В 2025 году проверки бизнеса проходят по новым правилам. Мораторий на плановые неналоговые инспекции продлили, но ФНС может проводить обследование инкогнито — без предупреждения посещают магазины, следят за кассирами, и к такому надо быть готовым. Разберёмся, как избежать штрафов за кассу в 2025 году.
Правила проверки онлайн-касс с 2025 года
В 2025 году продлили мораторий на проверки ККТ, чтобы помочь бизнесу легче пережить кризис — Постановления Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 и от 14.12.2023 № 2140.
Совсем внеплановые проверки не отменили — их будут проводить по согласованию с прокуратурой или руководителем ФНС. Например, в таких случаях:
- онлайн-касса в течение 60 дней не отправляла чеки в налоговую;
- количество чеков «возврат» на 30% больше, чем чеков «приход»;
- количество чеков «коррекция» больше сформированных чеков;
- если на продавца пожаловались за невыдачу чека или неправильные данные в нём;
- если в ходе проверки бизнеса обнаруженные данные, которые надо дополнительно уточнить;
- если другие ведомства информировали ФНС о нарушениях применения ККТ.
Есть исключение — если инспектор пришёл с профилактическим визитом и зафиксировал нарушение, можно получить предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований. Это не противоречит закону.
В 2025 году по-прежнему отменены проверки бизнеса мобилизованных. Если собственника фирмы мобилизовали, порядок работы с контрольно-кассовой техникой в его организации не будут проверять до 28 числа третьего месяца после увольнения со службы.
При этом магазин или сервисная точка вправе использовать ККТ, как и прежде, а управление ими можно передать доверенному лицу — Постановление Правительства РФ от 20.10.2022 № 1874, Письмо ФНС России от 26.10.2022 № АБ-4-20/14410@
Виды проверок ККТ
Проверки онлайн-касс бывают плановые и внеплановые. Почти все плановые мероприятия в 2025 году отменили — исключения прописаны в п. 2 3 Постановления Правительства РФ от 10.03.2022 № 336.
Возможны внеплановые контрольно-надзорные и профилактические мероприятия, но только при определённых условиях — например, есть разрешение прокуратуры или нарушен индикатор риска. Налоговики приезжают без предупреждения по месту ведения бизнеса или нахождения предпринимателя, в том числе и домой, если есть основания для такой проверки.
Для кассовых документов срок хранения составляет 5 лет после отчётного периода, в котором их последний раз использовали. Подробнее о сроках лучше проконсультироваться с юристами.
Профилактические
Во время профилактических мероприятий, когда проверяют использование онлайн-касс и полноту учёта выручки, налоговики приходят в магазин, консультируют и указывают на возможные нарушения. Могут провести беседу и по видеосвязи — например, если обнаружили нарушение удалённо. По результатам проверки ФНС может выписать предостережение.
Подход ФНС в 2025 году продолжает ориентироваться на профилактические меры и предупреждения, а не на наказания.
Контрольно-надзорные
Контрольно-надзорные мероприятия направлены на то, чтобы проверить работу. Если есть нарушения, могут составить акт и объявить предостережение — Письмо ФНС России от 19.04.2022 г № АБ-4-20/4732@.
- Без взаимодействия с проверяемым. В рамках такого надзора налоговики удалённо наблюдают за соблюдением требований Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ и могут выезжать на обследование. Например, их насторожит высокая доля наличных или безналичных расчётов, частые возвраты товара. Если они обнаружат нарушение во время проверки данных или на выезде, могут провести контрольную закупку без согласования с прокурором и выписать предписание.
- С взаимодействием. Это выездной контроль, который проводится только в крайних случаях по согласованию с прокуратурой или руководством ФНС. В рамках этих проверок налоговики также проводят контрольные закупки.
В 2025 году усилилась роль дистанционного мониторинга. В настоящее время наблюдаются тенденции:
- развитие цифровых инструментов контроля;
- индивидуальный подход в зависимости от категории риска налогоплательщика;
- увеличение доли профилактических мероприятий.
