Электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

Уже в 2020 году появятся электронные трудовые книжки и они не смогут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться. 

Нормативка

Принятого закона пока нет, но есть законопроекты, в принятии которых никто не сомневается.

Первый: предполагает постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным.

Второй: вводит новый отчет СЗВ-ТД для работодателей.

Третий: вводит штрафы за новую отчетность.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2020 год

  • Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
  • Новые трудовые ведут электронно, если новоиспечённый сотрудник не попросит начать свой путь с бумажной трудовой.
  • Работники, которым важно остаться с бумажной книжкой в следующие годы, пишут об этом заявление в течение года. Вы, в свою очередь, должны предупредить весь персонал о том, что так можно, пусть даже по электронной почте. В идеале — сразу приложить бланк заявления. 

Пример заявления работника, который хочет остаться с бумажной трудовой

2 этап — 2021 год

  • Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет. 
  • Работников, которые не подали заявления в 2020 году, переводят на электронные трудовые книжки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно. Работодателям важно рассказать про это сотрудникам, опять же можно по электронной почте.  
  • Работники, которые подали заявление в 2020 году, остаются с привычной бумажной трудовой. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной. 

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя: 

Форма СЗВ-ТД

Срок подачи в 2020 — не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором случилось хоть какое-то кадровое событие. А это может быть: приём на работу, увольнение, перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату. 

В январе 2020 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 17 февраля 2020 (15 февраля оказалось субботой). В отчёте он укажет, что Алиса получила в январе новую должность + её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.   

Если за весь 2020 год у вас не случится ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД нужно будет подать только в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года. 

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой. 

Статья актуальна на 21.10.2019

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
6 комментариев
Оставить комментарий
Комментарии (6)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
Написать
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
  • Варвара 3 декабря 2019, 19:30
    А в Эльбе этот отчет будет реализован? Пока не вижу в задачах на будущее..
    Ответить
  • Ирина 20 декабря 2019, 02:44
    А если сотрудник по совместительству и трудовая книжка на основной работе, то что отражать в отчете?
    Ответить
  • Владимир 20 декабря 2019, 14:39
    а форма заявления для ООО какая будет ? и куда эти заявления потом ? в ПФР ?
    Ответить
  • ANDREY 21 декабря 2019, 23:02
    Вопрос, а я как ИП - за себя как то должен подать инфу в пфр? Ведь я у сам у себя в эльбе никак не фигурирую? К моя трудовая у меня...
    Ответить

Устали от предпринимательской рутины?