Создавайте в Эльбе документы по своему шаблону

В Эльбе давно появились шаблоны документов. Можно загрузить свои формы договора, счёта, акта и других документов, и реквизиты клиентов автоматически туда подтянутся.
Мы обновили внешний вид раздела, добавили маленькую полезную возможность и хотим ещё раз рассказать о том, как всё работает.
Как добавить шаблон документа в Эльбу
Для оформления сделок не всегда подходят стандартные формы документов. Часто хочется избавиться от ненужных полей или, наоборот, дополнить информацию. Большинство документов можно создавать по своим шаблонам. Добавьте их в Эльбу, чтобы не перебивать вручную реквизиты клиентов.
Всё, что нужно сделать, — открыть свой документ в Ворде и наполнить его специальными словами. Мы называем их тегами. В то место документа, где нужно заполнить дату, поставьте тег {ДатаДокумента}. В место для номера — тег {НомерДокумента}. В поле, где указывается общая сумма, — {СуммаДокумента}. У Эльбы есть целый список, в котором для каждого реквизита предусмотрен свой тег. Скачайте список при создании шаблона и копируйте теги из него.
Теги хороши тем, что Эльба умеет их распознавать. Когда вы загрузите свой шаблон, в готовом документе для клиента вместо тегов появятся настоящие номер, дата создания, стоимость товаров или услуг. Так Эльба заменит каждый тег.
Новая возможность — придумайте свой тег для шаблона
Если в списке Эльбы нет нужного тега, создайте свой. Просто впишите название тега между фигурными скобками и вставьте его в шаблон.
Представим, у вас есть шаблон счёта, в котором для каждого клиента нужно указывать свой номер заказа. Добавьте в шаблон тег {Заказ №} и загрузите его в Эльбу. При создании счёта появится поле с названием «Заказ №», которое вы заполните для каждого клиента.
Это работает для любого документа. Например, можно изменять части договора для каждого клиента. В шаблон договора об оказании услуг вставьте тег {Срок оплаты}. В Эльбе при создании договора появится поле «Срок оплаты», в котором вы пропишете количество дней для оплаты услуги.
Если нужно для каждого клиента менять дату оказания услуг, прописывать условия гарантии или указывать контактное лицо — вставьте в шаблон свои теги и при создании документа заполняйте эти поля.
Смотрите видео, как работать с шаблонами документов в Эльбе:
Какие документы нельзя изменять
Есть небольшой список документов, у которых контролирующие органы запрещают изменять форму:
- приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, платёжная и расчётно-платёжная ведомости при выдаче зарплаты наличными,
- платёжные поручения и другие документы для банков,
- транспортные накладные,
- счета-фактуры.
Остальные документы вы можете разработать под себя. Главное, заполнить важные реквизиты:
- название документа,
- дата составления,
- ФИО ИП или название ООО,
- описание сделки,
- количество товаров или услуг,
- стоимость,
- должность,
- ФИО и подпись ответственного лица.
У нас был опыт с конструктором договоров, и он оказался достаточно проблемным. Пока ничего проще Ворда не придумали)
Жёсткая связь документов, только чтобы обезопасить от случайного удаления, мне кажется, не очень гуманной :) И если такая проблема есть, то хочется её решить другим способом. Тем более, думаю, что есть пользователи, которые создают документы на основе другого не только для одного клиента.
Поговорим ещё с проектировщиками интерфейсов, что они на это скажут :)
Ну каждый, конечно, сам выбирает, как ему удобно.
А было бы круто отключать группировку и смотреть все акты, сортируя по дате (по номерам) и т.д.
Группировка по заказам заблокировала эти простые вещи.
Заказы по сути мало что изменили при просмотре только актов или счетов, просто сверху идет указание какой это заказ.
Остается это разбиение на заказы, из-за которого нельзя проследить, все ли акты выставлены, или потерялось чего. Приходится мониторить каждый заказ. До их введения с этим было проще.
К примеру нет акта/ накладной. Собственно и акты отдельно выбирать не требуется - просмотрел по заказам где какие недоделки и все.
А раньше по-моему (хотя могу ошибаться) так же и группировало, потому что помимо заказов идет группировка по контрагентам.
Чтобы можно было сделать что-то вроде "Создать документ на основе этого" >> "Такой же договор", и выбрать там шаблон приложения с шапкой вида "Приложение № {НомерДокумента} от {ДатаДокумента} к Договору № {Номер договора} от {Дата договора}."
Попробовал так, не заработало, просит заполнять руками Номер договора и Дата договора.
Этот способ сработает только со своими шаблонами. Потому что в стандартных договорах Эльбы там номер и дата обозначается тегами {НомерДокумента}, {ДатаДокумента}, которые Эльба умеет заполнять автоматически.
А если бы через свой smtp сервер с правильно настроенными DKIM подписями можно было отправлять, такой проблемы не было бы.
Я может чего-то не понимаю, а можно загрузить шаблон доверенности?
P.S. Когда добавите УПД ? Надоело уже тратить бумагу на накладные и счет фактуры :)
Шаблон доверенности можно загрузить, это будет группа «Другие документы».
А УПД пока не планировали даже :(
К сожалению, в планах реализации УПД нет. Пожелания от пользователей собираются и передаются разработчикам. Ваше пожелание также зафиксировала. Сроков по реализации назвать не могу :(
Спасибо, любимая Эльба :))
Вообще желательно было бы сделать работу над правами доступа пользователей, чтобы определенная группа пользователей видела только те документы которые создает.
