Как оформить путевой лист

Справочная / Бизнес‑будни

Как оформить путевой лист

Путевые листы — документы, которые оформляют водители. В них указывают информацию о поездке: название компании, транспортное средство, маршрут. В статье расскажем, зачем оформляют путевые листы, кто рискует штрафами и какие требования закона актуальны в 2020 году.

Зачем нужны путевые листы

Путевые листы оформляют по трём причинам:

  1. Компания оказывает услуги по перевозке пассажиров или грузов. По закону путевые листы оформляет каждый её водитель при каждом рейсе. Заодно компания обосновывает затраты на топливо для поездки, амортизацию транспорта и зарплату водителям.
  2. Компания перевозит пассажиров или грузы не по договору, для собственных нужд. Прямо в законе обязанность не прописано, но водители компании должны обеспечивать безопасность дорожного движения, а безопасность доказывают путевые листы. Поэтому в спорных случаях суды вставали на сторону ГИБДД.
  3. Компания хочет учитывать расходы на поездки в налоге. Путевые листы подтверждают маршрут поездки и расходы на бензин. В результате компания уменьшает налог УСН «Доходы минус расходы» или налог на прибыль на ОСНО. За использование личного автомобиля не забывайте заплатить сотрудникам компенсацию.

В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Например, если ИП на «Доходах» ездит на автомобиле на деловые встречи, без грузов и пассажиров.

Что важно сделать для уменьшения налога

— Узнать о максимальных нормах расхода топлива, которые утверждает Минтранс.

— Определить нормы расхода топлива для своей компании. Утвердить приказом и зафиксировать в учётной политике ООО.

Статья про учёт расходов на автомобиль на УСН «Доходы минус расходы»

За что штрафуют при перевозках пассажиров и грузов

Путевой лист важно правильно заполнить. Для этого перед началом смены:

  1.  Водитель обязан показаться врачу. Врач проверяет, что он здоровый, отдохнувший и трезвый, поэтому не опасен для других участников дорожного движения. Компании отправляют работников в медицинские центры или приглашают врача в таксопарк. В путевой лист ставят отметку о прохождении медосмотра.
  2. Нужно убедиться, что транспортное средство в порядке. Состояние транспорта имеет право проверять только человек с удостоверением по безопасности труда, которого назначили ответственным приказом руководителя. Он ставит в путевой лист отметку «о проведении предрейсового контроля».

За нарушения штрафуют по ст. 12.31.1 КоАП: водителя — на 3 000 ₽, ИП — на 5 000 ₽, ООО — на 30 000 ₽.

Если документа вообще не было, то ещё на 500 ₽ по 12.3 КоАП. 

Где взять бланк путевого листа

Воспользуйтесь готовыми бланками от Госкомстата — или разработайте свои.

 

Как разработать свои бланки путевых листов

  1. Включите в бланк обязательные реквизиты: наименование и номер документа, период действия, владелец транспортного средства, информация о транспорте, сведения о водителе, данные о топливе, показания одометра и маршрут следования.
  2. Добавьте реквизиты, которые помогут контролировать водителей или рассчитывать зарплату.
  3. Утвердите бланк приказом. Если вы ООО — зафиксируйте в учётной политике.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Правила заполнения путевого листа

— Заполняйте все реквизиты, если используете форму Росстата.

— Нумеруйте по порядку с начала календарного года. После Нового года снова начинайте с единицы.

— Проставляйте отметки о медосмотрах. Медработник записывает, что водитель «прошёл предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошёл послерейсовый медосмотр». Пишет своё ФИО и ставит подпись.

— Проставляйте отметки о прохождении осмотра транспорта. Отметку ставит сотрудник, которого руководитель назначил ответственным при помощи приказа.

— Заполняйте все пункты маршрута без исключения.

— Если одометр сломался, заполните акт о неисправности оборудования. Рассчитайте, сколько проехал водитель и сформируйте бухгалтерскую справку.

— Если водители пользуются транспортом посменно, оформляйте путевые листы на каждого. В путевом листе первого водителя укажите показания одометра при выезде. В путевом листе последнего водителя — показания одометра при его возврате.

Путевые листы регистрируют в специальном журнале. Воспользуйтесь формой Росстата или разработайте свою. Также журнал можно вести в электронном виде, но тогда придётся заверять его электронной подписью. 

