Как оформить путевой лист
Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и как изменились требования закона в 2019 году.
Зачем нужны путевые листы
Путевые листы оформляют по двум причинам:
- Компания — автотранспортная. Она оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
- Сотрудники компании или предприниматели используют личные автомобили для деловых поездок. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.
В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Если компания не автотранспортная и сотрудники не используют личные автомобили в бизнесе — поберегите своё время.
Если оформляете путевые листы, делайте это правильно. Порой налоговая проверяет документы, которые подтверждают расходы. Если будут ошибки, вам доначислят налог и выпишут штраф.
Что важно сделать для уменьшения налога
— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.
— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.
За что штрафуют автотранспортные компании
Водители автотранспортных компаний обязаны иметь при себе путевой лист. Его предъявляют по требованию сотрудника ГИБДД. Если сотрудник ГИБДД остановил транспортное средство, а документ отсутствует, компанию штрафуют на 500 рублей по 12.3 КоАП.
Оформляйте путевые листы, даже если:
— Транспорт — в аренде, а не в собственности.
— Компания применяет спецрежимы: УСН, ЕНВД, или патент.
— Водитель — самозанятый.
Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:
- Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
- Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».
За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.
Где взять бланк путевого листа
Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.
Бланки Госкомстата:
— Форма № 3 — для легкового автотранспорта.
— Форма № 3 спец. — для спецтехники, например автокрана, цементовоза и бетономешалки. Компания заполняет отрывные талоны. На их основании выставляет заказчикам счета.
— Форма № 4-с — для грузового автотранспорта при сдельной оплате.
— Форма № 4-п — для грузового автотранспорта при повременной оплате. В бланке указывают информацию по накладным. Отрывные талоны заполняет заказчик.
— Форма № 4 — для такси. Включает графу для указания данных таксометра.
— Форма № 6 — для автобуса на городских и пригородных маршрутах.
— Форма № 6 спец. — для автобуса, который выполняет заказы конкретной организации.
— Форма ЭСМ-2 — для работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате труда.
Как разработать свои бланки путевых листов
- Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра и маршрут следования.
- Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
- Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.
Правила заполнения путевого листа
— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.
— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.
— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.
— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.
— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.
— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.
— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.
Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою.
Пример оформления путевого листа
Как изменилось оформление путевых листов с 2019 года
— Путёвой лист оформляют только на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. Единственное исключение — командировка. В этом случае документ оформляют на весь период и расписывают маршрут по датам. Приказ Минтранса № 467.
— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта. Приказ Минтранса № 152.
— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.
Справочная / Бизнес-будни
Как оформить путевой лист
Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и как изменились требования закона в 2019 году.
Зачем нужны путевые листы
Путевые листы оформляют по двум причинам:
- Компания — автотранспортная. Она оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
- Сотрудники компании или предприниматели используют личные автомобили для деловых поездок. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.
В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Если компания не автотранспортная и сотрудники не используют личные автомобили в бизнесе — поберегите своё время.
Если оформляете путевые листы, делайте это правильно. Порой налоговая проверяет документы, которые подтверждают расходы. Если будут ошибки, вам доначислят налог и выпишут штраф.
Что важно сделать для уменьшения налога
— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.
— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.
За что штрафуют автотранспортные компании
Водители автотранспортных компаний обязаны иметь при себе путевой лист. Его предъявляют по требованию сотрудника ГИБДД. Если сотрудник ГИБДД остановил транспортное средство, а документ отсутствует, компанию штрафуют на 500 рублей по 12.3 КоАП.
Оформляйте путевые листы, даже если:
— Транспорт — в аренде, а не в собственности.
— Компания применяет спецрежимы: УСН, ЕНВД, или патент.
— Водитель — самозанятый.
Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:
- Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
- Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».
За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.
Где взять бланк путевого листа
Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.
Бланки Госкомстата:
— Форма № 3 — для легкового автотранспорта.
— Форма № 3 спец. — для спецтехники, например автокрана, цементовоза и бетономешалки. Компания заполняет отрывные талоны. На их основании выставляет заказчикам счета.
— Форма № 4-с — для грузового автотранспорта при сдельной оплате.
— Форма № 4-п — для грузового автотранспорта при повременной оплате. В бланке указывают информацию по накладным. Отрывные талоны заполняет заказчик.
— Форма № 4 — для такси. Включает графу для указания данных таксометра.
— Форма № 6 — для автобуса на городских и пригородных маршрутах.
— Форма № 6 спец. — для автобуса, который выполняет заказы конкретной организации.
— Форма ЭСМ-2 — для работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате труда.
Как разработать свои бланки путевых листов
- Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра и маршрут следования.
- Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
- Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.
Правила заполнения путевого листа
— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.
— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.
— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.
— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.
— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.
— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.
— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.
Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою.
Пример оформления путевого листа
Как изменилось оформление путевых листов с 2019 года
— Путёвой лист оформляют только на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. Единственное исключение — командировка. В этом случае документ оформляют на весь период и расписывают маршрут по датам. Приказ Минтранса № 467.
— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта. Приказ Минтранса № 152.
— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.
Устали от предпринимательской рутины?
Если генеральный директор используете личный автомобиль для деловых поездок, то путевой лист заполнять нужно, так как он подтверждает маршрут поездки и расходы на бензин.
В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Если компания не автотранспортная и сотрудники не используют личные автомобили в бизнесе.
