Электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

Уже в 2020 году появятся электронные трудовые книжки, и они не смогут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться. 

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2020 год

  • Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
  • Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
  • Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись. 

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки 

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

2 этап — 2021 год

  • Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет. 
  • Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно. 
  • Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной. 
  • Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде. 

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя: 

Форма СЗВ-ТД

Срок подачи в 2020 — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки. Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату. 

В январе 2020 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 17 февраля 2020 (15 февраля оказалось субботой). В отчёте он укажет:

— информацию о переводе Алисы,

— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.   

Если за весь 2020 год у вас не случится ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД нужно будет подать только в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года. 

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой. 

А Эльба поможет?

Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама. 

Повторим: сдавать СЗВ-ТД нужно, только если в 2020 году вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о переходе на электронные книжки.

Статья актуальна на 03.07.2020

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
41 комментарий
Оставить комментарий
Комментарии (41)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
Написать
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
  • Варвара 3 декабря 2019, 19:30
    А в Эльбе этот отчет будет реализован? Пока не вижу в задачах на будущее..
    Ответить
    • Варвара 3 декабря 2019, 19:32
      Это уже не законопроекты.. сегодня их приняли
      Ответить
    • Сидорова Екатерина 4 декабря 2019, 11:32
      Добрый день, Варвара.

      К 2020 году в Эльбе появится отчёт СЗВ-ТД.
      Ответить
      • Алексндр 28 января 2020, 13:26
        2020 год уже наступил. В задачах на будущее СЗВ-ТД не вижу.
        Ответить
        • Вавара 28 января 2020, 16:12
          тот же вопрос.. уже через 2 недели отчет сдавать!!!
          Ответить
          • Татьяна 30 января 2020, 08:25
            тот же вопрос. думала это я не могу найти в отчетах.
            будем надеяться, что успеют внести
            Ответить
      • Вячеслав 31 января 2020, 13:50
        31 января на дворе. Оповестите пожалуйста нас, пользователей Эльбы - когда будет реализован функционал нового отчета СЗВ-ТД?
        Или нам просто придется сдавать это другими методами...
        Ответить
        • Гусева Ксения 31 января 2020, 14:43
          Здравствуйте, Вячеслав.
          Ориентировочный срок - 10 февраля, отчет появится в сервисе. Все обязательные отчеты мы всегда реализуем в срок, поэтому все успеют его отправит.
          Ответить
          • Юлия 10 марта 2020, 17:39
            Ксения, март на дворе и где отчет??? Штрафы кому предъявлять?
            Ответить
            • Гусева Ксения 9 апреля 2020, 11:43
              Здравствуйте, Юлия.

              Отчет реализовали, но чуть позже заявленного срока. Штрафов не будет - Законопроект, который предусматривает штрафы за несдачу СЗВ-ТД (законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях) принят во втором чтении и вступит в силу только с 2021 года. Это значит, что на 2020 год эти нормы пока не распространяются.
              Ответить
              • Вася 2 декабря 2020, 08:50
                Как еще могут наказать за СЗВ-ТД
                То, что в настоящее время штрафы за несдачу СЗВ-ТД по статье 15.33.2 КоАП РФ пока что не действуют, еще не значит, что за непредставление формы не могут наказать.

                На самом деле в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ уже существует статья 17, которая предусматривает наказание за несдачу СЗВ-ТД.

                По этой статье за непредставление сведений персонифицированного учета к должностным лицам применяются финансовые санкции в размере 500 рублей. Такой штраф назначается в отношении каждого работника, по которому не была сдана отчетность.

                Таким образом, с нового года за несдачу СЗВ-ТД будут штрафовать не только по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ, но еще и по КоАП РФ.
                Ответить
              • Вася 2 декабря 2020, 08:52
                Кого не оштрафуют за СЗВ-ТД
                Штрафовать за непредставление СЗВ-ТД не смогут тех работодателей, у которых в спорном месяце не было сотрудников, которые:

                приняты на работу или уволены;

                переведены на другую постоянную работу;

                получили новую профессию, специальность или квалификацию;

                подали заявление о выборе бумажной/электронной трудовой книжки.

