Мы удивим вас: ООО обязано хранить внутренние документы не только для бухучёта, но и в силу корпоративных правил. 

Устав, договоры и платёжные поручения говорят о том, как организация живёт и зарабатывает. Каждый участник вправе в любой момент посмотреть документы.

Разбираем, какие документы обязано хранить ООО и как их отсутствие может усугубить конфликт между участниками и привести к потере денег.

Нормативка про хранение документов:

Закон об ООО

Статья 23 НК РФ

Закон о бухучёте

Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 

Документы, которые обязано хранить ООО

Про обязательное хранение документов обществом сказано в ст. 50 Закона об ООО. Список такой:

— Устав и изменения к нему, договор об учреждении, решение или протокол об учреждении.

— Свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН, листы записи ЕГРЮЛ.

— Протоколы общих собраний участников — о назначении директора, выплате прибыли, смене адреса и другие.

— Список участников.

— Заключения ревизионной комиссии и аудиторов.

— Годовые отчёты.

— Решения судов по корпоративным спорам — если были.

— Договоры по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.

— Положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств.

— Документы по кадрам, бухучёту и налогам, в том числе договоры с банками, клиентами и контрагентами.

Статья: срок хранения документов

Устав, свидетельства, листы записи ЕГРЮЛ, протоколы собраний и договоры на сделки общество хранит постоянно. 

Требований к месту хранения документов нет. Но обычно за них отвечает директор. При сложении полномочий старый директор передаёт документы новому.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Участники вправе знакомиться с документами ООО

Каждый участник вправе знать, что происходит в общем бизнесе — ст. 8 Закона об ООО. 

Чтобы быть в курсе, участник может смотреть и копировать себе практически любые документы общества. Из протоколов собраний, бухгалтерии, трудовых договоров, и накладных видно, сколько общество заработало, куда тратили деньги и почему появился новый директор.

Но просто так приехать к бухгалтеру и забрать все квитанции и отчёты, чтобы проверить прибыль нельзя. Это помешает работе общества. Поэтому участник обязан знакомиться с документами по правилам из ст. 50 Закона об ООО. 

Участник направляет в общество требование об ознакомлении с конкретными документами или о пересылке копий по почте. Объяснять, для чего это ему не нужно. Так сказано в п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. 

В течение пяти дней директор зовёт в офис смотреть документы или пересылает копии на адрес участника.

Участник обязан сам оплатить копирование и услуги почты. Но документы можно сфотографировать на телефон в офисе — за это плату не берут.

Информацию из онлайн-бухгалтерии копируют участнику на флешку или распечатывают на бумагу. Это установлено п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. 

Директор может отказать в ознакомлении с документами, если они есть на сайте фирмы или участник уже смотрел их в последние три года. Договоры и платёжные документы старее трёх лет тоже можно не давать. 

Это всего лишь документы, что может пойти не так?

Проблем с документами нет, если участники мирно работают и справедливо делят деньги. Всё меняется, когда в бизнесе корпоративный конфликт. 

Партнёр может не показывать документы, потому что выводит деньги себе, планирует отобрать бизнес или бросить общество с долгами. Чтобы понять, что происходит и попробовать защититься, другому партнёру просто необходимо знакомство с документами.

Статья: как подстраховаться от партнёра по ООО

Участник может обратиться в арбитражный суд с требованием предоставить нужные документы. От судебного спора бизнес рискует потерять деньги.

Штраф

Если выяснится, что документы не хранят, суд штрафует общество по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для директора от 2500 до 5000 ₽, для фирмы 200 000 до 300 000 ₽.

Неустойка

Когда участнику не выдают документы даже после решения арбитражного суда, обществу, как правило, назначают неустойку.

Пример 

Участник общества с долей 24,5 % судился с обществом за предоставление копий документов. Он хотел ознакомиться с протоколами собраний, годовыми отчётами, договорами аренды, документами на банковские счета.

Суд сказал: выдайте заверенные копии всех документов, которые он просит. А если в течение семи дней документы не выдадут, общество обязано платить неустойку по 500 ₽ за каждый день.

Дело № А03-10777/2018.

Штрафы и неустойки приставы спишут со счетов общества. А о совместном бизнесе, скорее всего, придётся забыть.

Коротко: как не получить проблемы на пустом месте

  1. Общество обязано хранить устав, документы о регистрации, протоколы общих собраний, договоры, платежки, внутренние положения и всё, что связано с кадрами.
  2. Участник общества может ознакомиться с любыми документами в офисе общества или взять себе копии.
  3. На запрос участника директор обязан среагировать в течение пяти дней.
  4. «Терять» документы или прятать их от партнёра — это невыгодный и незаконный способ решения корпоративного конфликта. Суд обяжет показать документы и в худшем случае оштрафует и взыщет неустойку.

Статья актуальна на