чтобы выполнить расчет вручную, посчитайте доходы
Используйте доходы сотрудника за два календарных года до болезни. Например, если он заболел в мае 2017 года, возьмите доходы за 2015 и 2016 годы. Если на этот период выпадает декрет, то один или оба года можно заменить на предыдущие. Но при условии, что из-за этого размер пособия станет больше.
Доходы — все выплаты сотруднику, с которых платили страховые взносы в ФСС. Например, зарплата, премии и отпускные. Если за эти 2 года сотрудник работал не только у вас, учитывайте и зарплату, которую он там получал. Её вы узнаете из справки с предыдущего места, которую должен принести сотрудник. Если не принёс, считайте, что зарплата на другой работе равна МРОТ.
Важно: учитывайте сумму заработка до вычета НДФЛ и других удержаний.
Сравните с максимумом
Сумму заработка за каждый год сравните с предельной базой для начисления взносов того же года:
- за 2017 год — 755 тысяч рублей
- за 2018 год — 815 тысяч рублей
Если заработок окажется больше, берите для расчёта сумму предельной базы в каждом году.
Посчитайте средний дневной заработок
Для этого все доходы сотрудника за 2 года разделите на 730.
Сравните средний дневной заработок с минимальным, который равен 367 рублей с 1 мая 2018 года. Считается по формуле МРОТ х 24/730. Если в вашем регионе действует районный коэффициент, учитывайте его при расчёте.
Если средний заработок окажется ниже этой суммы, считайте пособие из минимального заработка.
Важно: если на момент болезни сотрудник работал неполный день, рассчитайте размер заработка пропорционально продолжительности его рабочего времени. Например, у сотрудника на пол ставки минимальный дневной заработок будет равен 367/2.
Определите размер пособия
Для этого умножьте средний заработок на процент, который зависит от стажа работника и количества дней болезни.
| Страховой стаж | Размер пособия |
|---|---|
| до 5 лет | 60% |
| от 5 до 8 лет | 80% |
| 8 лет и больше | 100% |
Сотрудник может уйти на больничный не только из-за своей болезни, но и для ухода за заболевшим членом семьи. По такому больничному оплачивается определенное количество дней.
| Кто заболел | Количество дней, которые оплачиваются по одному больничному | Количество дней, которые оплачиваются в календарном году |
|---|---|---|
| Ребёнок до 7 лет | Не ограничено | 60 |
| До 7 лет, если заболевание из перечня | Не ограничено | 90 |
| Ребёнок от 7 до 15 лет | 15 | 45 |
| Ребёнок-инвалид до 18 лет | Не ограничено | 120 |
| Ребёнок до 18 лет с ВИЧ, злокачественными образованиями или заболеваниями из перечня | Не ограничено | Не ограничено |
| Другой член семьи, ребёнок старше 15 лет | 7 | 30 |
Есть ещё одно ограничение: пособие по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении за первые 10 дней оплачивается в зависимости от стажа, а за следующие дни — 50% среднего заработка. Если ребёнок лежит в больнице, пособие рассчитывается по общим правилам и зависит от стажа.
Выплатить пособие
Чтобы получить пособие, сотрудник подаёт вам больничный лист и заявление. Вы считаете сумму пособия и в течение 5 календарных дней передаёте заявление в своё отделение ФСС вместе с описью.
Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, подавайте документы и отчётность только в электронном виде, на бумаге их не примут. Когда ФСС получит документы, он в течение 10 календарных дней примет решение о выплате пособия и перечислит деньги по реквизитам из заявления.
Первые три дня болезни оплачиваются за ваш счёт, а с 4 дня — за счёт государства. Но вы считаете и платите пособие за все дни, а потом получаете возмещение у ФСС. Но такой порядок действует не везде. Есть пилотные регионы, в которых ФСС платит пособие напрямую сотруднику, а вам достаточно оплатить 3 дня болезни.
У вас есть 10 календарных дней, чтобы назначить сотруднику пособие, а потом выплатить его вместе с ближайшей зарплатой. С суммы больничного удержите НДФЛ, как и с обычной зарплаты. Перечислите НДФЛ в налоговую не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили пособие. Страховые взносы на нетрудоспособность с больничных платить не нужно.
