Недавно мы рассказывали о спецоценке условий труда. Все предприниматели проводят её до конца 2018 года. Освобождены только те, кто работает с удалёнными сотрудниками. Например, вы руководите разработчиками, и все они живут в других городах. Как это оформить — читайте в статье.
Небольшому бизнесу выгодно нанимать сотрудников на удалёнку. Вы выбираете между людьми со всего СНГ, платите зарплату по местным ценам и экономите на аренде, столах и компьютерах. Когда найдёте сотрудника мечты, оформите документы правильно. Статья поможет избежать лишних обязанностей по Трудовому кодексу.
Подготовьте трудовой договор на дистанционную работу
Заключать обычный трудовой договор — невыгодно. Когда сотрудники по документам работают в офисе, работодатели проводят спецоценку рабочих мест. Они платят специальным организациям, которые определяют, насколько работа вредит сотрудникам. Если вы — веб-студия или распределённая команда бухгалтеров, заключайте с сотрудниками договоры о дистанционной работе.
В договоре о дистанционной работе пропишите: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Она не вызовет вопросов у трудовой инспекции.
Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний
Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.
Что ещё прописать в договоре
— Место исполнения работы: где живёт сотрудник;
— Режим рабочего времени: по какому графику работает сотрудник. Например, «по своему усмотрению» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00»;
— Способ взаимодействия с сотрудником: как вы будете общаться. Например, «Общение происходит по электронной почте. Стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения»;
— Чтобы не отправлять туда-сюда трудовую книжку, напишите в договоре: «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника». Трудовой кодекс это разрешает;
— Если хотите, чтобы сотрудник отчитывался о результатах, пропишите, как и в какие сроки он должен это делать.
Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником
Обменяйтесь документами с сотрудниками
При найме сотрудника предприниматели передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через Интернет.
Какие документы оформить при приёме на работу.
В бумажном виде
Отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Стоимость — от 80 ₽.
1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета.
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.
В электронном виде
Вы и сотрудник должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽, для ИП и организаций — от 3000 ₽.
Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.
Зарплата и налоги
Также, как и у обычного сотрудника, зарплата работника на удалёнке зависит от МРОТ, а сверху на неё начисляется районный коэффициент. Причём берётся коэффициент той местности, в которой он живёт и работает, а не той, где находитесь вы. Так что, если наймёте сотрудника, живущего, например, в Норильске, платить ему придётся куда больше.
С зарплаты удалённых работников налоги и взносы платятся также, как и по обычным сотрудникам. Но есть важное исключение: если вы наняли иностранца, и он работает на вас, не выезжая из своей страны, ни НДФЛ, ни взносы за него платить не нужно, а работать он будет по договору ГПХ.
Требуется ли удерживать НДФЛ, а также перечислять страховые взносы в ФНС и ФСС за сотрудника?
Подскажите, пржалуйста:
Если я юр.лицо в РФ, а работника хочу нанять из Белоруссии, нужен ли ему ИНН? Какой подоходный налог ему начислять, 13% как резиденту или как нерезиденту?
ИНН не является обязательным документом при приеме на работу.
Независимо от того, является ли работник налоговым резидентом РФ (т. е. провел ли он 183 дня за предыдущие 12 месяцев на территории РФ), к его доходам должна применяться ставка 13%.
Найм иностранного удаленного сотрудника - это очень интересный вопрос, т.к. в соответствии с письмом Минтруда от 16 января 2017 г. N 14-2/ООГ-245 работодатель не в состоянии обеспечивать безопасные условия труда такому сотруднику, а значит заключение трудового договора с таким сотрудником невозможно.
Было бы здорово, если бы Вы разъяснили данный вопрос подробнее.
В договор можете включить формулировку из трудового кодекса об удалённой работе:
«Работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Этого должно быть достаточно, если вас беспокоят вопросы о безопасности рабочего места такого сотрудника.
Если хотите следовать всем советам контролирующих органов — не нанимайте. Используйте ГПХ.
Но обратите внимание на фразу: «Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом».
Контуровские эксперты считают это письмо нелогичным. Если работодатель живёт в Москве и обеспечивает безопасность сотрудников в Сибири (как именно — прописывает в трудовом договоре) — то справится и с сотрудниками в другой стране. Наши сотрудники работают по договору о дистанционной работе, например, в Китае и США.
