Какие документы оформить при найме сотрудника

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.

Взять у сотрудника документы

  1. Паспорт.
  2. Трудовую книжку.
  3. Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
  4. Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
  5. Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
  6. Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
  7. Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.

Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство или СНИЛС

СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.

Чтобы оформить СНИЛС:

  1. Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
  2. Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
    Скачать АДВ-1
    Образец заполнения АДВ-1
  3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
    Скачать АДВ-6-1
  4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
  5. Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
  6. Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
  7. Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:

  1. Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте образец заявления.
  2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
  3. Сделайте запись о приёме на работу.

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

  1. Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
  2. Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
  3. Сотрудники до 18 лет.
  4. Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

  1. Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
  2. Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
  3. Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
  4. Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
    Скачать журнал проведения инструктажа

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

  1. Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
  2. Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
  3. Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность. 
  4. Размер оклада и надбавки, если она есть.

Скачать шаблон штатного расписания

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

  1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
  2. Приказ о приёме на работу.
  3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
  4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
  5. График отпусков.
  6. Табель учёта рабочего времени.
  7. Личная карточка работника.
  8. Штатное расписание.
  9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
  10. Документы воинского учёта.
  11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Статья актуальна на 10.08.2017

Подпишитесь на новые статьи

Раз в месяц напишем об изменениях в законах, обновлениях
в сервисе и о бухгалтерии для предпринимателей

Подписаться
14 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Станислав 17 июля, 14:02
    СНИЛС сотрудникам теперь оформляется исключительно в электронном виде, по крайней мере в Москве. Я просто так сейчас прокатился в отделение пфр благодаря вашим инструкциям. Следите хоть за изменениями и обновляйте сайт.
    Ответить
    • Москаленко Алена 18 июля, 13:25
      Здравствуйте, Станислав.

      Минтруд в пункте 8 своего приказа № 766н АДВ-1 предусматривает только возможность подачи формы АДВ-1 в электронном виде. Но не обязанность.

      https://goo.gl/Go9qdS

      На странице московского ПФР в статье от 9 июня 2018 года также утверждают, что анкета подаётся, как по каналам телекоммуникационной связи, так и на бумаге:

      https://goo.gl/WXrEsk
      Ответить
  • Эдуард 4 сентября, 17:55
    Здравствуйте.
    Нужна ли медкнижка сотрудникам салона красоты?
    Ответить
    • Третьяков Алексей 5 сентября, 11:52
      Добрый день, Эдуард.

      В Приложении № 1 к Приказу № 302н и Пункт 1.1 Приказа № 402 указан список категорий работ, для которых необходимо при устройстве на работу, а далее с переодичностью проходить медицинские осмотры с занисением результатов в личную медицинскую книжку:

      1. Работы в организациях пищевой промышленности, молочных и раздаточных пунктах, на базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, в том числе работы по санитарной обработке и ремонту инвентаря, оборудования, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта.
      2. Работы в организациях общественного питания, торговли, буфетах, на пищеблоках, в том числе на транспорте.
      3. Работы, выполняемые учащимися образовательных организаций общего и профессионального образования перед началом и в период прохождения практики в организациях, работники которых подлежат медицинским осмотрам (обследованиям).
      4. Работы медицинского персонала лечебно-профилактических учреждений, а также родильных домов (отделений), детских больниц (отделений), детских поликлиник, отделений патологии новорожденных, недоношенных.
      5. Работы в образовательных организациях всех типов и видов, а также детских организациях, не осуществляющих образовательную деятельность (спортивные секции, творческие, досуговые детские организации и т.п.).
      6. Работы в детских и подростковых сезонных оздоровительных организациях.
      7. Работы в дошкольных образовательных организациях, домах ребенка, организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (лиц, их заменяющих), образовательных организациях интернатного типа, оздоровительных образовательных организациях, в том числе санаторного типа, детских санаториях, круглогодичных лагерях отдыха, а также социальных приютах и домах престарелых.
      8. Работы в организациях бытового обслуживания (банщики, работники душевых, парикмахерских).
      9. Работы в бассейнах, а также водолечебницах
      10. Работы в гостиницах, общежитиях, пассажирских вагонах (проводники), в должности стюардессы.
      11. Работы в организациях медицинской промышленности и аптечной сети, связанные с изготовлением, расфасовкой и реализацией лекарственных средств.
      12. Работы на водопроводных сооружениях, связанные с подготовкой воды и обслуживанием водопроводных сетей.
      13 Работы, связанные с переработкой молока и изготовлением молочных продуктов.