                При этом ПФР не будет штрафовать работодателей за несвоевременное представление отчетности за март 2020 года в связи с тем, что указом Президента РФ от 02.04.2020 № 239 с 4 по 30 апреля 2020 года установлены нерабочие дни.

                Об этом ведомство сообщило в письме от 17.04.2020 № 11П-08-24/8051.
                Ответить
  • Ирина 20 декабря 2019, 02:44
    А если сотрудник по совместительству и трудовая книжка на основной работе, то что отражать в отчете?
    Ответить
  • Владимир 20 декабря 2019, 14:39
    а форма заявления для ООО какая будет ? и куда эти заявления потом ? в ПФР ?
    Ответить
  • ANDREY 21 декабря 2019, 23:02
    Вопрос, а я как ИП - за себя как то должен подать инфу в пфр? Ведь я у сам у себя в эльбе никак не фигурирую? К моя трудовая у меня...
    Ответить
    • Светлана 31 января 2020, 22:14
      А у Вас в трудовой книжке разве есть отметка, что Вы где-то у себя работаете?
      Ответить
    • Гусева Ксения 9 апреля 2020, 11:47
      Здравствуйте.
      Отчетность сдается только за сотрудников, ИП за себя не подается отчетность в ПФР.
      Ответить
  • Удалов Дмитрий 2 февраля 2020, 19:02
    Я так и не понял - отчет обязательный каждый месяц или только если произошло кадровое изменение? Что отправлять сейчас, если ничего нового не произошло? Разные сайты говорят по разному.
    Ответить
    • Щитаев Максим 7 февраля 2020, 12:17
      Здравствуйте, Дмитрий.
      Если никаких кадровых изменений (мероприятий)  не происходило, в том числе никто из сотрудников не подал заявление о ведении трудовой книжки, предоставлять СЗВ-ТД за этот период не нужно. Это правило действует для всего 2020 года (до 2021 года).
      В 2021 году нужно будет подавать этот отчёт ежемесячно.
      Ответить
  • Гость 5 февраля 2020, 10:52
    Расскажите пожалуйста подробно об ИП . Нам нужно что-то делать в связи с введением электронных книжек. И если ИП раньше где-то работал эти сведения надо подавать и как это сделать? Если работник в отпуске без содержания - это тоже кадровое событие ?
    Ответить
    • Щитаев Максим 7 февраля 2020, 14:20
      Добрый день.
      Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется на всех сотрудников (в том числе по совместительству), с которыми были любые кадровые изменения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника:
      — прием на работу нового сотрудника;
      — увольнение работника;
      — перевод на другую постоянную работу;
      — получение работником новой профессии, специальности или квалификации;
      — лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда;
      — переименование организации.
       
      А также в форму включаются сотрудники, которые подали одно из заявлений:
      —  Заявление о продолжении ведения трудовой книжки (подается сотрудником в случае продолжения ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе.  Данное Заявление не отменяет ведение работодателем книжки в электронном виде, а только говорит о дублировании сведений на бумаге)
      —  Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности (подается сотрудником, в случае отказа от ведения бумажной трудовой книжки)
      Сведения о трудовой деятельности работников вносятся в форму на основании приказов и других документов кадрового учета работодателя.

      ИП без сотрудников СЗВ-ТД не подают.
      Ответить
      • Юлия 10 марта 2020, 17:44
        Максим, у меня сотрудник принят в феврале. А другие написали заявления на ведение бумажных труд книжек. Отчета в Эльбе нет! Соглашение на ЭДО с ПФР отправить не можем! Март на дворе! Штрафы нам на каких ваших специалистов за несвоевременную сдачу отчета перенаправить?!
        Ответить
  • Галина 6 февраля 2020, 23:53
    Если сотрудник принят в 9 января 2020 года потом переведён 14 января и 31 января уволен. Какие записи показывать в отчёте?
    Ответить
    • Логинова Анна 14 февраля 2020, 07:37
      Добрый день, Галина. В отчете нужно будет показать каждое из этих изменений отдельной записью
      Ответить
  • Ленур 7 апреля 2020, 10:59
    Добрый день!