Судебной практики по этому вопросу нет. О штрафах мы тоже не слышали
А можно пояснить, почему 13%? Где можно подробнее почитать?
Подробнее прочитать об оформлении иностранных сотрудников можете здесь: https://e-kontur.ru/enquiry/139
Из вашего вопроса не совсем ясно, работает ли сотрудник на дому, или его работа имеет разъездной характер.
В первом случае спецоценка не нужна, а вот во втором - провести ее придется.
Если в договоре сотрудника будут отражены условия работы, и его фактическая деятельность будет им соответствовать - вопросов со стороны ФСС и ФНС появиться не должно.
Если сотрудник работает по договору ГПХ, то рабочего места не возникает, поэтому прописывать условия работы - на дому или в офисе - не надо.
В вашем случае вы освобождаетесь от проведения спецоценки условий труда.
Подскажите, а о какой подписи за 500 рублей для ФЛ идет речь? Я знаю только о подписи за 1000р/год.
После того как я переведу единственного сотрудника на удаленную работу (по сути он и работает удаленно, у себя дома), должна ли я сообщать об этом ФСС? И что указывать в отчетах ФСС о спецоценке рабочих мест в соответствующей графе?
Спецоценка нужна по рабочим местам всех сотрудников, кроме работающих удалённо и надомно, об этом говориться в федеральном законе → https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=317445&rangeId=133489.
Думаю, что дополнительно сообщать об этом не требуется, так как информация о спецоценке будет в отчете 4-ФСС.
Да, табель вести надо.
Подробно вопрос рассмотрен здесь: https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=257092
Поэтому вы вправе не согласиться на переезд сотрудника. Вернее, не подписать дополнительное соглашение.
дальше - расторжение трудового договора? на основании невыполнения условий трудового договора?
Индивидуальный предприниматель не является сотрудником сам для себя и не может состоять в трудовых отношениях с самим собой.
Использование электронной подписи не обязательно, если сотрудник может лично посетить ваш офис для заключения трудового договора. Подписание документов с использованием электронной подписи - возможный, но не обязательный вариант обмена документами с дистанционным сотрудником.
В статье 54 Гражданского Кодекса место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации путем указания наименования населенного пункта (муниципального образования).
Адрес юридического лица, содержащийся в ЕГРЮЛ, может отличаться от адреса, по которому фактически ведется хозяйственная деятельность юридического лица. В частности, законодательство допускает регистрацию юридического лица по адресу жилого помещения, принадлежащего учредителю (участнику) или лицу, имеющему право действовать от имени юридического лица без доверенности.
При наличии у налогового органа подтвержденной информации о недостоверности содержащихся в представленных в регистрирующий орган документах сведений об адресе (месте нахождения) юридического лица, указанный орган вправе обратиться в арбитражный суд с требованием о ликвидации юридического лица.
То есть в любом случае у организации должен быть адрес, а сотрудники могут работать удаленно.
Нигде кроме этой статьи не видел, что можно не оформлять трудовую книжку удаленщикам... Почему так? Так точно можно делать? На основании чего?
«О соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный в части второй настоящей статьи».
Заранее спасибо за ответ!
По мнению ФНС России, компания может заключить с генеральным директором трудовой договор о дистанционной работе (письмо от 01.11.13 № СА-4-7/19613@).
Если трудового договора нет, спецоценку проводить не нужно.
Но если с ген. директором заключен договор, то нужно провести СОУТ.
Дистанционный работник включается в штатное расписание организации наряду с другими работниками. Отметки о том, что сотрудник работает удаленно в расписании не делаются.
В ситуации проведения спецоценки условий труда, вам нужно будет предъявить инспекции трудовой договор сотрудника, работающего удалённо. Если все ваши сотрудники работаю удалённо, то спецоценку условия труда проводить не нужно.
Согласно статье 93 ТК РФ .По соглашению сторон трудового договора работнику как при приеме на работу, так и впоследствии может устанавливаться неполное рабочее время (неполный рабочий день (смена) и (или) неполная рабочая неделя, в том числе с разделением рабочего дня на части). Неполное рабочее время может устанавливаться как без ограничения срока, так и на любой согласованный сторонами трудового договора срок.
При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.
Верно, табель учёта рабочего времени необходимо заполнять, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. О том как заполнять табель, мы написали в статье → https://e-kontur.ru/enquiry/284/tabel