      Если ориентироваться на 8 пункт, то медицинская книжка нужна.
      Ответить
  • Андрей 18 сентября, 14:18
    Доброго времени суток! Подскажите пожалуйста, нужны ли оригиналы документов сотрудника при оформлении его на работу в ИП. К примеру человек находится в одном городе, а оформление нужно делать в другом. Заранее спасибо за ваш ответ
    Ответить
    • Парфенова Ксения 18 сентября, 15:08
      Здравствуйте, Андрей.
      У вас должны быть оригиналы договора, которые составляются всегда в 2-х экземплярах, и трудовая книжка работника.
      Если при трудоуствойстве нужна санитарная книжка, оригинал должен хранить работодатель.
      Остальные документы подойдут в качестве копий.
      Ответить
      • Андрей 18 сентября, 15:10
        Спасибо огромное)
        Ответить
  • Зоя 24 октября, 11:35
    Подскажите,я работаю без кассового аппарата,т.к у меня только один отдел.При приеме единственного сотрудника мне надо устанавливать кассовый аппарат?
    Ответить
    • Сидорова Екатерина 24 октября, 14:51
      Добрый день, Зоя.

      Нужна ли вам касса, помимо наличия сотрудников, зависит ещё от того, как вы принимаете оплату, системы налогообложения, от вида деятельности. Подробнее этом вы можете прочитать по ссылке https://e-kontur.ru/journal/kassy/lesson1.
      Ответить
  • Татьяна 1 ноября, 22:31
    Подскажите, пожалуйста если магазин розничной торговли Чай и Кофе, мед книжка нужна?
    Ответить
    • Костромин Антон 2 ноября, 11:03
      Добрый день, Татьяна! Да, считаю, что согласно этому постановлению → https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=3&documentId=27937&cwi=7984 мед. книжка нужна.
      Ответить
  • Юрий 13 ноября, 17:27
    Здравствуйте. Подскажите надо ли сотрудников знакомить со штатным расписание под роспись?
    Если да, то при приеме на работу с уже действующим штатным расписанием каким образом это оформить.
    Ответить
    • Молокова Анастасия 14 ноября, 09:25
      Добрый день, Юрий.

      Нет, сотрудников не нужно знакомить с действующим штатным расписанием при приеме на работу. К такому выводу пришел Роструд в письме от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1.

      Правда, есть исключение, если обязанность знакомить сотрудников со штатным расписанием прямо предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.
      Ответить

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Какие документы оформить при найме сотрудника

Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.

При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.

Взять у сотрудника документы

  1. Паспорт.
  2. Трудовую книжку.
  3. Страховое пенсионное свидетельство или СНИЛС — если есть.
  4. Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
  5. Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
  6. Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
  7. Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.

О том, что вы взяли у работника трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек. А покупку и расход купленных трудовых книжек записывайте в приходно-расходную книгу.

Форма книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них

Форма приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в ней

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство или СНИЛС

СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.

Чтобы оформить СНИЛС:

  1. Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
  2. Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
    Скачать АДВ-1
    Образец заполнения АДВ-1
  3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
    Скачать АДВ-6-1
  4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
  5. Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
  6. Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
  7. Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:

  1. Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте образец заявления.
  2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
  3. Сделайте запись о приёме на работу.

Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно

Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:

  1. Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
  2. Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
  3. Сотрудники до 18 лет.
  4. Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.

Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.

Разработать локальные акты, если хотите

Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.

Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.

Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.

Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить приказ о приёме на работу

Подготовьте приказ в течение 3 дней с момента фактического начала работы.

Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.

Провести инструктаж по охране труда

Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.

Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.

От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.

Образец приказа об утверждении должностей, освобождённых от первичного инструктажа

Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.

Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.

Чтобы провести вводный инструктаж:

  1. Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
  2. Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
  3. Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
  4. Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
    Скачать журнал проведения инструктажа

Заполнить личную карточку сотрудника

Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках.

Скачайте и заполните шаблон личной карточки. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.

Составить штатное расписание

Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:

  1. Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
  2. Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
  3. Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность. 
  4. Размер оклада и надбавки, если она есть.

Скачать шаблон штатного расписания

Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников

Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.

Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.

Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.

Что ещё?

Мы перечислили, что нужно сделать при найме сотрудника. Кроме этого у вас появились и другие обязанности. Вот основные из них:

А что если это не делать?

Наверняка вы думаете о том, что соблюдать все правила нереально, а оформление кипы документов — пустая трата времени. Вы знаете, что некоторые работают и без этого, и тоже так хотите. Вот, какие есть риски.

