Как оформить путевой лист
Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и как изменились требования закона в 2019 году.
Зачем нужны путевые листы
Путевые листы оформляют по двум причинам:
- Компания — автотранспортная. Она оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
- Сотрудники компании или предприниматели используют личные автомобили для деловых поездок. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.
В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Если компания не автотранспортная и сотрудники не используют личные автомобили в бизнесе — поберегите своё время.
Если оформляете путевые листы, делайте это правильно. Порой налоговая проверяет документы, которые подтверждают расходы. Если будут ошибки, вам доначислят налог и выпишут штраф.
Что важно сделать для уменьшения налога
— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.
— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.
За что штрафуют автотранспортные компании
Водители автотранспортных компаний обязаны иметь при себе путевой лист. Его предъявляют по требованию сотрудника ГИБДД. Если сотрудник ГИБДД остановил транспортное средство, а документ отсутствует, компанию штрафуют на 500 рублей по 12.3 КоАП.
Оформляйте путевые листы, даже если:
— Транспорт — в аренде, а не в собственности.
— Компания применяет спецрежимы: УСН, ЕНВД, или патент.
— Водитель — самозанятый.
Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:
- Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
- Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».
За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.
Где взять бланк путевого листа
Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.
Бланки Госкомстата:
— Форма № 3 — для легкового автотранспорта.
— Форма № 3 спец. — для спецтехники, например автокрана, цементовоза и бетономешалки. Компания заполняет отрывные талоны. На их основании выставляет заказчикам счета.
— Форма № 4-с — для грузового автотранспорта при сдельной оплате.
— Форма № 4-п — для грузового автотранспорта при повременной оплате. В бланке указывают информацию по накладным. Отрывные талоны заполняет заказчик.
— Форма № 4 — для такси. Включает графу для указания данных таксометра.
— Форма № 6 — для автобуса на городских и пригородных маршрутах.
— Форма № 6 спец. — для автобуса, который выполняет заказы конкретной организации.
— Форма ЭСМ-2 — для работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате труда.
Как разработать свои бланки путевых листов
- Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра и маршрут следования.
- Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
- Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.
Правила заполнения путевого листа
— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.
— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.
— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.
— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.
— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.
— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.
— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.
Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою.
Пример оформления путевого листа
Как изменилось оформление путевых листов с 2019 года
— Путёвой лист оформляют только на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. Единственное исключение — командировка. В этом случае документ оформляют на весь период и расписывают маршрут по датам. Приказ Минтранса № 467.
— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта. Приказ Минтранса № 152.
— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.
Устали от предпринимательской рутины?
Справочная / Бизнес-будни
Как оформить путевой лист
Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и как изменились требования закона в 2019 году.
Зачем нужны путевые листы
Путевые листы оформляют по двум причинам:
- Компания — автотранспортная. Она оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
- Сотрудники компании или предприниматели используют личные автомобили для деловых поездок. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.
В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Если компания не автотранспортная и сотрудники не используют личные автомобили в бизнесе — поберегите своё время.
Если оформляете путевые листы, делайте это правильно. Порой налоговая проверяет документы, которые подтверждают расходы. Если будут ошибки, вам доначислят налог и выпишут штраф.
Что важно сделать для уменьшения налога
— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.
— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.
За что штрафуют автотранспортные компании
Водители автотранспортных компаний обязаны иметь при себе путевой лист. Его предъявляют по требованию сотрудника ГИБДД. Если сотрудник ГИБДД остановил транспортное средство, а документ отсутствует, компанию штрафуют на 500 рублей по 12.3 КоАП.
Оформляйте путевые листы, даже если:
— Транспорт — в аренде, а не в собственности.
— Компания применяет спецрежимы: УСН, ЕНВД, или патент.
— Водитель — самозанятый.
Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:
- Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
- Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».
За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.
Где взять бланк путевого листа
Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.
Бланки Госкомстата:
— Форма № 3 — для легкового автотранспорта.
— Форма № 3 спец. — для спецтехники, например автокрана, цементовоза и бетономешалки. Компания заполняет отрывные талоны. На их основании выставляет заказчикам счета.
— Форма № 4-с — для грузового автотранспорта при сдельной оплате.
— Форма № 4-п — для грузового автотранспорта при повременной оплате. В бланке указывают информацию по накладным. Отрывные талоны заполняет заказчик.
— Форма № 4 — для такси. Включает графу для указания данных таксометра.
— Форма № 6 — для автобуса на городских и пригородных маршрутах.
— Форма № 6 спец. — для автобуса, который выполняет заказы конкретной организации.
— Форма ЭСМ-2 — для работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате труда.
Как разработать свои бланки путевых листов
- Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра и маршрут следования.
- Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
- Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.
Правила заполнения путевого листа
— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.
— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.
— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.
— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.
— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.
— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.
— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.
Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою.
Пример оформления путевого листа
Как изменилось оформление путевых листов с 2019 года
— Путёвой лист оформляют только на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. Единственное исключение — командировка. В этом случае документ оформляют на весь период и расписывают маршрут по датам. Приказ Минтранса № 467.
— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта. Приказ Минтранса № 152.
— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.