Что делать, если сотрудник заболел?

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Что делать, если сотрудник заболел?

Если сотрудник по трудовому договору заболел, вы должны оплатить ему дни болезни. Попросите у него больничный лист, убедитесь в его подлинности и проверьте, что с конца болезни прошло не больше полугода. Больничный с истёкшим сроком вы не обязаны оплачивать, и сотруднику придётся обратиться за деньгами напрямую в ФСС.

Вот, что нужно делать, когда сотрудник принёс больничный лист.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Рассчитать пособие

Можете использовать специальный калькулятор или рассчитать пособие самостоятельно по нашей инструкции.

Как пользоваться калькулятором?

  1. На первом шаге укажите данные из больничного листа — период и причину нетрудоспособности. Поставьте отметку о нарушении режиа, если оно было.
  2. Перейдите на следующий шаг и укажите фактический ежемесячный заработок сотрудника. Это все выплаты за период расчёта, на которые начислены страховые взносы в ФСС. Обычно период расчета — два календарных года до болезни. Укажите районный коэффициент, если он предусмотрен. Поставьте отметку о неполной занятости, если она была. Это нужно для расчета среднего дневного заработка и сравнения с расчетом пособия по МРОТ.
  3. На последнем шаге укажите страховой стаж сотрудника. В итоге вы увидите таблицу расчета суммы больничного пособия. Суммы выплат за счет организации и за счет ФСС будут показаны отдельно.

Чтобы выполнить расчет вручную, посчитайте доходы

Используйте доходы сотрудника за два календарных года до болезни. Например, если он заболел в мае 2017 года, возьмите доходы за 2015 и 2016 годы. Если на этот период выпадает декрет, то один или оба года можно заменить на предыдущие. Но при условии, что из-за этого размер пособия станет больше.

Доходы — все выплаты сотруднику, с которых платили страховые взносы в ФСС. Например, зарплата, премии и отпускные. Если за эти 2 года сотрудник работал не только у вас, учитывайте и зарплату, которую он там получал. Её вы узнаете из справки с предыдущего места, которую должен принести сотрудник. Если не принёс, считайте, что зарплата на другой работе равна МРОТ.

Важно: учитывайте сумму заработка до вычета НДФЛ и других удержаний.

Сравните с максимумом

Сумму заработка за каждый год сравните с предельной базой для начисления взносов того же года:

  • за 2017 год — 755 тысяч рублей
  • за 2018 год — 815 тысяч рублей

Если заработок окажется больше, берите для расчёта сумму предельной базы в каждом году.

Посчитайте средний дневной заработок

Для этого все доходы сотрудника за 2 года разделите на 730.

Сравните средний дневной заработок с минимальным, который равен 367 рублей с 1 мая 2018 года. Считается по формуле МРОТ х 24/730. Если в вашем регионе действует районный коэффициент, учитывайте его при расчёте.

Если средний заработок окажется ниже этой суммы, считайте пособие из минимального заработка.

Важно: если на момент болезни сотрудник работал неполный день, рассчитайте размер заработка пропорционально продолжительности его рабочего времени. Например, у сотрудника на пол ставки минимальный дневной заработок будет равен 367/2.

Определите размер пособия

Для этого умножьте средний заработок на процент, который зависит от стажа работника и количества дней болезни.

Страховой стаж Размер пособия
до 5 лет 60%
от 5 до 8 лет  80%
8 лет и больше 100%

Сотрудник может уйти на больничный не только из-за своей болезни, но и для ухода за заболевшим членом семьи. По такому больничному оплачивается определенное количество дней.

Кто заболел Количество дней, которые оплачиваются по одному больничному Количество дней, которые оплачиваются в календарном году
Ребёнок до 7 лет Не ограничено 60
До 7 лет, если заболевание из перечня Не ограничено 90
Ребёнок от 7 до 15 лет 15 45
Ребёнок-инвалид до 18 лет Не ограничено 120
Ребёнок до 18 лет с ВИЧ, злокачественными образованиями или заболеваниями из перечня Не ограничено Не ограничено
Другой член семьи, ребёнок старше 15 лет 7 30

Есть ещё одно ограничение: пособие по уходу за больным ребёнком при амбулаторном лечении за первые 10 дней оплачивается в зависимости от стажа, а за следующие дни — 50% среднего заработка. Если ребёнок лежит в больнице, пособие рассчитывается по общим правилам и зависит от стажа.

