Большинство из нас часто или периодически откладывают дела на завтра. Одним мешают обстоятельства, вторым — прокрастинация, а третьим — банальная лень. Плохо, когда переносы задач — обыденность, а выполнение планов — что-то из разряда чуда. Должно быть наоборот.

Так появился «тайм-менеджмент» с дословным переводом «управление временем». Увы, управлять временем мы не можем, а вот организовать его — вполне. Изначально ТМ применяли в корпоративной среде, но в последние годы его всё чаще используют в личных целях.

В этой статье мы расскажем именно про личный тайм-менеджмент, он особенно актуален для новичков. Чтобы узнать, как это работает на практике, попросили советы предпринимателей, которые прошли через эти методики и до сих пор активно ими пользуются:

  • Дмитрий Гриц. Адвокат, эксперт по построению бизнес-партнёрств, управляющий адвокатского бюро «Гриц и партнеры».
  • Елена Родионова. Арт-директор бренд-бюро «Особые приметы».

Благодаря организации, вы меньше тратите времени на пул своих задач. С тайм-менеджментом предприниматель управляет процессами и понимает, что и для чего делает.

"

Тайм-менеджмент нужен всем, но стоит пробовать и искать своё. Техник много, поэтому для каждого что-то точно сработает. Не стоит бояться сложностей, главное — сделать первый шаг, а дальше всё само сложится.

Елена Родионова

Тайм-менеджмент — гибкий инструмент. Забегая вперед, скажем, что нет универсальных решений. Что хорошо одному, может быть бесполезно для второго. Например, выполнение важных задач ранним утром совсем не подойдет человеку, который привык работать в вечернее время. Но можно выделить ключевые принципы, которые полезны для всех:

  1. Постановка целей. Обозначайте ориентиры, к которым стремитесь: глобальные (на 5-10 лет) и локальные (на год, квартал, месяц и неделю). Придерживайтесь SMART-подхода: конкретизируйте цели, по возможности описывайте числами. Например, не «увеличить прибыль», а «увеличить прибыль на 10%».
  2. Приоритизация. Сначала выполняйте важные и срочные дела.
  3. Планирование. Составляйте план на каждый день, фиксируйте его на бумаге или в электронном виде. Расставляйте дела по приоритетам, концентрируйтесь на одной задаче в конкретный момент времени. Но не относитесь к плану как к неприступному закону. Помните, что ТМ — это про гибкость. Если нужно что-то отложить из-за срочной задачи, то меняйте план. Устали, организм требует перезарядки — корректируйте распорядок дня.
  4. Мотивация. Создайте персональную систему поощрений, чтобы с большим энтузиазмом выполнять поставленные задачи. Например, за каждое законченное дело 10-минутная прогулка на свежем воздухе. 
  5. Отдых. Не забывайте бездельничать. Отдых восполняет силы, которые нужны для запланированных дел. Без них рано или поздно продуктивность снизится в несколько раз, и вы потеряете еще больше.
"

Каждый раз силой заставляю себя оторваться от экрана. В идеале нужно делать перерыв на 10-15 минут каждые полтора часа. Во время передышек мозг перезагружается и работает намного лучше, появляются новые идеи и решения. Летом полезно выйти из офиса и немного прогуляться на свежем воздухе

Елена Родионова

  1. 6. Анализ. Раз в две-три недели смотрите на результат: что получилось хорошо, какие инструменты были полезными, что препятствовало выполнению задач. Рефлексия позволит улучшить собственную систему тайм-менеджмента и повысит продуктивность.
  2. 7. Самодисциплина. Учитесь концентрироваться на задачах и не отвлекаться. Потянуло проверить ленту в ВКонтакте — одёрните себя и продолжайте работать, пока не закончите дело.

Есть и другие принципы, но они индивидуальны. Например, для кого-то важна декомпозиция — деление большой задачи на мелкие. Но другим, наоборот, удобнее всё сделать за раз. Такие вещи проверяют на практике, чтобы определить собственный перечень ключевых принципов организации времени.

Тайм-менеджмент насчитывает десятки техник и систем. Они отличаются подходом к планированию, приоритизации, мотивации и отдыху. Хорошая новость: не нужно пользоваться десятками инструментов, чтобы стать эффективнее. Плохая новость: готовый вариант вряд ли сделает вас сразу успешным.

Придётся пробовать инструменты на практике и создавать собственную систему. Это похоже на сборку конструктора, где вы соединяете детали и в конце получаете готовую фигуру.

"

У меня есть заметка в Notes, куда я «сгружаю» все задачи, чтобы в голове ничего не висело и не вызывало напряжение. Дела разделены на текущие рабочие, личные и стратегические. Вечером составляю план на следующий день, чтобы утром сразу взяться за работу. Начинаю с быстрых срочных дел — отправка файлов, ответы на сообщения, внесение правок и пр. Далее — одно-два крупных дела. Отдых. И далее по списку.

Периодически проверяю личные дела, редактирую. Стратегические задачи тоже просматриваю и вношу корректировки: что-то переношу в текущие, которые делаю в течение дня.

