Если сотрудник заболел

Трудовой договор с сотрудником обеспечивает ему различные социальные гарантии. Например, больничные. А как их рассчитывать, платить, учитывать и возмещать мы расскажем в нашей статье.

Всё начинается с лечебного заведения, где сотрудник должен взять больничный лист. На его основании вы в течение 10 дней должны рассчитать пособие и выплатить его вместе с ближайшей зарплатой. Кстати, сотрудник может обратиться за пособием к вам только в течение полугода со дня выздоровления. Позднее решение о выплате будет принимать сам ФСС.

За первые три дня болезни пособие выплачивается полностью за счет вашего предприятия, а начиная с 4 дня — за счет государства. Однако вам придется выплатить всю сумму сотруднику сразу же, а только потом обратиться за возмещением денег в ФСС. Исключение составляют 14 регионов, участвующих в эксперименте.

В пилотных регионах ФСС сам платит пособие

В регионах, где действует пилотный проект, работодатели выплачивают пособие только за первые три дня болезни, а остальную сумму фонд перечисляет напрямую сотруднику. В эксперименте участвуют:

• Карачаево-Черкесская Республика;
• Нижегородская область; 
• Астраханская область; 
• Курганская область; 
• Новгородская область; 
• Новосибирская область;
• Тамбовская область;
• Хабаровский край;
• Республика Крым; 
• Республика Татарстан; 
• Белгородская область; 
• Ростовская область; 
• Самарская область.

Чтобы сотрудник смог получить полагающееся пособие, он должен подать вам больничный лист, справку о зарплате с предыдущего места работы (если желает увеличить сумму пособия) и заявление. Вам нужно рассчитать сумму пособия и в течение пяти календарных дней передать заявление в свое отделение ФСС вместе с описью. Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, документы следует обязательно предоставлять в электронной форме, как и отчетность.

После получения документов ФСС в течение 10 календарных дней примет решение о выплате пособия. Деньги сразу же перечислят сотруднику по реквизитам, указанным в его заявлении.

Как рассчитывается пособие

Предпринимателям в остальных регионах придется самостоятельно рассчитать пособие и выплатить его сотруднику в полном размере, а затем возместить свои расходы.

Пособие рассчитывается исходя из среднего дневного заработка сотрудника. Но для начала нужно определить доходы за последние два года, которые предшествовали году болезни. Учитываются все выплаты сотруднику, которые облагаются страховыми взносами. Учесть можно зарплату и с других мест работы. Если в эти два года сотрудник был в декрете, тогда можно взять период еще ранее, чтобы размер пособия был больше.

И еще одно правило: средний заработок для расчета пособия не может быть меньше заработка исходя из МРОТ, действующим в году расчета пособия. Общий размер заработка за каждый год не должен превышать предельной базы для начисления взносов.

Давайте подробнее рассмотрим весь порядок расчета.

Шаг №1: Сначала нужно посчитать доходы сотрудника за два предшествующих года. Для пособия в этом году в расчет берут 2013 и 2014 годы.

Шаг №2: Суммы заработка за каждый год необходимо сравнить с предельной базой для начисления взносов в том же году. Например, сумму за 2013 год нужно сравнить с предельной базой 2013 года — 568 000 рублей, а за 2014 год сравнить с базой 2014 года — 624 000 рублей. Если заработок окажется больше предельной базы, тогда для расчета нужно взять сумму базы в каждом году.

Важно: суммы заработка берете до уменьшения на НДФЛ и прочие удержания!

Шаг №3: Заработок сотрудника за два года складывается, а результат делится на 730 — получится средний дневной заработок.

Шаг №4: Необходимо проверить, что средний дневной заработок не меньше минимального. Если он окажется меньше этой суммы, тогда пособие нужно рассчитать исходя из минимального заработка.

Минимальный дневной заработок рассчитывается как МРОТ * 24 / 730. Пи расчете следует учесть районный коэффициент, если он установлен в вашем регионе. У работника с неполной занятостью в расчет нужно взять ставку от МРОТ.

Шаг №5: Средний дневной заработок умножается на процент в зависимости от стажа и на количество календарных дней нетрудоспособности.

Кроме своего заболевания сотрудник может уйти на больничный по уходу за членом семьи. По такому больничному оплачивается только определенное количество дней.

И есть еще одно ограничение: пособие по уходу за больным ребенком при амбулаторном лечении за первые 10 дней оплачивается полностью в зависимости от стажа, а за последующие дни — 50 процентов среднего заработка.

Совсем необязательно рассчитывать все вручную. Чтобы не упустить ни одного правила, пособие можно рассчитать с помощью нашего бесплатного калькулятора больничных.

Возмещаем пособие из ФСС

Начиная с 4 дня, больничный сотрудника оплачивается за счет ФСС, а значит вам необходимо возместить свои расходы. Так как с зарплаты сотрудников ежемесячно отчисляются страховые взносы в ФСС, суммы взносов можно уменьшить на размер пособия подлежащего возмещению из ФСС. Взносы можно уменьшать на пособие только в рамках одного календарного года. Если к концу года получится так, что ФСС все еще вам должен, тогда придется обращаться с заявлением в свое отделение фонда.

Документы для возмещения при обращении в ФСС:

1. Заявление. Его нужно составить в свободной форме и указать свое наименование и адрес, рег. номер как работодателя в ФСС, сумму пособия на возмещение и реквизиты, на которые нужно перечислить деньги.

2. Отчет 4-ФСС. На титульном листе в поле «Отчетный период (код)» в последних ячейках не забудьте указать какой раз в течение года вы обращаетесь в ФСС за возмещением.

3. Копия больничного листа сотрудника. Ее нужно самостоятельно заверить и поставить печать.

При необходимости ФСС может провести проверку и попросить дополнительные подтверждающие документы. По закону вам должны перечислить деньги в течение 10 дней. Полученные деньги нужно отразить в отчете 4-ФСС в таблице 1 «Получено от территориального органа Фонда в возмещение произведенных расходов».

В налоге УСН деньги, полученные от ФСС, учитывать не нужно. Ведь в расходы можно списать только часть больничных из своих средств за первые 3 дня.