Вернуться в блог

Как оформить командировку

Вы ведёте бизнес в Екатеринбурге и вдруг находите в Москве хорошего заказчика, которого вот-вот перехватят конкуренты. Обсудить все рабочие вопросы через интернет не получается. Чтобы сделка не сорвалась, вы отправляете сотрудника в командировку. Пока он ищет билеты и бронирует отель, прочитайте нашу пошаговую инструкцию, чтобы всё правильно оформить.

На кого не распространяются правила из статьи:

  • на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
  • на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой. 

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Форма авансового отчёта

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

  • на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
  • на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
  • на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
  • суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

10 комментариев
Представьтесь через
фейсбук твиттер
Написать комментарий
  • Юлий 11 октября, 09:51
    Спасибо за полезную информацию. Скажите, а если я не рассчитывал отдельно зарплату за дни командировки по среднему дневному заработку, а выдал её как обычно - это считается нарушением? и что мне за это грозит?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 11 октября, 16:20
      Здравствуйте, Юлий!

      Рада, что статья оказалась полезной для вас :)

      Хм, тут нужно смотреть, какая зарплата была бы, если посчитать её по среднему заработку. Часто зарплата работника не меняется в течение года, и средний заработок совпадает с обычной зарплатой. Тогда ничего страшного. Также не страшно, если обычная зарплата больше среднего заработка.

      Проблемы могут возникнуть, если обычная зарплата меньше среднего заработка. Такое бывает, если в течение года сотрудника премировали или повышали ему оклад. Тогда получается, что вы не доплатили ему. Если это заметит трудовая инспекция при проверке, то скажет доплатить и, скорее всего, начислит штраф. В такой ситуации лучше перестраховаться и, не дожидаясь проверки, доплатить за командировку по среднему заработку. Плюсом заплатить сотруднику компенсацию за каждый день просрочки в размере 1/150 ставки рефинансирования от недоплаченной суммы.
      Ответить
      • Юлий 14 октября, 23:17
        Ещё раз спасибо за ответ. Пока средний заработок меньше обычной зарплаты, но со следующего года ситуация может поменяться, так что этот момент будем учитывать.
        Ответить
  • Юлий 11 октября, 09:59
    И ещё вопрос - я компенсировал расходы на командировку уже после её завершения и составления авансового отчёта и перечислял сотруднику на банковскую карточку командировочные расходы (суточные + потраченные им на билеты/гостиницу деньги). В Эльбе ставил тип операции - "Выдача денег под отчет". Правильно ли я делал? Надо ли в Эльбе как-то дополнительно "закрывать" эту операцию?
    (ООО на УСН "Доходы")
    Ответить
    • Коробицина Дарья 11 октября, 16:26
      Всё правильно делали. Только каждую выдачу денег под отчёт закройте авансовым отчётом в разделе "Входящие документы".
      Ответить
  • Гость 11 октября, 16:25
    А когда в ЭЛЬБЕ можно будет заполнять АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ по командировочным, по материальным, и т.д. расходам?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 11 октября, 16:41
      Сейчас Эльба автоматически заполняет некоторые поля авансового отчёта. Когда вы создаёте списание в "Деньгах" с типом "Выдача денег под отчёт", в правом нижнем углу списания можно скачать авансовый отчёт. В нём автоматически заполняются основные поля — дата, ФИО ИП/название организации, данные сотрудника, сумма. Но оборотную сторону отчета с конкретным перечнем расходов Эльба автоматически не заполняет. Там же всё индивидуально, расходы всегда разные. В любом случае пришлось бы вручную вбивать, в Эльбе или в ворде.
      Ответить
  • Гость 14 октября, 08:50
    Скажите пожалуйста, нужно ли с суточных платить взносы в ПФР и ФСС или только в налоговую 13%, если выше 700 рублей?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 14 октября, 09:29
      Сейчас сверхлимитные суточные не облагаются страховыми взносами, если их размер установлен во внутренних документах вашей компании (например, в положении о командировке). Но с 2017 года правила изменятся. И если вы будете платить суточные больше 700 рублей по РФ, 2500 за границей, сумма превышения будет облагаться и НДФЛ, и страховыми взносами.
      Ответить
  • Роман 28 октября, 03:25
    Очень полезная статья ! А скажите пожалуйста, если сотрудник едет в командировку на собственном автомобиле, что нужно компенсировать кроме суточных и проживания? ГСМ по чекам? Амортизацию ?
    Ответить

Блог /

Как оформить командировку

Вы ведёте бизнес в Екатеринбурге и вдруг находите в Москве хорошего заказчика, которого вот-вот перехватят конкуренты. Обсудить все рабочие вопросы через интернет не получается. Чтобы сделка не сорвалась, вы отправляете сотрудника в командировку. Пока он ищет билеты и бронирует отель, прочитайте нашу пошаговую инструкцию, чтобы всё правильно оформить.

