Бухгалтер запрашивает первичку, качает головой, но успокаивает: все поправим. Через 10 месяцев она перестает отвечать на звонки и письма, обрывает все контакты, а после этого приходит штраф из налоговой тысяч на 17. Фирма осталась без первички, без бухучета, заплатила штраф и наняла штатного бухгалтера на полный рабочий день. Директор, понятное дело, уже настороже и больше не доверяет бухгалтерам как виду.
Как обезопасить себя от недобросовестных бухгалтеров?
Хорошо, если вы взяли на себя труд разобраться в вопросах бухгалтерии и налогов сами, когда начинали бизнес, — вам будет легче. Если вы этого не сделали, то лучше потратить немного времени с тем же бухгалтером на налоговый ликбез. Кстати, специалист, который сможет вам разъяснить по-простому, по-человечески основы отношений вашего бизнеса с государством, — это уже хороший бухгалтер.
Итак, несколько несложных советов, которые помогут вам иметь дружественно-доверительные отношения с вашим специалистом по проводочкам.
Будьте внимательны с бухгалтерами на дому
На старте бизнеса часто оказывается, что вам выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает к вам раз-два в неделю или в месяц, забирает документы, увозит их и привозит вам отчетность. Или сам сдает отчетность по доверенности в налоговую и Фонды.
Не поленитесь заключить с таким бухгалтером договор. Возьмите с него все возможные контакты, даже близких родственников, а в случае чего не стесняйтесь позвонить им. Вдруг внезапно пропавший бухгалтер угодил в больницу? Тогда наезжать надо не с упреками, а с фруктами и цветами.
Если договора нет, то будет полезно брать расписки в получении документов. И, на всякий случай, право подписи платежных и налоговых документов оставляйте за собой.
Смотрите банковскую выписку
Если есть возможность и необходимость, то попросите бухгалтера каждый день расшифровывать вам каждую запись по выписке. Кратенько, чтобы было понятно. Если увидите что-то странное, попросите подтверждающие документы. Особенный интерес могут представить суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.
Хорошо бы для себя завести табличку в Excel: остаток на начало дня — приход за день — расход за день — остаток на конец дня. Остаток на конец дня должен завтра совпасть с остатком в выписке на начало дня.
Не выпускайте из виду наличку
Часто (я лично с этим сталкивалась несколько раз) бухгалтеры опускают оформление кассовых документов — приходных и расходных кассовых ордеров. А ведь за несоблюдение кассовой дисциплины налоговая может оштрафовать фирму на 40 000. ИП немного легче — иногда проще заплатить штраф в 5 000, чем копаться в бумажках.
Поэтому раз в месяц было бы неплохо попросить у бухгалтера показать вам кассовую книгу, журнал приходно-расходных кассовых документов и все расходники (причем за расходами нужен особый контроль) за месяц. Копий чеков здесь недостаточно. Если бухгалтер не сможет этого сделать — тут что-то не так.
Обращайте внимание на даты в документах. Нужно, чтобы они соответствовали периоду, который вы проверяете. Дальше смотрите, кому выдавались деньги, с какой целью, как прописаны суммы — разборчиво или нет. Сверьте остатки на начало и конец дня, приходы и расходы за день по журналу приходно-расходных кассовых документов и кассовой книге. Они должны совпадать.
Точечно проверяйте остатки на складе
Возможно, у вас пока еще не очень большой бизнес, поэтому проверить остатки можно только по головам и приходно-расходным складским документам — накладным или актам на поступление от поставщика или на отгрузку покупателю. Будет полезно запросить отчет о складских остатках, и, если нужно, ведомость движения товаров. Также нужно определиться с периодом проверки и с тем, что будете проверять, если ваш ассортимент состоит не из 1-5 товаров.
Выбирайте либо наиболее ходовые товары, либо дефицитные (на них есть спрос на рынке), либо просто ценное сырье и материалы. Проверьте, чтобы, например, единицы измерения и количество товара в приходных документах были адекватны тем, что в расходных. И совпадали с теми, что указаны в отчете об остатках и в ведомостях движений товаров.
Это может звучать немного сурово, но надо понимать, что хотя бы раз в месяц такую операцию нужно проводить. Если конечно вы не сам себе кладовщик и продавец, а все товары лежат у вас за занавеской в соседней комнате.
Шпионские игры для тех, кому не хватает драйва
Контроль движения денег и товаров — это классические способы мониторинга деятельности бухгалтера (да и любого человека, которому вы доверяете заботу об артериях вашего бизнеса).
Есть и более экзотические «бондовские» способы: контроль за компьютером бухгалтера с помощью специальных программ, установка тайных видеокамер и микрофонов в кабинете бухгалтера, слежка. Можно помечать тайком документы (важные договоры, акты, счета), которые вы подписываете, чтобы исключить вероятность подделки подписи.
Шпионские игры — это не шутка. Небольшие компании, которые не всегда ведут бухгалтерию «по белому», страдают от действий неопытных или недобросовестных бухгалтеров даже больше, чем бухгалтерии крупных предприятий. Все потому, что обычно в таких фирмах многое строится на доверии, надежде на человеческую порядочность и здравый смысл.
Бухгалтер таки вас покинул: что делать?
- Если у вас увели документы и/или деньги, обратитесь с заявлением в полицию;
- Возьмите в полиции справку, подтверждающую прием заявления и отдайте в налоговую. Тогда можно избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетности;
- Не торопитесь увольнять, пока неясно, сможете ли вы привлечь бухгалтера административно или уголовно;
- Проведите сверки с налоговой и фондами;
- С новым бухгалтером перепроверьте все периоды, за которые отвечал сбежавший бухгалтер.
И напоследок
Помните, что эти советы в большей степени пригодятся в начале вашего знакомства. Если бухгалтер окажется порядочным и компетентным специалистом, то у вас не возникнет желания загибать уголочки на документах или копаться в каждом платеже по выписке. Мира и гармонии вам и вашим бухгалтерам!
Статья актуальна на
