Вернуться в блог

Как принять сотрудников на удалённую работу

Недавно мы рассказывали о спецоценке условий труда. Все предприниматели проводят её до конца 2018 года. Освобождены только те, кто работает с удалёнными сотрудниками. Например, вы руководите разработчиками, и все они живут в других городах. Как это оформить — читайте в статье. 

Небольшому бизнесу выгодно нанимать сотрудников на удалёнку. Вы выбираете между людьми со всего СНГ, платите зарплату по местным ценам и экономите на аренде, столах и компьютерах. Когда найдёте сотрудника мечты, оформите документы правильно. Статья поможет избежать лишних обязанностей по Трудовому кодексу. 

Подготовьте трудовой договор на дистанционную работу

Заключать обычный трудовой договор — невыгодно. Когда сотрудники по документам работают в офисе, работодатели проводят спецоценку рабочих мест. Они платят специальным организациям, которые определяют, насколько работа вредит сотрудникам. Если вы — веб-студия или распределённая команда бухгалтеров, заключайте с сотрудниками договоры о дистанционной работе. 

В договоре о дистанционной работе пропишите: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Она не вызовет вопросов у трудовой инспекции. 

Что ещё прописать в договоре

— Место исполнения работы: где живёт сотрудник. 
— Режим рабочего времени: по какому графику работает сотрудник. Например, «по своему усмотрению» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00». 
— Способ взаимодействия с сотрудником: как вы будете общаться. Например, «Общение происходит по электронной почте. Стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения». 
— Чтобы не отправлять туда-сюда трудовую книжку, напишите в договоре: «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника».
— Если хотите, чтобы сотрудник отчитывался о результатах, пропишите: как и в какие сроки. 

Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником

Обменяйтесь документами с сотрудниками

При найме сотрудника предприниматели передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет. 

Как принять сотрудников на работу

В бумажном виде

Отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Стоимость — от 70 рублей. 

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета.  
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда. Пусть сотрудник подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Пусть сотрудник подпишет их и отправит один обратно. 

В электронном виде

Вы и сотрудник должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физиков — от 1000 рублей, для юриков — от 2000 рублей. 

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ. 

Подпишитесь на новые статьи

Раз в месяц напишем об изменениях в законах, обновлениях
в сервисе и о бухгалтерии для предпринимателей

Подписаться
27 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Елена 2 ноября, 12:37
    Здравствуйте! При оформлении сотрудника на удаленную работу нужно ли регистрировать себя как работодатель?
    Требуется ли удерживать НДФЛ, а также перечислять страховые взносы в ФНС и ФСС за сотрудника?
    Ответить
    • Костромин Антон 2 ноября, 13:04
      Добрый день, Елена. Как и при обычном заключении трудового договора, требуется регистрация в ФСС в качестве работодателя → https://e-kontur.ru/enquiry/40, а также нужно удерживать и платить НДФЛ и взносы.
      Ответить
  • Дмитрий 2 ноября, 17:35
    Добрый день!
    Подскажите, пржалуйста:
    Если я юр.лицо в РФ, а работника хочу нанять из Белоруссии, нужен ли ему ИНН? Какой подоходный налог ему начислять, 13% как резиденту или как нерезиденту?
    Ответить
    • Гость 5 ноября, 11:19
      Я не думаю, что вы должны платитть какие-либо налоги за него. Это будет международный договор. Возможно с валютным контролем ;-)
      Ответить
    • Логинова Анна 6 ноября, 09:54
      Добрый день, Дмитрий.
      ИНН не является обязательным документом при приеме на работу.
      Независимо от того, является ли работник налоговым резидентом РФ (т. е. провел ли он 183 дня за предыдущие 12 месяцев на территории РФ), к его доходам должна применяться ставка 13%.
      Ответить
      • Павел 15 ноября, 14:03
        Добрый день!
        Найм иностранного удаленного сотрудника - это очень интересный вопрос, т.к. в соответствии с письмом Минтруда от 16 января 2017 г. N 14-2/ООГ-245 работодатель не в состоянии обеспечивать безопасные условия труда такому сотруднику, а значит заключение трудового договора с таким сотрудником невозможно.
        Было бы здорово, если бы Вы разъяснили данный вопрос подробнее.
        Ответить
        • Дмитрий 15 ноября, 20:13
          Павел, мне кажется, если писать в договоре, что работа удалённая, то о какой безопасности идёт речь? Но прояснить вопрос было бы круто!
          Ответить
          • Николайчук Алексей 16 ноября, 14:29
            Здравствуйте, Дмитрий.

