Обычно отчёты в налоговую сдают не сами ИП или руководители ООО, а их работники или компании-аутсорсеры бухгалтерских услуг. Для этого выписывают доверенность, подтверждающую право представлять интересы юрлица или предпринимателя. Она может быть не только бумажной, но и электронной.
Способы представления доверенности в ФНС
Подать доверенность для сдачи отчётов в ИФНС можно разными способами:
- бумажную — отнести лично в налоговую инспекцию или отправить почтой ценным письмом с описью вложения;
- электронную — передать по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), то есть через бухгалтерские программы или онлайн-сервисы с функцией электронного документооборота.
При передаче по ТКС есть два варианта: отсканировать бумажную доверенность или составить её в электронном формате XML, утверждённом ФНС. Но в любом случае её нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Доверенность отправляют в налоговую, в котором доверитель стоит на учёте: ООО — по месту нахождения, а ИП — по прописке. Подать её нужно ещё до того, как представитель начнёт обмениваться документами с ИФНС.
Как оформить электронную доверенность
Формат такой доверенности приведён в приложении № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/445@ от 30.04.2021. Сформировать её можно в специальном сервисе на сайте налоговой. В нём же можно проверить формат электронной доверенности, если вы сделали её в другой программе.
- Перед формированием доверенности нужно дать согласие на обработку персональных данных — поставьте в окошке галочку и нажмите «Подтвердить».
- В зависимости от того, что вам нужно, выберите проверку или формирование доверенности. «Загрузить из черновика» — если вы уже начинали её формировать и теперь решили продолжить.
- Откроется пять вкладок, все нужно заполнить по порядку — номер и срок действия доверенности, реквизиты ООО или ИП, сведения о представителе и т.д. Часть реквизитов подтягивается автоматически — жмите кнопку «Загрузить». Срок доверенности можно не указывать. В этом случае она будет действовать один год с даты оформления. На последней вкладке выводится готовая доверенность.
Доверенность можно оформить для одной налоговой инспекции или сразу для нескольких. Для этого в ней заполняют коды нужных ИФНС, на которые она будет распространяться. Если код налогового органа оставить незаполненным, доверенность будет действовать во всех ИФНС России.
Как отправить электронную доверенность в налоговую
Для отправки нужна усиленная квалифицированная электронная подпись директора или ИП. Её используют для сдачи отчётов в налоговую, пенсионный фонд, соцстрах и другие госорганы, для обмена документами с контрагентами и др.
С 1 января 2022 года руководители ООО и предприниматели получают бесплатную УКЭП в налоговой инспекции. Обратиться можно в любую ИФНС, независимо от регистрации, или к её доверенным лицам.
Чтобы отправить доверенность в налоговую, у ООО или ИП должен быть организован электронный документооборот. Подают её в ИФНС, в которой налогоплательщик стоит на учёте. Если доверенность оформлена на несколько инспекций, она распространится на них автоматически.
Особенности использования электронной доверенности
Представителю ООО или ИП не придётся каждый раз при отправке отчётов в ИФНС прикладывать к ним электронную доверенность. Достаточно отправить один раз, до первой сдачи декларации или отчёта за налогоплательщика. Она сохранится в информационной базе налоговиков.
Электронную доверенность можно отозвать. Например, когда работник, сдающий отчёты, уволился. Для этого заполняют электронное заявление в формате, рекомендованном налоговой службой. В нём указывают с какой даты доверенность перестаёт действовать. Заявление тоже подписывают УКЭП и отправляют так же, как доверенность.
Плюсы и минусы электронной доверенности
Электронная доверенность считается равнозначной бумажной, которую собственноручно подписывает директор или ИП и заверяют печатью. В ней содержится та же информация. Но у электронной формы есть и свои преимущества. Например, бумажную доверенность от ИП для налоговой нужно заверять у нотариуса, а с электронной такая необходимость отпадает.
При заполнении бумажных документов не исключены ошибки. Из-за неправильно оформленной доверенности налоговики не примут отчёт. А вот электронные сервисы сразу учитывают все требования к оформлению доверенности.
Ещё из плюсов электронной доверенности — её не нужно распечатывать и проще отозвать.
Статья актуальна на
