Фасилитация — это инструменты и методики, с которыми совещания становятся результативными. Они вовлекают всех участников, чтобы принимать решения, в которых будут заинтересованы все.

Если вы посещали или организовывали собрания, то наверняка видели:

  • низкую вовлечённость — в обсуждениях участвуют 2-3 человека, остальные включаются, когда вопрос относится к ним напрямую или к их зоне ответственности;
  • конфликт взглядов и интересов — каждый смотрит на проблему под своим углом. Собрание превращается в споры, которые ни к чему не приводят. В результате решение принимает руководитель или ключевой сотрудник. И выбранный вариант, как правило, нравится не всем.

Фасилитация решает обе проблемы. Во-первых, вовлекает в генерацию решений или идей всех сотрудников. Высказываются все, даже самые стеснительные. Во-вторых, встречу ведёт фасилитатор, который задаёт вектор обсуждений и пресекает споры с выяснением отношений.

Цель фасилитации — сделать групповую работу созидательной и результативной. После встречи команда получает решения, которые устраняют проблемы или помогают выполнить задачи.

Из-за двух проблем большинства собраний организации упускают возможности найти эффективные решения.

Что такое эффективное решение? Это решение, которое устроит всех. Вектор, которому коллектив не просто последует, а искренне приложит усилия для достижения целей.

Конечно, и на типичных собраниях принимают эффективные решения. Но из-за низкой вовлечённости их создают два-три человека. Потом остальные в худшем случае препятствуют выполнению задач, в лучше — работают посредственно. А всё потому, что они не чувствуют причастности.

В книге «Секреты фасилитации» Майкл Вилкинсон предложил формулу эффективного решения:

Эффективное решение = Правильное решение х Уровень приверженности.

Автор считает, что инициативы проваливаются из-за низкой приверженности. То есть сами решения могут быть правильными, но исполнение страдает, потому что сотрудники молчали на собрании и не чувствуют причастности к принятию инициативы.

Вывод: фасилитация нужна бизнесу для того, чтобы вовлечь сотрудников и поднять уровень приверженности. Чтобы персонал выкладывался в работе на 100% и все инициативы доходили до конца.

Уютный телеграм-канал, где переводят законы на человеческий язык

Подписаться

Чтобы решить проблемы собраний, нужен ведущий — человек, который задаст ритм и вовлечёт всех участников. Этим занимается фасилитатор — модератор, который задаёт вектор обсуждения, вовлекает работников в обсуждение и улаживает споры.

Обычно на роль фасилитатора привлекают стороннего человека, например, из консалтинговой фирмы. Но можно взять штатного сотрудника — однако, это менее эффективно. Главное, чтобы ведущий был нейтральным, не вмешивался в суть вопроса, а только контролировал вектор.

Задачи фасилитатора

  • Сохранять нейтральность — не навязывать своё мнение, не вступать в дискуссию и не принимать решения.
  • Сформировать цель встречи, выбрать инструменты и методы для её достижения.
  • Создать рабочее пространство для фиксации мнений и идей. Информация не должна теряться, так как из мелочей могут родиться эффективные решения.
  • Структурировать разговор и при необходимости вмешиваться в беседу — например, если участники отклонились от основного вектора. Задавать вопросы, чтобы направлять дискуссию в продуктивное русло.
  • Поддерживать ритм и тайминг: если не ограничивать участников по времени, встреча становится нудной, эффективность снижается.
  • Мотивировать и хвалить участников за мнения, чтобы поддерживать заинтересованность до конца встречи.
  • Установить правила общения: какую форму коммуникации использовать, сколько времени есть на донесение позиции и как принимать решения.
  • Следить, чтобы высказывались все сотрудники. Пресекать доминирование нескольких человек, создавать благоприятную атмосферу.
  • Разрешать конфликты, из-за которых собрание скатывается в деструктивное русло.

Выполнение задач решает ключевые проблемы современных собраний. В итоге команда достигает цели — создаёт решение проблемы или находит идеи, которые дадут толчок развитию бизнеса.

Хороший фасилитатор предварительно готовится к собранию — иногда это занимает больше времени, чем сама встреча. Нужно составить план обсуждения, изучить особенности команды и вникнуть в тему предстоящей дискуссии.

Навыки и качества фасилитатора

  • Умение слушать — чтобы не упускать важные мысли дискуссии.
  • Эмпатичность — команда должна чувствовать, что фасилитатор разделяет их интересы, переживания и стремления.
  • Управление временем — чтобы не затягивать встречу и уложиться в запланированное время.
  • Фокусирование — чтобы следить за ходом дискуссии и не отклоняться от заданного вектора.
  • Беспристрастность — чтобы не давать критические оценки и сохранять субъективность.
  • Умение задавать вопросы — чтобы находить истинные смыслы двузначных комментариев и прояснять ситуацию.

Не весь малый бизнес может позволить себе отдельного фасилитатора из-за ограниченности бюджета. Когда в компании 5-10 человек, это излишне — лучше назначить ответственным штатного сотрудника. Это может быть руководитель или ведущий специалист.

Чтобы он справился с задачей, предварительно нужно изучить полезную литературу или пройти курсы фасилитатора — таких сейчас хватает. Для небольшого собрания достаточно базовых навыков, чтобы выполнить ключевые задачи.

