Если у вас есть сотрудники, то хотя бы раз в год придётся отправить их в отпуск. В этом деле важно правильно оформить документы и заплатить отпускные. Давайте разберёмся, как это сделать.
Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.
Договоритесь о датах отпуска
За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.
Сотрудник может отдохнуть все 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели.
Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.
По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.
Оформите документы на отпуск
- Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
- Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
- Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».
Рассчитайте и заплатите отпускные
Выполняйте расчет заранее, чтобы выдать отпускные сотруднику до начала отпуска. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.
Более подробная интструкция по расчету отпускных и использованию калькулятора — в этой статье.
В какой срок выплачивать отпускные
Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.
Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.
Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:
- 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
- 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
- 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.
НДФЛ и страховые взносы с отпускных
Заплатите НДФЛ с отпускных до конца месяца, в котором их выдали. Если последний день месяца — выходной или праздник, то в первый рабочий день следующего.
Страховые взносы платите как обычно — не позднее 15 числа следующего месяца.
Как наказывают за нарушение
Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.
1. Допустим, работник не ходил один год в отпуск, и в следующем ему положено 2 отпуска, которые он берет с некоторым перерывом (не подряд). При расчете отпускных 2-го отпуска учитываются денежные средства (отпускные), полученные им в счет первого отпуска. Ведь это не зарплата, в общем-то.
2. У меня работники работают в режиме неполной рабочей недели (0,5 ставки). В результате в месяц отрабатывают бывает 11, бывает 12 дней. При расчете я беру 29,3 дней или отработанные дни в месяце/количество дней в этом месяце х 29,3. Все же когда работник отработал свои 0,5 ставки, то от отработал в месяц именно столько рабочего времени, сколько и должен.
1. При расчёте отпускных не учитываются отпускные, больничные, командировочные.
2. Отпуск для сотрудников на неполном рабочем дне рассчитывается в общем порядке. В расчёт возьмите 29,3 дней.
Просит дать отпуск и компенсацию за прошлый не отгулянный. Как это оформить в Эльбе?
Так что в Эльбе необходимо его дважды отправить в отпуск, а он пусть один месяц ходит на работу, если хочет, на з/п за этот месяц ему не полагается (он же в отпуске). Ну и выпишите премию в размере оклада.
Алексей вам верно подсказывает. Компенсацией можно заменять только дополнительный отпуск — тот, что больше 28 дней. Если ваш сотрудник не сходил отпуск в прошлом году, то дни отпуска у него накапливаются, и он должен их отгулять.
Если он получает зарплату на карту, то могу ли я выдать ему отпускные наличными? Каким документом я могу подтвердить выдачу?
Заплатить отпускные обязательно нужно не позднее, чем за 3 дня до отпуска, даже если сотрудник согласен с тем, чтобы вы выдали их позже.
По закону вы в полном праве отказать сотруднику в отпуске, если он не предупредил о нём за 2 недели до срока.
Но если с работником отношения хорошие и вы не против дать ему однодневный отпуск без своевременного согласования, то можно придумать обходные варианты. Самый простой и "неформальный" — договориться, что завтра он отдыхает, а потом в выходной день отрабатывает, и никакой отпуск не оформлять.
Вы можете выдать зарплату/отпускные наличными, если сотрудник напишет заявление на имя организации/ИП, что просит выдать зарплату/отпускные за такой-то период наличными. Выдача зарплаты наличными подтверждается платежной и расчётной ведомостями, в которой расписывается сотрудник. Если у вас ООО, то при выдаче денег из кассы нужно оформить ещё расходный кассовый ордер.
Опишите, пожалуйста, вашу проблему более подробно, а мы постараемся вам помочь.