            В договор можете включить формулировку из трудового кодекса об удалённой работе:
            «Работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Этого должно быть достаточно, если вас беспокоят вопросы о безопасности рабочего места такого сотрудника.
            Ответить
            • Павел Вчера, 21:05
              Беспокоят не вопросы безопасности. Беспокоят разъяснения Минтруда.
              Ответить
              • Носков Михаил 12 часов назад
                По поводу найма дистанционных сотрудников, которые работают зарубежом.
                Если хотите следовать всем советам контролирующих органов — не нанимайте. Используйте ГПХ.

                Но обратите внимание на фразу: «Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом».

                Контуровские эксперты считают это письмо нелогичным. Если работодатель живёт в Москве и обеспечивает безопасность сотрудников в Сибири (как именно — прописывает в трудовом договоре) — то справится и с сотрудниками в другой стране. Наши сотрудники работают по договору о дистанционной работе, например, в Китае и США.

                Судебной практики по этому вопросу нет. О штрафах мы тоже не слышали
                Ответить
      • Дмитрий 15 ноября, 20:10
        Спасибо!
        А можно пояснить, почему 13%? Где можно подробнее почитать?
        Ответить
        • Николайчук Алексей 16 ноября, 14:37
          Добрый день.

          Подробнее прочитать об оформлении иностранных сотрудников можете здесь: https://e-kontur.ru/enquiry/139
          Ответить
  • Дарья 3 ноября, 19:35
    Добрый день, ИП занимается производством мебели, официально помимо самого ИП есть менеджер по проектам. Можно ли перевести этого менеджера (с его согласия) на удаленную работу (по сути он и так работает дистанционно, а не за станком), чтобы не проводить спец.оценку условий труда? Не возникнет ли к этому вопросов у ФСС или ФНС?
    Ответить
    • Логинова Анна 6 ноября, 10:11
      Добрый день, Дарья.
      Из вашего вопроса не совсем ясно, работает ли сотрудник на дому, или его работа имеет разъездной характер.
      В первом случае спецоценка не нужна, а вот во втором - провести ее придется.
      Если в договоре сотрудника будут отражены условия работы, и его фактическая деятельность будет им соответствовать - вопросов со стороны ФСС и ФНС появиться не должно.
      Ответить
      • Дарья 8 ноября, 13:07
        Анна, большое спасибо за ответ.
        Ответить
  • Михаил 5 ноября, 12:45
    Если сотрудник на договоре ГПХ а не на трудовом, это тоже надо делать?
    Ответить
    • Логинова Анна 6 ноября, 10:14
      Добрый день, Михаил.
      Если сотрудник работает по договору ГПХ, то рабочего места не возникает, поэтому прописывать условия работы - на дому или в офисе - не надо.
      Ответить
  • Дмитрий 9 ноября, 13:18
    Если я директор ООО (2 человека в штате), регистрация юр. лица в квартире, которая у меня в собственности. Если я делаю доп. соглашение к существующему договору и отправляю себя на удаленку в другую квартиру по месту моей прописки и второго работника также. В этом случае не нужно спец. оценку проводить?
    Ответить
  • Михаил 14 ноября, 18:33
    Добрый день,
    Подскажите, а о какой подписи за 500 рублей для ФЛ идет речь? Я знаю только о подписи за 1000р/год.
    Ответить
    • Носков Михаил 15 ноября, 16:03
      Да, вы правы, я ошибся с ценами (поправил в статье). Сейчас подпись для физлиц стоит примерно 1000 рублей. За 500 можно найти, но без программы шифрования Криптопро. Её придётся покупать дополнительно.
      Ответить
  • Людмила 15 ноября, 16:31
    Добрый день!
    После того как я переведу единственного сотрудника на удаленную работу (по сути он и работает удаленно, у себя дома), должна ли я сообщать об этом ФСС? И что указывать в отчетах ФСС о спецоценке рабочих мест в соответствующей графе?
    Ответить
    • Александров Кирилл 15 ноября, 18:16
      Здравствуйте, Людмила.
      Спецоценка нужна по рабочим местам всех сотрудников, кроме работающих удалённо и надомно, об этом говориться в федеральном законе → https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=317445&rangeId=133489.
      Думаю, что дополнительно сообщать об этом не требуется, так как информация о спецоценке будет в отчете 4-ФСС.
      Ответить
  • Frolov Dmitry 16 ноября, 10:36
    А нужно ли при этом вести табель учета рабочего времени?
    Ответить
    • Николайчук Алексей 16 ноября, 14:44
      Здравствуйте, Дмитрий.

      Да, табель вести надо.
      Подробно вопрос рассмотрен здесь: https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=257092
      Ответить

Блог /

Как принять сотрудников на удалённую работу

Недавно мы рассказывали о спецоценке условий труда. Все предприниматели проводят её до конца 2018 года. Освобождены только те, кто работает с удалёнными сотрудниками. Например, вы руководите разработчиками, и все они живут в других городах. Как это оформить — читайте в статье. 

