ИП не ограничены в использовании бизнес-карт. Часть денег можно потратить на расчёты с контрагентами, а остатки — на личные нужды: продукты, бензин для личного авто, подписку на онлайн-кинотеатр.

Пользователям общего режима и упрощёнки «Доходы минус расходы» нужно помнить, что налоговую базу разрешено уменьшать на бизнес-расходы. То есть ужин в ресторане не уменьшит величину налога.

Бизнес-карты организаций разрешено использовать в нуждах компании. Картой нельзя оплачивать подписку на стриминговый сервис или новую посуду для дома. Такие расходы признают личным доходом, с которого нужно удержать НДФЛ и исчислить страховые взносы.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Расходы предприятий должны быть экономически оправданными и документально подтверждёнными — п. 1 ст. 252 НК РФ.

У самозанятых и ИП на УСН «Доходы» или патентной системе расходы не влияют на величину обязательств и нет обязанности по ведению бухучёта, поэтому для них учёт затрат не обязателен. 

На УСН «Доходы минус расходы» затраты снижают базу налогообложения, поэтому ИП собирают документы по расходам и хранят в течение четырёх лет с окончания отчётного периода. В налоговую их не сдают — они пригодятся для обоснования затрат, если ИФНС усомнится в правильности расчётов.

Компании собирают документы вне зависимости от системы налогообложения — по нормам бухгалтерского учёта. Если на проверке фирма не предъявит сведения о затратах по бизнес-карте, её могут оштрафовать на сумму до 30 000 ₽ за грубое нарушение правил бухучёта — ст. 120 НК РФ.

1. Составьте локальный нормативный акт. Он определит средства на бизнес-карте как подотчётные. Документ оформляют один раз.

Унифицированной формы нет, акт составляют в свободной форме. В документ включают:

  • ФИО и должности сотрудников, которым выдали бизнес-карты;
  • перечень товаров и услуг, на которые разрешено тратить подотчётные деньги;
  • порядок составления авансового отчёта, список необходимых подтверждающих документов;
  • лимиты использования денежных средств;
  • ФИО ответственного лица, которое контролирует использование бизнес-карт.

Образец:

Скачать образец

2. Проверьте расходы. В установленный срок сотрудник подготовит авансовый отчёт по форме, которая утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 г. № 52н. Если деньги потратил сам ИП, обходятся без отчёта.

3. Получите подтверждение по расходам. Сотрудник предоставит документы, которые обоснуют траты из авансового отчёта. Перечень зависит от ситуации, об этом поговорим далее.

Какие расходы можно учесть

Налоговую базу по ОСНО и УСН уменьшают только на экономически обоснованные расходы, которые связаны с хозяйственной деятельностью. Рассмотрим несколько примеров.

1. ИП Карпова Анастасия Ивановна организует корпоративы, дни рождения и другие праздники. На одно из мероприятий контрагент не привёз надувные шары, поэтому реквизит купили в ближайшем магазине и оплатили бизнес-картой.

Расходы связаны с деятельностью, поэтому их учтут при расчёте налога по УСН «Доходы минус расходы».

2. Компания «Град» организовала деловые переговоры с потенциальным партнёром. В программу вошёл отдых на термальных источниках, который оплатили бизнес-картой. Налоговая инспекция не признала этот расход экономически обоснованным, доначислила налог и выписала штраф.

3. ИП Черных Руслан Кириллович оплатил принтер бизнес-картой и учёл расходы при расчёте налога по УСН. В ходе проверки объект в офисе не нашли, операцию переквалифицировали в затраты на собственные нужды. Величину налога пересчитали и выписали штраф.

Пользователи УСН «Доходы минус расходы» должны придерживаться закрытого перечня затрат, на которые разрешено уменьшать базу налогообложения — п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться

Если ИП или ООО работает на УСН и не платит НДС, для подтверждения расходов достаточно кассового чека. Вернёмся к Анастасии Ивановне — для обоснования затрат на шары хватит кассового чека от продавца.

Главное — проверить, чтобы чек содержал наименование продавца, перечень товаров или услуг, сумму и другие реквизиты из ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ. Чек можно хранить в бумажном или электронном виде. Второй вариант надёжнее — защищает предпринимателей от утери или порчи документа.

Если предприятие платит НДС, кассового чека недостаточно. Для подтверждения расходов нужны акты, накладные и/или счета-фактуры.

О передаче документов предварительно договариваются с партнёром при заключении договора. Например, сотрудник может попросить продавца, чтобы он передал бухгалтеру просьбу отправить закрывающие документы организации «Град» через систему электронного документооборота (ЭДО).

Получить документы сразу на кассе проблематично. Во-первых, это тормозит работу магазина. Во-вторых, зачастую у кассиров нет квалификации и полномочий на формирование актов, накладных и счетов-фактур.

1. Представительские расходы. Деловые встречи, сопровождение партнёров, обустройство офиса для мероприятий — это организационные процессы. Пользователям общего режима разрешено учитывать расходы, но только в пределах 4% от фонда оплаты труда за отчётный период.

Для списания представительских расходов организации выпускают приказ о мероприятии, формируют смету, а затем отчёт о результатах. Затраты обосновывают теми же документами — чеками, актами, накладными и счетами-фактурами.

Важно правильно трактовать понятие представительских расходов. Например, обед с потенциальным партнёром — это ок, а вечерний сбор сотрудников в ресторане для обсуждения текущих задач — нет.

2. Командировки. К расходам относятся:

  • суточные;
  • транспортные затраты на проезд, самолет, такси и т.п.;
  • оплата гостиницы;
  • и другие расходы, которые перечислены в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Чтобы списывать затраты, организации утверждают положение о командировочных расходах. На каждого сотрудника составляют приказ о направлении в командировку. 

После поездки сотрудник сдаёт в бухгалтерию чеки и прочие документы по расходам, которые превышают размер суточных.

  1. ИП разрешено использовать бизнес-карты для личных расходов, а собственникам, директору и сотрудникам ООО — нет.

  2. Расходы по бизнес-картам учитывают ИП на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы» и все компании вне зависимости от системы налогообложения.

  3. Самозанятые, ИП на УСН «Доходы» или «Патент» не учитывают затраты по бизнес-карте, так как освобождены от бухучёта и не учитывают расходы при расчёте налогов.

  4. Чтобы учесть расходы, ИП и ООО составляют локальный акт о подотчётности денег на бизнес-карте, получают авансовые отчёты и подтверждающие документы от сотрудников.

  5. Компаниям и ИП, которые не платят НДС, для обоснования затрат достаточно кассового чека. Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты из ст. 4.7 Закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ.

  6. Плательщики НДС подтверждают расходы актами, накладными и/или счетами-фактурами.

Статья актуальна на