Как отправить сотрудника в декрет: оформление отпуска, выплата пособия, возмещение из ФСС

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Как отправить сотрудника в декрет: оформление отпуска, выплата пособия, возмещение из ФСС

Трудовой кодекс защищает права беременной сотрудницы: работодателю запрещено её увольнять. На восьмом месяце беременности она уходит в декретный отпуск. Он длится 140 дней: 70 до родов и 70 после. Отпуск по беременности сменяется отпуском по уходу за ребенком — обычно до полутора лет. Всё это время сотрудница получает пособия от ФСС. В большинстве регионов фонд платит напрямую, в остальных — при помощи работодателя. Работодатель потом уменьшает на сумму расходов страховые взносы. О подробностях читайте в статье.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты: 27 в год — для ИП, 29 — для ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

1. Оформите декретный отпуск

Отпуск по беременности и родам

Работодатель получает от сотрудницы документы:

1. Больничный листок из женской консультации. Помните, что наравне с бумажными больничными действуют электронные. С ними работают в в личном кабинете ФСС.

2. Заявление на декретный отпуск в произвольной форме. Необязательно брать его перед началом отпуска. Можно и после, в течение 6 месяцев.

Отпуск длится 140 дней: 70 до родов и 70 после. Иногда сотрудницы не подают заявление на отпуск и работают до последнего. Это нормально: отпуск — право, а не обязанность. Только за дни работы пособие не платят.

Нестандартные ситуации из приказа Минздравсоцразвития.

— При многоплодной беременности отпуск берут на 28 неделе на 194 дня: 84 до родов и 110 после.  

— При усыновлении ребёнка отпуск берут со дня усыновления. Он заканчивается, когда ребёнку исполняется 70 дней. Если ребёнку на момент усыновления больше 70 дней, отпуск по беременности и родам не положен.

— При осложнённой беременности берут дополнительные 16 дней. В этом случае сотрудник пишет заявление о продлении отпуска.

Когда выяснили длительность отпуска, оформите документы:

— Подпишите приказ о предоставлении отпуска.

— Заполните личную карточку.

— Заполните табель учёта рабочего времени.

Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Сотрудница сама решает, воспользоваться отпуском или выйти на работу. Вместо неё в отпуск по уходу за ребёнком может отправиться любой работающий родственник: отец ребёнка, бабушка, дедушка, тётя или дядя. Отпуск можно чередовать как угодно: например, месяц с ребёнком сидит мама, потом месяц — папа.

При отпуске до полутора лет пособие составляет 40% от средней зарплаты за предыдущие два года. 

Для оформления отпуска попросите у сотрудницы документы:

— Заявление.

— Свидетельство о рождении ребёнка.

— Справку с работы мужа, что он не находится в аналогичном отпуске.

Снова издайте приказ о предоставлении отпуска, заполните личную карточку и табель учёта рабочего времени.

Разрешено совмещать отпуск по уходу за ребёнком и работу. Здесь есть два варианта: неполный рабочий день или неполная рабочая неделя. Например, сотрудница может работать по 7 часов в день или 4 дня в неделю. Главное — чтобы ставка была неполной. Иначе есть риск, что ФСС откажется компенсировать затраты.

3. Узнайте, кто выплачивает пособия: вы или ФСС

Бывает две схемы выплаты:

  1. Предприниматель платит сотруднику, а потом уменьшает страховые взносы в ФСС.
  2. ФСС платит сотруднику напрямую.

Вторая схема — пилотный проект, который запустили в 2012 году. Прямые выплаты освобождают работодателей от лишних расчётов и документов, а сотрудникам гарантируют пособия вне зависимости от состояния компании. Поэтому к новой схеме присоединяются всё новые регионы, а в 2021 году она распространится по всей стране.

Узнайте, возится ли вам с выплатами и документами: найдите свой регион в таблице.

