Вернуться в блог

Какие документы оформить при найме сотрудника

Если вы решили нанять сотрудника, запаситесь бумагой и терпением — вас ждёт большой список документов, которые нужно оформить. Мы перечислили всё, что вам предстоит.

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.

Взять у сотрудника документы

  1. Паспорт.
  2. Трудовую книжку.
  3. Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
  4. Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
  5. Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
  6. Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
  7. Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.

Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство или СНИЛС

СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.

Чтобы оформить СНИЛС:

  1. Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
  2. Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
    Скачать АДВ-1
    Образец заполнения АДВ-1
  3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
    Скачать АДВ-6-1
  4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
  5. Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
  6. Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
  7. Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:

  1. Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте образец заявления.
  2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
  3. Сделайте запись о приёме на работу.

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

  1. Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
  2. Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
  3. Сотрудники до 18 лет.
  4. Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

  1. Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
  2. Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
  3. Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
  4. Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
    Скачать журнал проведения инструктажа

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

  1. Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
  2. Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
  3. Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность. 
  4. Размер оклада и надбавки, если она есть.

Скачать шаблон штатного расписания

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

  1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
  2. Приказ о приёме на работу.
  3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
  4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
  5. График отпусков.
  6. Табель учёта рабочего времени.
  7. Личная карточка работника.
  8. Штатное расписание.
  9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
  10. Документы воинского учёта.
  11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Подпишитесь на новые статьи

Раз в месяц напишем об изменениях в законах, обновлениях
в сервисе и о бухгалтерии для предпринимателей

Подписаться
48 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Артём 10 августа, 13:45
    Хороший гайд.
    Только пропущен важный пункт:
    уничтожить копии паспорта и документов воинского учета после внесения данных в личную карточку работника.