Можно либо отправить работника в медицинскую организацию, либо наоборот - пригласить работника мед.организации к вам для осмотра водителей.
Как правило заключается договор с мед.учреждением на предоставление услуг по мед.осведетельствованию водителей перед поездкой с занесением отметки о допущении водителя к управлению транспортным средством в путевой лист.
В примере заполнена только лицевая часть путевого листа, а подпись мед.работника ставится на оборотной стороне: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=31694#h394 (бланк путевого листа для легкового автомобиля категории «B»).
Регламентируется это приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н, приказом Минздрава СССР от 29.09.1989 N 555 (в редакции от 12.04.2011) и письмом Минздрава РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32
Заключение мед.работника требуется на каждую поездку.
"Предсменные, предрейсовые и послесменные, послерейсовые медицинские осмотры проводятся медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное образование, медицинской организацией или иной организацией, осуществляющей медицинскую деятельность (в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя*(7)) (далее - медицинская организация) при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предрейсовым, послерейсовым), медицинским осмотрам (предсменным, послесменным)."
Соответственно, если у физ.лица есть высшее или среднее профессиональное медицинское образование, то вы можете заключить с ним договор ГПХ на проведение медицинского осмотра и заключения.
Однако, чтобы избежать подводных камней рекомендую вам обратиться в Минздрав с этим вопросом.
Нужно ли в путевом оисте ставить печать
Организации?
Мед работника?
Механика?
Какие из этих печатей должны быть?
Печать ставилась только организации и только до 2019 года. С 2019 года она тоже не обязательна.
Можно ли ни ставить ни какие печати ни организации , ни медика ни механика?
Заполнять путевой лист, полагаю, можете как угодно: печатать, от руки или, скажем, на печатной машинке. Печать организации на листе с 2019 года не обязательна. Остальные не были обязательны и раньше.
Путевые листы заполняются для обоснования расхода организации на содержание транспорта. Если бухгалтер пользуется автомобилем в личных целях, не пересекающимися с деятельностью организации, то путевой лист заполнять нет смысла, потому что расход в этом случае не обоснован.
Что же делать с путевыми листами, если сам ИП сам за рулем один авто в собственности?
Искать медработника и заключать с ним договор?
Для подтверждения расхода на транспорт всё равно надо оформлять путевой лист, и медик должен вас осматривать и ставить отметку о вашем состоянии. На эту тему лучше, наверное, будет почитать комментарии Дмитрия и моих коллег, начиная с самого первого сообщения. Их не много, они затрагивают как раз ваш вопрос, и в них уже есть ссылки на законодательные акты =)
Присоединяюсь. Я тоже ИП (УСН Д-Р), сам за рулем и один авто в собственности. Как правильно учесть расходы?
Чтобы учесть расходы, получите подготовку по выпуску автотранспорта (если её у вас ещё нет), заполните путевой лист: https://e-kontur.ru/enquiry/1316#comment_81632
После этого можно включать в расходы деньги, потраченные на ГСМ, например.
У организации на балансе автомобиль, передвигается на нем директор по служебным целям. Нужно оформлять путевой лист?
Да нужно, если хотите расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН или налога на прибыль.
1.компания не автотранспортная и
2.не используется личный транспорт,
то заполнять путевые листы не обязательно и достаточно утвердить максимальные нормы расхода топлива. Но в статье нигде не написано, что заполнять "нужно, если хотите расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН или налога на прибыль". Если бы я не дочитал до этого комментария, то забросил бы идею заполнять ПЛ.
Наверное нужно статью дополнить еще одним пунктом:
3. компания НЕ планирует пустить расходы на содержание автомобиля находящегося на балансе этой компании в расходы УСН или налога на прибыль.
Правильно понимаю?
Иначе получается, что вы вводите читателей в заблуждение. Или все-таки я не прав, и если расходы на топливо (например подтвержденные только товарными чеками) укладываются в утвержденные "нормы расхода", то путевые листы для включения в "расходы" для налогообложения не нужны?
Обязанности заполнять у вас действительно нет, но если вы хотите учитывать расход на автомобиль, то путевые листы понадобятся. Данная статья в меньшей степени говорит о расходах на автомобиль, вам лучше ознакомиться со статьёй, в которой речь напрямую об этих расходах — https://e-kontur.ru/enquiry/32
В статье, ссылку на которую оставил, говорится о том, что для подтверждения расходов нужен путевой лист, а при превышении норм у налоговой могут возникнут вопросы, касательно данных расходов.
Приказ Минтранса №152 от 18.09.2008 говорит, что механик назначается руководителем или уполномоченным лицом предприятия, а если ИП - сам себе механик и водитель, то он может сами ставить отметку о состоянии авто. Подробнее можете узнать по ссылке https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=330495&rangeId=185206 .
Однако нельзя назначать механиком кого попало. У нас есть постановление Правительства №876 от 30.08.1993, согласно которому лица, ответственные за техническое состояние транспортных средств, должны проходить соответствующую подготовку: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=41049&rangeId=185211 .
Суммы установлены статьёй 12.31.1 КоАП РФ: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=333034#h9329
""2. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей.
3. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств -
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей
...
Примечание. За административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица"
Да нужно, если хотите расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН или налога на прибыль.
Отметки обязательны, согласно статье 20 и 23 федерального закона № 196. Проверяет заполнение путевых листов трудовая инспекция и ГИБДД. Если при проверке будут выявлены нарушения, то меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.