Электронный документ приравнен к бумажному
Документы в сервисе электронного документооборота подписывают квалифицированной электронной подписью — КЭП. С такой подписью акт, счёт или накладная имеет силу бумажного документа. Как будто его подписали шариковой ручкой. Электронный документ не надо дублировать на бумаге. Это следует из ст. 160 и 434 ГК РФ, а также из ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
КЭП считается действительной, пока её не оспорили в суде. Например, признали, что она украдена или её выдал удостоверяющий центр без аккредитации — ст. 11 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Заключать с контрагентом соглашение на ЭДО не обязательно. Обмен электронными документами = соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО. Так считают суды в спорах о юридической силе электронных документов. Примеры — дело № А54-77/2019, № А40-29216/16, № А81-3583/2021.
Оптовик ИП Иванов привез в магазин ООО «Рассвет» партию шоколада на 200 000 ₽. Предприниматель составил накладную ТОРГ-12, подписал электронной подписью и отправил магазину через Контур.Диадок. В накладной указаны продавец и покупатель, наименование, количество и цена товара. Покупатель накладную получил и подписал электронной подписью директора ООО «Рассвет». Такая накладная равноценна бумажной. Она подтверждает, что ИП Иванов передал товар, и ООО «Рассвет» обязано заплатить 200 000 ₽. Электронную накладную Иванов покажет суду, если покупатель не заплатит в срок. А ещё накладную, как первичку, Иванов отдаст бухгалтеру для учёта и, в случае проверки, покажет налоговой.
Сам договор поставки с контрагентом ИП Иванов может тоже подписать через ЭДО. Если контрагент уже работает с его оператором, достаточно найти его в системе и пригласить к электронному обмену или принять входящее приглашение.
У контрагента может быть другой оператор ЭДО — тогда обмен с ним будет через роуминг. Но разные операторы и роуминг не отменяют силу электронных документов.
Есть исключение: соглашение на ЭДО нужно, если документ подписывают простой или неквалифицированной электронной подписью. Например, когда работают через программу, где накладную можно подписать прямо на смартфоне через смс.
Совсем другой случай — кадровый ЭДО, он же КЭДО. Там работодатель получает согласие работников, подробности — в статье про КЭДО.
Можно обговорить детали ЭДО
В договоре с контрагентом можно расписать порядок работы через ЭДО — для ясности. Например, чтобы точно понимать, каким оператором хотите пользоваться. Или как быть, если нет доступа к электронному обмену.
Давайте снова посмотрим на поставщика ИП Иванова из нашего примера. В его договор поставки с покупателями можно включить вот такой пункт:
Покупатель и поставщик договорились об обмене товарными накладными, спецификациями, заявками, счетами и любыми другими документами в рамках исполнения настоящего договора через систему ЭДО Контур.Диадок. Каждая сторона самостоятельно и за свой счёт подключается к оператору ЭДО. Бумажные документы дополнительно стороны не составляют.
Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде в случае технического сбоя внутренних систем. В этом случае в период сбоя стороны обмениваются документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенные печатью организации.
Это примеры условий. В своём договоре можно написать нужные условия именно для вашей ситуации.
Ваша обязанность — следить за сохранностью подписи
У пользователя ЭДО есть обязанность из ст. 10 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Суть следующая.
Свою электронную подпись нельзя передавать другому человеку. Если подпись попала в чужие руки, нужно сообщить об этом в удостоверяющий центр и контрагенту в течение одного рабочего дня. Подписывать документы такой подписью не нужно.
Статья актуальна на
