Электронный документооборот помогает упростить рутинные действия. Предпринимателю не приходится распечатывать документ на принтере, ехать к адресату или пользоваться почтой, забирать второй экземпляр, вкладывать документ в какую-то папку, терять её в каком-то шкафу. Всего несколько кликов — и документ создан в электронном виде, подписан с двух сторон электронными подписями и хранится в сервисе, где его легко найти.
Плюсы и минусы электронного документооборота
В электронном документообороте много плюсов.
Экономия времени. Не нужно тратить время на распечатывание документа, его подписание, доставку. Передача происходит моментально, за несколько секунд.
Экономия бюджета и места. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Их можно не распечатывать и хранить на компьютере.
Исключение ошибок. Электронные документы не потеряются. Если появилось расхождение данных, всегда можно установить причину.
Контроль за движением документов. Становится проще следить за сроками отправки документов, не допускать просрочек.
Минусов три:
-
Есть входной порог. Предприниматель должен купить подпись, разобраться с сервисом.
-
Кадровый ЭДО — только эксперимент. Для небольшого бизнеса пока нет удобной возможности полностью избавиться от бумажных трудовых книжек, трудовых договоров, приказов и других документов.
-
Не все контрагенты согласны. Сложно переубедить компании, у которых бухгалтерия привыкла работать только на бумаге. Поэтому с контрагентами тоже приходится вести два документооборота параллельно: бумажный и электронный.
Для чего нужна электронная подпись
Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Она необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками.
С 1 июля 2021 ИП и директора юрлиц могут получить подпись в налоговой бесплатно: понадобится только токен (специальная флешка) и криптографическая программа (например, КриптоПро).
Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов. Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы.
Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО
В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.
Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту.
Как внедрить электронный документооборот в компании
Вам нужно будет:
-
Выбрать оператора ЭДО.
-
Определить роли. Если у сотрудника будет право подписи, её нужно будет выпустить. Если только право создавать документы — в Диадоке можно настроить таким образом многопользовательский режим.
-
Внести изменения в учетную политику: дописать, что в организации вместе с бумажными будут оформляться и электронные документы.
-
Заключить с контрагентами соглашения об использовании электронного документооборота.
Кадровый документооборот
ЭДО подходит для взаимодействия не только с контрагентами, но и с сотрудниками. Но кадровый ЭДО появился недавно, поэтому он обладает не настолько широкими возможностями. К тому же некоторые документы в любом случае необходимо вести на бумаге. Например, если сотрудник решил сохранить бумажную трудовую книжку — работодателю придётся с ней работать.
В Контур.Диадоке можно подписывать в электронном виде заявления и приказы — самые популярные кадровые документы. Если компания решила заключать трудовые договоры и о материальной ответственности в электронном виде — ими тоже можно обмениваться в Диадоке.
Также есть обязательный кадровый ЭДО: все работодатели обязаны размещать вакансии и сдавать отчёты о переводе сотрудников на удалёнку и сокращении штата через портал «Работа в России». Подробнее читайте в статье «Кто должен отчитываться в службу занятости».
Что нужно знать об электронном документообороте:
-
ЭДО применяют при работе с контрагентами, госорганами и кадровом учёте.
-
При работе с контрагентами можно обойтись без специальных сервисов, но лучше не стоит. Это не безопасно.
-
Обычную подпись заменяет усиленная квалифицированная (КЭП).
Статья актуальна на
