Про ТМ уже написаны тонны книг, разработано сотни курсов и методик. Чтобы сориентироваться и выбрать подходящие инструменты, поделимся теми, которые действительно работают и проверены на себе (опытным путём).
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент (ТМ) — это система организации личного и рабочего времени. Планирование и приоритизация задач — одни из главных навыков современного руководителя. Без них работа становится спонтанной, а эффективность стремится к нулю.
Ранее мы подробно рассказали о ТМ, ключевых принципах и популярных методиках. Сегодня подготовили практический материал, который вы сможете использовать как основу собственной системы организации времени.
Планирование и приоритизация
Планирование и приоритизация — две основы тайм-менеджмента, с которых начнём создание системы.
Планирование
Начните с постановки целей на год, месяц и неделю. Двигайтесь сверху вниз:
-
Поставьте задачи на год.
-
На основе годового плана подготовьте месячный.
-
На основе месячного — недельный.
Можно расширить планирование и поставить цели на 3-5 лет, внутри года делить задачи на полугодия или кварталы.
Пример фиксации задач на год, месяц и неделю:
Так мы получаем основу для ежедневного планирования — ставим задачи в соответствии с недельным планом.
Одна из особенностей ТМ — гибкость. Не бойтесь корректировать исходные планы при необходимости: например, если изменились обстоятельства или возможности.
Поиск программиста подразумевает проведение интервью со специалистами. Их нужно добавлять в план на конкретное время. Или, наоборот, знакомый предложит бесплатную помощь. Тогда задачу по поиску программиста удалим из списка.
Фиксируйте планы на бумаге или в электронном органайзере. Если держать задачи в голове, забудете что-то важное и не достигнете максимальной эффективности.
Приоритизация
Не все дела приближают нас к стратегическим успехам. В ежедневной рутине возникают задачи, которые мешают важным вещам.
Например, нам нужно искать программиста для разработки тестового образца продукта. Но контрагенты просят сверку, а налоговая прислала требование. В такой веренице сложно понять, за что браться в первую очередь.
Чтобы разобраться, приоритизируем задачи. Выбираем наиболее важные, которые сильнее всего влияют на результат.
Первым делом лягушки
Лягушка — самая неприятная и сложная задача. Та, которую постоянно откладывают: она кажется сложной и долгой, поэтому сначала занимаемся более приятными и простыми делами.
Брайан Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку» предлагает есть лягушек по утрам. В начале дня мало отвлекающих факторов, много сил и концентрации. Вечером на лягушек просто не хватит сил и фокуса.
Например, нам предстоит разговор с недовольным клиентом. Неприятное дело, которое вгоняет в панику. Запланируем его на утро, чтобы быстрее решить проблему и заняться приятными задачами. Если отложить звонок, нервозность и переживания сохранятся на весь день и ухудшат общую продуктивность.
Со временем “поедание лягушек” начнёт приносить удовольствие. Вы будете гордиться, что быстро решили сложную задачу, и получать заряд мотивации на весь оставшийся день.
Делите лягушку на части
Почему пиццу разрезают на куски? Потому что кушать целый круг неудобно. Это справедливо и для лягушек — делите большие задачи на мелкие части, чтобы повысить шансы на успех. На них проще настроиться и приступить к работе.
Например, нам надо потратить пять часов на расчёт проекта. За такую задачу сложно взяться из-за осознания объёмности. Чтобы сломать барьер, разделим её на несколько частей. Согласитесь, проще заняться часовой задачей, чем пятичасовой.
Добавьте помидоров
Техники «Помодоро», разработанная Франческо Чирилло, подразумевает дробление задачи на одинаковые временные отрезки и регулярный отдых. Сначала 25 минут работы, затем пятиминутка отдыха. Повторяете четыре раза, отдыхаете 30 минут и повторяете заново.
Помидоры повышают концентрацию: на коротких задачах концентрироваться проще, чем на долгих. А регулярные перерывы освежают мозг, усталость накапливается медленнее, тогда за день удаётся сделать больше.
Принцип «25 минут работы — 5 минут отдыха» — не твёрдое правило. Можете определить другие, более комфортные для себя отрезки. Например, работать по 50 минут и отдыхать по десять.
Как повысить концентрацию
Главный враг продуктивности — похитители времени, которые отвлекают и смещают фокус с задач. Это социальные сети, бесполезные звонки, просмотр YouTube и т.п.
Проблема решается в два этапа:
-
Избавьтесь от раздражителей. Отключите звук на телефоне, уберите уведомления из социальных сетей. По возможности найдите помещение, в котором никто не отвлекает от работы.
-
Развивайте самодисциплину. Как бы сильно ни хотелось проверить ленту в ВКонтакте, удерживайте фокус на задаче. Поначалу это будет непросто, но немного усилий — и через несколько месяцев вы перестанете отвлекаться от работы.
Как повысить концентрацию:
-
Практикуйте осознанность. Пробуйте дыхательные и медитативные практики. Сторонникам повышения личной осознанности проще концентрироваться на задачах.
-
Окружите себя комфортом. Сделайте рабочее место удобным. Когда постоянно болит спина из-за неудобного стула, сложно сохранять фокус на работе.
-
Избавьтесь от клипового мышления. Откажитесь от коротких видео, чтобы улучшить концентрацию на больших задачах. Читайте книги, чтобы накачать “главную мышцу”, и штурмуйте неприступные дела.
И конечно, не забывайте про здоровый сон. Недосып нарушает работу многих участков головного мозга, поэтому человеку сложнее фокусироваться на рабочих задачах.
Добавьте временные блоки
Последний элемент — оформление ежедневного плана по временным блокам. Это отрезки времени, в которые вы уделяете внимание одной задаче.
Алгоритм:
-
Планируйте задачи на день с вечера. Руководствуйтесь недельными целями.
-
Расставьте задачи по приоритетам. Не забывайте о помидорах.
-
Двигайтесь от одной задаче к другой, отмечая выполненные.
Используйте Google Календарь, Trello и подобные инструменты. Тестируйте разные отрезки работы и отдыха, адаптируйте систему под собственные потребности и достигайте максимальной эффективности.
Коротко
-
Тайм-менеджмент (ТМ) — это система организации личного и рабочего времени. Планирование и приоритизация задач — одни из ключевых навыков современного руководителя
-
Планируйте задачи от большего к меньшему — от года к месяцу, от месяца к неделе, от недели к суткам. Приоритизируйте дела — в первую очередь делайте самые неприятные.
-
Начинайте день с лягушек — самых неприятных задач. После будет проще заниматься другими, более приятными делами.
-
Добавьте «помидоры»: работайте 25 минут, отдыхайте пять. Повторите четыре раза и сделайте 30-минутный перерыв.
-
Используйте временные блоки для суточного планирования. Составляйте список задач с вечера, для фиксации пользуйтесь Google Календарём, Trello и другими инструментами.
Статья актуальна на