В Эльбе есть шаблоны документов. Можно загрузить свои формы договоров, счётов, актов и других документов, и реквизиты клиентов подставятся в них автоматически. Хотим ещё раз рассказать о том, как всё работает.
Как добавить шаблон документа в Эльбу
Для оформления сделок не всегда подходят стандартные формы документов. Часто хочется избавиться от ненужных полей или, наоборот, дополнить информацию. Большинство документов в Эльбе можно создавать по своим шаблонам. Добавьте их в сервис, чтобы не перебивать вручную реквизиты клиентов.
Всё, что нужно сделать, — открыть свой документ в Ворде и наполнить его специальными словами. Мы называем их тегами. В то место документа, где нужно заполнить дату, поставьте тег {ДатаДокумента}. В место для номера — тег {НомерДокумента}. В поле, где указывается общая сумма, — {СуммаДокумента}. У Эльбы есть целый список, в котором для каждого реквизита предусмотрен свой тег. Скачайте список при создании шаблона и копируйте теги из него.
Теги хороши тем, что Эльба умеет их распознавать. Когда вы загрузите свой шаблон, в готовом документе для клиента вместо тегов появятся настоящие номер, дата создания, стоимость товаров или услуг. Так Эльба заменит каждый тег.
Придумайте свой тег для шаблона
Если в списке Эльбы нет нужного тега, создайте свой. Просто впишите название тега между фигурными скобками и вставьте его в шаблон.
Представим, у вас есть шаблон счёта, в котором для каждого клиента нужно указывать свой номер заказа. Добавьте в шаблон тег {Заказ №} и загрузите его в Эльбу. При создании счёта появится поле с названием «Заказ №», которое вы заполните для каждого клиента.
Это работает для любого документа. Например, можно изменять части договора для каждого клиента. В шаблон договора об оказании услуг вставьте тег {Срок оплаты}. В Эльбе при создании договора появится поле «Срок оплаты», в котором вы пропишете количество дней для оплаты услуги.
Если нужно для каждого клиента менять дату оказания услуг, прописывать условия гарантии или указывать контактное лицо — вставьте в шаблон свои теги и при создании документа заполняйте эти поля.
Смотрите видео, как работать с шаблонами документов в Эльбе:
Какие документы нельзя изменять
Есть небольшой список документов, у которых контролирующие органы запрещают изменять форму:
- приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, платёжная и расчётно-платёжная ведомости при выдаче зарплаты наличными,
- платёжные поручения и другие документы для банков,
- транспортные накладные,
- счета-фактуры.
Остальные документы вы можете разработать под себя. Главное, заполнить важные реквизиты:
- название документа,
- дата составления,
- ФИО ИП или название ООО,
- описание сделки,
- количество товаров или услуг,
- стоимость,
- должность,
- ФИО и подпись ответственного лица.
Статья актуальна на