Электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Электронные трудовые книжки и СЗВ‑ТД

Уже в 2020 году появятся электронные трудовые книжки и они не смогут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться. 

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2020 год

  • Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
  • Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
  • Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под роспись. 

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки 

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

2 этап — 2021 год

  • Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет. 
  • Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно. 
  • Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной. 
  • Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде. 

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя: 

Форма СЗВ-ТД

Срок подачи в 2020 — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки. Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату. 

В январе 2020 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 17 февраля 2020 (15 февраля оказалось субботой). В отчёте он укажет:

— информацию о переводе Алисы,

— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.   

Если за весь 2020 год у вас не случится ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД нужно будет подать только в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года. 

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой. 

А Эльба поможет?

Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама. 

Повторим: сдавать СЗВ-ТД нужно, только если в 2020 году вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о переходе на электронные книжки.

Статья актуальна на 03.07.2020

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
32 комментария
Оставить комментарий
Комментарии (32)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
Написать
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
  • Варвара 3 декабря 2019, 19:30
    А в Эльбе этот отчет будет реализован? Пока не вижу в задачах на будущее..
    Ответить
    • Варвара 3 декабря 2019, 19:32
      Это уже не законопроекты.. сегодня их приняли
      Ответить
    • Сидорова Екатерина 4 декабря 2019, 11:32
      Добрый день, Варвара.

      К 2020 году в Эльбе появится отчёт СЗВ-ТД.
      Ответить
      • Алексндр 28 января, 13:26
        2020 год уже наступил. В задачах на будущее СЗВ-ТД не вижу.
        Ответить
        • Вавара 28 января, 16:12
          тот же вопрос.. уже через 2 недели отчет сдавать!!!
          Ответить
          • Татьяна 30 января, 08:25
            тот же вопрос. думала это я не могу найти в отчетах.
            будем надеяться, что успеют внести
            Ответить
      • Вячеслав 31 января, 13:50
        31 января на дворе. Оповестите пожалуйста нас, пользователей Эльбы - когда будет реализован функционал нового отчета СЗВ-ТД?
        Или нам просто придется сдавать это другими методами...
        Ответить
        • Гусева Ксения 31 января, 14:43
          Здравствуйте, Вячеслав.
          Ориентировочный срок - 10 февраля, отчет появится в сервисе. Все обязательные отчеты мы всегда реализуем в срок, поэтому все успеют его отправит.
          Ответить
          • Юлия 10 марта, 17:39
            Ксения, март на дворе и где отчет??? Штрафы кому предъявлять?
            Ответить
            • Гусева Ксения 9 апреля, 11:43
              Здравствуйте, Юлия.

              Отчет реализовали, но чуть позже заявленного срока. Штрафов не будет - Законопроект, который предусматривает штрафы за несдачу СЗВ-ТД (законопроект № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях) принят во втором чтении и вступит в силу только с 2021 года. Это значит, что на 2020 год эти нормы пока не распространяются.
              Ответить
  • Ирина 20 декабря 2019, 02:44
    А если сотрудник по совместительству и трудовая книжка на основной работе, то что отражать в отчете?
    Ответить
  • Владимир 20 декабря 2019, 14:39
    а форма заявления для ООО какая будет ? и куда эти заявления потом ? в ПФР ?
    Ответить
  • ANDREY 21 декабря 2019, 23:02
    Вопрос, а я как ИП - за себя как то должен подать инфу в пфр? Ведь я у сам у себя в эльбе никак не фигурирую? К моя трудовая у меня...
    Ответить
    • Светлана 31 января, 22:14
      А у Вас в трудовой книжке разве есть отметка, что Вы где-то у себя работаете?
      Ответить
    • Гусева Ксения 9 апреля, 11:47
      Здравствуйте.
      Отчетность сдается только за сотрудников, ИП за себя не подается отчетность в ПФР.
      Ответить
  • Удалов Дмитрий 2 февраля, 19:02
    Я так и не понял - отчет обязательный каждый месяц или только если произошло кадровое изменение? Что отправлять сейчас, если ничего нового не произошло? Разные сайты говорят по разному.
    Ответить
    • Щитаев Максим 7 февраля, 12:17
      Здравствуйте, Дмитрий.
      Если никаких кадровых изменений (мероприятий)  не происходило, в том числе никто из сотрудников не подал заявление о ведении трудовой книжки, предоставлять СЗВ-ТД за этот период не нужно. Это правило действует для всего 2020 года (до 2021 года).
      В 2021 году нужно будет подавать этот отчёт ежемесячно.
      Ответить
  • Гость 5 февраля, 10:52
    Расскажите пожалуйста подробно об ИП . Нам нужно что-то делать в связи с введением электронных книжек. И если ИП раньше где-то работал эти сведения надо подавать и как это сделать? Если работник в отпуске без содержания - это тоже кадровое событие ?
    Ответить
    • Щитаев Максим 7 февраля, 14:20
      Добрый день.
      Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется на всех сотрудников (в том числе по совместительству), с которыми были любые кадровые изменения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника:
      — прием на работу нового сотрудника;
      — увольнение работника;
      — перевод на другую постоянную работу;
      — получение работником новой профессии, специальности или квалификации;
      — лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда;
      — переименование организации.
       
      А также в форму включаются сотрудники, которые подали одно из заявлений:
      —  Заявление о продолжении ведения трудовой книжки (подается сотрудником в случае продолжения ведение работодателем трудовой книжки на бумажном носителе.  Данное Заявление не отменяет ведение работодателем книжки в электронном виде, а только говорит о дублировании сведений на бумаге)
      —  Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности (подается сотрудником, в случае отказа от ведения бумажной трудовой книжки)
      Сведения о трудовой деятельности работников вносятся в форму на основании приказов и других документов кадрового учета работодателя.