4. Заплатите пособия

Пособие по беременности и родам

Размер пособия — 100% от средней зарплаты. Для расчёта берут два календарных года перед началом отпуска. Например, в 2020 году учитывают зарплату за 2018 и 2019 годы. Удобнее всего — не считать в Экселе, а воспользоваться специальным калькулятором.

Закон устанавливает верхнюю и нижнюю планку пособия. На момент публикации статьи при 140 днях отпуска минимальное пособие составляет 55 831 ₽, максимальное — 322 192 ₽. Первая сумма зависит от количества дней отпуска и МРОТ, вторая — от количества дней отпуска и предельной суммы годового заработка. В 2018 году она составляла 815 000 ₽, в 2019 — 865 000 ₽.

Пособие назначают в течение 10 дней после получения документов от сотрудницы. Выплачивают — в ближайший после назначения зарплатный день.

Пример

В ООО «Ромашка» зарплату выплачивают 11 и 25 числа каждого месяца. Анна ушла в отпуск по беременности и родам 10 октября. Директор рассчитал её пособие 15 октября, а выплатил 25 октября. Он сделал всё правильно.

Единоразовая выплата при рождении ребёнка

С 1 февраля 2020 года пособие составляет 18 004,12 ₽. Некоторые регионы увеличивают выплату за счёт своего бюджета, например, Москва — на 5500 ₽ за первого ребёнка, на 14 500 ₽ — за последующих.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Пособие платят ежемесячно: с первого дня отпуска по уходу до момента, когда ребёнку исполнится 1,5 года.

Размер пособия составляет 40% от средней зарплаты. Для расчёта берут зарплату за предыдущие два календарных года. За первого ребёнка минимальная выплата в 2020 году — 4852 ₽ в месяц, максимальная — 27 984,66 ₽ в месяц. За последующих детей — от 6751,54 ₽ до 27 984,66 руб ₽ в месяц. Рассчитывайте пособие в специальном калькуляторе, чтобы не ошибиться.

Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до 3 лет (отменено на детей, родившихся с 1 января 2020 года)

Когда сотрудник находится в отпуске по уходу за ребёнком, работодатель платит ему пособие за свой счёт. Размер пособия — 50 рублей в месяц. День выплаты — день выдачи зарплаты.

Пособие платят во время отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет параллельно основному. Если ребёнку уже исполнилось 1,5 года и сотрудница осталась в отпуске по уходу до 3 лет, 50 рублей — её единственное пособие.

5. Получите возмещение от ФСС

Возмещение работает так: вы платите сотруднику пособие, а потом уменьшаете ежемесячные страховые взносы в ФСС. Если сумма пособия превышает взносы — обращаетесь в фонд с заявлением. К заявлению прикладываете справку-расчёт и расшифровку расходов — и получаете переплату на счёт.

Когда ФСС отказывает в возмещении

ФСС имеет право отказать работодателю и не возмещать пособия для сотрудников. Это происходит по нескольким причинам:

  1. Ошибки в документах: справке о заработке, листке нетрудоспособности, заявлении на отпуск по беременности и родам.
  2. Фиктивные трудовые отношения. Когда сотрудницу берут на работу на поздних сроках беременности, и она сразу уходит в декрет, для ФСС это выглядит подозрительно.
  3. Завышенная зарплата. Если женщина-юрист получает зарплату 100 000 ₽, а её коллеги-юристы — 20 000 ₽, это тоже подозрительно.
  4. Сотрудница получает пособие и одновременно работает. Рабочий день — полный или сокращённый только формально, меньше, чем на час в день.

Если сотрудники фонда найдут нарушение, они запросят объяснения и документы.

Статья актуальна на 12.02.2020

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
33 комментария
Оставить комментарий
Комментарии (33)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
Написать
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
  • Антон Езуб 4 июля 2020, 12:30
    Как работодателю получить выплату от ФСС? Какое заявление подать?
    И можно ли подать все документы и заявление в ФСС, получить от них выплату и после этого выплатить сотруднице?
    Ответить
    • Комелина Таня 8 июля 2020, 08:41
      Добрый день, Антон.