Небольшому бизнесу выгодно нанимать сотрудников на удалёнку. Вы выбираете между людьми со всего СНГ, платите зарплату по местным ценам и экономите на аренде, столах и компьютерах. Когда найдёте сотрудника мечты, оформите документы правильно. Статья поможет избежать лишних обязанностей по Трудовому кодексу. 

Подготовьте трудовой договор на дистанционную работу

Заключать обычный трудовой договор — невыгодно. Когда сотрудники по документам работают в офисе, работодатели проводят спецоценку рабочих мест. Они платят специальным организациям, которые определяют, насколько работа вредит сотрудникам. Если вы — веб-студия или распределённая команда бухгалтеров, заключайте с сотрудниками договоры о дистанционной работе. 

В договоре о дистанционной работе пропишите: «работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Она не вызовет вопросов у трудовой инспекции. 

Что ещё прописать в договоре

— Место исполнения работы: где живёт сотрудник. 
— Режим рабочего времени: по какому графику работает сотрудник. Например, «по своему усмотрению» или «пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00». 
— Способ взаимодействия с сотрудником: как вы будете общаться. Например, «Общение происходит по электронной почте. Стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения». 
— Чтобы не отправлять туда-сюда трудовую книжку, напишите в договоре: «сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку работника».
— Если хотите, чтобы сотрудник отчитывался о результатах, пропишите: как и в какие сроки. 

Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником

Обменяйтесь документами с сотрудниками

При найме сотрудника предприниматели передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет. 

Как принять сотрудников на работу

В бумажном виде

Отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. Стоимость — от 70 рублей. 

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета.  
2. Отправьте должностную инструкцию, приказы и правила охраны труда. Пусть сотрудник подтвердит, что ознакомился с ними.
3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Пусть сотрудник подпишет их и отправит один обратно. 

В электронном виде

Вы и сотрудник должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физиков — от 1000 рублей, для юриков — от 2000 рублей. 

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ. 

Подпишитесь на новые статьи

Подписаться
Оставить комментарий
Комментарии (27)
  • Елена 2 ноября, 12:37
    Здравствуйте! При оформлении сотрудника на удаленную работу нужно ли регистрировать себя как работодатель?
    Требуется ли удерживать НДФЛ, а также перечислять страховые взносы в ФНС и ФСС за сотрудника?
    Ответить
    • Костромин Антон 2 ноября, 13:04
      Добрый день, Елена. Как и при обычном заключении трудового договора, требуется регистрация в ФСС в качестве работодателя → https://e-kontur.ru/enquiry/40, а также нужно удерживать и платить НДФЛ и взносы.
      Ответить
  • Дмитрий 2 ноября, 17:35
    Добрый день!
    Подскажите, пржалуйста:
    Если я юр.лицо в РФ, а работника хочу нанять из Белоруссии, нужен ли ему ИНН? Какой подоходный налог ему начислять, 13% как резиденту или как нерезиденту?
    Ответить
    • Гость 5 ноября, 11:19
      Я не думаю, что вы должны платитть какие-либо налоги за него. Это будет международный договор. Возможно с валютным контролем ;-)
      Ответить
    • Логинова Анна 6 ноября, 09:54
      Добрый день, Дмитрий.
      ИНН не является обязательным документом при приеме на работу.
      Независимо от того, является ли работник налоговым резидентом РФ (т. е. провел ли он 183 дня за предыдущие 12 месяцев на территории РФ), к его доходам должна применяться ставка 13%.
      Ответить
      • Павел 15 ноября, 14:03
        Добрый день!
        Найм иностранного удаленного сотрудника - это очень интересный вопрос, т.к. в соответствии с письмом Минтруда от 16 января 2017 г. N 14-2/ООГ-245 работодатель не в состоянии обеспечивать безопасные условия труда такому сотруднику, а значит заключение трудового договора с таким сотрудником невозможно.
        Было бы здорово, если бы Вы разъяснили данный вопрос подробнее.
        Ответить
        • Дмитрий 15 ноября, 20:13
          Павел, мне кажется, если писать в договоре, что работа удалённая, то о какой безопасности идёт речь? Но прояснить вопрос было бы круто!
          Ответить
          • Николайчук Алексей 16 ноября, 14:29
            Здравствуйте, Дмитрий.

            В договор можете включить формулировку из трудового кодекса об удалённой работе:
            «Работник выполняет трудовую функцию дистанционно, вне места расположения работодателя». Это формулировка из Трудового кодекса. Этого должно быть достаточно, если вас беспокоят вопросы о безопасности рабочего места такого сотрудника.
            Ответить
            • Павел Вчера, 21:05
              Беспокоят не вопросы безопасности. Беспокоят разъяснения Минтруда.
              Ответить
              • Носков Михаил 12 часов назад
                По поводу найма дистанционных сотрудников, которые работают зарубежом.
                Если хотите следовать всем советам контролирующих органов — не нанимайте. Используйте ГПХ.

