Если вы решили нанять сотрудника, запаситесь бумагой и терпением — вас ждёт большой список документов, которые нужно оформить. Мы перечислили всё, что вам предстоит.
Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.
При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.
Взять у сотрудника документы
- Паспорт.
- Трудовую книжку.
- Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
- Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.
О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.
Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней
Оформить недостающие документы
Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.
Пенсионное свидетельство или СНИЛС
СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.
Чтобы оформить СНИЛС:
- Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
- Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
Скачать АДВ-1
Образец заполнения АДВ-1 - Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
Скачать АДВ-6-1 - Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
- Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
- Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
- Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.
Трудовая книжка
Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:
- Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте образец заявления.
- Заполните титульный лист трудовой книжки.
- Сделайте запись о приёме на работу.
Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно
Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:
- Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
- Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
- Сотрудники до 18 лет.
- Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.
Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.
Разработать локальные акты, если хотите
Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.
Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.
Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.
Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.
Подписать трудовой договор
Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.
Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.
Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.
Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.
Оформить приказ о приёме на работу
Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.
Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.
Провести инструктаж по охране труда
Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.
Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.
От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.
Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа
Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.
Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.
Чтобы провести вводный инструктаж:
- Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
- Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
- Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
- Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
Скачать журнал проведения инструктажа
Заполнить личную карточку сотрудника
Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.
Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.
Составить штатное расписание
Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:
- Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
- Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
- Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность.
- Размер оклада и надбавки, если она есть.
Скачать шаблон штатного расписания
Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников
Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.
Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.
Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.
Что ещё?
Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:
- Провести спецоценку рабочих мест. Подробнее об этом читайте в статье Спецоценка условий труда.
- Вести график отпусков. Подробнее о нём читайте в статье Как отправить сотрудника в отпуск.
- Вести табель учёта рабочего времени.
- А ещё: вовремя выдавать зарплату, оплачивать отпуска и больничные и сдавать кучу отчётности. Читайте статьи нашей справочной в разделе «Работа с сотрудниками» — там рассказываем об этом подробно.
А что если это не делать?
Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.
Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.
Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.
Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:
— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.
— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.
— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.
— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.
Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.
Памятка
Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:
- Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
- Приказ о приёме на работу.
- Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
- Медицинская книжка работника, если она нужна.
- График отпусков.
- Табель учёта рабочего времени.
- Личная карточка работника.
- Штатное расписание.
- Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
- Документы воинского учёта.
- Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.
Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.
Только пропущен важный пункт:
уничтожить копии паспорта и документов воинского учета после внесения данных в личную карточку работника.
Иначе чревато претензиями Роскомнадзора. Пример: Дело Арбитражного суда № А53-12557/2013
У нас есть статья, где мы объяснили, почему с директором-единственным учредителем нужно заключить трудовой договор. Если интересно, почитайте: https://e-kontur.ru/enquiry/194
https://kontur.ru/articles/4571
Нет, оформлять ИП как сотрудника не нужно, но пройти обучение ИП должны согласно ст. 225 ТК РФ.
Схема, в общем, отличная, позволяет забить на ТК РФ и сильно сэкономить на НДФЛ и взносах. Только в ФНС тоже не дураки сидят - как видят, что сумма НДФЛ упала - сразу будут вопросы задавать и могут признать эти отношения трудовыми, с кучей неприятных последствий.
Вы можете освободить их только от первичного и повторного инструктажей, в статье есть образец приказа, который для этого нужно оформить. В нём перечислите все должности, которые освобождаете.
И, получается, обучение по охране труда директору в любом случае надо пройти?
ИП занимается ТО (замена масла) и ремонтом автотранспорта... надо медосмотр?
Обучение инструктажу - платное ! Очередное выкачивание денег?? Где ему обучают?? Кто?? Почему раньше этого не писали?? Получается у меня все работники расписавшиеся в инструкции по охране труда при приеме на работу инструктаж не прошли , так как сама ИП не платила за корочку? ?
От чего вообще освобождает типовой договор для микропредприятия тогда? можно конкретнее??
А в приходно-расходной книге отражается движение новых трудовых книжек и вкладышей — покупка и расход.
Т.е., если далее выпустить приказ об освобождении должности сотрудника от дальнейших инструктажей, то получается, что никаких инструктажей он может не проходить теперь ? Нужно ли тогда вести журнал инструктажа ? Если нужно, то что в нем заполнять (или оставить пустым) ?
Если инструктажи не проводились, а с работником произошел несчастный случай, то это могут признать одной из причин несчастного случая, и тогда суд обяжет выплатить моральный ущерб пострадавшему работнику.
Об этом — в статье 217 Трудового кодекса.
Теперь вопрос. В перечне вредных и опасных условий труда есть пункт (один из многих, но, возможно, самый интересный для ЦА Эльбы) "3.2.2.4. электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ (работа по считыванию, вводу информации, работа в режиме диалога в сумме не менее 50% рабочего времени)". Фактически под него попадают все офисные работники.
Вопрос - как и где зафиксировать, что работник проводит менее 50% времени за ЭВМ? Ну может он там схемы рисует или книги умные читает.
Подскажите, пожалуйста, нужно ли мне проходить обучение "охрана труда для руководителей и специалистов". Я единственный учредитель ООО и соответственно единственный работник по договору. Офиса нет, работаю из дома.
Спасибо.
В соответствии с условиями договора организация получает результат от работы (услуги), а гражданин - вознаграждение. Организация обязана удержать из суммы вознаграждения гражданина налог на доходы физических лиц в размере 13% для перечисления в соответствующий бюджет (ст. ст. 224, 226 НК РФ).
Думаю, чтобы точно понять куда попали платежи, нужно сделать сверку с ФНС, а именно выписку операций по расчетам с бюджетом. Это можно сделать в разделе «Отчетность → Сверка с налоговой» в Эльбе.
Для расшифровки сверки воспользуйтесь нашей статьей https://e-kontur.ru/enquiry/231.
Если не сможете самостоятельно разобраться отправьте файл сверки с подробным описанием вашего вопроса на почту e@kontur.ru, мы постараемся вам помочь.
Если же такая необходимость есть, то в типовой трудовой договор можно добавить пункт согласия обработки ПДн, с уже нанятыми заключить соглашение.
Заранее спасибо.
На сколько понимаю, в этом случае нужно в качестве места работы указать ваш адрес регистрации как ИП или указать, что у сотрудника разъездной характер работы. Об этом пишут редакторы ГлавКниги: http://glavkniga.ru/situations/s503778.
На всякий случай рекомендую вам задать ещё этот вопрос, например, на buhonline.ru.