Тайм-менеджмент (ТМ) — это система организации личного и рабочего времени. Планирование и приоритизация задач — одни из главных навыков современного руководителя. Без них работа становится спонтанной, а эффективность стремится к нулю.

Ранее мы подробно рассказали о ТМ, ключевых принципах и популярных методиках. Сегодня подготовили практический материал, который вы сможете использовать как основу собственной системы организации времени.

Планирование и приоритизация — две основы тайм-менеджмента, с которых начнём создание системы.

Планирование

Начните с постановки целей на год, месяц и неделю. Двигайтесь сверху вниз:

  1. Поставьте задачи на год.

  2. На основе годового плана подготовьте месячный.

  3. На основе месячного — недельный.

Можно расширить планирование и поставить цели на 3-5 лет, внутри года делить задачи на полугодия или кварталы.

Пример фиксации задач на год, месяц и неделю:

Так мы получаем основу для ежедневного планирования — ставим задачи в соответствии с недельным планом.

Одна из особенностей ТМ — гибкость. Не бойтесь корректировать исходные планы при необходимости: например, если изменились обстоятельства или возможности.

Поиск программиста подразумевает проведение интервью со специалистами. Их нужно добавлять в план на конкретное время. Или, наоборот, знакомый предложит бесплатную помощь. Тогда задачу по поиску программиста удалим из списка.

Фиксируйте планы на бумаге или в электронном органайзере. Если держать задачи в голове, забудете что-то важное и не достигнете максимальной эффективности.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Приоритизация

Не все дела приближают нас к стратегическим успехам. В ежедневной рутине возникают задачи, которые мешают важным вещам.

Например, нам нужно искать программиста для разработки тестового образца продукта. Но контрагенты просят сверку, а налоговая прислала требование. В такой веренице сложно понять, за что браться в первую очередь.

Чтобы разобраться, приоритизируем задачи. Выбираем наиболее важные, которые сильнее всего влияют на результат.

Лягушка — самая неприятная и сложная задача. Та, которую постоянно откладывают: она кажется сложной и долгой, поэтому сначала занимаемся более приятными и простыми делами.

Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» предлагает есть лягушек по утрам. В начале дня мало отвлекающих факторов, много сил и концентрации. Вечером на лягушек просто не хватит сил и фокуса.

Например, нам предстоит разговор с недовольным клиентом. Неприятное дело, которое вгоняет в панику. Запланируем его на утро, чтобы быстрее решить проблему и заняться приятными задачами. Если отложить звонок, нервозность и переживания сохранятся на весь день и ухудшат общую продуктивность.

Со временем “поедание лягушек” начнёт приносить удовольствие. Вы будете гордиться, что быстро решили сложную задачу, и получать заряд мотивации на весь оставшийся день.

Делите лягушку на части

Почему пиццу разрезают на куски? Потому что кушать целый круг неудобно. Это справедливо и для лягушек — делите большие задачи на мелкие части, чтобы повысить шансы на успех. На них проще настроиться и приступить к работе.

Например, нам надо потратить пять часов на расчёт проекта. За такую задачу сложно взяться из-за осознания объёмности. Чтобы сломать барьер, разделим её на несколько частей. Согласитесь, проще заняться часовой задачей, чем пятичасовой.

Техники «Помодоро», разработанная Франческо Чирилло, подразумевает дробление задачи на одинаковые временные отрезки и регулярный отдых. Сначала 25 минут работы, затем пятиминутка отдыха. Повторяете четыре раза, отдыхаете 30 минут и повторяете заново.

Помидоры повышают концентрацию: на коротких задачах концентрироваться проще, чем на долгих. А регулярные перерывы освежают мозг, усталость накапливается медленнее, тогда за день удаётся сделать больше.

Принцип «25 минут работы — 5 минут отдыха» — не твёрдое правило. Можете определить другие, более комфортные для себя отрезки. Например, работать по 50 минут и отдыхать по десять.

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться

Как повысить концентрацию

Главный враг продуктивности — похитители времени, которые отвлекают и смещают фокус с задач. Это социальные сети, бесполезные звонки, просмотр YouTube и т.п.

Проблема решается в два этапа:

  1. Избавьтесь от раздражителей. Отключите звук на телефоне, уберите уведомления из социальных сетей. По возможности найдите помещение, в котором никто не отвлекает от работы.

  2. Развивайте самодисциплину. Как бы сильно ни хотелось проверить ленту в ВКонтакте, удерживайте фокус на задаче. Поначалу это будет непросто, но немного усилий — и через несколько месяцев вы перестанете отвлекаться от работы.

Как повысить концентрацию:

  • Практикуйте осознанность. Пробуйте дыхательные и медитативные практики. Сторонникам повышения личной осознанности проще концентрироваться на задачах.

  • Окружите себя комфортом. Сделайте рабочее место удобным. Когда постоянно болит спина из-за неудобного стула, сложно сохранять фокус на работе.

  • Избавьтесь от клипового мышления. Откажитесь от коротких видео, чтобы улучшить концентрацию на больших задачах. Читайте книги, чтобы накачать “главную мышцу”, и штурмуйте неприступные дела.

И конечно, не забывайте про здоровый сон. Недосып нарушает работу многих участков головного мозга, поэтому человеку сложнее фокусироваться на рабочих задачах.

Последний элемент — оформление ежедневного плана по временным блокам. Это отрезки времени, в которые вы уделяете внимание одной задаче.

Алгоритм:

  1. Планируйте задачи на день с вечера. Руководствуйтесь недельными целями.

  2. Расставьте задачи по приоритетам. Не забывайте о помидорах.

  3. Двигайтесь от одной задаче к другой, отмечая выполненные.

Используйте Google Календарь, Trello и подобные инструменты. Тестируйте разные отрезки работы и отдыха, адаптируйте систему под собственные потребности и достигайте максимальной эффективности.

  1. Тайм-менеджмент (ТМ) — это система организации личного и рабочего времени. Планирование и приоритизация задач — одни из ключевых навыков современного руководителя

  2. Планируйте задачи от большего к меньшему — от года к месяцу, от месяца к неделе, от недели к суткам. Приоритизируйте дела — в первую очередь делайте самые неприятные.

  3. Начинайте день с лягушек — самых неприятных задач. После будет проще заниматься другими, более приятными делами.

  4. Добавьте «помидоры»: работайте 25 минут, отдыхайте пять. Повторите четыре раза и сделайте 30-минутный перерыв.

  5. Используйте временные блоки для суточного планирования. Составляйте список задач с вечера, для фиксации пользуйтесь Google Календарём, Trello и другими инструментами.

Статья актуальна на