    У меня несколько вопросов по поводу данного тезиса:

    – Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.

    Какие условия необходимо соблюсти при этом?
    - Нужно ли делать какую-то запись в трудовой книжке на момент вручения ее сотруднику? Если нет, то например при его увольнении спустя год, запись будет только в электронном виде, а бумажная трудовая книжка так и останется без записи об увольнении с текущего места работы?

    - Должен ли сотрудник расписаться в журнале учета трудовых книжек о ее получении? Если да, то какую причину там необходимо указать? Обычно, там заполняется графа "Дата выдачи трудовой книжки работнику при увольнении". Но по факту сотрудник-то не увольняется. Или просто достаточно расписаться в последней графе "Расписка работника в получении трудовой книжки" ?

    Спасибо
    Ответить
    • Комелина Таня 7 апреля 2020, 11:31
      Добрый день, Ленур.

      Работнику, который выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде и написал соответствующее заявление, бумажная трудовая выдается на руки. И в ней нужно сделать соответствующую запись:
      «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

      Также нужно сделать запись в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек.

      Более подробно о заполнении трудовой книжки и книги учета можете прочитать на сайте — https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/obrazec-zapisi-v-trudovuyu-knizhku-o-perehode-na-elektronnyj-variant/
      Ответить
  • Елена 14 мая 2020, 18:43
    Не могу понять , как эта элеткронная трудовая книжка будет выглядеть. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника . Я так понимаю работодатель это делает по форме СТД-Р. То бишь если работнику нужны сведения обо всех его работах , то это будет делать тольоко ПФР и работника отправлять к ним ? Т.Е. фактически трудовая нижка хранится в электронном вид в ПФР , а не работодателя?
    Ответить
    • Логинова Анна 15 мая 2020, 09:45
      Здравствуйте, Елена. Да, все верно. Вы выдаете сотруднику форму СТД-Р с данными только о периоде работы сотрудника у вас. Данные о всем страховом стаже сотрудник может получить в ПФР, МФЦ или через портал государственных услуг в электронном виде.
      Ответить
  • Сергей 1 июля 2020, 12:15
    Добрый день! Сотрудник работал у ИП с 2018 года, а уволился в апреле 2020г. Уведомление о выборе трудовой книжке мы ему не давали. Вопрос! Если этот сотрудник в течении 2020 года не устроится, то сможет ли он потом подать заявление о выборе трудовой книжке у другого работодателя в 2021году.
    Ответить
    • Бабин Артём 2 июля 2020, 09:50
      День добрый.

      В статье указано, что работники, которые не написали заявление к 2021 году, оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.
      Поэтому, если в 2020-м не устроится, заявление подать он не сможет.
      Ответить
  • Станислав 8 июля 2020, 11:50
    Скажите, а если только начинаем деятельность ИП и в скором времени будем приём сотрудников то что сразу лучше сделать чтобы перейти на электронные трудовые книжки. Расскажите порядок при вновь занятых работников в августе 2020года?
    Ответить
    • Комелина Таня 8 июля 2020, 15:25
      Добрый день, Станислав.

      Информация о переходе на электронные трудовые книжки описана в данной статье.

      У сотрудников, которые будут приняты до 1 января 2021 года будет выбор в какой форме вести трудовую книжку: бумажная или электронная.
      Сотрудник должен определиться и предоставить вам заявление по своему выбору. Образцы заявлений сотрудников показаны в текущей статье.

      Информацию о выборе сотрудника вам нужно будет передать в ПФР через отчет СЗВ-ТД.

      В дальнейшем, вам нужно будет сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР, если у сотрудников будут какие-то кадровые изменения.
      Как сдать отчет в Эльбе и в каких случаях он сдается, мы написали в статье — https://e-kontur.ru/enquiry/1474/otchyot-szv-td.
      Ответить
      • Станислав 8 июля 2020, 15:34
        А сотрудник при трудоустройстве может сразу подписать заявление на переход электронной книжки и тогда нам надо будет забирать у сотрудника трудовую и что в ней писать?
        Ответить
        • Комелина Таня 8 июля 2020, 15:56
          При трудоустройстве до 1 января 2021 года у сотрудника есть право выбора формата трудовой книжки. Сообщить о своем выборе сотрудник должен до конца 2020 года.
          Если сотрудник выберет электронный формат и напишет соответствующее заявление, то бумажная трудовая книжка выдается ему на руки. И в ней нужно сделать соответствующую запись:
          «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

          Также нужно сделать запись в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек.

