Пошаговая инструкция по переходу на онлайн-кассы

Подробнее о том, чем онлайн-кассы отличаются от обычных, кому и зачем они нужны, мы уже писали в статье «Как перейти на онлайн-кассы». Если ещё не разобрались, что к чему — сначала прочитайте её.

Первыми столкнулись с покупкой онлайн-касс те, кто зарегистрировал бизнес в этом году, и продавцы алкоголя. Они уже не могут работать с обычными кассами.

До 1 июля онлайн-кассу должны купить те, кто сейчас работает с обычной кассой, и те, кто принимает оплату картой через интернет.

Если вы попадаете в этот список, то подключите онлайн-кассу до 1 июля 2018 года:

1. ИП и ООО на ЕНВД и патенте, кроме продавцов алкоголя.
2. Продаёте через торговый автомат.
3. Оказываете услуги физическим лицам и выдаёте бланки строгой отчётности.

Узнайте, можно ли модернизировать старую кассу

Цена зависит от производителя и модели

Некоторые кассы можно улучшить до новых правил: заменить ЭКЛЗ на фискальный накопитель, установить ПО и подключить к интернету. Если ваша касса не старше 3 лет, это обойдётся дешевле, чем покупка оборудования с нуля.

Узнайте стоимость модернизации и сравните с затратами на новую кассу. Учитывайте не только цену, но и возможности оборудования. Иногда выгоднее переплатить за кассу, которая умеет больше и ускорит ваши процессы.

Обратитесь к производителям кассы: они подскажут, можно ли её улучшить до требований нового закона. Или самостоятельно проверьте старую кассу на сайте налоговой. Там опубликовали перечень тех, которые можно модернизировать.

Или купите новую кассу

Цена — от 20 до 50 тысяч рублей

На рынке много компаний, которые помогут подобрать кассу под нужды вашего бизнеса. Выбор модели зависит от того, что вы продаёте, как и где принимаете оплату и сколько готовы заплатить за оборудование.

Например, курьерам или таксистам нужна небольшая касса, которую легко возить с собой. Для обычного магазина размер кассы не так важен. А если у вас есть товароучётная система или другое ПО для автоматизации торговли, выбирайте кассу, которая с ним интегрируется.

Важно, чтобы касса была в реестре тех, которые одобрила налоговая. Сверьтесь с ним перед покупкой.

Вот что выбрали другие предприниматели.

Носачев Алексей, владелец сервисного центра по ремонту техники Эпл «PimpMyMac».

Мы купили кассу АТОЛ 30Ф у компании LifePay. С учётом поставки оборудования, регистрации электронной подписи и настройки процесс занял меньше недели. По стоимости всё обошлось примерно в 30 тысяч рублей, включая полгода обслуживания в кассовом «облаке». Пока мы напрямую подключили кассу кабелем к смартфону и прямо с него печатаем чеки с номенклатурой из облачного каталога. Всё просто и удобно.

Александр Голышев, продаёт медицинскую литературу. У Александра три интернет-магазина с книгами по травме и ортопедии, дерматологии и ЛОР. Раньше кассой не пользовался и получал оплату через почту, курьерские компании и пункты выдачи. Купил кассу, чтобы продавать в своём офисе и на выставках.

Мы планируем использовать кассу и в офисе, и на выезде, поэтому искали мобильную модель. Предпочтение отдавали кассам компании Атол, которые интегрируются с нашей товароучётной системой. В марте такой моделью была Атол 11ф, которую мы заказали в максимальной комплектации. Чеки распечатываем и со смартфона, и с компьютера.

Цены на конец марта:

       – касса 20 800 рублей,

       – фискальный накопитель 9 500 рублей.

Оплатили счёт в конце марта. Нам пообещали, что кассу и фискальный накопитель поставят через 2 недели. Но в итоге мы ждали почти 2 месяца.

Позже планируем подключить кассу для интернет-магазина, чтобы получать платежи на сайте. Уже выбрали модель Атол Онлайн. Касса фактически будет находиться у них на сервере и самостоятельно отправлять электронные чеки покупателю.

По поводу кассы для интернет-расчётов остаётся много неясных моментов.

