Вернуться в блог

Как отправить сотрудника в отпуск

Если у вас есть сотрудники, то хотя бы раз в год придётся отправить их в отпуск. В этом деле важно правильно оформить документы и заплатить отпускные. Давайте разберёмся, как это сделать.

Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

Договоритесь о датах отпуска

За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.

Сотрудник может отдохнуть 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели. Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.

По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.

Бланк графика отпусков

Оформите документы на отпуск

  1. Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
  2. Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
  3. Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».

Рассчитайте и заплатите отпускные

За три дня до начала отпуска нужно выдать сотруднику отпускные. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора. На всякий случай, расскажем, как сделать это самостоятельно:

  1. Посчитайте зарплату сотрудника за 12 месяцев до месяца начала отпуска. Если он работает у вас меньше года, посчитайте зарплату с даты приёма на работу.
  2. Посчитайте количество отработанных дней за 12 месяцев. Если сотрудник полностью отработал месяц, в расчёт берётся 29,3 дней. Если в какие-то дни месяца он не трудился, расчёт такой: отработанные дни в месяце/количество дней в этом месяце х 29,3
  3. Посчитайте отпускные: зарплата сотрудника за 12 месяцев/отработанные дни за 12 месяцев х дни отпуска.

Не забудьте удержать с отпускных НДФЛ 13% и перечислить его в налоговую до конца месяца.

Как наказывают за нарушение?

Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.

25 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Станислав 22 августа, 11:29
    А Эльба это сама не рассчитывает?
    Ответить
  • Алексей 23 августа, 10:04
    Есть 2 вопроса
    1. Допустим, работник не ходил один год в отпуск, и в следующем ему положено 2 отпуска, которые он берет с некоторым перерывом (не подряд). При расчете отпускных 2-го отпуска учитываются денежные средства (отпускные), полученные им в счет первого отпуска. Ведь это не зарплата, в общем-то.
    2. У меня работники работают в режиме неполной рабочей недели (0,5 ставки). В результате в месяц отрабатывают бывает 11, бывает 12 дней. При расчете я беру 29,3 дней или отработанные дни в месяце/количество дней в этом месяце х 29,3. Все же когда работник отработал свои 0,5 ставки, то от отработал в месяц именно столько рабочего времени, сколько и должен.
    Ответить
    • Коробицина Дарья 24 августа, 11:12
      Здравствуйте, Алексей.
      1. При расчёте отпускных не учитываются отпускные, больничные, командировочные.
      2. Отпуск для сотрудников на неполном рабочем дне рассчитывается в общем порядке. В расчёт возьмите 29,3 дней.
      Ответить
  • Дмитрий 23 августа, 14:02
    Схожий вопрос. В прошлом году у сотрудника не было отпуска. Сейчас идет в отпуск.

    Просит дать отпуск и компенсацию за прошлый не отгулянный. Как это оформить в Эльбе?
    Ответить
    • Дмитрий 23 августа, 14:07
      Небольшое уточнение. в этом году сотрудник брал два раза отпуск за свой счет по месяцу. Это влияет на что-то?
      Ответить
      • Алексей 23 августа, 16:56
        Отпуск за свой счет влияет только на расчет отпускных, поскольку расчет берется за 12 последних месяцев, включая и месяцы за свой счет
        Ответить
      • Коробицина Дарья 24 августа, 11:21
        Отпуск за свой счёт влияет на стаж для отпуска. Дни отпуска без содержания свыше 14 в году не включаются в стаж, то есть за них не нужно предоставлять дни оплачиваемого отпуска.
        Ответить
    • Алексей 23 августа, 16:55
      По моему разумению, заменить денежный компенсацией отпуск можно только в части, превышающей 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Т..е. например, работник имеет право на дополнительный отпуск в связи с ненормированным рабочем днем в 3 дня. Вот эти 3 дня и можно выдать деньгами. А остальные 28 дней - только отгулять или деньгами при увольнении.
      Так что в Эльбе необходимо его дважды отправить в отпуск, а он пусть один месяц ходит на работу, если хочет, на з/п за этот месяц ему не полагается (он же в отпуске). Ну и выпишите премию в размере оклада.
      Ответить
    • Коробицина Дарья 24 августа, 10:51
      Дмитрий, добрый день.
      Алексей вам верно подсказывает. Компенсацией можно заменять только дополнительный отпуск — тот, что больше 28 дней. Если ваш сотрудник не сходил отпуск в прошлом году, то дни отпуска у него накапливаются, и он должен их отгулять.
      Ответить
      • Дмитрий 2 сентября, 13:13
        А сколько можно копить отпуска? когда надо выгнать сотрудника в отпуск? Больше двух лет если не ходит - можно наказать?
        Ответить
        • Коробицина Дарья 2 сентября, 13:25
          Дмитрий, если дольше двух лет сотрудник не ходит в отпуск, то наказать могут, но не его, а вас как работодателя. Поэтому нужно отправлять его в отпуск хотя бы раз в два года, чтобы не нарваться на штраф: для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.
          Ответить
  • Екатерина 24 августа, 20:39
    Спасибо за полезную статью.
    Ответить
  • Анастасия 29 августа, 12:43
    Если работник просит дать ему выходной в счет отпуска за день до отпуска, а по закону я должна выплатить отпускные за три дня, как поступить в данном случае?
    Если он получает зарплату на карту, то могу ли я выдать ему отпускные наличными? Каким документом я могу подтвердить выдачу?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 29 августа, 15:58
      Добрый день, Анастасия.

