Электронные трудовые книжки не могут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
1 этап — 2020 год
- Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
- Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
- Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись.
- Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.
Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки
Образец заявления работника на электронную трудовую:
Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:
2 этап — 2021 год
- Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
- Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
- Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.
Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД
У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя:
Срок подачи — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки. Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату.
В январе 2021 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 15 февраля 2021. В отчёте он укажет:
— информацию о переводе Алисы,
— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.
Если за весь 2020 год у вас не случилось ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД всё равно нужно подать в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.
Почему электронная трудовая — это хорошо
Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.
А Эльба поможет?
Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.
Повторим: в общем случае сдавать СЗВ-ТД нужно, только если вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о выборе формы трудовой книжки. Даже если в 2020 году с сотрудником не произошло ни одного кадрового события, до 15 февраля 2021 года нужно отправить отчёт с последним кадровым событием по состоянию на 1 января 2020 года.
Статья актуальна на