      ИП без сотрудников СЗВ-ТД не подают.
      Ответить
      • Юлия 10 марта, 17:44
        Максим, у меня сотрудник принят в феврале. А другие написали заявления на ведение бумажных труд книжек. Отчета в Эльбе нет! Соглашение на ЭДО с ПФР отправить не можем! Март на дворе! Штрафы нам на каких ваших специалистов за несвоевременную сдачу отчета перенаправить?!
        Ответить
  • Галина 6 февраля, 23:53
    Если сотрудник принят в 9 января 2020 года потом переведён 14 января и 31 января уволен. Какие записи показывать в отчёте?
    Ответить
    • Логинова Анна 14 февраля, 07:37
      Добрый день, Галина. В отчете нужно будет показать каждое из этих изменений отдельной записью
      Ответить
  • Ленур 7 апреля, 10:59
    Добрый день!

    У меня несколько вопросов по поводу данного тезиса:

    – Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.

    Какие условия необходимо соблюсти при этом?
    - Нужно ли делать какую-то запись в трудовой книжке на момент вручения ее сотруднику? Если нет, то например при его увольнении спустя год, запись будет только в электронном виде, а бумажная трудовая книжка так и останется без записи об увольнении с текущего места работы?

    - Должен ли сотрудник расписаться в журнале учета трудовых книжек о ее получении? Если да, то какую причину там необходимо указать? Обычно, там заполняется графа "Дата выдачи трудовой книжки работнику при увольнении". Но по факту сотрудник-то не увольняется. Или просто достаточно расписаться в последней графе "Расписка работника в получении трудовой книжки" ?

    Спасибо
    Ответить
    • Комелина Таня 7 апреля, 11:31
      Добрый день, Ленур.

      Работнику, который выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде и написал соответствующее заявление, бумажная трудовая выдается на руки. И в ней нужно сделать соответствующую запись:
      «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

      Также нужно сделать запись в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек.

      Более подробно о заполнении трудовой книжки и книги учета можете прочитать на сайте — https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/obrazec-zapisi-v-trudovuyu-knizhku-o-perehode-na-elektronnyj-variant/
      Ответить
  • Елена 14 мая, 18:43
    Не могу понять , как эта элеткронная трудовая книжка будет выглядеть. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника . Я так понимаю работодатель это делает по форме СТД-Р. То бишь если работнику нужны сведения обо всех его работах , то это будет делать тольоко ПФР и работника отправлять к ним ? Т.Е. фактически трудовая нижка хранится в электронном вид в ПФР , а не работодателя?
    Ответить
    • Логинова Анна 15 мая, 09:45
      Здравствуйте, Елена. Да, все верно. Вы выдаете сотруднику форму СТД-Р с данными только о периоде работы сотрудника у вас. Данные о всем страховом стаже сотрудник может получить в ПФР, МФЦ или через портал государственных услуг в электронном виде.
      Ответить
  • Сергей 1 июля, 12:15
    Добрый день! Сотрудник работал у ИП с 2018 года, а уволился в апреле 2020г. Уведомление о выборе трудовой книжке мы ему не давали. Вопрос! Если этот сотрудник в течении 2020 года не устроится, то сможет ли он потом подать заявление о выборе трудовой книжке у другого работодателя в 2021году.
    Ответить
    • Бабин Артём 2 июля, 09:50
      День добрый.

      В статье указано, что работники, которые не написали заявление к 2021 году, оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.
      Поэтому, если в 2020-м не устроится, заявление подать он не сможет.
      Ответить
  • Станислав 8 июля, 11:50
    Скажите, а если только начинаем деятельность ИП и в скором времени будем приём сотрудников то что сразу лучше сделать чтобы перейти на электронные трудовые книжки. Расскажите порядок при вновь занятых работников в августе 2020года?
    Ответить
    • Комелина Таня 8 июля, 15:25
      Добрый день, Станислав.

      Информация о переходе на электронные трудовые книжки описана в данной статье.

      У сотрудников, которые будут приняты до 1 января 2021 года будет выбор в какой форме вести трудовую книжку: бумажная или электронная.
      Сотрудник должен определиться и предоставить вам заявление по своему выбору. Образцы заявлений сотрудников показаны в текущей статье.

      Информацию о выборе сотрудника вам нужно будет передать в ПФР через отчет СЗВ-ТД.

      В дальнейшем, вам нужно будет сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР, если у сотрудников будут какие-то кадровые изменения.
      Как сдать отчет в Эльбе и в каких случаях он сдается, мы написали в статье — https://e-kontur.ru/enquiry/1474/otchyot-szv-td.
      Ответить
      • Станислав 8 июля, 15:34
        А сотрудник при трудоустройстве может сразу подписать заявление на переход электронной книжки и тогда нам надо будет забирать у сотрудника трудовую и что в ней писать?
        Ответить
        • Комелина Таня 8 июля, 15:56
          При трудоустройстве до 1 января 2021 года у сотрудника есть право выбора формата трудовой книжки. Сообщить о своем выборе сотрудник должен до конца 2020 года.
          Если сотрудник выберет электронный формат и напишет соответствующее заявление, то бумажная трудовая книжка выдается ему на руки. И в ней нужно сделать соответствующую запись:
          «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

          Также нужно сделать запись в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек.

          Более подробно о заполнении трудовой книжки и книги учета можете прочитать на сайте — https://bit.ly/3f8R7zG

          Также вы можете ознакомиться с ответами на частые вопросы по переходу на сайте ПФР — http://www.pfrf.ru/etk#info-6
          Ответить

Устали от предпринимательской рутины?