                Но обратите внимание на фразу: «Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом».

                Контуровские эксперты считают это письмо нелогичным. Если работодатель живёт в Москве и обеспечивает безопасность сотрудников в Сибири (как именно — прописывает в трудовом договоре) — то справится и с сотрудниками в другой стране. Наши сотрудники работают по договору о дистанционной работе, например, в Китае и США.

                Судебной практики по этому вопросу нет. О штрафах мы тоже не слышали
                Ответить
      • Дмитрий 15 ноября, 20:10
        Спасибо!
        А можно пояснить, почему 13%? Где можно подробнее почитать?
        Ответить
        • Николайчук Алексей 16 ноября, 14:37
          Добрый день.

          Подробнее прочитать об оформлении иностранных сотрудников можете здесь: https://e-kontur.ru/enquiry/139
          Ответить
  • Дарья 3 ноября, 19:35
    Добрый день, ИП занимается производством мебели, официально помимо самого ИП есть менеджер по проектам. Можно ли перевести этого менеджера (с его согласия) на удаленную работу (по сути он и так работает дистанционно, а не за станком), чтобы не проводить спец.оценку условий труда? Не возникнет ли к этому вопросов у ФСС или ФНС?
    Ответить
    • Логинова Анна 6 ноября, 10:11
      Добрый день, Дарья.
      Из вашего вопроса не совсем ясно, работает ли сотрудник на дому, или его работа имеет разъездной характер.
      В первом случае спецоценка не нужна, а вот во втором - провести ее придется.
      Если в договоре сотрудника будут отражены условия работы, и его фактическая деятельность будет им соответствовать - вопросов со стороны ФСС и ФНС появиться не должно.
      Ответить
      • Дарья 8 ноября, 13:07
        Анна, большое спасибо за ответ.
        Ответить
  • Михаил 5 ноября, 12:45
    Если сотрудник на договоре ГПХ а не на трудовом, это тоже надо делать?
    Ответить
    • Логинова Анна 6 ноября, 10:14
      Добрый день, Михаил.
      Если сотрудник работает по договору ГПХ, то рабочего места не возникает, поэтому прописывать условия работы - на дому или в офисе - не надо.
      Ответить
  • Дмитрий 9 ноября, 13:18
    Если я директор ООО (2 человека в штате), регистрация юр. лица в квартире, которая у меня в собственности. Если я делаю доп. соглашение к существующему договору и отправляю себя на удаленку в другую квартиру по месту моей прописки и второго работника также. В этом случае не нужно спец. оценку проводить?
    Ответить
    • Богданов Виктор 12 ноября, 09:03
      Добрый день.
      В вашем случае вы освобождаетесь от проведения спецоценки условий труда.
      Ответить
  • Михаил 14 ноября, 18:33
    Добрый день,
    Подскажите, а о какой подписи за 500 рублей для ФЛ идет речь? Я знаю только о подписи за 1000р/год.
    Ответить
    • Носков Михаил 15 ноября, 16:03
      Да, вы правы, я ошибся с ценами (поправил в статье). Сейчас подпись для физлиц стоит примерно 1000 рублей. За 500 можно найти, но без программы шифрования Криптопро. Её придётся покупать дополнительно.
      Ответить
  • Людмила 15 ноября, 16:31
    Добрый день!
    После того как я переведу единственного сотрудника на удаленную работу (по сути он и работает удаленно, у себя дома), должна ли я сообщать об этом ФСС? И что указывать в отчетах ФСС о спецоценке рабочих мест в соответствующей графе?
    Ответить
    • Александров Кирилл 15 ноября, 18:16
      Здравствуйте, Людмила.
      Спецоценка нужна по рабочим местам всех сотрудников, кроме работающих удалённо и надомно, об этом говориться в федеральном законе → https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=317445&rangeId=133489.
      Думаю, что дополнительно сообщать об этом не требуется, так как информация о спецоценке будет в отчете 4-ФСС.
      Ответить
  • Frolov Dmitry 16 ноября, 10:36
    А нужно ли при этом вести табель учета рабочего времени?
    Ответить
    • Николайчук Алексей 16 ноября, 14:44
      Здравствуйте, Дмитрий.

      Да, табель вести надо.
      Подробно вопрос рассмотрен здесь: https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=257092
      Ответить
Найти

Темы

Сегодня
отличный день,
чтобы начать!
Начать пользоваться Эльбой 30 дней бесплатно