Как отправить сотрудника в отпуск?

Право на отпуск есть у каждого сотрудника, нанятого по трудовому договору. Но сначала ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. По просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

Договоритесь о датах отпуска

За каждый отработанный год сотруднику полагается 28 дней отпуска. Причём предоставлять отпуск нужно, даже если он готов трудиться без отдыха. Не отправлять сотрудника в отпуск дольше двух лет — нарушение, за которое могут оштрафовать.

Сотрудник может отдохнуть все 28 дней сразу или разбить отпуск на несколько частей, одна из которых должна быть минимум 2 недели.

Отпуск считается в календарных днях, но не включает нерабочие праздники. Если на период отпуска выпадает праздник, он продлевается на этот день. Например, сотрудник с 1 марта уходит в отпуск на 14 дней. 8 марта — нерабочий праздничный день и в отпуск не включается. Поэтому сотрудник выйдет на работу 16 марта.

По закону даты отпусков определяются по графику, который нужно утверждать ежегодно до 17 декабря на год вперёд. Если у вас немного сотрудников, то этот документ может понадобиться только при проверке. Гораздо чаще в небольших фирмах определяют даты отпуска в течение года по заявлению работника, а график отпусков составляют для соблюдения формальностей.

Бланк графика отпусков

Оформите документы на отпуск

1. Приказ об отпуске. Составьте приказ за 2 недели до отпуска и ознакомьте с ним сотрудника под роспись.
2. Личная карточка сотрудника. Сведения об отпуске внесите в восьмой раздел карточки.
3. Табель учёта рабочего времени. Отметьте дни отпуска кодом «ОТ» или «09».

Рассчитайте и заплатите отпускные

Выполняйте расчет заранее, чтобы выдать отпускные сотруднику до начала отпуска. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.

Более подробная интструкция по расчету отпускных и использованию калькулятора — в этой статье.

В какой срок выплачивать отпускные

Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.

Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.

Если о нарушении узнает трудовая инспекция, то оштрафует:

• 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
• 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
• 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.

НДФЛ и страховые взносы с отпускных

Заплатите НДФЛ с отпускных до конца месяца, в котором их выдали. Если последний день месяца — выходной или праздник, то в первый рабочий день следующего.

Страховые взносы платите как обычно — не позднее 15 числа следующего месяца.

Как наказывают за нарушение

Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.