Как принять сотрудников на удалённую работу

Небольшому бизнесу выгодно нанимать сотрудников на удалёнку. Вы выбираете между людьми со всего СНГ, платите зарплату по местным ценам и экономите на аренде, столах и компьютерах. Когда найдёте сотрудника мечты, оформите документы правильно. Статья поможет избежать лишних обязанностей по Трудовому кодексу. 

Подготовьте трудовой договор на дистанционную работу

Заключать обычный трудовой договор — невыгодно. Когда сотрудники по документам работают в офисе, работодатели проводят спецоценку рабочих мест. Они платят специальным организациям, которые определяют, насколько работа вредит сотрудникам. Если вы — веб-студия или распределённая команда бухгалтеров, заключайте с сотрудниками договоры о дистанционной работе.

В договоре о дистанционной работе пропишите: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Она не вызовет вопросов у трудовой инспекции.

Что ещё прописать в договоре

— Место исполнения работы: где живёт сотрудник;
— Режим рабочего времени: по какому графику работает сотрудник. Например, «по своему усмотрению» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00»;
— Способ взаимодействия с сотрудником: как вы будете общаться. Например, «Общение происходит по электронной почте. Стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения»;
— Чтобы не отправлять туда-сюда трудовую книжку, напишите в договоре: «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника». Трудовой кодекс это разрешает;
— Если хотите, чтобы сотрудник отчитывался о результатах, пропишите, как и в какие сроки он должен это делать.

Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником

Обменяйтесь документами с сотрудниками

При найме сотрудника предприниматели передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через Интернет.

Какие документы оформить при приёме на работу.

В бумажном виде

Отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Стоимость — от 80 ₽. 

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета.
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

В электронном виде

Вы и сотрудник должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽, для ИП и организаций — от 3000 ₽.

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

Зарплата и налоги

Также, как и у обычного сотрудника, зарплата работника на удалёнке зависит от МРОТ, а сверху на неё начисляется районный коэффициент. Причём берётся коэффициент той местности, в которой он живёт и работает, а не той, где находитесь вы. Так что, если наймёте сотрудника, живущего, например, в Норильске, платить ему придётся куда больше.

С зарплаты удалённых работников налоги и взносы платятся также, как и по обычным сотрудникам. Но есть важное исключение: если вы наняли иностранца, и он работает на вас, не выезжая из своей страны, ни НДФЛ, ни взносы за него платить не нужно, а работать он будет по договору ГПХ.