Электронный документооборот с контрагентами, госорганами и сотрудниками

Справочная / Бизнес‑будни

Электронный документооборот с контрагентами, госорганами и сотрудниками

Электронный документооборот помогает упростить рутинные действия. Предпринимателю не приходится распечатывать документ на принтере, ехать к адресату или пользоваться почтой, забирать второй экземпляр, вкладывать документ в какую-то папку, терять её в каком-то шкафу. Всего несколько кликов — и документ создан в электронном виде, подписан с двух сторон электронными подписями и хранится в сервисе, где его легко найти. 

Увы, полностью перевести отношения в электронный вид невозможно, а усилия и деньги от предпринимателя всё-таки потребуются. Подробнее — расскажем в статье. 

Плюсы и минусы электронного документооборота

В электронном документообороте много плюсов.

Экономия времени. Не нужно тратить время на распечатывание документа, его подписание, доставку. Передача происходит моментально, за несколько секунд.

Экономия бюджета и места. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их можно не распечатывать и хранить на компьютере. 

Исключение ошибок. Электронные документы не потеряются. Если появилось расхождение данных, всегда можно установить причину. 

Контроль за движением документов. Становится проще следить за сроками отправки документов, не допускать просрочек.

Минусов три:

  1. Есть входной порог. Предприниматель должен купить подпись, разобраться с сервисом. 

  2. Кадровый ЭДО — только эксперимент. Для небольшого бизнеса пока нет удобной возможности полностью избавиться от бумажных трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и других документов.

  3. Не все контрагенты согласны. Сложно переубедить компании, у которых бухгалтерия привыкла работать только на бумаге. Поэтому с контрагентами тоже приходится вести два документооборота параллельно: бумажный и электронный.

Для чего нужна электронная подпись

Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Её выпускают специальные удостоверяющие центры, например контуровский.

Подпись необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками. Иногда её выпускают в рамках тарифа. Например, предприниматели покупают Эльбу и получают подпись для сдачи отчётности бесплатно. 

Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов. Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы. 

Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО

В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.

Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту. 

Как внедрить электронный документооборот в компании

Вам нужно будет:

  1. Выбрать оператора ЭДО.

  2. Определить роли. Если у сотрудника будет право подписи, её нужно будет выпустить. Если только право создавать документы — в Диадоке можно настроить таким образом многопользовательский режим.

  3. Внести изменения в учетную политику: дописать, что в организации вместе с бумажными будут оформляться и электронные документы.

  4. Заключить с контрагентами соглашения об использовании электронного документооборота. 

Кадровый документооборот

Вести кадровый документооборот полностью в электронном виде пока невозможно. Например, от трудовых книжек на бумаге так и не удалось избавиться. До 2021 года их оформляют всем сотрудникам. Затем произойдёт «переход» на электронные книжки, но сотрудники имеют право от него отказаться. И они действительно отказываются, потому что переживают: вдруг госорганы потеряют данные, а они останутся без пенсии.

Чиновники понимают, что кадровый электронный документооборот принесёт пользу. Поэтому идёт эксперимент по электронному кадровому учёту. Работодатели могут работать на сайте «Работа в России» или в других сервисах. Например, в Контур.Персонале можно вести электронные трудовые книжки, составлять штатное расписание, создавать приказы, формировать графики работы и отпусков. 

Это не все документы, но лучше, чем ничего. 

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Акция действует для ИП младше 3 месяцев

Что нужно знать об электронном документообороте:

  1. ЭДО применяют при работе с контрагентами, госорганами и кадровом учёте.

  2. При работе с контрагентами можно обойтись без специальных сервисов, но лучше не стоит. Это не безопасно. 

  3. Обычную подпись заменяет усиленная квалифицированная (КЭП).

  4. Перейти на ЭДО с сотрудниками пока невозможно.

Статья актуальна на 17.08.2020

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
Оставить комментарий
Комментарии (0)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.
Написать
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.

Устали от предпринимательской рутины?