Первичные документы — основание для бухгалтерских проводок и налогового учета. Они фиксируют факты хозяйственной деятельности: продажи, покупки, выплаты зарплаты, поступление товаров и другие операции, влияющие на финансовое состояние компании. Без первички, как её по-простому называют бухгалтера, невозможно вести бухгалтерский учет и считать налоги.
Что такое первичные документы
Закон о бухгалтерском учёте №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года определил понятие «факта хозяйственной жизни». Это событие в жизни предприятия, которое оказывает влияние на его финансовый результат и движение денег. Например, после продажи товара, компания получит прибыль или убыток. Когда на счёт придёт оплата, остаток расчётного счёта увеличится.
Каждый такой факт оформляется первичным документом. Это важно, ведь бухгалтер на его основании создаёт бухгалтерские проводки, определяет финансовый результат и рассчитывает налоги.
Какие документы относятся к первичным
Понятию «первичные документы» посвящена ст.9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Основные примеры первички, которые обычно есть на каждом предприятии.
- Договор. В договоре вы с контрагентом определяете условия сделки: что, за какую цену и в какие сроки будет сделано и как оплачено. При постоянном сотрудничестве можно составить один договор на несколько сделок. Каждому участнику сделки передайте подписанный экземпляр.
- Товарная накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — не первичный документ. Его обязаны выдавать плательщики НДС — ИП и ООО на ОСН или на УСН, если доход превышает 60 миллионов рублей в год. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН с освобождением и патенте — об этом читайте подробнее в статье. Вместо счёта-фактуры и акта или накладной можно пользоваться УПД — универсальным передаточным документом.
- Кассовые документы — расходный и приходный кассовые ордера выписывают при выдаче денег из кассы или при поступлении. Кассовый чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Все, кто обязан иметь онлайн-кассу, должны выдавать кассовый чек при оплате наличными или картой. Кто может работать без кассы, выдаёт БСО — бланк строгой отчётности.
- Банковские документы создаются для расчётов по банку. Платёжным поручением вы даёте банку распоряжение сделать перевод. Штамп банка на платёжке — подтверждение оплаты. Платёжное требование может выставить контрагент.
- Счёт — не первичный документ. Его выставляют для удобства покупателя, чтобы получить от него оплату. Счёт содержит сведения для оплаты — сумму, список товаров и услуг, банковские реквизиты продавца.
Подготовьте любые документы по сделке за пару минут. Для новых ИП — 1 год бесплатно
Первичная документация в бухгалтерии — особенности и требования
Форма документа: что учесть
Сейчас необязательно пользоваться только типовыми утвержёнными формами первичных документов. Бланки вы имеете право разрабатывать самостоятельно. Важно, чтобы ваши формы были установлены приказом или другим внутренним актом и содержали обязательные поля:
- название документа;
- дата;
- наименование компании или ИП;
- содержание операции;
- сумма, единица измерения;
- должности ответственных лиц;
- подписи и фамилии ответственных лиц.
Типовые унифицированные формы обязательны для денежных — расходный, приходный кассовые ордера, кассовая книга; кадровых и транспортных документов.
Срок составления первички
Закон требует составлять первичку в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его окончания, если сразу сделать документы невозможно.
Формат первичных документов
Составлять первичные документы можно как электронно, так и на бумаге. Подписывает его ответственный сотрудник, назначенный руководителем.
Работа с первичной документацией
Сформируйте график документооборота — правила движения документов. В нём распишите, какое подразделение отвечает за каждый факт хозяйственной деятельности, его документальное оформление, как происходит обмен документами между отделами, кто и как контролирует исполнение.
Обычно документооборот на предприятии разрабатывает главный бухгалтер. Правила документооборота приводятся в ФСБУ 27/2021, утверждённом Приказом Минфина №62н от 16 апреля 2021 года.
Первичные документы для сделки с клиентом
Договор
Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:
- Предмет договора: какой результат сделки.
- Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
- Права и обязанности сторон: как происходит работа.
- Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
- Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
- Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.
Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.
Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.
Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.
Шаблоны распространённых договоров:
Шаблон договора об оказании услуг
Счёт
Счёт — это не первичка и документ необязательный. Это всего лишь желание одной стороны получить оплату от другой. Продавец указывает в нём данные по товару, работам или услуге — наименование, цену, сумму и банковские реквизиты.
Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.
В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.
QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше..jpg)
Платёжные документы
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.
Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.
Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — у нас есть на эту тему подробное видео.
Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.
Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Товарная накладная ТОРГ-12
Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.
Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.
Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.
Статья: товарная накладная ТОРГ‑12
В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.
Акт об оказании услуг или выполнении услуг
Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.
Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью. 
Счёт-фактура
Счёт-фактура не считается первичным документом. Его обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.
Ранее организации на ИП и УСН были освобождены от налога на добавленную стоимость. К сожалению, с 1 января 2025 года они тоже стали плательщиками НДС, если доход за прошлый год превысил 60 миллионов. С доходов по патентам налог платить по прежнему не нужно. Но даже для освобождённых от его уплаты есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.
Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее, чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.
Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.
Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.
Универсальный передаточный документ — УПД
Объединяет в себе два документа: акт или накладную и счёт-фактуру.
Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.
На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).
Как исправить ошибки в первичных документах
Проверяйте документы от контрагентов — при обнаружении ошибок налоговая может доначислить налоги.
Если ошибки обнаружились в ваших документах, исправьте их. Но это не всегда возможно. Нельзя исправлять кассовые документы — приходные, расходные ордера и банковские. При обнаружении ошибок в таком документе, создайте новый.
Остальные документы исправлять можно. Зачеркните ошибку, напишите верные данные, «исправленному верить» и заверьте их датой и подписью тех же лиц, которые подписали документ ранее или подписью руководителя. Подчистки и стирания в бумажном документе запрещены.
Чтобы исправить электронный документ, создайте новый и укажите в нём, что он сделан взамен старого, поставьте дату исправления, подписи тех, кто документ составил. Важно, чтобы новый документ было невозможно использовать отдельно от старого.
Хранение первичной документации
Закон 402-ФЗ обязывает хранить первичку не менее пяти лет. Причём, отсчёт ведётся с нового отчётного года, а не с даты составления документа. Например, накладную от 10 марта 2025 года храните ещё пять лет, начиная с 1 января 2026 года. То есть, до конца 2030 года.
Кадровые документы — карточки, приказы, ведомости по зарплате положено хранить 75 лет.
Ответственность за нарушения с первичными документами
Если при проверке налоговая обнаружит у вас ошибки в документах или недостающие документы, она может квалифицировать это как грубое нарушение правил учёта и оштрафовать по п.1 ст. 120 НК РФ на 10 тыс.₽, при повторном нарушении — по п.2 ст 120 НК РФ на 30 тыс.₽.
Если налоговая база окажется заниженной, штраф по п.3 ст. 120 НК РФ — 20 % от неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.₽.
За ошибки с первичкой есть и административная ответственность. За грубое нарушение бухгалтерского учёта накажут руководителя или главного бухгалтера по ст 15.11 КОАП РФ на сумму от 5 до 10 тыс.₽, при повторном нарушении грозит штраф от 10 до 20 тыс.₽ или дисквалификация на срок от года до двух лет.
Понятие грубых нарушений перечислены в ст. 15.11 КОАП РФ, отсутствие первичных документов входит в их число.
