Устав, договоры и платёжные поручения говорят о том, как организация живёт и зарабатывает. Каждый участник вправе в любой момент посмотреть документы.
Разбираем, какие документы обязано хранить ООО и как их отсутствие может усугубить конфликт между участниками и привести к потере денег.
Нормативка про хранение документов:
Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144
Документы, которые обязано хранить ООО
Про обязательное хранение документов обществом сказано в ст. 50 Закона об ООО. Список такой:
— Устав и изменения к нему, договор об учреждении, решение или протокол об учреждении.
— Свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН, листы записи ЕГРЮЛ.
— Протоколы общих собраний участников — о назначении директора, выплате прибыли, смене адреса и другие.
— Список участников.
— Заключения ревизионной комиссии и аудиторов.
— Годовые отчёты.
— Решения судов по корпоративным спорам — если были.
— Договоры по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.
— Положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств.
— Документы по кадрам, бухучёту и налогам, в том числе договоры с банками, клиентами и контрагентами.
Статья: срок хранения документов
Устав, свидетельства, листы записи ЕГРЮЛ, протоколы собраний и договоры на сделки общество хранит постоянно.
Требований к месту хранения документов нет. Но обычно за них отвечает директор. При сложении полномочий старый директор передаёт документы новому.
Участники вправе знакомиться с документами ООО
Каждый участник вправе знать, что происходит в общем бизнесе — ст. 8 Закона об ООО.
Чтобы быть в курсе, участник может смотреть и копировать себе практически любые документы общества. Из протоколов собраний, бухгалтерии, трудовых договоров, и накладных видно, сколько общество заработало, куда тратили деньги и почему появился новый директор.
Но просто так приехать к бухгалтеру и забрать все квитанции и отчёты, чтобы проверить прибыль нельзя. Это помешает работе общества. Поэтому участник обязан знакомиться с документами по правилам из ст. 50 Закона об ООО.
Участник направляет в общество требование об ознакомлении с конкретными документами или о пересылке копий по почте. Объяснять, для чего это ему не нужно. Так сказано в п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144.
В течение пяти дней директор зовёт в офис смотреть документы или пересылает копии на адрес участника.
Участник обязан сам оплатить копирование и услуги почты. Но документы можно сфотографировать на телефон в офисе — за это плату не берут.
Информацию из онлайн-бухгалтерии копируют участнику на флешку или распечатывают на бумагу. Это установлено п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144.
Директор может отказать в ознакомлении с документами, если они есть на сайте фирмы или участник уже смотрел их в последние три года. Договоры и платёжные документы старее трёх лет тоже можно не давать.
Это всего лишь документы, что может пойти не так?
Проблем с документами нет, если участники мирно работают и справедливо делят деньги. Всё меняется, когда в бизнесе корпоративный конфликт.
Партнёр может не показывать документы, потому что выводит деньги себе, планирует отобрать бизнес или бросить общество с долгами. Чтобы понять, что происходит и попробовать защититься, другому партнёру просто необходимо знакомство с документами.
Статья: как подстраховаться от партнёра по ООО
Участник может обратиться в арбитражный суд с требованием предоставить нужные документы. От судебного спора бизнес рискует потерять деньги.
Штраф
Если выяснится, что документы не хранят, суд штрафует общество по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для директора от 2500 до 5000 ₽, для фирмы 200 000 до 300 000 ₽.
Неустойка
Когда участнику не выдают документы даже после решения арбитражного суда, обществу, как правило, назначают неустойку.
Пример
Участник общества с долей 24,5 % судился с обществом за предоставление копий документов. Он хотел ознакомиться с протоколами собраний, годовыми отчётами, договорами аренды, документами на банковские счета.
Суд сказал: выдайте заверенные копии всех документов, которые он просит. А если в течение семи дней документы не выдадут, общество обязано платить неустойку по 500 ₽ за каждый день.
Штрафы и неустойки приставы спишут со счетов общества. А о совместном бизнесе, скорее всего, придётся забыть.
Коротко: как не получить проблемы на пустом месте
- Общество обязано хранить устав, документы о регистрации, протоколы общих собраний, договоры, платежки, внутренние положения и всё, что связано с кадрами.
- Участник общества может ознакомиться с любыми документами в офисе общества или взять себе копии.
- На запрос участника директор обязан среагировать в течение пяти дней.
- «Терять» документы или прятать их от партнёра — это невыгодный и незаконный способ решения корпоративного конфликта. Суд обяжет показать документы и в худшем случае оштрафует и взыщет неустойку.
Статья актуальна на