Как изменилось оформление путевых листов 

— С 1 января 2021 года в путевом листе необходимо указывать вид сообщения и вид перевозки. Вид сообщения — регулярные, по заказам и на легковых такси, вид перевозки — в городском, пригородном, международном сообщении.

— С 1 января 2021 в сведениях о ТС нужно обязательно указывать марку ТС. 

— Путёвой лист оформляют максимум на один рейс или на одну смену. Больше нельзя заполнять его сразу на срок до месяца. См. п. 9 приказа Минтранса № 368.

— В путевом листе указывают дату и время предрейсового технического осмотра транспорта. 

— В верхней части документа больше не обязательно ставить печать или штамп.

Статья актуальна на 02.02.2021

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
45 комментариев
Оставить комментарий
Комментарии (45)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Написать
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
  • Дмитрий 24 марта 2019, 14:08
    Небольшая компания ООО на УСН Доходы 6%, работает только генеральный директор. Каждый месяц провожу ГСМ 60-120 литров. Все равно необходимо заполнять путевые листы, с мед.осмотром и т.п.?
    Ответить
    • Третьяков Алексей 25 марта 2019, 11:38
      Добрый день, Дмитрий.
      Если генеральный директор используете личный автомобиль для деловых поездок, то путевой лист заполнять нужно, так как он подтверждает маршрут поездки и расходы на бензин.
      В остальных случаях оформлять путевые листы необязательно. Если компания не автотранспортная и сотрудники не используют личные автомобили в бизнесе.
      Ответить
      • Дмитрий 25 марта 2019, 17:26
        А где взять обычной небольшой компании медработника? Мне просто интересно, заполнил я путевой лист, затем приходит налоговая и спрашивает: - А где подпись медработника? Получается, что мне нужно заключить договор с медучереждением или как это происходит на практике? Кстати, на приведенном примере заполнения путевого листа не увидел подписи о мед. осмотре.
        Ответить
        • Николайчук Алексей 26 марта 2019, 10:57
          Добрый день, Дмитрий.

          Можно либо отправить работника в медицинскую организацию, либо наоборот - пригласить работника мед.организации к вам для осмотра водителей.

          Как правило заключается договор с мед.учреждением на предоставление услуг по мед.осведетельствованию водителей перед поездкой с занесением отметки о допущении водителя к управлению транспортным средством в путевой лист.

          В примере заполнена только лицевая часть путевого листа, а подпись мед.работника ставится на оборотной стороне: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=31694#h394 (бланк путевого листа для легкового автомобиля категории «B»).
          Ответить
          • Дмитрий 26 марта 2019, 19:10
            Прлучается на каждую поездку нужно заключение мед.работника? А какой документ регламентирует работу и подпись мед.работника? Могу я, например, заключить договор с физическим лицом являющимся врачом? Куда в принципе обращаться чтобы заключить договор с мед. учреждентем?
            Ответить
            • Елонов Серега 27 марта 2019, 12:06
              Добрый день, Дмитрий.

              Регламентируется это приказом Минздрава России от 15.12.2014 N 835н, приказом Минздрава СССР от 29.09.1989 N 555 (в редакции от 12.04.2011) и письмом Минздрава РФ от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32


              Заключение мед.работника требуется на каждую поездку.
              "Предсменные, предрейсовые и послесменные, послерейсовые медицинские осмотры проводятся медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное образование, медицинской организацией или иной организацией, осуществляющей медицинскую деятельность (в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя*(7)) (далее - медицинская организация) при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предрейсовым, послерейсовым), медицинским осмотрам (предсменным, послесменным)."
              Соответственно, если у физ.лица есть высшее или среднее профессиональное медицинское образование, то вы можете заключить с ним договор ГПХ на проведение медицинского осмотра и заключения.
              Ответить
              • Дмитрий 27 марта 2019, 13:24
                Хорошо, а такой вопрос, у меня есть друг альтруист медик, он хочет провести мед. осмотр бесплатно. Подойдет такой вариант?
                Ответить
                • Елонов Серега 27 марта 2019, 15:52
                  Если у вашего друга есть лицензия на осуществление медицинской деятельности, то с точки зрения законодательства не вижу препятствий для этого.
                  Однако, чтобы избежать подводных камней рекомендую вам обратиться в Минздрав с этим вопросом.
                  Ответить
                  • Александр 10 апреля 2019, 16:33
                    Такой вопрос
                    Нужно ли в путевом оисте ставить печать
                    Организации?
                    Мед работника?
                    Механика?
                    Какие из этих печатей должны быть?
                    Ответить
                    • Сметанин Дмитрий 11 апреля 2019, 11:13
                      Приветствую, Александр.