      Если у вас не пилотный регион, то нужно будет сперва назначить и выплатить пособие сотруднику, а затем обратиться в ФСС с документами для получения возмещения пособия.

      Срок назначения и выплат пособий сотрудникам, а также шаблоны заявлений, которые нужно подать в ФСС вы найдете в статье — https://e-kontur.ru/enquiry/204#_

      Если же у вас пилотный регион, то выплаты делает ФСС напрямую сотруднику. Вам нужно будет передать в ФСС документы, полученные от сотрудника. По ним они начислят и переведут ему сумму пособия.
      Ответить
  • Нуржамал 19 августа 2020, 08:34
    Здраствуйте, организация который я работаю более 3х лет в этом году нас всех автоматически уволили и переоформили заново. Я уже 5ом месяце беременности я могу
    Ответить
  • Нуржамал 19 августа 2020, 08:36
    Получается я у них новый сотрудник,(после переоформление) я могу уйти в отпуск через 2месяца после оформление на работы если я уже на 7месяце беременности?
    Ответить
    • Комелина Таня 19 августа 2020, 11:45
      Добрый день.

      Да, вы сможете пойти на больничный по беременности и родам, несмотря на то, что вас только переоформили на работе.

      Для получения больничного нужно будет предоставить работодателю листок нетрудоспособности и заявление на декрет. Более подробно о получении больничного написано в текущей в данной статье.
      Ответить
  • Анастасия 3 сентября 2020, 11:57
    Добрый день. Я нахожусь в отпуске по уходу за ребёнком до 1.5 лет. Работаю в мед. учреждении. Каждые 5 лет должна проходить повышение квалификации. В этом году в ноябре заканчивается мой сертификат на работу, пришла путёвка на учёбу.
    Я прочитала, что мне необходимо оформить выход на работу на неполный день, а после учёбы могу снова продолжить декретный отпуск.
    Какие есть ещё варианты?
    Ответить
    • Щитаев Максим 3 сентября 2020, 15:31
      Здравствуйте, Анастасия.
      Если вам не подходит вариант, который вы описали, рекомендую уточнить у вашего мед. учреждения, какие варианты ещё имеются.
      Ответить
  • Анна 9 октября 2020, 16:45
    Добрый вечер !
    Я устроилась на работу на 22 недели беременности и собираюсь работать до 35 недели включительно. До этого я не была нигде трудоустроена . Будут ли мне выплачивать пособия перед родами когда я уйду в декрет и потом пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет . Если стаж работы у меня будет 3 месяца
    Ответить
    • Бабин Артём 9 октября 2020, 17:32
      День добрый.

      В конце статьи этот момент как раз описан.

      Цитирую: "Фиктивные трудовые отношения. Когда сотрудницу берут на работу на поздних сроках беременности, и она сразу уходит в декрет, для ФСС это выглядит подозрительно."

      В таком случае в ФСС имеют право отказать работодателю.
      Ответить
      • Анна 9 октября 2020, 17:35
        И в пособиях до 1,5 лет на ребёнка могут отказать ?
        Ответить
        • Гусева Ксения 12 октября 2020, 16:46
          Здравствуйте, Анна.
          Да, могут. Лучше проконсультироваться по данному вопросу вашему работодателю и вам с юристом.
          Ответить
  • Марина 3 декабря 2020, 19:31
    Здравствуйте. Подскажите пожалуйста могу ли я уйти в отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет в день написания заявления? То есть написать заявление и в этот же день уйти? При условии что месяц назад его я добровольно прервала этот отпуск ..
    Ответить
    • Сидорова Екатерина 8 декабря 2020, 11:26
      Здравствуйте, Марина.