    Иначе чревато претензиями Роскомнадзора. Пример: Дело Арбитражного суда № А53-12557/2013
    Ответить
    • Сергеева Дарья 11 августа, 08:16
      Артём, спасибо за дополнение, внесла эту информацию в статью.
      Ответить
    • Людмила 21 августа, 15:18
      в первый раз об этом слышу, а где это в законе прописано?
      Ответить
  • Гость 10 августа, 15:16
    Подскажите, какие документы нужны если ООО генеральный директор в единственном числе, он же учредитель?
    Ответить
    • Сергеева Дарья 10 августа, 16:32
      Директора нужно оформлять как обычного сотрудника, даже если он же — единственный учредитель. Поэтому и список документов аналогичный. Даже инструктаж придётся провести. Самому себе :(
      У нас есть статья, где мы объяснили, почему с директором-единственным учредителем нужно заключить трудовой договор. Если интересно, почитайте: https://e-kontur.ru/enquiry/194
      Ответить
      • Таня 11 августа, 10:43
        а если директор нанят полгода назад, а инструктаж он проведет сам себе только в эти дни - это не фатально?)
        Ответить
        • Сергеева Дарья 11 августа, 16:12
          Главное, чтобы в ближайшие полгода трудовая инспекция не провела проверку, потому что срок давности за это правонарушение — один год. В любом случае стоит провести этот инструктаж сейчас.
          Ответить
      • Вадим 14 августа, 17:58
        моя любимая тема :) статья в Контур.Журнале с иным мнением
        https://kontur.ru/articles/4571
        Ответить
      • Людмила 21 августа, 16:32
        сам себе пишет приказ о своем назначении, платно обучается на инструктаж и сам себе его проводит... ахаха... сивая кобыла нервно курит в сторонке(..
        Ответить
      • Александр 31 августа, 10:02
        А ИП тоже нужно оформлять как сотрудника и проводить инструктаж?
        Ответить
        • Кириченко Юлия 2 сентября, 17:00
          Добрый день, Александр.
          Нет, оформлять ИП как сотрудника не нужно, но пройти обучение ИП должны согласно ст. 225 ТК РФ.
          Ответить
          • Алексей 11 сентября, 15:35
            Вопрос был о другом. Вместо трудового договора, работник оформляется как ИП и с ним заключается гражданско-правовой договор. В этой ситуации действие 225 ТК РФ на отношения Заказчик (ранее работодатель) и Исполнитель ИП (ранее работник) не распространяются и никакого обучения проходить не надо.
            Схема, в общем, отличная, позволяет забить на ТК РФ и сильно сэкономить на НДФЛ и взносах. Только в ФНС тоже не дураки сидят - как видят, что сумма НДФЛ упала - сразу будут вопросы задавать и могут признать эти отношения трудовыми, с кучей неприятных последствий.
            Ответить
            • Сергеева Дарья 11 сентября, 16:13
              Алексей, вы всё верно говорите. И схема всем хороша, кроме одного нюанса: если налоговая выяснит, что отношения между вами и ИП — по факту трудовые, признает договор трудовым и доначислит налоги. Вот тут хорошая статья про такую ситуацию: https://journal.tinkoff.ru/omg/ip-dogovor-nalogi/
              Ответить
  • Юлий 10 августа, 19:46
    А если все сотрудники, включая директора, работают исключительно с офисной техникой, можно выпустить приказ о том, что все сотрудники компании освобождены от инструктажа по охране труда?
    Ответить
    • Сергеева Дарья 11 августа, 07:42
      Юлий, вводный инструктаж по охране труда нужно проводить для всех, даже для офисных работников и директора.
      Вы можете освободить их только от первичного и повторного инструктажей, в статье есть образец приказа, который для этого нужно оформить. В нём перечислите все должности, которые освобождаете.
      Ответить
      • Юлий 11 августа, 07:55
        Понятно, спасибо.
        И, получается, обучение по охране труда директору в любом случае надо пройти?
        Ответить
        • Сергеева Дарья 11 августа, 08:21
          Да, даже если он — единственный учредитель :( Об этом недавно Роструд выпустил письмо: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71594882/
          Ответить
  • Zuev Alexey 11 августа, 11:07
    Было бы конечно здорово если вы в системе ввели автоматизированную систему подготовки документов для найма и ведения сотрудника. Как на создание ИП. И что-то вроде уведомления, от том что подходит время повторного инструктажа по ТБ или в отпуск человека гнать пора. Эх мечты мечты.
    Ответить
    • Сергеева Дарья 11 августа, 16:14
      Было бы круто, но пока Эльба умеет создавать только некоторые кадровые документы. Например, оформляет приказ о приёме на работу и личную карточку. Шаблоны остальных можно скачать из сервиса, но придётся заполнить самостоятельно.
      Ответить
  • Азиз 16 августа, 09:43
    А про ИНН не забыли?
    Ответить
    • Вадим 16 августа, 09:48
      по ТК его не надо требовать. можно узнать по паспорту (его по ТК нужно требовать) через сервис налоговой: https://service.nalog.ru/inn.do
      Ответить