Права доступа, да. Знаем про такое пожелание. Эта задачка пока не прошла планирование на ближайшее время, но на будущее надежда есть :)
Но нужно лучше :)
1. Не хватает настройки полей. Не только автоматическое текстовое поле, но и выпадающий список с вариантами значений, привязки к разделу товаров, прочие типы полей. Группировки полей, сложной логики (если поле А включено, то добавить поля Б и В к заполнению и т.п.).
2. Сквозную нумерацию бы (если появились пункты от условий заполнения полей, то нумерация сбивается).
3. Валидаторы и маски ввода к полям (email, телефон).
4. Если делаем поле "ОбъемЧасов", хочется чтобы поле "ОбъемЧасовПрописью" программа делала автоматически, во избежание человеческих ошибок.
5. Тег {ФактурнаяЧасть} слишком всеобъемлющ, его бы распилить на части.
Ребята из Эльбы весьма оперативно за всем этим следят и дорабатывают продукт.
В принципе шаблонами пользуюсь ежедневно для выставления счетов и договоров. Теперь станет гораздо удобнее и проще.
Интересует такой вопрос - мы в каждый выставленный договор-счет вставляем изображение товара. Для этого приходится экспортировать договор из Эльбы, вставлять фото и только потом слать клиенту. Хотелось бы иметь возможность добавить картинку в договор непосредственно в Эльбе... Было бы ну прям совсем круто! ;)
P.S. Может это возможно, а я не знаю как?
Но наверное это будут делать лет 5 еще.
Наметили ближайший план изменений/дополнений, выложите в блог голосование, что лучше и быстрее ввести, то и делайте, а не сидите на своей волне, и уж, тем более, закройте ваш канал на UserEcho, т.к. там идеи по 2-3 года реализовываются.
Абсолютно никакой клиентоориентированности, при том, что цены у вас не самые дешевые по рынку.
И наконец есть возможность загрузить качественную печать и подпись, потому что Эльба с моими картинками делала что-то страшное, и в таком виде клиентам отправлять было нельзя.
p.s. PDF из этого счастья нормально генерится?
И остается одна большая проблема, которую совсем не решают такие шаблоны — документы нельзя редактировать. Это в частности касается договоров. Хорошо, что добавили кастомные поля, но в случаях, когда договор проходит каике-то стадии согласования и требуются изменения, шаблон становится бесполезным. Отсюда рождается идея:
Шаблон в онлайн-редакторе, как оно и есть сейчас, когда создаешь договор по шаблону какого-то из ранее сделанных. Т.е. запилишь договор как надо, и создаешь по его образу и подобию каждый последующий, а если надо что-то изменить, просто заходишь и редактируешь — profit!
У меня Эльба при создании договора по-умолчанию подставлять последний использованный шаблон.
> p.s. PDF из этого счастья нормально генерится?
При просмотре договора справа есть кнопки: http://joxi.ru/aD2PRE5HQl4kr3
PDF выглядит отлично, часто пользуемся.
> документы нельзя редактировать.
Почему же? Вполне себе можно, там же справа качаем DOC и вносим правки.
Правда, нужно где-то держать эту версию с изменениями.
Это они действительно не подумали.
Очень круто теперь стало. Большое спасибо за вам!
Было бы очень полезно.
Но еще не хватает разделения на типы полей.
Например мне не хватает у вас тега "Окончания работ", который должен иметь тот же тип "Дата" как и тэг {ДатаДокумента}. Теперь тэг есть, но писать его надо руками, а не выбирать так же удобно из выпадающего контрола.
Не плохо бы добавить префикс в систему тэгов. Это бы расширило функционал.
А можно ли сделать фактурную часть тоже редактируемой?
Либо сделать, наконец, шаблон счета на английском языке.
Мне нужны счета на английском языке, но сделать их в Эльбе не получается, т. к. часть текста остается на русском.
А можно ли сделать фактурную часть тоже редактируемой?
Либо сделать, наконец, шаблон счета на английском языке.
Мне нужны счета на английском языке, но сделать их в Эльбе не получается, т. к. часть текста остается на русском.
Что-то я не понял? Просил предоставить возможность редактирования фактурной части ещё в 2015 году! Так и не сделали?!?!!? Оказываю только услуги. Зачем мне в счете и акте работы или товары??? Постоянно приходится исправлять! Это уже напоминает раздел о полномочиях пользователей, которые не могут нормально сделать на протяжении 4 лет...
Также вступил в силу новый тип документа - УПД. Его нет в Эльбе...
УПД на данный момент не реализован в Контур.Эльбе. Вы можете создать/найти данную идею на портале ЮзерЭхо - https://kontur.userecho.com/forums/1-legkaya-versiya/.
Непонятно, почему нельзя сделать - неужели это так сложно?
Без оплаты платежки не скачать. Вы можете, разве что, сформировать бумажную платежку для оплаты в банке и переписать из нее реквизиты вручную, либо сформировать платежки, например, на сайте налоговой https://service.nalog.ru или в банке.
Такого пожелания мы ещё не встречали, передам его разработчикам.
Пока что могу предложить только обходной вариант — создать свои шаблоны документов, добавив в них собственные теги для краткого наименования контрагента и полного наименования своей организации, и при создании документа вводить наименования вручную.