Можно ли одну и ту же кассу использовать для офлайн и онлайн расчётов или нужна другая касса? Одни говорят, отключить печать чеков и использовать кассу только для интернет-расчётов. Тогда непонятна регистрация кассы на сайте налоговой. Если ставишь галочку «Используется для расчётов в сети интернет», значит ли это, что её нельзя использовать для офлайн-расчётов? А если галочку не ставишь, можно ли кассу использовать для расчётов в интернете? По другому мнению нужно смотреть реестр касс на сайте налоговой. Лишь у одной кассы в разделе «Используется только для расчётов в сети интернет» стоит «Да». Косвенный вывод — кассы всё-таки можно использовать для любых расчётов, и отдельная касса для получения оплаты онлайн не потребуется. Но по этому вопросу нет официальных разъяснений налоговой.

Сколько касс для расчётов в интернете нужно, если получать оплату через нескольких сайтах? В п. 2 ст. 4.2 закона № 54-ФЗ упоминается, что при регистрации кассы для расчётов в интернете нужно указать адрес или адреса сайтов. Но по факту вам не удастся вписать несколько доменов. Говорят, что налоговая знает о проблеме и должна её решить. На одном из конгрессов рассказали, что если вписывать домены не через пробелы, а через слэши, можно систему обмануть.

Можно ли ПО одной кассы связать с 3 разными сайтами? Те, кто занимаются интеграцией, пока не дают ответ.

Мы решили сравнить цены касс разных поставщиков оборудования и сервисов для торговли. Оказалось, что задача не из лёгких. На сайтах дают неполную информацию, а некоторые — даже не указывают цену. Приходится звонить и узнавать. Процесс затягивается, потому что не все сразу отвечают на вопросы и предлагают ждать звонка от менеджера по продажам. Поэтому запаситесь терпением:) А перед этим гляньте табличку с ценами, чтобы знать, чего ожидать.

Мы рассматривали комплекты, которые включают фискальный принтер чеков, планшет, на который устанавливается кассовое ПО, и фискальный накопитель. Можно потратить меньше, если купить только фискальный регистратор с накопителем и подключить его к своему компьютеру. 

Компания	Касса	Кассовое ПО	Денежный ящик	Сканер штрих-кода
Контур.Маркет	27 500 руб.	Входит в цену кассы	5 200 руб.	1 900 руб.
Эвотор	28 500 руб.	Входит в цену кассы	—	1 500 руб.
Екам	28 500 руб.	15 360 руб. в год	2 834 руб.	2 268 руб.
Lifepay	32 990 руб.	15 000 руб. в год	2 990 руб.	2 990 руб.
Дримкас	32 990 руб.	Входит в цену кассы	5 000 руб.	4 000 руб.
Модулькасса	33 000 руб.	Полгода в подарок, потом — 7 080 или 13 080 руб. в год	5 500 руб.	6 000 руб.
Мерката	33 490 руб.	15 000 руб. в год	2 200 руб.	2 800 руб.

Оформите электронную подпись

Цена — до 4 500 рублей

Подпись нужна, чтобы подключиться к оператору фискальных данных и зарегистрировать кассу через интернет без визита в налоговую.

Электронная подпись, которой вы подписываете отчётность в Эльбе, не подойдёт. Выпуск новой через удостоверяющий центр СКБ Контур обойдётся в 3 000 — 4 500 рублей.

Заключите договор с операторами фискальных данных

Цена — до 3 000 рублей за одну кассу

Это посредник между вами и налоговой. К нему будут поступать чеки с онлайн-кассы, потом он обработает их и передаст в налоговую. Без договора с ОФД налоговая не зарегистрирует вашу кассу.

Список ОФД, с которыми можно заключить договор, налоговая разместила на своём сайте.

Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС и в личном кабинете ОФД

Самостоятельно — бесплатно. Услуги другой компании — до 3 000 рублей.

Плюс нового закона в том, что теперь не нужно идти в налоговую с бумажками в одной руке и кассой в другой. Вы можете зарегистрировать кассу в личном кабинете на сайте ФНС или через ОФД. Для этого нужна электронная подпись. Это несложно сделать самостоятельно. Также есть компании, которые предлагают услуги по регистрации.

Александр Голышев

Компания, у которой мы заказывали кассу, навязала нам услугу по регистрации кассы в личном кабинете ФНС и подключению к ОФД. Мотивировали тем, что в стране дефицит фискальных накопителей и поставщик опасается их перепродажи. Поэтому предоставляет фискальные накопители только при гарантии регистрации. Услуга обошлась нам в 3000 рублей.