  • Михаил 16 августа, 11:24
    Супер! Вот это отличный и полезный гайд
    Ответить
  • Евгения 17 августа, 23:58
    Скажите, ИП тоже обязан проходить обучение по охране труда?
    Ответить
  • Дмитрий 21 августа, 12:42
    А если сотрудник работает удаленно, нужно ли (и как в таком случае) проводить с ним инструктаж по охране труда ? Провести сам инструктаж то можно удаленно, например, по скайпу, но как получить подпись сотрудника ?
    Ответить
    • Вологдин Павел 23 августа, 07:37
      Здравствуйте, Дмитрий. Да, по отношению к удаленному сотруднику организация должна соблюдать предписания абзацев 17, 20, 21 ст. 212 ТК РФ и знакомить работников с правилами работы с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Остальные абзацы ст. 212 на дистанционных работников не распространяются. Как именно получить подпись можно договориться напрямую с сотрудником п. 2 ст. 160 ГК.
      Ответить
  • Людмила 21 августа, 15:26
    "...чьи обязанности связаны с движением транспорта..." - нужен медосмотр. В перечне Минздрава даже не знаю что искать ... подскажите, пожалуйста:
    ИП занимается ТО (замена масла) и ремонтом автотранспорта... надо медосмотр?
    Ответить
    • Людмила 21 августа, 15:36
      еще..
      Обучение инструктажу - платное ! Очередное выкачивание денег?? Где ему обучают?? Кто?? Почему раньше этого не писали?? Получается у меня все работники расписавшиеся в инструкции по охране труда при приеме на работу инструктаж не прошли , так как сама ИП не платила за корочку? ?
      От чего вообще освобождает типовой договор для микропредприятия тогда? можно конкретнее??
      Ответить
      • Евгения 6 сентября, 23:52
        Да ни от чего никто вас не освобождает и не освободит никогда ))) Белки в колесе должны вертеться и приносить государству и иже с ним деньги
        Ответить
    • Вологдин Павел 23 августа, 08:04
      Здравствуйте, Людмила. Тут речь идёт о сотрудниках, которые будут непосредственно задействованы в работе на транспорте. В вашем случае, прохождение медосмотра не требуется.
      Ответить
  • Александр 30 августа, 22:16
    Дарья, огромная благодарность за статью! Я просил вас написать об использовании типовой формы и локальных акта и вот сделано! Это то, что мне сейчас нужно!
    Ответить
  • Павел 30 августа, 22:18
    Важный момент! Еще нужно обучить работников по охране труда, комиссией предприятия (а комиссия это 3 обученных человека) с составлением протокола (постановление 1/29). Обучить правилам оказания первой помощи пострадавшим (1 раз в год), Провести вводный инструктаж по гражданской обороне, вводный инструктаж по пожарной безопасности. Руководителю обучиться ПТМ, а в течение года и по ГО и еще много чего...)))
    Ответить
  • Александр 1 сентября, 12:01
    Исходя из содржания приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, там не нужно указывать инфо о том, что взяли у работника трудовую книжку!
    Ответить
    • Сергеева Дарья 6 сентября, 08:27
      Александр, вы правы. Запись о том, что взяли у работника книжку, вносится в книгу учёта движения трудовых книжек.
      А в приходно-расходной книге отражается движение новых трудовых книжек и вкладышей — покупка и расход.
      Ответить
  • Дмитрий 1 сентября, 14:56
    Здравствуйте! Есть знакомый, у которого есть корочка о возможности проведения инструктажа по охране труда. Может ли он провести обучение сотрудникам, не являясь сам сотрудником предприятия ? Как это лучше оформить (заключить с ним договор подряда или можно без этого) ? Можно ли это сделать задним числом ?
    Ответить
    • Дмитрий 1 сентября, 15:07
      И, если вводный инструктаж не провели при приеме на работу сотрудника, но принимали его больше года назад - срок давности нарушения уже прошел (т.е. вводный проходить теперь не обязательно)?
      Т.е., если далее выпустить приказ об освобождении должности сотрудника от дальнейших инструктажей, то получается, что никаких инструктажей он может не проходить теперь ? Нужно ли тогда вести журнал инструктажа ? Если нужно, то что в нем заполнять (или оставить пустым) ?
      Ответить
      • Сергеева Дарья 6 сентября, 09:09
        Срок давности прошёл, но я советую всё равно провести вводный инструктаж текущей датой.
        Если инструктажи не проводились, а с работником произошел несчастный случай, то это могут признать одной из причин несчастного случая, и тогда суд обяжет выплатить моральный ущерб пострадавшему работнику.
        Ответить
    • Сергеева Дарья 6 сентября, 08:47
      Да, инструктаж может провести специалист, который не является сотрудником предприятия. С ним нужно заключить гражданско-правовой договор.
      Об этом — в статье 217 Трудового кодекса.
      Ответить
  • Михаил 6 сентября, 20:52
    Добрый день и спасибо огромное за такой гайд! Его очень не хватало. До этого приходилось собирать информацию по клочкам. С нетерпением ждём функционала, облегчающего найм сотрудников - в Эльбе.