Выплатить пособие

Чтобы получить пособие, сотрудник подаёт вам больничный лист и заявление. Вы считаете сумму пособия и в течение 5 календарных дней передаёте заявление в своё отделение ФСС вместе с описью

Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, подавайте документы и отчётность только в электронном виде, на бумаге их не примут. Когда ФСС получит документы, он в течение 10 календарных дней примет решение о выплате пособия и перечислит деньги по реквизитам из заявления.

Первые три дня болезни оплачиваются за ваш счёт, а с 4 дня — за счёт государства. Но вы считаете и платите пособие за все дни, а потом получаете возмещение у ФСС. Но такой порядок действует не везде. Есть пилотные регионы, в которых ФСС платит пособие напрямую сотруднику, а вам достаточно оплатить 3 дня болезни.

У вас есть 10 календарных дней, чтобы назначить сотруднику пособие, а потом выплатить его вместе с ближайшей зарплатой. С суммы больничного удержите НДФЛ, как и с обычной зарплаты. Перечислите НДФЛ в налоговую не позднее последнего числа месяца, в котором выплатили пособие. Страховые взносы на нетрудоспособность с больничных платить не нужно.

Оплата больничного по уходу за больным членом семьи осуществляется полностью за счет ФСС. При назначении пособия важно, сколько дней за заболевшим родственником в тече­ние года ухаживал сотрудник данной организации. То есть не принципиально, сколько вообще болел ребенок или другой член семьи. Ведь находиться с ним мог не только данный сотрудник, но и другой чело­век, для которого будет свой расчет лимита. О лимитах мы подробнее написали выше. 

Пилотные регионы в 2019 году

В этих регионах вы платите пособие только за первые три дня болезни, а остальную сумму ФСС напрямую перечисляет сотруднику.

Список регионов:

  • Карачаево-Черкесская Республика
  • Нижегородская область
  • Астраханская область
  • Курганская область
  • Новгородская область
  • Новосибирская область
  • Тамбовская область
  • Хабаровский край
  • Республика Крым и город Севастополь
  • Республика Татарстан
  • Белгородская область
  • Ростовская область
  • Самарская область
  • Республика Мордовия
  • Брянская область
  • Калининградская область
  • Калужская область
  • Липецкая область
  • Ульяновская область
  • Республика Адыгея
  • Республика Алтай
  • Республика Бурятия
  • Республика Калмыкия
  • Алтайский край
  • Приморский край
  • Амурская область
  • Вологодская область
  • Магаданская область
  • Омская область
  • Орловская область
  • Томская область
  • Еврейская автономная область

С июля 2018 года присоединились к пилотному проекту:

  • Кабардино-Балкарская Республика
  • Республика Карелия
  • Республика Северная Осетия – Алания
  • Республика Тыва
  • Костромская область
  • Курская область.

С января 2019 года присоединились к пилотному проекту: 

  • Республика Ингушетия
  • Республика Марий Эл
  • Республика Хакасия
  • Чеченская Республика
  • Чувашская Республика
  • Камчатский край
  • Владимирская область
  • Псковская область
  • Смоленская области
  • Ненецкий автономный округ
  • Чукотский автономный округ.

Как вернуть или зачесть пособие

Если вы не из пилотного региона, то оплатили весь больничный сотрудника из своих средств. Государство возместит расходы на пособие, начиная с 4 дня болезни.

Каждый месяц вы платите страховые взносы на нетрудоспособность с зарплаты сотрудников. Эти взносы вы можете уменьшить на размер пособия, которое должен возместить вам ФСС. Если к концу года ФСС всё ещё вам должен, разница не пропадет. Эти суммы компания вправе зачесть в счёт будущих платежей или вернуть.