Елена Родионова

Рассмотрим несколько вариантов, что из себя представляют современные техники

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по группам появилась у президента США Эйзенхауэра, которого считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов. В своей работе он делил задачи по принципу:

  1. Важные срочные — выполнять сейчас.
  2. Важные несрочные — выполнять позже.
  3. Срочные неважные — отвлекающие факторы, которые мешают основным делам.
  4. Несрочные неважные — выполнять в свободное время.

Основное внимание уделяйте задачам первой группы, дополняя график делами из третьей. Но не забывайте о второй — планируйте точный момент, когда сможете заняться этими делами.

4D 

Техника похожа на «матрицу Эйзенхауэра», но отличается классификацией задач:

  1. Сделать — важные дела, которые делают поскорее и самостоятельно.
  2. Делегировать — задачи, которые поручают другим людям.
  3. Запланировать — дела, которые можно отложить.
  4. Удалить — неактуальные задачи, которые исключают из списка.

В первую очередь выполняйте задачи из первой группы, разбавляйте расписание делами из третьей.

"

Рекомендую начинать сразу с нескольких приёмов тайм-менеджмента. Но не зацикливаться только на них, а фокусировался на результативности и продуктивности.

Дмитрий Гриц

Временные блоки 

Метод похож на распорядок дня, где записывают «7:00 — Подъём. 7:30 — Завтрак» и т.д. Расположите задачи в хронологическом порядке с ограничением по времени. Каждый временной блок указывает, на чём нужно концентрироваться в текущий момент времени.

10 минут

Выполняйте сложные задачи десятиминутками — они не кажутся долгими и сложными, а потому за них проще взяться. Эта техника помогает в конце рабочего дня, когда силы на исходе, но дела ещё остались. К тому же иногда сложно приступить к задаче, но в процессе увлекаешься и выполняешь её нон-стопом.

Есть похожий подход — «Швейцарский сыр». Мысленно поделите большую задачу на мелкие и начните с той, которая не вызывает отторжения.

Съешь лягушку

Подход предложил спикер Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». Суть очень проста: начните день с самой сложной и неприятной задачи — съешьте лягушку. Если её оставить на вторую половину дня, может просто не хватить сил и желания.

Метод можно комбинировать с техникой приоритизации «ABCDE». Вечером составьте список дел и расставьте приоритеты, где «А» — самые важные и срочные, «Е» — не важные и не срочные. Лягушек включайте в первую группу. Также подойдет «матрица Эйзенхауэра» — принцип один и тот же.

Помодоро

Технику предложил Франческо Чирилло. Она больше нацелена на сохранение концентрации на максимально длительный период. Ставьте таймер на 25 минут, работайте и ни на что не отвлекайтесь. Сделайте 5-минутный перерыв и повторите. После каждых четырех циклов отдыхайте 30 минут. Можно использовать разные вариации по длительности работы и отдыха.

Известные техники и подходы — это набор похожих принципов, описанных под разным углом. Их нельзя назвать универсальными и использовать на постоянной основе, потому что они актуальны для разных ситуаций.

Берите что-то из одной, дополняйте элементами второй, а затем анализируйте. Спустя время вы создадите собственную систему с учётом личных особенностей и достигнете максимальной эффективности. Обязательно посмотрите эту статью, где мы подробнее рассматриваем комбинацию лягушек и помидоров.

"

Для меня организация времени значительно упростила работу. Я стала тратить меньше времени, когда регламентировала простые задачи, а метод «Помодоро» улучшил концентрацию. Планирование помогло навести порядок в личных делах — появилось время на хобби, отдых и приятные мелочи, о которых мы часто забываем.

Елена Родионова

Как и с техниками, универсальных приложений и сервисов нет. Чтобы определить оптимальные для себя, придётся попробовать несколько вариантов на практике.

  • Популярные сервисы для планирования времени и задач: Focus To-Do с таймером «Помодоро», Any.do, Google Календарь, Лидер Track, Timeneye с таймеров подсчёта времени на задачу.
  • Приложение для заметок, хранения и систематизации информации: Notion, Evernote.
  • Приложения для блокировки отдельных сайтов и функций, чтобы вы не отвлекались от работы: Forest, AppBlock.

Существует немалое количество книг по тайм-менеджменту. Мы отобрали популярные и полезные — по отзывам и личным ощущениям.

Начинать. Универсального рецепта нет, поэтому просто сделайте первый шаг. Например, прочитайте книгу и попробуйте парочку техник на практике. Проанализируйте результаты, сделайте наброски собственной системы. Продолжайте это в стольких итерациях, пока не достигнете желаемой эффективности.

"

Любая привычка и планирование времени сразу не заходят. Это неудобно и некомфортно, всегда происходит личностный кризис — добавление чего-то инородного, но значимого.

Мне поначалу было сложно. Поэтому я себя убеждал, что это важно и нужно, что внедрение тайм-менеджмента поможет стать эффективнее и успешнее.

Дмитрий Гриц

Статья актуальна на