    Теперь вопрос. В перечне вредных и опасных условий труда есть пункт (один из многих, но, возможно, самый интересный для ЦА Эльбы) "3.2.2.4. электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ (работа по считыванию, вводу информации, работа в режиме диалога в сумме не менее 50% рабочего времени)". Фактически под него попадают все офисные работники.

    Вопрос - как и где зафиксировать, что работник проводит менее 50% времени за ЭВМ? Ну может он там схемы рисует или книги умные читает.
    Ответить
  • Гость 14 сентября, 14:02
    Пожалуйста, добавьте ссылку на эту статью в Эльбу в раздел о Сотрудниках, чтобы она всегда была под рукой
    Ответить
  • Владимир 14 сентября, 18:11
    Добрый день, коллеги!
    Подскажите, пожалуйста, нужно ли мне проходить обучение "охрана труда для руководителей и специалистов". Я единственный учредитель ООО и соответственно единственный работник по договору. Офиса нет, работаю из дома.
    Спасибо.
    Ответить
  • Андрей Александрович 14 сентября, 19:30
    доброго дня могу ли я нанять работника 2 по гражданскому-трудовому договору если в штате у меня 1 работник это-я ? и какие налоги я буду платить? спасибо
    Ответить
    • Владимир 14 сентября, 19:37
      Конечно. Сотрудник будет внештатным.
      В соответствии с условиями договора организация получает результат от работы (услуги), а гражданин - вознаграждение. Организация обязана удержать из суммы вознаграждения гражданина налог на доходы физических лиц в размере 13% для перечисления в соответствующий бюджет (ст. ст. 224, 226 НК РФ).
      Ответить
  • Алексей 18 сентября, 08:41
    Здравствуйте, забыли указать требования, если нанимаем иностранного гражданина, а это бывает часто, а штрафы ОГОГО КАКИЕ
    Ответить
    • Сергеева Дарья 18 сентября, 10:11
      Про это у нас есть отдельная статья: https://e-kontur.ru/enquiry/139
      Ответить
      • Алексей 18 сентября, 11:54
        да есть но в списке необходимых документов при оформлении сотрудника нет, а штраф за отсутствие уведомления в ФМС о найме эмигранта до 1млн.... так что лучше указать
        Ответить
        • Сергеева Дарья 22 сентября, 09:45
          Написала в начале статьи, что для найма иностранного сотрудника есть дополнительные правила и дала ссылку на статью.
          Ответить

Блог /

Какие документы оформить при найме сотрудника

Если вы решили нанять сотрудника, запаситесь бумагой и терпением — вас ждёт большой список документов, которые нужно оформить. Мы перечислили всё, что вам предстоит.

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.

Взять у сотрудника документы

  1. Паспорт.
  2. Трудовую книжку.
  3. Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
  4. Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
  5. Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
  6. Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
  7. Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.

Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство или СНИЛС

СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.

Чтобы оформить СНИЛС:

  1. Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
  2. Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
    Скачать АДВ-1
    Образец заполнения АДВ-1
  3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
    Скачать АДВ-6-1
  4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
  5. Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
  6. Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
  7. Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:

  1. Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте образец заявления.
  2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
  3. Сделайте запись о приёме на работу.

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

  1. Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
  2. Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
  3. Сотрудники до 18 лет.
  4. Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

  1. Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
  2. Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
  3. Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
  4. Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
    Скачать журнал проведения инструктажа

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

  1. Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
  2. Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
  3. Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность. 
  4. Размер оклада и надбавки, если она есть.

Скачать шаблон штатного расписания

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

  1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
  2. Приказ о приёме на работу.
  3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
  4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
  5. График отпусков.
  6. Табель учёта рабочего времени.
  7. Личная карточка работника.
  8. Штатное расписание.
  9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
  10. Документы воинского учёта.
  11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Подпишитесь на новые статьи

Подписаться
Оставить комментарий
Комментарии (48)
  • Артём 10 августа, 13:45
    Хороший гайд.
    Только пропущен важный пункт:
    уничтожить копии паспорта и документов воинского учета после внесения данных в личную карточку работника.