      Вы имеете право продолжить свой отпуск по уходу за ребенком. Если вы выходили работать на полный день, то нужно написать заявление. Срок в который вы можете уйти в отпуск после написания заявления может быть регламентирован работодателем, поэтому уточнить сможете ли вы уйти в отпуск в день написания заявления лучше уточнить у вашего работодателя.
      Ответить
  • Ирина 11 декабря 2020, 04:28
    Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, работодатель производит налоговые отчисления (НДФЛ) за женщину, которая находится в отпуске по уходу за ребёнком до полутора лет?
    Ответить
    • Комелина Таня 15 декабря 2020, 13:56
      Добрый день, Ирина.

      С суммы пособия, которое платится по уходу за ребенком за 1,5 лет, не платится НДФЛ и страховые взносы.
      Ответить
  • Алекмаа 13 декабря 2020, 06:43
    Добрый день!Сейчас я в декретном отпуске,и выплату получила,после родов буду ли получать уход за ребенком
    Ответить
    • Сайнутдинова Динара 18 декабря 2020, 08:52
      Добрый день.

      Как понимаю, вы являетесь сотрудником. Сотрудник может воспользоваться отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет. О том, какие документы понадобятся, написано в этой статье в в блоке 1. «Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет».
      Ответить
  • Илена 13 декабря 2020, 08:51
    Здравствуйте, я нахожусь в декретном отпуске до 1.5 лет, ребенку 1.3 и я узнала что беременна ,срок маленький меньше месяца. На работе устроена официально, будут ли выплаты на второго ребенка , если да то какие положены.
    Ответить
    • Kolobov Igor 21 декабря 2020, 07:10
      Илена, добрый день!

      Один сотрудник не может одновременно находиться в двух отпусках (письмо ФСС России от 14.07.2014 № 17-03-14/06-7836). Если вы в декретном отпуске собираетесь рожать второго ребенка, вам нужно выбрать: либо остаться в отпуске по уходу за ребенком, либо взять отпуск по беременности родам.

      Если вы выберите второй вариант, вам нужно начислить пособие по беременности и родам. Как платить ежемесячное пособие в месяце ухода во второй декрет, зависит от того, как компания платит пособие – за прошедший месяц или за будущий месяц вперед.

      В первом случае пособие следует рассчитать пропорционально количеству дней ухода за первым ребенком. Во втором случае вы получите пособие в полном размере. Право на ежемесячное пособие прекращается с месяца, следующего за месяцем, в котором вы ушли во второй декрет.
      Ответить
  • Ольга 13 декабря 2020, 14:46
    Здравствуйте, подскажите, если я устроюсь на работу, срок беременности 7 недель, будут мне потом положены выплаты по декретному отпуску?
    Ответить
    • Ольга 13 декабря 2020, 14:47
      Ранее работала
      Ответить
      • Kolobov Igor 21 декабря 2020, 07:39
        Ольга, добрый день!

        Да, выплаты положены, даже если вы будете трудоустроены беременной.
        Ответить
  • Екатерина 17 декабря 2020, 23:59
    Добрый день! Подскажите, должен ли отец ребёнка уходить в декретный отпуск, чтобы организация выплачивала пособия на ребёнка да 1,5 лет? В соцзащите сказали, что так как он работает они ничего не выплачивают. Вот и получается, что ни там ни там нам ничего вразумительного не ответили. Ребёнку 4 месяца, а кроме единовременного пособия мы ничего не получили.
    Ответить
    • Сидорова Екатерина 28 декабря 2020, 06:58
      Здравствуйте, Екатерина.

      Законом N 81-ФЗ установлено, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком предоставляется как работающим, так и неработающим гражданам. Работающим гражданам данное пособие предоставляется в целях частичной компенсации утраченного заработка в связи с прерыванием или сокращением трудовой деятельности. Для неработающих родителей это пособие также является компенсацией за невозможность трудоустроиться и начать трудовую деятельность в период ухода за ребенком до 1,5 года.

