Как ИП уведомить контрагентов об отсутствии печати

Может ли ИП работать без печати

Работать с печатью — право, а не обязанность индивидуальных предпринимателей. Документы разрешено заверять только личной подписью ИП. Вместо оттиска ставят пометку «без печати» или сокращенно — «б/п».

Требований по использованию печати нет ни в ГК РФ, ни в Законе от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ. Он, скорее, играет роль дополнительного подтверждения добропорядочности предпринимателя.

Когда ИП требуется печать

Печать может понадобиться при:

• открытии расчётного счёта,
• участии в государственных или коммерческих закупках,
• заключении договора с крупной организацией.

Некоторые банки при открытии расчётного счёта требуют заверения документов печатью. В нормативно-правовых актов нет таких правил, это исключительно внутренние требования кредитных организаций.

Есть два варианта:

• согласиться с требованием и сделать оттиск,
• выбрать другой банк для открытия расчётного счёта.

Большинству банков достаточно личной подписи ИП, а некоторые и вовсе открывают счёт без фактического присутствия предпринимателя.

Заявки на участие в тендерах заверяют печатью, но при наличии. Без оттиска достаточно подписи. А с развитием электронного документооборота это становится неактуальным. Подписание электронной подписью равнозначно применению печати.

Крупные компании часто запрашивают печать в соответствии с внутренними регламентами. Если оттиска нет, организация найдёт другого поставщика или подрядчика.

Если столкнётесь с подобным запросом, сделайте оттиск за 700-900 рублей и не отказывайтесь от выгодной сделки.

В перечисленных ситуациях компромиссом становится сообщение о работе без печати. Его ещё называют уведомлением — чтобы каждый раз заново не составлять документ, подготовьте универсальный шаблон.

Как уведомить контрагентов об отсутствии печати

Иногда о работе без печати достаточно уведомить контрагента в переписке или по телефону. Чаще это актуально при сотрудничестве с небольшими организациями, у которых штат не превышает 15-20 человек.

В крупных компаниях со множеством департаментов устного упоминания может не хватить. Например, отдел снабжения запросит официальное уведомление на имя руководителя или главного бухгалтера.

Тогда пригодится уведомление — это нерегламентированный законом документ, который составляют в свободной форме на фирменном бланке или чистом листе А4.

Пример структуры уведомления:

• Шапка. Реквизиты ИП — ФИО, ИНН, адрес регистрации и ОГРНИП. По желанию добавляют контактный номер телефона, адрес электронной почты.
• Адресат. Наименование организации или ИП, ФИО руководителя, юридический адрес.
• Обращение. Основной текст в официально-деловом стиле, в котором сообщают о работе без печати. Утверждение подтверждают отсутствием законодательных требований в ГК РФ и Законе от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ.
• Дата, подпись.

Образец:

Скачать образец уведомления об отсутствии печати у ИП

Кого уведомить

Адресат зависит от требования второй стороны. Если уведомление запрашивает банк, обычно указывают руководителя отделения или сотрудника, с которым общается предприниматель. Аналогично у прочих организаций — поставщиков, покупателей и подрядчиков.

Некоторым достаточно бланка без конкретного получателя. Об этом уточняют у второй стороны перед подготовкой уведомления.

Уведомление передают лично, отправляют Почтой России или через систему электронного документооборота. Предпочтительный вариант уточняют у контрагента.

Коротко

1. ИП не обязаны работать с печатью — требования нет ни в ГК РФ, ни в Законе от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ.
2. Оттиск может понадобиться при заключении договора с крупной компанией, открытии расчётного счёта и участии в закупках.
3. Уведомление о работе без печати составляют в свободной форме. Пример структуры: шапка с реквизитами ИП, данные получателя, основной текст со ссылками на нормативно-правовые акты, дата и подпись.

Статья актуальна на  05.06.2023