                      Печать ставилась только организации и только до 2019 года. С 2019 года она тоже не обязательна.
                      Ответить
                      • Александр 11 апреля 2019, 19:30
                        Можно ли заполнять путевой лист частично ручкой, частично печатью?
                        Можно ли ни ставить ни какие печати ни организации , ни медика ни механика?
                        Ответить
                        • Сметанин Дмитрий 12 апреля 2019, 10:07
                          Здравствуйте, Александр.

                          Заполнять путевой лист, полагаю, можете как угодно: печатать, от руки или, скажем, на печатной машинке. Печать организации на листе с 2019 года не обязательна. Остальные не были обязательны и раньше.
                          Ответить
                  • Сергей 14 апреля, 08:09
                    В принципе лицензию получает не человек, а юр.лицо или ИП и основное там сертифицированный кабинет. А к нему уже идут люди с образование, но это длинная история)))
                    Ответить
              • Дмитрий 28 мая 2019, 08:56
                Ребята ("Эльба"), по-моему вы эту тему не до конца изучили! Нашел вот такую информацию: "Что касается использования легковых или грузовых транспортных средств иным лицом предприятия, например, генеральным директором, то в этом случае необязательно заполнять путевой лист, отметка медработника тоже не понадобится. Судебная практика это подтверждает (см. например, решение АС Сахалинской области от 19.04.2018 по делу № А59-6319/2017)." Что скажите?
                Ответить
                • Костромин Антон 29 мая 2019, 11:34
                  Добрый день, Дмитрий. У нас в России не прецедентное право. Мы придерживаемся только безопасной позиции, что без обязательных отметок в путевом листе налоговые инспекторы могут снять расходы на ГСМ. Отметка о прохождении медосмотра и сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей указаны в числе обязательных реквизитов путевого листа в соответствии с приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
                  Ответить
                  • Дмитрий 29 мая 2019, 20:30
                    Открываем этот приказ и читаем: "III. Порядок заполнения путевого листа: 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях". Так как генеральный директор не возит грузы, пассажиров у него нет, багажа тоже не имеется - получается, что путевой лист заполнять не нужно (про это как раз суд в своем решении и говорит). Поэтому не вижу оснований заполнять путевой лист, если в штате организации один генеральный директор, чего уж там говорить о прохождении медосмотра и сведения о предрейсовом контроле состояния автомобилей. Можно, конечно, перебдеть и заплатить лишние деньги на договор с мед. работником и механика (т.е. самого себя- генерального директора) отправить на обучение - дело хозяйское, но я думаю здесь как раз те люди читают, кто ищет варианты, а не безопасную позицию.
                    Ответить
  • Юлия 10 апреля 2019, 11:56
    Добрый день, автомобилем ООО пользуется бухгалтер по личным надобностях нужно ли заполнять путевой лист?
    Ответить
    • Сметанин Дмитрий 11 апреля 2019, 09:52
      Приветствую, Юлия.

      Путевые листы заполняются для обоснования расхода организации на содержание транспорта. Если бухгалтер пользуется автомобилем в личных целях, не пересекающимися с деятельностью организации, то путевой лист заполнять нет смысла, потому что расход в этом случае не обоснован.
      Ответить
  • Максим 10 апреля 2019, 12:18
    Добрый день.
    Что же делать с путевыми листами, если сам ИП сам за рулем один авто в собственности?
    Искать медработника и заключать с ним договор?
    Ответить
    • Максим 10 апреля 2019, 14:38
      Поддерживаю вопрос! Аналогичная ситуация, за исключением только, что имеется знакомый медработник с печатью.
      Ответить
    • Сметанин Дмитрий 11 апреля 2019, 10:08
      Приветствую, Максим.

