Ежедневная рутина беспощадна, и часто предприниматели забывают выдавать доверенности. Вместо этого просят расписаться «его подписью»: продавца в накладной, бухгалтера в декларации, секретаря в договоре. Предпринимателям кажется, что сотрудники просто выполняют их поручения, поэтому последствий не будет.
Это не так: мы представим худшее из возможного и расскажем, что будет.
Что может пойти не так
Посмотрим такой пример. У ИП есть бургерная, на кухне постоянно находится повар, а сам предприниматель в разъездах. Доверенности у повара нет, но он заказывает у поставщиков полуфабрикаты, а потом сам их принимает. В заявках и товарных накладных повар имитирует подпись ИП. А ещё ставит его печать, которую ему выдали на руки.
Вот что может случиться плохого.
Поставщик откажется везти в бургерную полуфабрикаты. Если наш поставщик заметит, что подпись в заявке непохожа на реальную подпись ИП из другого документа, он может отказать в поставке. Бургерная останется без продуктов до конца разборок, а поставщику никаких штрафов за это не будет. Точно так же субарендатор откажется платить нам за помещение, а грузчик везти груз на доставку. Контрагенту так можно по ч. 1 ст. 183 ГК РФ.
Документы посчитают поддельными. Представим плохой вариант: у нас дошло до суда с поставщиком за непоставку оплаченных полуфабрикатов. Заявку с поддельной подписью суд не примет, это фальсификация. Ещё хуже: поставщик может написать на предпринимателя и повара в полицию, и там заведут дело по ч. 5 ст. 327 УК. За подделку документов грозит штраф до 80 000 ₽ или исправительные работы.
Налоговая вызовет на допрос. Нашего поставщика может проверить налоговая. Инспектор может усомниться в реальности поставки и отправить заявку и накладную на экспертизу подписи. Продажу по поддельной подписи налоговая не примет. Поставщику добавят налог, а самого ИП вызовут на допрос. Репутация предпринимателя испортится.
Повар подпишет не тот документ. Сотруднику с «правом подписи» легко выйти «за полномочия». Повар может заказать и принять продукты, которые предприниматель вовсе не собирался покупать. Тут будет считаться, что заплатить должен повар по ч. 3 ст. 183 ГК РФ. Так случилось в деле, где дедушка заказал удобрение от имени фермерского хозяйства внука, но остался должен поставщику сам. Получается, что ИП может подставить своего работника.
При этом чужая подпись не снимет с предпринимателя обязанность заплатить за полуфабрикаты, если он уже платил за более ранние поставки или созванивался с поставщиком. Потому что предприниматель одобрил сделку. Так пояснил Верховный Суд в п.123 Постановления № 25.
Мы советуем не пользоваться практикой подделки подписи: это не только запрещено законом, но и действительно опасно. Лучше держать под рукой шаблоны доверенностей под свой бизнес или купить электронную подпись.
Как подпись заменяют доверенность и ЭДО
Большинство доверенностей для ежедневных задач предприниматель может выдавать сам, без нотариуса и платы. Но есть исключения.
Нечасто, но бывает нужна нотариальная доверенность: чтобы продать недвижимость, сдать помещение в аренду на срок более года или бухгалтеру, чтобы сдавать отчёты в налоговую. Ещё доверенность на получение писем надо заверить на своей почте у начальника. А для получения денег со счёта — в своём банке. Но это бесплатно.
Вот доверенность на разовое получение товаров, которую ИП может выдать сам. Такую заготовку хорошо иметь под рукой магазинам и кафе. Также такую доверенность можно создать в Эльбе: Исходящие документы → Другой документ → Доверенность.
Типовая межотраслевая форма N М-2а
А вот доверенность с более широкими полномочиями: заключать договоры и исполнять их. С такой доверенностью сотрудник будет ставить в договоре своё имя и свою подпись. Шаблон можно переписать под свой договор.
В доверенность надо обязательно вписать:
- Место и дату выдачи.
- Кому и от кого она выдана: ФИО, адреса регистрации, даты рождения и паспортные данные. А для ИП ещё ИНН и ОГРНИП.
- Что представителю разрешили делать.
- Срок доверенности — иначе она действует год.
- Возможность передоверия. Тогда представитель может передать свои полномочия кому-то другому. Но ему придется идти к нотариусу и платить деньги.
Доверенность можно отменить в любой момент. Печаль, но для этого надо идти к нотариусу. Сведения об отмене он внесёт в реестр распоряжений и доверенность прекратится. Но контрагенту всё-таки стоит написать лично — так он точно не выдаст товар постороннему.
Вариант вместо доверенностей — купить электронную подпись и подписывать документы всегда самому из любого места. Правда, подойдёт он только для контрагентов, с которыми есть соглашение об электронном документообороте. С 1 июля 2021 года ИП и директорам компаний подпись выдают в налоговой бесплатно: понадобится только токен (специальная флешка) и криптографическая программа (например, КриптоПро).
Статья: как настроить электронный документооборот
Статья актуальна на
