Создавайте в Эльбе документы по своему шаблону

В Эльбе давно появились шаблоны документов. Можно загрузить свои формы договора, счёта, акта и других документов, и реквизиты клиентов автоматически туда подтянутся.

Мы обновили внешний вид раздела, добавили маленькую полезную возможность и хотим ещё раз рассказать о том, как всё работает.

Как добавить шаблон документа в Эльбу

Для оформления сделок не всегда подходят стандартные формы документов. Часто хочется избавиться от ненужных полей или, наоборот, дополнить информацию. Большинство документов можно создавать по своим шаблонам. Добавьте их в Эльбу, чтобы не перебивать вручную реквизиты клиентов.

Всё, что нужно сделать, — открыть свой документ в Ворде и наполнить его специальными словами. Мы называем их тегами. В то место документа, где нужно заполнить дату, поставьте тег {ДатаДокумента}. В место для номера — тег {НомерДокумента}. В поле, где указывается общая сумма, — {СуммаДокумента}. У Эльбы есть целый список, в котором для каждого реквизита предусмотрен свой тег. Скачайте список при создании шаблона и копируйте теги из него.

Теги хороши тем, что Эльба умеет их распознавать. Когда вы загрузите свой шаблон, в готовом документе для клиента вместо тегов появятся настоящие номер, дата создания, стоимость товаров или услуг. Так Эльба заменит каждый тег.

Новая возможность — придумайте свой тег для шаблона

Если в списке Эльбы нет нужного тега, создайте свой. Просто впишите название тега между фигурными скобками и вставьте его в шаблон.

Представим, у вас есть шаблон счёта, в котором для каждого клиента нужно указывать свой номер заказа. Добавьте в шаблон тег {Заказ №} и загрузите его в Эльбу. При создании счёта появится поле с названием «Заказ №», которое вы заполните для каждого клиента.

Это работает для любого документа. Например, можно изменять части договора для каждого клиента. В шаблон договора об оказании услуг вставьте тег {Срок оплаты}. В Эльбе при создании договора появится поле «Срок оплаты», в котором вы пропишете количество дней для оплаты услуги.

Если нужно для каждого клиента менять дату оказания услуг, прописывать условия гарантии или указывать контактное лицо — вставьте в шаблон свои теги и при создании документа заполняйте эти поля.

Смотрите видео, как работать с шаблонами документов в Эльбе:

 ​

Какие документы нельзя изменять

Есть небольшой список документов, у которых контролирующие органы запрещают изменять форму:

• приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, платёжная и расчётно-платёжная ведомости при выдаче зарплаты наличными,
• платёжные поручения и другие документы для банков,
• транспортные накладные,
• счета-фактуры.

Остальные документы вы можете разработать под себя. Главное, заполнить важные реквизиты:

• название документа,
• дата составления,
• ФИО ИП или название ООО,
• описание сделки,
• количество товаров или услуг,
• стоимость,
• должность,
• ФИО и подпись ответственного лица.