Чтобы зачесть пособие и дальше уменьшать на него взносы, ваше участие не требуется. Налоговики это сделают сами после того, как получат подтверждение от фонда. При этом фонд может сразу подтвердить расходы на больничный, а может и запросить у вас подтверждающие документы. В этом случае он направит подтверждение в налоговую только после такой проверки.

А чтобы вернуть пособие, обращайтесь в ФСС с обычным пакетом документов:

  1. Заявление, в котором вы указываете свои данные, сумму к возмещению и реквизиты банковского счёта для перечисления денег.
    Скачать шаблон заявления в ФСС
  2. Справка-расчёт. В ней вы указываете начисленные и уплаченные страховые взносы, расходы на выплату больничных.
    Скачать шаблон справки-расчёта
  3. Расшифровка расходов на выплату пособий, в которой вы указываете сумму пособия и количество дней болезни.
    Скачать шаблон расшифровки расходов
  4. Копия больничного листа сотрудника, которую вы заверяете своей подписью и печатью, если она у вас есть. ФСС может провести проверку и попросить дополнительные документы.

По закону вам должны перечислить деньги в течение 10 дней. 

Статья актуальна на 20.08.2019

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
7 комментариев
Оставить комментарий
Комментарии (7)
Представьтесь через
Войдите через соцсети
фейсбук контакте
Написать комментарий
Написать
  • Петров Петр 11 мая 2016, 11:01
    "Если среднесписочная численность сотрудников за год больше 25 человек, документы следует обязательно предоставлять в электронной форме, как и отчетность."

    А Эльба это умеет?
    Ответить
    • Isheev Kirill 11 мая 2016, 14:05
      Добрый день. Оставьте отзыв на ЮзерЭхо (https://goo.gl/MCuFxm), чтобы она научилась это делать :)
      Ответить
  • Станислав 7 мая 2018, 12:40
    "Возместить пособие из ФСС
    Если вы не из пилотного региона, то оплатили весь больничный сотрудника из своих средств. Государство возместит расходы на пособие, начиная с 4 дня болезни.

    Каждый месяц вы платите страховые взносы на нетрудоспособность с зарплаты сотрудников. Эти взносы вы можете уменьшить на размер пособия, которое должен возместить вам ФСС. Взносы уменьшаются на пособие только в рамках одного календарного года."

    В итоге не пойму - я просто каждый месяц уменьшаю взносы на сумму возмещения до тех пор, пока сумма возмещения не будет загашена или мне еще дополнительно надо отвезти заявление в ФСС? Регион Москва
    Ответить
    • Дёмин Данил 4 июня 2018, 17:41
      Здравствуйте, Станислав.

      В Москве нет пилотного проекта ФСС. Если расходы на выплаченное пособие пойдут в зачет будущих уплат взносов, обращаться в ФСС с заявлением не нужно. Уменьшаете взносы на сумму возмещения до тех пор, пока сумма возмещения не будет погашена. ФСС может сразу подтвердить расходы на больничный, а может и запросить у вас подтверждающие документы.

      Если нужно вернуть деньги, потраченные на пособие, обратитесь в ФСС с пакетом документов из статьи.
      Ответить
  • Ирина 24 февраля, 17:59
    Сотрудница работает с 1.10.2018, С 30.01.2019 заболела. Как рассчитывать средний заработок?
    Ответить
    • Васильев Степан 26 февраля, 12:22
      Добрый день, Ирина!

      Средний дневной заработок по больничному листу в текущем году рассчитывается путем деления заработка за два предыдущих года на 730 (Важно: всегда делим на 730). В случае, если за расчетные периоды сотрудник не имел заработка, или рассчитанный средний заработок ниже МРОТ, то пособие рассчитывается исходя из МРОТ (с учетом страхового стажа).
      Ответить
  • Мария 6 мая, 12:36
    Не акутально для ЯО. В ФСС еще нужны:
    Платежное поручение
    Табель
    Трудовая
    Трудовой договор
    Ответить

Устали от предпринимательской рутины?