      Заплатить отпускные обязательно нужно не позднее, чем за 3 дня до отпуска, даже если сотрудник согласен с тем, чтобы вы выдали их позже.
      По закону вы в полном праве отказать сотруднику в отпуске, если он не предупредил о нём за 2 недели до срока.
      Но если с работником отношения хорошие и вы не против дать ему однодневный отпуск без своевременного согласования, то можно придумать обходные варианты. Самый простой и "неформальный" — договориться, что завтра он отдыхает, а потом в выходной день отрабатывает, и никакой отпуск не оформлять.

      Вы можете выдать зарплату/отпускные наличными, если сотрудник напишет заявление на имя организации/ИП, что просит выдать зарплату/отпускные за такой-то период наличными. Выдача зарплаты наличными подтверждается платежной и расчётной ведомостями, в которой расписывается сотрудник. Если у вас ООО, то при выдаче денег из кассы нужно оформить ещё расходный кассовый ордер.
      Ответить
  • Анна 8 сентября, 10:39
    Еще бы Эльба научилась правильно считать НДФЛ и вычеты с отпускных, цены бы ей не было. Столкнулась с этой проблемой, очень расстроена.
    Ответить
    • Рязанов Михаил 9 сентября, 10:47
      Анна, добрый день.
      Опишите, пожалуйста, вашу проблему более подробно, а мы постараемся вам помочь.
      Ответить
  • Гость 3 октября, 12:43
    Здравствуйте! А при увольнении когда надо перечислить НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск?
    Ответить
    • Isheev Kirill 3 октября, 14:20
      Добрый день. При увольнении все выплаты должны быть сделаны в день увольнения. А НДФЛ - не позднее следующего дня с учетом производственного календаря.
      Ответить
  • Евгения 18 октября, 20:08
    У меня нет работников. Нужно ли мне оформлять какие-то документы на себя?
    Ответить

Блог /

Как отправить сотрудника в отпуск

Если у вас есть сотрудники, то хотя бы раз в год придётся отправить их в отпуск. В этом деле важно правильно оформить документы и заплатить отпускные. Давайте разберёмся, как это сделать.

Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

Договоритесь о датах отпуска

За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.

Сотрудник может отдохнуть 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели. Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.

По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.

Бланк графика отпусков

Оформите документы на отпуск

  1. Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
  2. Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
  3. Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».

Рассчитайте и заплатите отпускные

За три дня до начала отпуска нужно выдать сотруднику отпускные. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора. На всякий случай, расскажем, как сделать это самостоятельно:

  1. Посчитайте зарплату сотрудника за 12 месяцев до месяца начала отпуска. Если он работает у вас меньше года, посчитайте зарплату с даты приёма на работу.
  2. Посчитайте количество отработанных дней за 12 месяцев. Если сотрудник полностью отработал месяц, в расчёт берётся 29,3 дней. Если в какие-то дни месяца он не трудился, расчёт такой: отработанные дни в месяце/количество дней в этом месяце х 29,3
  3. Посчитайте отпускные: зарплата сотрудника за 12 месяцев/отработанные дни за 12 месяцев х дни отпуска.

Не забудьте удержать с отпускных НДФЛ 13% и перечислить его в налоговую до конца месяца.

Как наказывают за нарушение?

Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.

Оставить комментарий
Комментарии (25)
  • Станислав 22 августа, 11:29
    А Эльба это сама не рассчитывает?
    Ответить
  • Алексей 23 августа, 10:04
    Есть 2 вопроса
    1. Допустим, работник не ходил один год в отпуск, и в следующем ему положено 2 отпуска, которые он берет с некоторым перерывом (не подряд). При расчете отпускных 2-го отпуска учитываются денежные средства (отпускные), полученные им в счет первого отпуска. Ведь это не зарплата, в общем-то.
    2. У меня работники работают в режиме неполной рабочей недели (0,5 ставки). В результате в месяц отрабатывают бывает 11, бывает 12 дней. При расчете я беру 29,3 дней или отработанные дни в месяце/количество дней в этом месяце х 29,3. Все же когда работник отработал свои 0,5 ставки, то от отработал в месяц именно столько рабочего времени, сколько и должен.
    Ответить
    • Коробицина Дарья 24 августа, 11:12
      Здравствуйте, Алексей.
      1. При расчёте отпускных не учитываются отпускные, больничные, командировочные.
      2. Отпуск для сотрудников на неполном рабочем дне рассчитывается в общем порядке. В расчёт возьмите 29,3 дней.
      Ответить
  • Дмитрий 23 августа, 14:02
    Схожий вопрос. В прошлом году у сотрудника не было отпуска. Сейчас идет в отпуск.

