После появления Социального фонда у работодателей появился новый отчёт, который объединил в себе старые документы для ФСС и ПФР. Рассказываем, как заполнить новую форму при приёме сотрудника.
Что такое ЕФС-1
ЕФС-1 — это новый отчёт, который ввели после объединения ПФР и ФСС в Социальный фонд России (СФР). Новой формой пользуются с 01.01.2023 г., актуальный бланк утверждён постановлением ПФР от 31.10.2022 г. № 246п.
Новая форма объединяет в себе несколько отчётов:
- СЗВ-ТД — подраздел 1.1 раздела 1;
- СЗВ-СТАЖ — подраздел 1.2 раздела 1;
- ДСВ-3 — подраздел 3 раздела 1;
- 4-ФСС — раздел 2.
Подробно про ЕФС-1 и порядок заполнения мы рассказали в отдельной статье. Далее рассмотрим, как и какие разделы заполнить при приёме на работу нового сотрудника.
Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу: пошаговая инструкция
До 2023 г. о новых сотрудниках сообщали в ПФР, сдавая СЗВ-ТД. Чтобы уведомить СФР о приёме работников, ЕФС-1 заполняют не целиком. Нужны лишь некоторые разделы, которые соответствуют отменённому СЗВ-ТД:
- титульный лист,
- подраздел 1 раздела 1,
- подраздел 1.1 раздела 1.
Титульный лист
На титульном листе заполняют сведения о страхователе:
- регистрационный номер в СФР или ПФР;
- полное или сокращённое наименование компании или ФИО предпринимателя;
- ИНН, КПП;
- поля с ОКФС, ОКОГУ и ОКПО оставляют пустыми;
- основной вид деятельности по ОКВЭД;
- ОГРН или ОГРНИП;
- контакты предприятия: номер телефона ответственного сотрудника и адрес электронной почты.
«Сведения о страхователе, за которого предоставляют сведения» в общем случае пропускают. Раздел заполняют, когда компания или ИП направляет информацию по другому работодателю.
Внизу указывают должность руководителя или уполномоченного представителя. Он заверяет сведения личной подписью, ставит расшифровку и печать при наличии. Дата — день сдачи отчёта.
Сведения о сотруднике
В подраздел 1 раздела 1 вносят данные принятого специалиста. Блок включает привычные ФИО, СНИЛС, дату рождения и ИНН. В ЕФС-1 добавили:
1. Статус зарегистрированного лица. Указывают одно из значений:
- ГРФ — граждане РФ;
- ПЖИГ — постоянно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства;
- ВЖИГ — временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также временно пребывающие на территории РФ лица, которым предоставлено временное убежище;
- ВПИГ — временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов);
- ВКС — высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ.
2. Гражданство (код страны). Заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира, который утверждён Постановлением Госстандарта РФ от 14.12.2001 г. № 529-СТ. Для граждан России — «643». Если у человека нет гражданства, указывают «000».
Сведения о приёме на работу
Подраздел 1.1 раздела 1 — копия табличной части отчёта СЗВ-ТД. Она включает в себя:
1. Порядковый номер записи. Заполняют в порядке возрастания от «1».
2. Дата кадрового мероприятия. Указывают в соответствии с приказом о назначении или иным документом. По временным исполнителям пишут дату заключения гражданско-правового договора.
3. Сведения о мероприятии. Вносят код кадрового мероприятия — «ПРИЁМ», который соответствует заключению трудового соглашения. Для временных исполнителей по ГПД указывают «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ».
4. Сведения о территориальных условиях. Графу заполняют работодатели с Крайнего Севера или района, приравненного к нему:
- РКС — работа в районах Крайнего Севера, в том числе по договорам ГПХ;
- МКС — работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
В остальных случаях графу оставляют пустой.
5. Трудовая функция. Указывают наименование должности по штатному расписанию. Если заключили ГПХ-соглашение, графу оставляют пустой.
6. Код выполняемой функции. Вносят цифровое обозначение должности из Общероссийского классификатора занятий, который утверждён Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 г. № 677. В графу можно вносить коды из пяти знаков, меньше — нельзя.
Как определить код выполняемой функции
Для специалистов по ГПХ указывают:
- ДГПХ — договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг).
- ДАВТ — договор авторского заказа.
- ДОИП — договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
- ИЗЛД — издательский лицензионный договор.
- ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
7. Причина увольнения. При приёме нового сотрудника графу оставляют пустой.
8-10. Документ о кадровом мероприятии. Указывают название, дату и номер — обычно ссылаются на приказ.
11. Признак отмены. В исходном документе графу оставляют пустой — она нужна для исправления ошибок.
Перед таблицей есть блок о заявлении по трудовой книжке. В нём отражают сведения по заявлению о переходе на электронную трудовую книжку.
Образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу
Представим, что ООО «Принцип» 27.02.2023 г. заключило трудовой договор с маркетологом Кудрявцевой Софией Михайловной.
В этом случае отчёте заполним титульный лист
А также подраздел 1 и 1.1 раздел 1:
Когда и как сдавать отчёт
Сведения о приёме на работу сдают не позже следующего рабочего дня после подписания приказа. Например, Софию Михайловну трудоустроили 27.02.2023 г., поэтому ЕФС-1 сдадут до 28.02.2023 г. включительно. Если срок выпадает на выходной или праздник, его переносят на ближайший рабочий день.
Если в организации трудоустроено 10 и более человек, ЕФС-1 разрешено сдавать только в электронном виде. Остальные выбирают формат документа по собственному усмотрению.
Как исправлять ошибки
Для исправления ошибок пользуются графой 11 подраздела 1.1 раздела 1. Представим, что Кудрявцеву Софью Михайловну приняли не 27.02, а 28.02.2023 г. Чтобы направить в СФР достоверные сведения:
- В исходной строке с данными о кадровом мероприятии в графе 11 ставят «Х».
- Ниже заполняют новую строку с корректной информацией.
Коротко
- ЕФС-1 — это новый отчёт, который появился после объединения ПФР и ФСС. В него вошли СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС.
- При приёме работодатель заполняет и сдаёт не весь ЕФС-1, а титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1.
- Информацию о приёме нового сотрудника направляют в СФР не позже следующего рабочего дня после подписания приказа.
Статья актуальна на