Оплата больничного по уходу за больным членом семьи осуществляется полностью за счет ФСС. При назначении пособия важно, сколько дней за заболевшим родственником в течение года ухаживал сотрудник данной организации. То есть не принципиально, сколько вообще болел ребенок или другой член семьи. Ведь находиться с ним мог не только данный сотрудник, но и другой человек, для которого будет свой расчет лимита. О лимитах мы подробнее написали выше.
Пилотные регионы в 2019 году
В этих регионах вы платите пособие только за первые три дня болезни, а остальную сумму ФСС напрямую перечисляет сотруднику.
Список регионов:
- Карачаево-Черкесская Республика
- Нижегородская область
- Астраханская область
- Курганская область
- Новгородская область
- Новосибирская область
- Тамбовская область
- Хабаровский край
- Республика Крым и город Севастополь
- Республика Татарстан
- Белгородская область
- Ростовская область
- Самарская область
- Республика Мордовия
- Брянская область
- Калининградская область
- Калужская область
- Липецкая область
- Ульяновская область
- Республика Адыгея
- Республика Алтай
- Республика Бурятия
- Республика Калмыкия
- Алтайский край
- Приморский край
- Амурская область
- Вологодская область
- Магаданская область
- Омская область
- Орловская область
- Томская область
- Еврейская автономная область
С июля 2018 года присоединились к пилотному проекту:
- Кабардино-Балкарская Республика
- Республика Карелия
- Республика Северная Осетия – Алания
- Республика Тыва
- Костромская область
- Курская область.
С января 2019 года присоединились к пилотному проекту:
- Республика Ингушетия
- Республика Марий Эл
- Республика Хакасия
- Чеченская Республика
- Чувашская Республика
- Камчатский край
- Владимирская область
- Псковская область
- Смоленская области
- Ненецкий автономный округ
- Чукотский автономный округ.
Как вернуть или зачесть пособие
Если вы не из пилотного региона, то оплатили весь больничный сотрудника из своих средств. Государство возместит расходы на пособие, начиная с 4 дня болезни.
Каждый месяц вы платите страховые взносы на нетрудоспособность с зарплаты сотрудников. Эти взносы вы можете уменьшить на размер пособия, которое должен возместить вам ФСС. Если к концу года ФСС всё ещё вам должен, разница не пропадет. Эти суммы компания вправе зачесть в счёт будущих платежей или вернуть.
Чтобы зачесть пособие и дальше уменьшать на него взносы, ваше участие не требуется. Налоговики это сделают сами после того, как получат подтверждение от фонда. При этом фонд может сразу подтвердить расходы на больничный, а может и запросить у вас подтверждающие документы. В этом случае он направит подтверждение в налоговую только после такой проверки.
А чтобы вернуть пособие, обращайтесь в ФСС с обычным пакетом документов:
- Заявление, в котором вы указываете свои данные, сумму к возмещению и реквизиты банковского счёта для перечисления денег.
Скачать шаблон заявления в ФСС - Справка-расчёт. В ней вы указываете начисленные и уплаченные страховые взносы, расходы на выплату больничных.
Скачать шаблон справки-расчёта - Расшифровка расходов на выплату пособий, в которой вы указываете сумму пособия и количество дней болезни.
Скачать шаблон расшифровки расходов - Копия больничного листа сотрудника, которую вы заверяете своей подписью и печатью, если она у вас есть. ФСС может провести проверку и попросить дополнительные документы.
По закону вам должны перечислить деньги в течение 10 дней.
Уже задавала этот вопрос. Мне сказали - все нормально, это у вас не распознается из выписки, ну, поменяйте ручками.
Может быть, сделаете настройку - мы будем сами соответствие назначать/править, и оно будет запоминаться?
Да, пока действительно руки не доходят доработать алгоритм. Но мы про это помним, так что надежда есть)
Про декрет у нас уже есть статья в Справочной: http://www.e-kontur.ru/enquiry/204
А в Эльбе с ними работать очень просто: для того, чтобы добавить сотруднику больничный по беременности и родам перейдите на вкладку «Сотрудники», выберите «ФИО» сотрудника, откройте вкладку «Больничные/пособия» и нажмите на кнопку «Добавить». После этого больничный добавится в расчет зарплаты сотрудника.