Уволенный сотрудник снова устраивается к вам на работу. Такие ситуации встречаются настолько редко, что Эльба ещё не научилась автоматически их учитывать. Но есть несколько хитростей, чтобы отчёты были правильными.

Если сотрудник уволился в прошлом году или раньше, а возвращается только сейчас, добавьте его в раздел «Сотрудники» как нового работника. Отражайте его данные так, словно он у вас раньше и не работал.  

Если увольнение и повторный приём произошли в одном и том же году, то порядок действий такой.

Шаг 1: отмените увольнение

Важно: при приёме и увольнении отчёт СЗВ-ТД нужно сдать не позже чем на следующий рабочий день. В ситуации повторного приёма Эльба не создаст задачу по СЗВ-ТД. Напишите в техподдержку, там подскажут, как решить этот вопрос. 

В разделе «Сотрудники» выберите работника, которого повторно нанимаете. Выпишите на листочек дату увольнения и сумму компенсации за неиспользованный отпуск, если такая была, — это пригодится позже. Затем в данных сотрудника нажмите  «Уволен» и из списка действий выберите «Восстановить». 

Шаг 2: добавьте компенсацию за неиспользованный отпуск

Это нужно сделать, если при увольнении вы выдавали сотруднику компенсацию за неиспользованные дни отпуска. После его восстановления компенсация удалится, поэтому нужно показать её снова. В личных данных сотрудника на вкладке «Отпуска» добавьте отпуск длиной в 1 день на дату после увольнения. Дата выплаты отпускных совпадает с датой выплаты компенсации.

Шаг 3: уберите отработанные дни, когда сотрудник был уволен

На вкладке «Зарплата» выберите месяц, когда сотрудник не работал, и обнулите отработанные дни.

Шаг 4: отредактируйте кол-во застрахованных лиц в расчёте по страховым взносам (РСВ) и стаж в отчёте в ПФР

В отчёте РСВ указывается число застрахованных лиц и число физических лиц, с выплат которым исчислены страховые взносы, за каждый месяц. Допустим, что вы уволили сотрудника 31 марта и приняли его повторно 1 июня. Тогда в РСВ за второй квартал будет информация о том, что он был застрахованным лицом во всех трёх месяцах квартала. Чтобы это исправить, уменьшите кол-во застрахованных лиц и кол-во физических лиц, с выплат которым исчислены страховые взносы в апреле и мае, на единицу. 

Исключите период, когда сотрудник не работал, из его стажа в отчёте СЗВ-Стаж. Для этого выберите сотрудника и отредактируйте периоды его стажа.

Шаг 5: отредактируйте отчёты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Если увольнение и возвращение сотрудника на работу по трудовому договору произошли в одном квартале, нужно исправить отчёты 2-НДФЛ за год и 6-НДФЛ за квартал. Сделать это в Эльбе не получится, поэтому скачайте отчёты по кнопке «Сохранить файл для ИФНС» и отредактируйте вручную. Для подрядчиков по ГПХ редактировать отчёты 6-НДФЛ и 2-НДФЛ не нужно. 

В скачанном файле отчёта 6-НДФЛ в строке с суммой компенсации поправьте показатель «СрокНал». Укажите дату, следующую за днём выплаты компенсации. Этот показатель отвечает за срок перечисления НДФЛ в налоговую. Из-за того что компенсацию за неиспользованный отпуск вы добавили как отпускные, Эльба автоматически подставила в эту строку последний день месяца. Если с сотрудником при увольнении рассчитались в тот же день, что и выплатили зарплату всем остальным сотрудникам, то этого будет достаточно.

Но если рассчитались с ним в межрасчёт, то в 6-НДФЛ будет выделено отдельной строкой только сумма компенсации за неиспользованный отпуск, без зарплаты за отработанные дни. А зарплата попадёт в общую сумму по расчётам за месяц с другими сотрудниками, что неправильно. Поэтому нужно будет вычесть отработанную данным сотрудником сумму из общей суммы по зарплате и добавить её к сумме компенсации.

В файле отчёта 2-НДФЛ напротив суммы компенсации нужно исправить показатель «КодДоход» на код 2013. Дело в том, что каждому виду дохода соответствует специальный код. Эльба автоматически подставит код для отпускных — 2012, а у компенсации при увольнении другой код — 2013.

Если увольнение и приём обратно произошли в рамках одного года, но в разных кварталах, то исправить придётся только 2-НДФЛ — по схеме, описанной выше. С 6-НДФЛ проблем не будет.

После исправления отчётов присылайте их нам на e@kontur.ru, мы загрузим их в вашу учётную запись для отправки в налоговую.

Статья актуальна на