      Для подтверждения расхода на транспорт всё равно надо оформлять путевой лист, и медик должен вас осматривать и ставить отметку о вашем состоянии. На эту тему лучше, наверное, будет почитать комментарии Дмитрия и моих коллег, начиная с самого первого сообщения. Их не много, они затрагивают как раз ваш вопрос, и в них уже есть ссылки на законодательные акты =)
      Ответить
      • Владимир 11 апреля 2019, 17:50
        Здравствуйте.
        Присоединяюсь. Я тоже ИП (УСН Д-Р), сам за рулем и один авто в собственности. Как правильно учесть расходы?
        Ответить
        • Сметанин Дмитрий 12 апреля 2019, 09:58
          Здравствуйте, Владимир.

          Чтобы учесть расходы, получите подготовку по выпуску автотранспорта (если её у вас ещё нет), заполните путевой лист: https://e-kontur.ru/enquiry/1316#comment_81632
          После этого можно включать в расходы деньги, потраченные на ГСМ, например.
          Ответить
  • Гость 11 апреля 2019, 17:38
    Добрый день!
    У организации на балансе автомобиль, передвигается на нем директор по служебным целям. Нужно оформлять путевой лист?
    Ответить
    • Сметанин Дмитрий 12 апреля 2019, 09:16
      Здравствуйте.

      Да нужно, если хотите расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН или налога на прибыль.
      Ответить
      • Александр 16 апреля 2019, 00:25
        В статье написано, что с 2019г. если
        1.компания не автотранспортная и
        2.не используется личный транспорт,
        то заполнять путевые листы не обязательно и достаточно утвердить максимальные нормы расхода топлива. Но в статье нигде не написано, что заполнять "нужно, если хотите расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН или налога на прибыль". Если бы я не дочитал до этого комментария, то забросил бы идею заполнять ПЛ.

        Наверное нужно статью дополнить еще одним пунктом:
        3. компания НЕ планирует пустить расходы на содержание автомобиля находящегося на балансе этой компании в расходы УСН или налога на прибыль.
        Правильно понимаю?

        Иначе получается, что вы вводите читателей в заблуждение. Или все-таки я не прав, и если расходы на топливо (например подтвержденные только товарными чеками) укладываются в утвержденные "нормы расхода", то путевые листы для включения в "расходы" для налогообложения не нужны?
        Ответить
        • Шипицын Александр 17 апреля 2019, 13:45
          Добрый день, Александр.

          Обязанности заполнять у вас действительно нет, но если вы хотите учитывать расход на автомобиль, то путевые листы понадобятся. Данная статья в меньшей степени говорит о расходах на автомобиль, вам лучше ознакомиться со статьёй, в которой речь напрямую об этих расходах — https://e-kontur.ru/enquiry/32

          В статье, ссылку на которую оставил, говорится о том, что для подтверждения расходов нужен путевой лист, а при превышении норм у налоговой могут возникнут вопросы, касательно данных расходов.
          Ответить
  • Андрей 11 апреля 2019, 18:46
    С врачами все понятно. А что делать с механиком ?
    Ответить
    • Сметанин Дмитрий 12 апреля 2019, 09:48
      Приветствую, Андрей.

      Приказ Минтранса №152 от 18.09.2008 говорит, что механик назначается руководителем или уполномоченным лицом предприятия, а если ИП - сам себе механик и водитель, то он может сами ставить отметку о состоянии авто. Подробнее можете узнать по ссылке https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=330495&rangeId=185206 .

      Однако нельзя назначать механиком кого попало. У нас есть постановление Правительства №876 от 30.08.1993, согласно которому лица, ответственные за техническое состояние транспортных средств, должны проходить соответствующую подготовку: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=41049&rangeId=185211 .
      Ответить
  • Максим 12 апреля 2019, 08:43
    ИП штрафуется наравне с ООО, откуда у вас 5 тыс. взялись?
    Ответить
    • Сметанин Дмитрий 12 апреля 2019, 09:56
      Здравствуйте, Максим.

      Суммы установлены статьёй 12.31.1 КоАП РФ: https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=1&documentId=333034#h9329
      Ответить
      • Максим 12 апреля 2019, 10:02
        Здравствуйте, Дмитрий, Вы читали эту статью?

        ""2. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств -

        влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей.

        3. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств -

        влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей

        ...