На кого не распространяются правила из статьи:

  • на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
  • на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
  • на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой. 

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Форма авансового отчёта

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

  • на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
  • на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
  • на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
  • суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Оставить комментарий
Комментарии (10)
  • Юлий 11 октября, 09:51
    Спасибо за полезную информацию. Скажите, а если я не рассчитывал отдельно зарплату за дни командировки по среднему дневному заработку, а выдал её как обычно - это считается нарушением? и что мне за это грозит?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 11 октября, 16:20
      Здравствуйте, Юлий!

      Рада, что статья оказалась полезной для вас :)

      Хм, тут нужно смотреть, какая зарплата была бы, если посчитать её по среднему заработку. Часто зарплата работника не меняется в течение года, и средний заработок совпадает с обычной зарплатой. Тогда ничего страшного. Также не страшно, если обычная зарплата больше среднего заработка.

      Проблемы могут возникнуть, если обычная зарплата меньше среднего заработка. Такое бывает, если в течение года сотрудника премировали или повышали ему оклад. Тогда получается, что вы не доплатили ему. Если это заметит трудовая инспекция при проверке, то скажет доплатить и, скорее всего, начислит штраф. В такой ситуации лучше перестраховаться и, не дожидаясь проверки, доплатить за командировку по среднему заработку. Плюсом заплатить сотруднику компенсацию за каждый день просрочки в размере 1/150 ставки рефинансирования от недоплаченной суммы.
      Ответить
      • Юлий 14 октября, 23:17
        Ещё раз спасибо за ответ. Пока средний заработок меньше обычной зарплаты, но со следующего года ситуация может поменяться, так что этот момент будем учитывать.
        Ответить
  • Юлий 11 октября, 09:59
    И ещё вопрос - я компенсировал расходы на командировку уже после её завершения и составления авансового отчёта и перечислял сотруднику на банковскую карточку командировочные расходы (суточные + потраченные им на билеты/гостиницу деньги). В Эльбе ставил тип операции - "Выдача денег под отчет". Правильно ли я делал? Надо ли в Эльбе как-то дополнительно "закрывать" эту операцию?
    (ООО на УСН "Доходы")
    Ответить
    • Коробицина Дарья 11 октября, 16:26
      Всё правильно делали. Только каждую выдачу денег под отчёт закройте авансовым отчётом в разделе "Входящие документы".
      Ответить
  • Гость 11 октября, 16:25
    А когда в ЭЛЬБЕ можно будет заполнять АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ по командировочным, по материальным, и т.д. расходам?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 11 октября, 16:41
      Сейчас Эльба автоматически заполняет некоторые поля авансового отчёта. Когда вы создаёте списание в "Деньгах" с типом "Выдача денег под отчёт", в правом нижнем углу списания можно скачать авансовый отчёт. В нём автоматически заполняются основные поля — дата, ФИО ИП/название организации, данные сотрудника, сумма. Но оборотную сторону отчета с конкретным перечнем расходов Эльба автоматически не заполняет. Там же всё индивидуально, расходы всегда разные. В любом случае пришлось бы вручную вбивать, в Эльбе или в ворде.
      Ответить
  • Гость 14 октября, 08:50
    Скажите пожалуйста, нужно ли с суточных платить взносы в ПФР и ФСС или только в налоговую 13%, если выше 700 рублей?
    Ответить
    • Коробицина Дарья 14 октября, 09:29
      Сейчас сверхлимитные суточные не облагаются страховыми взносами, если их размер установлен во внутренних документах вашей компании (например, в положении о командировке). Но с 2017 года правила изменятся. И если вы будете платить суточные больше 700 рублей по РФ, 2500 за границей, сумма превышения будет облагаться и НДФЛ, и страховыми взносами.
      Ответить
  • Роман 28 октября, 03:25
    Очень полезная статья ! А скажите пожалуйста, если сотрудник едет в командировку на собственном автомобиле, что нужно компенсировать кроме суточных и проживания? ГСМ по чекам? Амортизацию ?
    Ответить
8 800 500-02-75
Найти

Темы

Подпишитесь на наши новости
Сегодня
отличный день,
чтобы начать!
Начать пользоваться Эльбой 30 дней бесплатно