Если вы решили нанять сотрудника, запаситесь бумагой и терпением — вас ждёт большой список документов, которые нужно оформить. Мы перечислили всё, что вам предстоит.
Взять у сотрудника документы
- Паспорт.
- Бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки).
- СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персучета (АДИ-РЕГ) — если есть.
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
- Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.
О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.
Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней
Оформить недостающие документы
Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.
Оформите уведомление АДИ-РЕГ
Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.
Чтобы оформить АДИ-РЕГ:
- Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
- Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
Скачать АДВ-1
Образец заполнения АДВ-1 - Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
Скачать АДВ-6-1 - Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
- ПФР сформирует уведомление о регистрации в системе персучета.
Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:
- лично в ПФР;
- в МФЦ;
- через портал госуслуг;
- в Личном кабинете на сайте ПФР.
Трудовая книжка
С 1 января 2021 года для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, оформляют только электронные трудовые книжки. Для этого достаточно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме.
Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно
Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:
- Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
- Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
- Сотрудники до 18 лет.
- Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.
Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.
Статья: кто и когда должен проходить медосмотр
Разработать локальные акты, если хотите
Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.
Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.
Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.
Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.
Подписать трудовой договор
Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.
Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.
Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.
Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.
Оформить приказ о приёме на работу
Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.
Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.
Провести инструктаж по охране труда
Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.
Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.
От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.
Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа
Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.
Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.
Чтобы провести вводный инструктаж:
- Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
- Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
- Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
- Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
Скачать журнал проведения инструктажа
Статья: организация охраны труда на небольшом предприятии
Заполнить личную карточку сотрудника
Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.
Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.
Составить штатное расписание
Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:
- Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
- Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
- Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность.
- Размер оклада и надбавки, если она есть.
Скачать шаблон штатного расписания
Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников
Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.
Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.
Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.
Сообщить о найме бывшего госслужащего
Если взяли на работу бывшего госслужащего, сообщите на место его службы в течение 10 дней. Подробнее о том, зачем и как это делать, читайте в статье «Бывшие госслужащие: что учесть при найме».
Что ещё?
Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:
- Провести спецоценку рабочих мест. Подробнее об этом читайте в статье Спецоценка условий труда.
- Вести график отпусков. Подробнее о нём читайте в статье Как отправить сотрудника в отпуск.
- Вести табель учёта рабочего времени.
- А ещё: вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные и сдавать кучу отчётности. Читайте статьи нашей справочной в разделе «Работа с сотрудниками» — там рассказываем об этом подробно.
А что если это не делать?
Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.
Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2021 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.
Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.
Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:
— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.
— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.
— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.
— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.
Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.
Памятка
Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:
- Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
- Приказ о приёме на работу.
- Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
- Медицинская книжка работника, если она нужна.
- График отпусков.
- Табель учёта рабочего времени.
- Личная карточка работника.
- Штатное расписание.
- Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
- Документы воинского учёта.
- Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.
Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.
Статья актуальна на