        Примечание. За административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как юридические лица"
        Ответить
  • Алмаз! 12 апреля 2019, 11:23
    В Минтрансе указана что путевой должен оформить организация и ип! Как таковы машина оформлена на физ. Лицо! Получается мне ненадо путевой лист
    Ответить
  • Ирина 12 апреля 2019, 23:06
    Здравствуйте ! Правильно ли я поняла, что путевые листы нужны только тогда, если хочешь расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН ? а если нет , то и не надо ?
    Ответить
    • Гусев Роман 15 апреля 2019, 17:04
      Здравствуйте, Ирина.

      Да нужно, если хотите расходы на содержание такого авто пустить в расходы УСН или налога на прибыль.
      Ответить
      • Александр 8 мая 2019, 16:44
        Таким образом, если не учитывать расходы на содержание автомобилей компании, не надо отметок о предрейсовых медосмотрах и техосмотрах? Кто их проверяет и штрафует за отсутствие этих мероприятий? Сотрудники ГИБДД могут проверять путевые листы. Вот едет человек на машине компании, на руках СТС, страховка, без путевого листа. не будет к нему претензий от сотрудников ГИБДД. В какой момент наступает ответственность за отсутствие штампа медработника? При проверке трудовой инспекцией?
        Ответить
        • Молокова Анастасия 13 мая 2019, 14:04
          Добрый день, Александр.

          Отметки обязательны, согласно статье 20 и 23 федерального закона № 196. Проверяет заполнение путевых листов трудовая инспекция и ГИБДД. Если при проверке будут выявлены нарушения, то меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
          Ответить
  • Александр. 25 марта 2020, 17:56
    Здравствуйте. Компания не автотранспортная, усн доходы. Сегодня при перевозке древесины гибддшник выписал 500 руб. за отсутствие путевого листа, т.к. "груз коммерческий". Как понимать это в контексте вашей статьи?
    Ответить
    • Носков Михаил 26 марта 2020, 13:23
      Добрый день! Если вы перевозили груз по договору, нужно оформлять путевой лист. Я прочитал ваш комментарий и понял: наверное, выражение «автотранспортная компания» только запутывает. Предприниматели часто совмещают разные виды деятельности. Поэтому я обновил статью.
      Ответить
  • Гость 11 ноября 2020, 14:39
    Добрый день! В штате 3 авто компания ООО. Вопрос следующий:
    Готов заключить договор с лицензированным работником мед службы это не сложно и не так затратно, но не ясен вопрос оформления путевого листа если например у меня автомобиль двигается по маршруту Екатеринбург-Москва, автомобиль еврофура и в ато может ехать груз от нескольких клиентов это раз, во вторых автомобиль с Москвы может поехать необязательно обратно в город ЕКатеринбург( т.е. в место базирования), а например в Краснодар и далее в ЕКатеринбург, при всем этом может скопиться около 10 клиентов и рейс занять 2 недели например, а в путевом листе формы №4-П всего 2 места под заказчика, т.е. заказчик 1 и 2, как заполнить правильно такой путевой лист и как быть с мед работником в таком случае ? Или может быть должно быть сразу несколько путевых листов ?
    Ответить
    • Шайн Лена 12 ноября 2020, 14:56
      Добрый день!

      Если вам не подходят бланки путевых листов Госкомстата, вы можете разработать свои формы путевых листов, и использовать их. Как это сделать, описано в статье выше.

      По поводу нескольких путевых листов — путевой лист оформляется на каждое транспортное средство на одну смену или на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня).

      По поводу мед. работника не совсем поняла, в чём у вас по нему вопрос.
      Ответить
  • Лилия 20 апреля, 11:39
    Здравствуйте!Подскажите,пожалуйста. В организации ООО есть легковой авто,на нем ездит директор и коммерческий директор. Три года не заполняли путевые,я устроилась на работу и эту ответственность возложили на меня. Можно ли их не заполнять ? Если авто не используется по работе? А только по их личным целям?
    Ответить
    • Гусева Ксения 20 апреля, 14:22
      Здравствуйте, Лилия.
      Затраты на топливо или ГСМ (горюче смазочные материалы) можно принять к расходам УСН, если вы сможете доказать, что они экономически обоснованы. При этом, одних чеков на оплату будет недостаточно, понадобится также доказать, что расход бензина был направлен на бизнес.

      Расходы на ГСМ учитываются либо по путевым листам, либо по лимитам, установленным в договоре с поставщиком топлива.
      Поэтому если нет подтверждающим документом и авто применялся в личных целях, не нужно заполнять путевые листы.
      Ответить

Устали от предпринимательской рутины?