Кто такие подотчётные лица
Подотчётные лица — это сотрудники и исполнители-физлица по договору ГПХ, которым можно выдавать деньги на нужды фирмы. Они тратят средства по назначению, потом предоставляют в бухгалтерию авансовый отчёт. Например, заместителю директора поручили купить подарки женщинам к 8 марта. Он получил деньги из кассы, потратил их на цветы и презенты, а чеки, сдачу и отчёт отнёс в бухгалтерию.
Подотчётным лицом может быть любой сотрудник организации или ИП. Для этого руководитель приказом наделяет его соответствующими полномочиями и утверждает будущие траты.
Если работник или учредитель официально не трудоустроены в организации, они не могут брать деньги под отчёт. Также ИП не может выступать подотчётным лицом, ведь он не является сотрудником собственной фирмы. Но предпринимателю это и ни к чему — он может пользоваться средствами со своего расчётного счёта и брать деньги в кассе по расходному ордеру, если укажет назначение трат.
Подотчётные лица — материально-ответственные работники. Если они не отчитаются о тратах и не вернут деньги, работодатель будет вычитать эту сумму из зарплаты или взыщет её через суд.
Как выдавать деньги под отчёт
Расходы подотчётного лица должны быть связаны с работой фирмы. Нельзя таким способом выдавать зарплату, обналичивать деньги или оказывать материальную помощь. Выдачу подотчётных средств оформляют особым образом, а сотрудник обязан отчитаться о тратах и документально подтвердить их.
Руководитель согласовывает траты
Инициатором выдачи денег может быть руководство или работник. В первом случае директор выпускает приказ, в котором прописывает — кому, для чего, на какой срок и в какой сумме нужно выдать деньги. Если инициатива исходит от сотрудника, он пишет заявление в свободной форме, а руководитель ставит визу согласования с теми же данными — подотчётные лица, назначение трат, суммы и сроки.
Директор решил обновить компьютерные мониторы в одном из отделов компании. Он выпустил приказ: назначить ответственным за покупку мониторов инженера Лютикова И.П. и перечислить ему подотчётные 25 000 ₽ на карту. Срок исполнения — 10 дней.
Инженер Лютиков И.П. написал заявление на имя руководителя. В тексте он пояснил, что мониторы в его отделе старые и плохо работают, и попросил выдать деньги на их замену. Руководитель согласовал это заявление и поставил визу: выдать 25 000 ₽ для покупки мониторов, назначить ответственным Лютикова И.П., срок исполнения — 10 дней.
В распорядительном документе можно разрешить разовую или постоянную выдачу денег, указать одно или несколько подотчётных лиц. В документе пишут фамилии и инициалы сотрудников, какие суммы им выдают и на какой срок. К примеру, «Выдать Пестрову А.П. 10 000 ₽ на приобретение дивана в приёмную, Антонову И.А. 4 000 ₽ на покупку офисной бумаги, Терентьеву А.Ю. 2 000 ₽ на бензин. Срок выдачи денег под отчёт — 15 дней».
Если срок выдачи подотчётных денег не указан, считается, что средства выданы на день.
Выдают подотчётные деньги
Деньги под отчёт имеют право выдавать бухгалтер, кассир или руководитель. И только тому сотруднику, который указан в приказе как подотчётное лицо.
Средства выдают:
- наличными по расходному кассовому ордеру 0310002;
- переводом на личную карту работника или корпоративную карту — в комментарии к операции нужно указать, что это «подотчётные деньги по приказу №… от …».
Чтобы не было вопросов во время налоговой проверки, желательно в приказе прописать способ выдачи денег — например, «из кассы» или «переводом на карту». Если деньги зачисляют на личную карту работника, в распоряжении нужно указать её реквизиты. Не забудьте в назначении платежа уточнить, что это подотчётные средства, а не зарплата — например, «аванс на оплату командировочных» или «деньги на представительские расходы» — иначе на эту сумму будет начислен НДФЛ.
Раньше запрещали выдавать деньги сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие траты. Сейчас это ограничение убрали — Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У. Работники могут хоть каждый день получать средства на представительские расходы или производственные нужды.
Лимита для выдачи подотчётных средств в законе тоже нет — максимальную сумму определяет руководитель организации или ИП. Но стоит помнить, что размер наличной сделки ограничен 100 000 ₽ — Указание ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У. Например, нельзя взять наличные деньги под отчёт и купить на них стройматериалы для ремонта на 120 000 ₽.
Сотрудник сдаёт авансовый отчёт
Работник тратит деньги на нужды фирмы и сохраняет чеки. Раньше на сдачу авансового отчёта давалось всего 3 дня, но сейчас это требование отменили. В срок, определённый распоряжением, сотрудник должен составить авансовый отчёт и передать его в бухгалтерию. Если бухгалтера нет, проверить и подписать отчёт может руководитель.
К отчёту обязательно прикладывают подтверждающие документы с полными данными о покупке: ИНН и наименование продавца, название товара, его количество и цена. Это могут быть чеки, товарные чеки, бланки строгой отчётности, накладные, билеты на транспорт.
Если у работника остались деньги, он их возвращает по приходному ордеру. Если ему не хватило и он заплатил из собственного кармана, ему компенсируют траты — через расходный ордер.
Статья актуальна на