Список возможных нарушений
Бизнес могут оштрафовать за нарушение правил применения ККТ в таких случаях:
- Не использует кассу, хотя должен. Штраф для должностных лиц, ИП — от 25% до 50% от суммы, которую не пробили в чеке, но не менее 10 000 ₽. Для организаций — от 75% до 100% от суммы, но не менее 30 000 ₽. За повторное нарушение — дисквалификация должностного лица на срок до двух лет или приостановление деятельности фирмы до 90 дней.
- В чеках ошибочные реквизиты или онлайн-касса не соответствует требованиям законодательства — например, неправильно зарегистрирована в ФНС. Предупреждение или штраф для директора, ИП — от 1500 ₽ до 3000 ₽, для юрлица — от 5000 ₽ до 10 000 ₽.
- Не предоставлены документы или информация по запросу ФНС. Предупреждение или штраф для должностного лица, ИП — от 1500 ₽ до 3000 ₽, для организаций — от 5000 ₽ до 10 000 ₽.
- Продавцы не выдают чеки или бланки строгой отчётности, не направляют их покупателям по e-mail. Предупреждение или штраф для директора, ИП — 2000 ₽, для юридического лица — 10 000 ₽.
Если организация или предприниматель сами исправят ошибку и заявят об этом в ФНС, штрафа можно избежать — ст. 14.5 КоАП РФ. Например, продавец-стажёр продал товар, а чек пробить забыл. Если оформить чек коррекции до того, как налоговая заметит нарушение, наказывать не будут.
Компанию могут привлечь к ответственности за нарушение работы с ККТ в течение года — ч.1 ст. 4.5 КоАП РФ. Например, если ИП продал товар без чека в 2025 году, его могут оштрафовать, когда мораторий уже закончился.
В 2025 году действуют новые правила оформления чеков, и прописаны они в приказе ФНС от 26.03.2025 №ЕД-7-20/236@. Среди изменений:
- Новые теги в чеках. Например, 2040 — номер, связанный с маркированными товарами, 1011 — часовой пояс места и прочее.
- Новые требования к онлайн-расчётам. Например, в реквизите «место расчётов» (тег 1187) должен быть URL интернет-портала, а в теге 1008 должен быть email или телефон клиента, который он указал для получения чеков и прочее.
Конкретные теги могут меняться в зависимости от формы фискального документа. Требования к содержанию реквизитов лучше уточнять и следить за обновлением форматов фискальных документов (ФФД).
Как обжаловать результаты проверок
Если предприниматель или юрлицо не согласны с выводами камеральной или выездной проверки, они могут подать жалобу в ФНС — ст. 137 НК РФ. Это нужно сделать в течение года после того, как решение вступит в силу.
Как передать жалобу в налоговую:
- в письменном виде в ФНС,
- по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении,
- через личный кабинет налогоплательщика.
Оспаривать можно как отдельные пункты результатов проверки, так и содержание акта в целом. Жалобу пишут в свободной форме, где указывают:
- Наименование вышестоящего налогового органа.
- Данные заявителя (ИНН, КПП, адрес).
- Реквизиты обжалуемого документа.
- Обоснование позиции со ссылками на законодательство.
- Способ получения ответа.
- Дата и подпись.
Допускается свободная форма с обязательным указанием необходимых реквизитов
К жалобе прикладывают документы, которые подтверждают вашу правоту. Например, в магазине не было света, поэтому товар отпускали без чеков. Когда появилось электричество, сразу пробили чеки коррекции и отправили в налоговую пояснительное письмо. Но ФНС всё равно решила выписать штраф. В этом случае приложите к жалобе отправленное ранее объяснение и ссылки на чеки коррекции.
- Если вы считаете, что налоговая грубо нарушает ваши права, можно обратиться и в прокуратуру.
Сразу подавать исковое заявление в суд нельзя, надо попробовать решить вопрос в досудебном порядке — п 2. ст. 138 НК РФ. То есть сначала подать жалобу в ФНС, подождать решение в течение 30 дней, а если налоговая ответит отказом — подать апелляцию и снова подождать 30 дней. После этого уже можно судиться с налоговой.