          Более подробно о заполнении трудовой книжки и книги учета можете прочитать на сайте — https://bit.ly/3f8R7zG

          Также вы можете ознакомиться с ответами на частые вопросы по переходу на сайте ПФР — http://www.pfrf.ru/etk#info-6
          Ответить
  • Анна 23 сентября 2020, 10:49
    Добрый день! Если с 2019 года единственный сотрудник уволен и больше не было кадровых изменений по настоящий момент, сдавать СЗВ - ТД , за уволенного в 2019г сотрудника, не нужно?
    Ответить
    • Комелина Таня 23 сентября 2020, 13:05
      Добрый день, Анна.

      Передавать сведения об увольнении сотрудника в 2019 году вам не нужно.

      Порядок заполнения формы СЗВ-ТД требует представлять в отчете сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года вместе со сведениями о последнем (по состоянию на указанную дату) кадровом мероприятии.
      Если по состоянию на 01.01.2020 работник у вас не числился, оснований для подачи в отношении него сведений о трудовой деятельности в 2020 году нет.
      Ответить
  • Вася 2 декабря 2020, 09:21
    Если в 2021 году будет устраиваться человек с электронной трудовой на работу, то как узнать дату увольнения? Чтобы не совпали даты увольнения от одного работодателя и допуска к работе у другого при переводе к другому работодателю.
    Ответить
    • Гусева Ксения 2 декабря 2020, 15:07
      Здравствуйте.
      При увольнении выдается выписка.
      Новичок при трудоустройстве обязан предоставить сведения (ст. 65 ТК РФ). Причем, из-за перехода на ЭТК, теперь это можно сделать двумя способами: Предоставить выписку с прежнего места работы по форме СЗВ-Р (утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н). Подать бумажную трудовую книжку, унифицированного образца. На что следует обратить особое внимание. Если гражданин подал только СЗВ-Р, проверьте, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если такая отметка есть, оформите его в обычном порядке. Вести бумажную книжку в данном случае не требуется, так как работник уже выбрал цифровой формат. Если отметки нет, попросите работника предоставить бумажную книжку. По новым правилам, когда сотрудник выбирает ЭТК работодатель прекращает вести бумажную форму, и выдает ее на руки. В этот момент наниматель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажного формуляра. При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о выборе ЭТК. Именно эту запись необходимо проверить. Если такая запись есть, ведите только ЭТК. Бумажную книжку заполнять не нужно. Если работник отказывается предоставить бумажную ТК, например, он ее потерял или не может передать по другой причине, в такой ситуации придется завести новую бумажную ТК. Ведь запись о выборе ЭТК отсутствует. После того, как будет оформлена новая бумажная книжка, работник сможет подать заявление о выборе ведения ТК в цифровом формате.
      Ответить
  • Елена 23 декабря 2020, 18:56
    Так толком не поняла. мои сотрудники написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Какие мои действия дальше? Надо это заявление где то отражать? Чего куда вносить? Или достаточно этот СЗВ-ТД сдавать?
    Зачем тогда заявление, если итак трудовая в электронном виде?
    Ответить
    • Комелина Таня 30 декабря 2020, 10:53
      Добрый день, Елена.

      Выбор сотрудников о ведении трудовой книжки нужно показать в отчете СЗВ-ТД и отправить в ПФР. То есть вы должны передать в ПФР какую книжку будет вести сотрудник: бумажную или электронную.
      Для этого можете использовать в Эльбе задачу по подготовке отчета за ноябрь. В задаче нажмите на кнопку «Создать» и выберите вид трудовой. На втором шаге задачи сможете отправить отчет.

      В дальнейшем в ПФР также нужно будет передавать кадровые изменения по сотрудникам через отчет СЗВ-ТД.
      Ответить

Устали от предпринимательской рутины?