      То есть ежемесячное пособие выплачивается именно тому родителю, который фактически осуществляет уход за ребенком и не может заниматься трудовой деятельностью.

      Вместе с тем статьей 256 ТК РФ предусмотрено, что во время нахождения в отпусках по уходу за ребенком лица, фактически осуществляющие уход за ребенком, могут работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию.
      Ответить
  • Наталья 21 декабря 2020, 15:12
    Здравствуйте! работаю в ооо второй год.маленький магазин штат 4человека.директор отчисляет только налоги в пенсионный фонд.будут ли у меня дикретные выплаты?
    Ответить
    • Kolobov Igor 30 декабря 2020, 06:50
      Наталья, добрый день!

      Если вы трудоустроены в компании, вам положены выплаты.

      Перечень пособий следующий:

      1. Пособие при постановке на учет в ранние сроки беременности. Оплачивается при наличии соответствующей справки из мед. учреждения.
      2. Отпуск по беременности и родам. Оформляется в виде больничного листа по каждому месту работы. Расчет производится на усмотрение застрахованной – по одному месту работы или по каждому. Отпуск может быть предоставлен и в более позднюю дату, чем указано в листке нетрудоспособности. Расчет в таких случаях производится исходя из фактических нерабочих дней.
      3. Единовременное пособие при рождении ребенка предоставляется по заявлению одного из родителей. Также необходимо предоставить справку с места работы другого родителя о том, что пособие не выплачивалось.
      4. Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет начисляется до достижения детьми соответствующего возраста. Назначается после окончания отпуска по беременности и родам либо раньше. Но выплачивается при этом лишь один вид пособия по желанию женщины. Также размер пособия может зависеть от количества детей.
      Ответить
  • Юлия 24 декабря 2020, 21:35
    У меня 30 недель, я получила больничный лист и пришла к работадателю, но в бухгалтерии мне не сказали, чтоб я заявление написала на декретный отпуск, но выплата пришла через пару дней, это правильно?
    Ответить
    • Комелина Таня 30 декабря 2020, 15:24
      Добрый день, Юлия.

      Пособие по беременности и родам начисляется и выплачивается за дни отпуска, на который вы подаете заявление. Заявление может быть предоставлено позже, в этом случае за дни работы пособие платить не будут.

      К сожалению, не могу сказать как именно вам рассчитали сумму пособия без вашего заявления на отпуск и сделали выплату. Рекомендую обратиться в ваш отдел бухгалтерии для уточнения информации.
      Ответить
  • Карина 12 января, 08:41
    Добрый день!
    В декабре 2018 устроилась на работу, в декрет уходить в марте 2021, нужно ли предоставлять в этом случае работодателю справку о зп с предыдущего места работы?
    Ответить
    • Сайнутдинова Динара 13 января, 08:27
      Добрый день, Карина.
      Данные рассчитываются исходя из суммы выплат за два года. Если за это время не менялось место работы, то у работодателя должны быть данные для расчета.
      Ответить
  • Татьяна 17 января, 09:56
    Добрый день! 09.01.2021 моему ребёнку исполнилось 1,5 года но я ещё не успела написать новое заявление по уходу за ребёнком с 1,5 до 3-х лет. Могут ли меня на основании отсутсвие заявления успеть уволить? 19.01.2021 буду писать отпуск по беременности родам и боюсь что за неделю меня могли уволить
    Ответить
    • Сидорова Екатерина 20 часов назад
      Добрый день, Татьяна.

      Мать ребенка, не достигшего 3-х летнего возраста, нельзя уволить по инициативе работодателя.
      Ответить
  • Лидия 5 часов назад
    Добрый день ! такая ситуация встала на биржу труда и узнала что я беременна что в этой ситуаций делать искать срочно работу а если не возьмут ???
    Ответить

Устали от предпринимательской рутины?