Процедура регистрации на сайте ФНС и ОФД занимает не больше часа, если:

   – есть личный кабинет на сайте налоговой

   – заключен договор с ОФД

   – есть настройки для подключения

   – выпущена электронная подпись.

На следующий день после регистрации кассы мы начали работать.

Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно:

1. Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой. Для этого нужна электронная подпись.
   Личный кабинет ИП
   Личный кабинет ООО
2. В разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ» → «Заполнить параметры заявления вручную».
3. Заполните обязательные поля заявления: ваши данные, ИНН, адрес и название места установки кассы, её модель и заводской номер, реквизиты ОФД.
4. Подпишите заявление электронной подписью и отправьте.
5. Не позже следующего рабочего дня налоговая сообщит ваш регистрационный номер. В разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» появится ваша касса.
6. Не позже следующего рабочего дня после этого сформируйте на ККТ отчёт о регистрации и передайте сведения из него в налоговую. После этого распечатайте на кассе чек-отчёт. Как это сделать, посмотрите в инструкции производителя вашей кассы.
7. Отправьте сведения из чека-отчёта в налоговую. Для этого в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» кликните на регистрационный номер и на кнопку «Завершить регистрацию». Внесите сведения из чека-отчёта и нажмите клавишу «Подписать и отправить».
8. В течение пяти рабочих дней со дня отправки отчёта налоговая разместит в личном кабинете карточку о регистрации.

Инструкция по регистрации ККТ со скриншотами, pdf

Видео о регистрации ККТ

Выберите товароучётную систему и интегрируйте с кассой

Цена — от 2 000 до 12 000 рублей в год

Если хотите автоматизировать торговлю, подключитесь к товароучётной системе. С её помощью вы будете учитывать товар на складке, управлять закупками, иконтролировать продажи. Вы сможете интегрировать её с кассой, чтобы товар автоматически списывался. 

Александр Голышев

Для работы с кассой используем товароучётную систему Мой Склад. Оттуда автоматически подтягивается название товара и его остаток на складе уменьшается.

Посмотрите такие товароучётные системы, как Контур.Маркет, Мой Склад, Лайфпэй Динамика или Лайтбокс. Их возможности во многом пересекаются.

Закажите кассу до 1 июля, чтобы избежать штрафа

Если вы спохватитесь только к концу июня, может не хватить фискальных накопителей, потому что предприниматели начнут в спешке покупать оборудование. Из-за этого не все успеют вовремя перейти на новые правила.

Налоговая обещает не штрафовать, если вы заказали кассу, но ещё не получили её от поставщика. Это подтверждает письмо Минфина. Поэтому заключите договор на поставку кассы до 1 июля, чтобы выполнить требования закона.

Сервисы для работы с кассами от СКБ Контур

Оператор фискальных данных 

Контур.ОФД — это не только посредником между вами и налоговой. Ещё вы сможете отправлять электронные чеки покупателям и анализировать работу каждой торговой точки через личный кабинет.

Посмотрите демоверсию, чтобы понять, удобно ли это для вас.

Контур.ОФД приготовил скидку 10% для пользователей Эльбы. Подключение одной кассы к ОФД обойдётся вам в 2 700 рублей вместо 3 000 рублей. Скидка действует до 19 июня.

Если покупать Контур.ОФД вместе с электронной подписью, выйдет дешевле — 5 000 вместо 6 000 рублей.

Товароучётная система  

Контур.Маркет помогает вести учёт товаров, печатать их название в чеке и контролировать продажи. Умеет работать с ЕГАИС.

Цена — от 2 000 до 8 000 в год, зависит от тарифа. До 30 июня вы можете купить несколько сервисов со скидкой: кассу, ОФД и Контур.Маркет. Подробности акции — на сайте.

Подробнее о переходе на онлайн-кассы читайте в нашем бесплатном онлайн-курсе. 8 уроков расскажут. как выбрать кассу, получить налоговый вычет и работать без штрафов.

С онлайн-кассами до сих пор много неясных моментов, поэтому важен опыт каждого из вас. Делитесь в комментариях своими историями: как вы подключали кассу, какую модель выбрали, с какими проблемами столкнулись. Это будет полезно для тех предпринимателей, кому это только предстоит.