    Иначе чревато претензиями Роскомнадзора. Пример: Дело Арбитражного суда № А53-12557/2013
    Ответить
    • Сергеева Дарья 11 августа, 08:16
      Артём, спасибо за дополнение, внесла эту информацию в статью.
      Ответить
    • Людмила 21 августа, 15:18
      в первый раз об этом слышу, а где это в законе прописано?
      Ответить
  • Гость 10 августа, 15:16
    Подскажите, какие документы нужны если ООО генеральный директор в единственном числе, он же учредитель?
    Ответить
    • Сергеева Дарья 10 августа, 16:32
      Директора нужно оформлять как обычного сотрудника, даже если он же — единственный учредитель. Поэтому и список документов аналогичный. Даже инструктаж придётся провести. Самому себе :(
      У нас есть статья, где мы объяснили, почему с директором-единственным учредителем нужно заключить трудовой договор. Если интересно, почитайте: https://e-kontur.ru/enquiry/194
      Ответить
      • Таня 11 августа, 10:43
        а если директор нанят полгода назад, а инструктаж он проведет сам себе только в эти дни - это не фатально?)
        Ответить
        • Сергеева Дарья 11 августа, 16:12
          Главное, чтобы в ближайшие полгода трудовая инспекция не провела проверку, потому что срок давности за это правонарушение — один год. В любом случае стоит провести этот инструктаж сейчас.
          Ответить
      • Вадим 14 августа, 17:58
        моя любимая тема :) статья в Контур.Журнале с иным мнением
        https://kontur.ru/articles/4571
        Ответить
      • Людмила 21 августа, 16:32
        сам себе пишет приказ о своем назначении, платно обучается на инструктаж и сам себе его проводит... ахаха... сивая кобыла нервно курит в сторонке(..
        Ответить
      • Александр 31 августа, 10:02
        А ИП тоже нужно оформлять как сотрудника и проводить инструктаж?
        Ответить
        • Кириченко Юлия 2 сентября, 17:00
          Добрый день, Александр.
          Нет, оформлять ИП как сотрудника не нужно, но пройти обучение ИП должны согласно ст. 225 ТК РФ.
          Ответить
          • Алексей 11 сентября, 15:35
            Вопрос был о другом. Вместо трудового договора, работник оформляется как ИП и с ним заключается гражданско-правовой договор. В этой ситуации действие 225 ТК РФ на отношения Заказчик (ранее работодатель) и Исполнитель ИП (ранее работник) не распространяются и никакого обучения проходить не надо.
            Схема, в общем, отличная, позволяет забить на ТК РФ и сильно сэкономить на НДФЛ и взносах. Только в ФНС тоже не дураки сидят - как видят, что сумма НДФЛ упала - сразу будут вопросы задавать и могут признать эти отношения трудовыми, с кучей неприятных последствий.
            Ответить
            • Сергеева Дарья 11 сентября, 16:13
              Алексей, вы всё верно говорите. И схема всем хороша, кроме одного нюанса: если налоговая выяснит, что отношения между вами и ИП — по факту трудовые, признает договор трудовым и доначислит налоги. Вот тут хорошая статья про такую ситуацию: https://journal.tinkoff.ru/omg/ip-dogovor-nalogi/
              Ответить
  • Юлий 10 августа, 19:46
    А если все сотрудники, включая директора, работают исключительно с офисной техникой, можно выпустить приказ о том, что все сотрудники компании освобождены от инструктажа по охране труда?
    Ответить
    • Сергеева Дарья 11 августа, 07:42
      Юлий, вводный инструктаж по охране труда нужно проводить для всех, даже для офисных работников и директора.
      Вы можете освободить их только от первичного и повторного инструктажей, в статье есть образец приказа, который для этого нужно оформить. В нём перечислите все должности, которые освобождаете.
      Ответить
      • Юлий 11 августа, 07:55
        Понятно, спасибо.
        И, получается, обучение по охране труда директору в любом случае надо пройти?
        Ответить
        • Сергеева Дарья 11 августа, 08:21
          Да, даже если он — единственный учредитель :( Об этом недавно Роструд выпустил письмо: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71594882/
          Ответить
  • Zuev Alexey 11 августа, 11:07
    Было бы конечно здорово если вы в системе ввели автоматизированную систему подготовки документов для найма и ведения сотрудника. Как на создание ИП. И что-то вроде уведомления, от том что подходит время повторного инструктажа по ТБ или в отпуск человека гнать пора. Эх мечты мечты.
    Ответить
    • Сергеева Дарья 11 августа, 16:14
      Было бы круто, но пока Эльба умеет создавать только некоторые кадровые документы. Например, оформляет приказ о приёме на работу и личную карточку. Шаблоны остальных можно скачать из сервиса, но придётся заполнить самостоятельно.
      Ответить
  • Азиз 16 августа, 09:43
    А про ИНН не забыли?
    Ответить
    • Вадим 16 августа, 09:48
      по ТК его не надо требовать. можно узнать по паспорту (его по ТК нужно требовать) через сервис налоговой: https://service.nalog.ru/inn.do
      Ответить
  • Михаил 16 августа, 11:24
    Супер! Вот это отличный и полезный гайд