    Просит дать отпуск и компенсацию за прошлый не отгулянный. Как это оформить в Эльбе?
    Ответить
    • Дмитрий 23 августа, 14:07
      Небольшое уточнение. в этом году сотрудник брал два раза отпуск за свой счет по месяцу. Это влияет на что-то?
      Ответить
      • Алексей 23 августа, 16:56
        Отпуск за свой счет влияет только на расчет отпускных, поскольку расчет берется за 12 последних месяцев, включая и месяцы за свой счет
        Ответить
      • Коробицина Дарья 24 августа, 11:21
        Отпуск за свой счёт влияет на стаж для отпуска. Дни отпуска без содержания свыше 14 в году не включаются в стаж, то есть за них не нужно предоставлять дни оплачиваемого отпуска.
        Ответить
    • Алексей 23 августа, 16:55
      По моему разумению, заменить денежный компенсацией отпуск можно только в части, превышающей 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Т..е. например, работник имеет право на дополнительный отпуск в связи с ненормированным рабочем днем в 3 дня. Вот эти 3 дня и можно выдать деньгами. А остальные 28 дней - только отгулять или деньгами при увольнении.
      Так что в Эльбе необходимо его дважды отправить в отпуск, а он пусть один месяц ходит на работу, если хочет, на з/п за этот месяц ему не полагается (он же в отпуске). Ну и выпишите премию в размере оклада.
      Ответить
    • Коробицина Дарья 24 августа, 10:51
      Дмитрий, добрый день.
      Алексей вам верно подсказывает. Компенсацией можно заменять только дополнительный отпуск — тот, что больше 28 дней. Если ваш сотрудник не сходил отпуск в прошлом году, то дни отпуска у него накапливаются, и он должен их отгулять.
      Ответить
      • Дмитрий 2 сентября, 13:13
        А сколько можно копить отпуска? когда надо выгнать сотрудника в отпуск? Больше двух лет если не ходит - можно наказать?
        Ответить
        • Коробицина Дарья 2 сентября, 13:25
          Дмитрий, если дольше двух лет сотрудник не ходит в отпуск, то наказать могут, но не его, а вас как работодателя. Поэтому нужно отправлять его в отпуск хотя бы раз в два года, чтобы не нарваться на штраф: для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.
          Ответить
  • Екатерина 24 августа, 20:39
    Спасибо за полезную статью.
    Ответить
  • Анастасия 29 августа, 12:43
    Если работник просит дать ему выходной в счет отпуска за день до отпуска, а по закону я должна выплатить отпускные за три дня, как поступить в данном случае?
    Если он получает зарплату на карту, то могу ли я выдать ему отпускные наличными? Каким документом я могу подтвердить выдачу?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 29 августа, 15:58
      Добрый день, Анастасия.

      Заплатить отпускные обязательно нужно не позднее, чем за 3 дня до отпуска, даже если сотрудник согласен с тем, чтобы вы выдали их позже.
      По закону вы в полном праве отказать сотруднику в отпуске, если он не предупредил о нём за 2 недели до срока.
      Но если с работником отношения хорошие и вы не против дать ему однодневный отпуск без своевременного согласования, то можно придумать обходные варианты. Самый простой и "неформальный" — договориться, что завтра он отдыхает, а потом в выходной день отрабатывает, и никакой отпуск не оформлять.

      Вы можете выдать зарплату/отпускные наличными, если сотрудник напишет заявление на имя организации/ИП, что просит выдать зарплату/отпускные за такой-то период наличными. Выдача зарплаты наличными подтверждается платежной и расчётной ведомостями, в которой расписывается сотрудник. Если у вас ООО, то при выдаче денег из кассы нужно оформить ещё расходный кассовый ордер.
      Ответить
  • Анна 8 сентября, 10:39
    Еще бы Эльба научилась правильно считать НДФЛ и вычеты с отпускных, цены бы ей не было. Столкнулась с этой проблемой, очень расстроена.
    Ответить
    • Рязанов Михаил 9 сентября, 10:47
      Анна, добрый день.
      Опишите, пожалуйста, вашу проблему более подробно, а мы постараемся вам помочь.
      Ответить
  • Гость 3 октября, 12:43
    Здравствуйте! А при увольнении когда надо перечислить НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск?
    Ответить
    • Isheev Kirill 3 октября, 14:20
      Добрый день. При увольнении все выплаты должны быть сделаны в день увольнения. А НДФЛ - не позднее следующего дня с учетом производственного календаря.
      Ответить
  • Евгения 18 октября, 20:08
    У меня нет работников. Нужно ли мне оформлять какие-то документы на себя?
    Ответить
8 800 500-02-75
Найти

Темы

Подпишитесь на наши новости
Сегодня
отличный день,
чтобы начать!
Начать пользоваться Эльбой 30 дней бесплатно