Если документы в бизнесе подписывает только ИП или руководитель компании — о МЧД беспокоиться не нужно. Доверенность понадобится сотрудникам или специалистам на аутсорсе, которые сдают отчётность и подписывают другие документы от лица компании. 

Для одних работников МЧД будет обязательна с 1 сентября, для других — чуть позже. Разбираемся в деталях.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность, которая даёт сотруднику право подписывать документы от лица компании. Её создают в специальных сервисах, заверяют электронной подписью ИП или руководителя и на выходе получают xml-файл.

Доверенность работает в связке с электронной подписью (ЭП). Чтобы сотрудник подписал документы, у него должно быть: то, чем подписывать — электронная подпись физлица; и то, чем подтвердить полномочия — МЧД.

МЧД работает по принципу обычной доверенности. Руководитель указывает в ней полномочия, которые получает конкретный сотрудник — например, он может сдавать отчётность от лица ИП. Сотрудник передает МЧД в налоговую: отправляет с пакетом документов или указывает реквизиты доверенности. И после этого может сдавать отчётность, как представитель ИП. 

Доверенности выдают не только штатным работникам, но и тем, кто работает на аутсорсе, например, обслуживающему бухгалтеру или тендерному специалисту. У одного сотрудника может быть сразу несколько МЧД: для разных целей или от разных компаний. Например, одна — для налоговой, другая — для Честного ЗНАКа. Либо одна МЧД — от ИП Васильев, другая — от «Офис Про». 

Полномочия в доверенности прописывают вручную или выбирают из единого классификатора. Выдают её на любой удобный срок, а если сотрудник уволится — отзывают.  

ИП и руководители компаний. Они просто подписывают документы своими ЭП. МЧД не понадобится, ведь руководители и без доверенности имеют все полномочия.

Сотрудники, которые не работают во внешних сервисах. Если сотрудник подписывает только документы внутри компании, например, кадровые, то наделить его полномочиями можно просто внутренним приказом или бумажной доверенностью.

Сотрудники с подписью юрлица. До появления МЧД работники компаний подписывали документы электронной подписью юрлица на своё имя. В такой ЭП указаны и данные компании, и ФИО сотрудника. И применяется она без МЧД.

С 1 сентября 2023 года подписи юрлиц для сотрудников перестанут выпускать. Но их всё еще можно будет использовать — до 1 сентября 2024 года, если ЭП не закончится раньше. 

То есть, если сотрудник получит подпись юрлица до 1 сентября 2023 года, то ещё год сможет работать без МЧД.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Сотрудникам, которые не входят в список выше, с 1 сентября 2023 нужно подписывать документы компании по-новому: электронной подписью физлица + МЧД, заверенной ЭП руководителя. К «сотрудникам» в этом случае относятся и штатные работники, и специалисты на аутсорсе.

МЧД понадобится для отчетности в налоговую, СФР и Росстат. Для электронного документооборота с контрагентами, маркировки в Честном ЗНАКе и работы на портале таможни. Список площадок будет всё шире, поэтому игнорировать МЧД не стоит.

Если доверенность пока не оформили, а отчитываться нужно уже сейчас, есть запасной вариант. Предпринимателю или руководителю компании подписывать документы самостоятельно, своей электронной подписью.

  1. ИП или руководителю компании нужно получить электронную подпись ФНС. Она понадобится, чтобы подписывать доверенности на работников. Оформить подпись можно в Эльбе, удостоверяющем центре Контура или напрямую в налоговой.
  2. Сотруднику — получить электронную подпись физлица. Если это работник ИП и подпись у него уже есть, то можно работать с ней. Всем остальным новая подпись понадобится. За подписью физлица нужно обращаться в Контур или другой коммерческий удостоверяющий центр.
  3. Выбрать сервис для оформления МЧД. 

    Есть единые площадки по созданию и хранению МЧД. Доверенность, созданную в них, можно использовать на других ресурсах:

    Единый реестр МЧД от налоговой. В нём можно создать доверенность и для отчётности, и для контрагентов.

    Контур.Доверенность. В сервисе создают доверенности для ЭДО с контрагентами, а также управляют актуальностью МЧД и делегируют их заполнение. Вскоре в него планируют добавить и доверенности для госорганов.

    В некоторых сценариях нужно создавать доверенность на той же площадке, где будет работать сотрудник. Например:
    На Честном ЗНАКе 
    На Госуслугах
    На портале Федеральной таможенной службы 

  4. Заполнить данные о компании, сотруднике и полномочиях, которые он получит. Полномочия можно прописать в свободной форме либо выбрать из единого классификатора.Какие данные сотрудника нужно вносить в МЧД, на примере сервиса Контур.Доверенность

  5. ИП или руководитель подписывает заполненную МЧД электронной подписью, полученной в налоговой.

  6. Передает сотруднику файл МЧД или регистрационный номер, чтобы он подтверждал полномочия при подписании. В налоговую достаточно предоставить МЧД один раз, до отправки отчетности. В документообороте с контрагентами — по согласию сторон: передать файл перед началом работы или с каждым пакетом документов, а можно указывать реквизиты доверенности в тексте договора. 

Поскольку МЧД — сущность новая, порталам и сервисам нужно время, чтобы настроить работу с ней. К началу сентября 2023 года работу с МЧД поддерживают ФНС, СФР, Росстат, Честный ЗНАК, Федресурс, портал ФТС и ГИИС ДМДК, а также торговая площадка ТЭК-Торг.

Может быть так, что сервис или сайт, где работает сотрудник, ещё не принимает МЧД. Тогда нужно действовать по ситуации: узнать в техподдержке сайта, как именно сотрудник должен подтверждать свои полномочия. Возможно, руководителю будет достаточно нажать галочку «дать доступ» или предоставить скан бумажной доверенности.  

В Эльбе руководители и ИП отправляют отчётность сами, поэтому МЧД им не нужна. Сотрудники могут работать в сервисе, если их пригласят через многопользовательский режим. Они будут создавать документы, но подписывать их всё равно сможет только руководитель.

Статья актуальна на