    Ответить
  • Евгения 17 августа, 23:58
    Скажите, ИП тоже обязан проходить обучение по охране труда?
    Ответить
    • Вологдин Павел 23 августа, 08:17
      Здравствуйте, Евгений. Да, ИП также должны пройти обучение, согласно ст. 225 ТК РФ.
      Ответить
  • Дмитрий 21 августа, 12:42
    А если сотрудник работает удаленно, нужно ли (и как в таком случае) проводить с ним инструктаж по охране труда ? Провести сам инструктаж то можно удаленно, например, по скайпу, но как получить подпись сотрудника ?
    Ответить
    • Вологдин Павел 23 августа, 07:37
      Здравствуйте, Дмитрий. Да, по отношению к удаленному сотруднику организация должна соблюдать предписания абзацев 17, 20, 21 ст. 212 ТК РФ и знакомить работников с правилами работы с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Остальные абзацы ст. 212 на дистанционных работников не распространяются. Как именно получить подпись можно договориться напрямую с сотрудником п. 2 ст. 160 ГК.
      Ответить
  • Людмила 21 августа, 15:26
    "...чьи обязанности связаны с движением транспорта..." - нужен медосмотр. В перечне Минздрава даже не знаю что искать ... подскажите, пожалуйста:
    ИП занимается ТО (замена масла) и ремонтом автотранспорта... надо медосмотр?
    Ответить
    • Людмила 21 августа, 15:36
      еще..
      Обучение инструктажу - платное ! Очередное выкачивание денег?? Где ему обучают?? Кто?? Почему раньше этого не писали?? Получается у меня все работники расписавшиеся в инструкции по охране труда при приеме на работу инструктаж не прошли , так как сама ИП не платила за корочку? ?
      От чего вообще освобождает типовой договор для микропредприятия тогда? можно конкретнее??
      Ответить
      • Евгения 6 сентября, 23:52
        Да ни от чего никто вас не освобождает и не освободит никогда ))) Белки в колесе должны вертеться и приносить государству и иже с ним деньги
        Ответить
    • Вологдин Павел 23 августа, 08:04
      Здравствуйте, Людмила. Тут речь идёт о сотрудниках, которые будут непосредственно задействованы в работе на транспорте. В вашем случае, прохождение медосмотра не требуется.
      Ответить
  • Александр 30 августа, 22:16
    Дарья, огромная благодарность за статью! Я просил вас написать об использовании типовой формы и локальных акта и вот сделано! Это то, что мне сейчас нужно!
    Ответить
  • Павел 30 августа, 22:18
    Важный момент! Еще нужно обучить работников по охране труда, комиссией предприятия (а комиссия это 3 обученных человека) с составлением протокола (постановление 1/29). Обучить правилам оказания первой помощи пострадавшим (1 раз в год), Провести вводный инструктаж по гражданской обороне, вводный инструктаж по пожарной безопасности. Руководителю обучиться ПТМ, а в течение года и по ГО и еще много чего...)))
    Ответить
  • Александр 1 сентября, 12:01
    Исходя из содржания приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, там не нужно указывать инфо о том, что взяли у работника трудовую книжку!
    Ответить
    • Сергеева Дарья 6 сентября, 08:27
      Александр, вы правы. Запись о том, что взяли у работника книжку, вносится в книгу учёта движения трудовых книжек.
      А в приходно-расходной книге отражается движение новых трудовых книжек и вкладышей — покупка и расход.
      Ответить
  • Дмитрий 1 сентября, 14:56
    Здравствуйте! Есть знакомый, у которого есть корочка о возможности проведения инструктажа по охране труда. Может ли он провести обучение сотрудникам, не являясь сам сотрудником предприятия ? Как это лучше оформить (заключить с ним договор подряда или можно без этого) ? Можно ли это сделать задним числом ?
    Ответить
    • Дмитрий 1 сентября, 15:07
      И, если вводный инструктаж не провели при приеме на работу сотрудника, но принимали его больше года назад - срок давности нарушения уже прошел (т.е. вводный проходить теперь не обязательно)?
      Т.е., если далее выпустить приказ об освобождении должности сотрудника от дальнейших инструктажей, то получается, что никаких инструктажей он может не проходить теперь ? Нужно ли тогда вести журнал инструктажа ? Если нужно, то что в нем заполнять (или оставить пустым) ?
      Ответить
      • Сергеева Дарья 6 сентября, 09:09
        Срок давности прошёл, но я советую всё равно провести вводный инструктаж текущей датой.
        Если инструктажи не проводились, а с работником произошел несчастный случай, то это могут признать одной из причин несчастного случая, и тогда суд обяжет выплатить моральный ущерб пострадавшему работнику.
        Ответить
    • Сергеева Дарья 6 сентября, 08:47
      Да, инструктаж может провести специалист, который не является сотрудником предприятия. С ним нужно заключить гражданско-правовой договор.
      Об этом — в статье 217 Трудового кодекса.
      Ответить
  • Михаил 6 сентября, 20:52
    Добрый день и спасибо огромное за такой гайд! Его очень не хватало. До этого приходилось собирать информацию по клочкам. С нетерпением ждём функционала, облегчающего найм сотрудников - в Эльбе.