Есть десятки инструментов и методик, но нет единственно правильного алгоритма. Он остаётся на усмотрение фасилитатора — как правило, в одну встречу он органично вписывает несколько техник. Что именно использовать, ведущий решает во время подготовки.

Пять популярных методик:

  1. Мозговой штурм. Участники выдают всевозможные, даже самые абсурдные идеи. Важно количество, а не качество — предложения не делят на хорошие и плохие, это оставляют на дальнейшее обсуждение.
  2. Future Search. Коллеги делятся взглядом на идеальное будущее. Например, предлагают варианты с формулировкой «было бы хорошо, если…». Дальше команда обсуждает инициативы и голосует, чтобы определить путь развития организации.
  3. Множественное голосование. Участникам дают по 3-4 голоса, чтобы они распределили их между вариантами. Часть идей с минимальным рейтингом убирают, остальные обсуждают. Потом голосуют повторно. Так делают несколько раз, пока не останется 1-3 варианта.
  4. Карусель. Участники по очереди высказываются по вопросу, ограничение по времени — 1-3 минуты. Эта методика вовлекает в дискуссию всех участников. Направлена на повышение приверженности, чтобы потом сотрудники упорно работали над задачами.
  5. Мини-команды. Участников делят на группы по схожести предложенных идей. Они обсуждают варианты, оставляют до трёх вариантов и обсуждают с остальными участниками. После дискуссии можно провести голосование.

Преимущества:

  • повышение приверженности принятым идеям — сотрудники работают ответственнее и упорнее;
  • вовлечение всех участников в дискуссию, минимизация доминирования 2-3 ведущих специалистов;
  • пресечение конфликтов и споров, делающих собрания деструктивными;
  • оптимизация времени — команда принимает больше полезных решений и тратит меньше часов;
  • снижение стресса у специалистов-интровертов;
  • обмен опытом в обсуждениях — повышается интеллектуальный потенциал команды.

Недостатки:

  • не подходит в ситуациях, когда нужны быстрые решения;
  • не подходит, если у участников слабо развиты навыки коммуникации;
  • специалисты должны быть заинтересованы в собрании и принятии решений;
  • фасилитатор должен внушать доверие и подтверждать компетенции;
  • нет смысла обсуждать идеи и решения, если затем не последуют действия.

Рассмотрим алгоритм, который подойдёт для небольшой фирмы на 5-15 сотрудников. Понадобятся флипчарт, клеящиеся стикеры и маркеры.

Этап 1. Мозговой штурм

Участники пишут идеи или решения на стикерах, которые приклеивают на доску. Можно предложить любое количество вариантов, главное — лаконично изложить мысль (ограничитель — небольшой размер стикеров).

Этап 2. Обсуждение и кластеризация

Участники кратко рассказывают, про что их вариант и почему он хороший. Презентацию ограничивают 1-2 минутами. Такое представление налаживает взаимопонимание участников, комментирование и критика запрещены.

Дальше участники объединяют похожие варианты в кластеры. Стикеры группируют и обводят маркером на доске. Кластер может состоять даже из одной идеи, если она не похожа на другие.

Если все варианты разнородные, вместо кластеров используют матрицу с двумя разрезами, например: «1. Эффективно/неэффективно» и «2. Дорого/дёшево». Процесс коллективный, деление нужно проводить в тесном обсуждении — фасилитатор остаётся в роли наблюдателя.

Этап 3. Голосование

Применяется методика множественного голосования. Участникам дают 2-4 голоса в зависимости от количества кластеров. Нужно поставить точки рядом с вариантами, которые нравятся больше всего.

Этап 4. Выбор окончательных вариантов

После голосования оставляют 1-3 идеи или кластера, которые набрали больше всего голосов.

Если осталось 4 и более вариантов, можно провести римское голосование:

  • «за» — большой палец вверх;
  • «нейтрал» — большой палец в горизонтальном положении;
  • «против» — большой палец вниз.

Сразу отсекаются варианты, у которых много «против». Если у кластера много нейтральных голосов, запускают обсуждение — возможно, участники не до конца поняли идею. Потом проводят повторное голосование.

Если после римского голосования осталось больше 4 вариантов, возвращаются на второй этап и повторяют алгоритм. И так продолжают, пока не останется до трёх фаворитов.

Этап 5. Планирование действий

После согласования итогового варианта переходят к разработке плана по достижению цели. Без этого любая идея рискует остаться в «долгом ящике».

План также составляют коллективно, этапы фиксируют на флипчарте. Затем алгоритм фиксируют документом и распределяют зоны ответственности между участниками собрания.

  1. Фасилитация — это инструменты и методики, с которыми совещания становятся результативными. Они вовлекают всех участников, чтобы принимать решения, в которых будут заинтересованы все.

  2. Фасилитация нужна бизнесу для того, чтобы вовлечь сотрудников и поднять уровень приверженности. Чтобы персонал выкладывался в работе на 100% и все инициативы доходили до конца.

  3. На собрания привлекают фасилитатора — модератора, который задаёт вектор обсуждения, вовлекает работников в обсуждение и улаживает споры.

  4. Фасилитатор сам определяет порядок собрания, используемые инструменты и методики. Например, на одной сессии можно совместить мозговой штурм, мини-команды и множественное голосование.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Попробовать бесплатно

Статья актуальна на