    Теперь вопрос. В перечне вредных и опасных условий труда есть пункт (один из многих, но, возможно, самый интересный для ЦА Эльбы) "3.2.2.4. электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ (работа по считыванию, вводу информации, работа в режиме диалога в сумме не менее 50% рабочего времени)". Фактически под него попадают все офисные работники.

    Вопрос - как и где зафиксировать, что работник проводит менее 50% времени за ЭВМ? Ну может он там схемы рисует или книги умные читает.
    Ответить
  • Гость 14 сентября, 14:02
    Пожалуйста, добавьте ссылку на эту статью в Эльбу в раздел о Сотрудниках, чтобы она всегда была под рукой
    Ответить
  • Владимир 14 сентября, 18:11
    Добрый день, коллеги!
    Подскажите, пожалуйста, нужно ли мне проходить обучение "охрана труда для руководителей и специалистов". Я единственный учредитель ООО и соответственно единственный работник по договору. Офиса нет, работаю из дома.
    Спасибо.
    Ответить
  • Андрей Александрович 14 сентября, 19:30
    доброго дня могу ли я нанять работника 2 по гражданскому-трудовому договору если в штате у меня 1 работник это-я ? и какие налоги я буду платить? спасибо
    Ответить
    • Владимир 14 сентября, 19:37
      Конечно. Сотрудник будет внештатным.
      В соответствии с условиями договора организация получает результат от работы (услуги), а гражданин - вознаграждение. Организация обязана удержать из суммы вознаграждения гражданина налог на доходы физических лиц в размере 13% для перечисления в соответствующий бюджет (ст. ст. 224, 226 НК РФ).
      Ответить
  • Алексей 18 сентября, 08:41
    Здравствуйте, забыли указать требования, если нанимаем иностранного гражданина, а это бывает часто, а штрафы ОГОГО КАКИЕ
    Ответить
    • Сергеева Дарья 18 сентября, 10:11
      Про это у нас есть отдельная статья: https://e-kontur.ru/enquiry/139
      Ответить
      • Алексей 18 сентября, 11:54
        да есть но в списке необходимых документов при оформлении сотрудника нет, а штраф за отсутствие уведомления в ФМС о найме эмигранта до 1млн.... так что лучше указать
        Ответить
        • Сергеева Дарья 22 сентября, 09:45
          Написала в начале статьи, что для найма иностранного сотрудника есть дополнительные правила и дала ссылку на статью.
          Ответить
Найти

Темы

Сегодня
отличный день,
чтобы начать!
Начать пользоваться Эльбой 30 дней бесплатно