Выявить нарушение трудового законодательства непросто — только при выездной проверке. Внеплановую проверку чаще всего проводят по жалобе работника или клиента, а от плановых малый бизнес освобождён до 2018 года. Потом плановые проверки могут проводить не чаще, чем раз в три года.

Наказывают только за нарушения, которые выявили в течение одного года с момента совершения. Потом срок давности для привлечения к ответственности истекает.

Но если нарушение всё-таки обнаружат в срок, штраф будет большим. Вот несколько примеров:

— Нет трудового договора или он оформлен не по правилам: штраф ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, ООО — от 50 до 100 тысяч рублей по п.4 ст.5.27 КоАП.

— Не было инструктажа по охране труда, медосмотра: штраф ИП — от 15 до 25 тысяч рублей, ООО — от 110 до 130 тысяч рублей по п.3 ст.5.27.1 КоАП.

— Нарушение правил воинского учёта в ООО: штраф от 300 до 1 000 рублей.

— Другие нарушения трудового законодательства: штраф ИП — от 1 до 5 тысяч рублей, ООО — от 30 до 50 тысяч рублей по п.1 ст.5.27 КоАП.

Малому и среднему бизнесу штраф за первое нарушение КоАП могут заменить предупреждением, если не было вреда людям и имущественного ущерба.

Памятка

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

  1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
  2. Приказ о приёме на работу.
  3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
  4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
  5. График отпусков.
  6. Табель учёта рабочего времени.
  7. Личная карточка работника.
  8. Штатное расписание.
  9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
  10. Документы воинского учёта.
  11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Статья актуальна на 10.08.2017

Подпишитесь на новые статьи

Подписаться
Оставить комментарий
Комментарии (14)
  • Станислав 17 июля, 14:02
    СНИЛС сотрудникам теперь оформляется исключительно в электронном виде, по крайней мере в Москве. Я просто так сейчас прокатился в отделение пфр благодаря вашим инструкциям. Следите хоть за изменениями и обновляйте сайт.
    Ответить
    • Москаленко Алена 18 июля, 13:25
      Здравствуйте, Станислав.

      Минтруд в пункте 8 своего приказа № 766н АДВ-1 предусматривает только возможность подачи формы АДВ-1 в электронном виде. Но не обязанность.

      https://goo.gl/Go9qdS

      На странице московского ПФР в статье от 9 июня 2018 года также утверждают, что анкета подаётся, как по каналам телекоммуникационной связи, так и на бумаге:

      https://goo.gl/WXrEsk
      Ответить
  • Эдуард 4 сентября, 17:55
    Здравствуйте.
    Нужна ли медкнижка сотрудникам салона красоты?
    Ответить
    • Третьяков Алексей 5 сентября, 11:52
      Добрый день, Эдуард.

      В Приложении № 1 к Приказу № 302н и Пункт 1.1 Приказа № 402 указан список категорий работ, для которых необходимо при устройстве на работу, а далее с переодичностью проходить медицинские осмотры с занисением результатов в личную медицинскую книжку:

      1. Работы в организациях пищевой промышленности, молочных и раздаточных пунктах, на базах и складах продовольственных товаров, где имеется контакт с пищевыми продуктами в процессе их производства, хранения, реализации, в том числе работы по санитарной обработке и ремонту инвентаря, оборудования, а также работы, где имеется контакт с пищевыми продуктами при транспортировке их на всех видах транспорта.
      2. Работы в организациях общественного питания, торговли, буфетах, на пищеблоках, в том числе на транспорте.
      3. Работы, выполняемые учащимися образовательных организаций общего и профессионального образования перед началом и в период прохождения практики в организациях, работники которых подлежат медицинским осмотрам (обследованиям).
      4. Работы медицинского персонала лечебно-профилактических учреждений, а также родильных домов (отделений), детских больниц (отделений), детских поликлиник, отделений патологии новорожденных, недоношенных.
      5. Работы в образовательных организациях всех типов и видов, а также детских организациях, не осуществляющих образовательную деятельность (спортивные секции, творческие, досуговые детские организации и т.п.).
      6. Работы в детских и подростковых сезонных оздоровительных организациях.
      7. Работы в дошкольных образовательных организациях, домах ребенка, организациях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (лиц, их заменяющих), образовательных организациях интернатного типа, оздоровительных образовательных организациях, в том числе санаторного типа, детских санаториях, круглогодичных лагерях отдыха, а также социальных приютах и домах престарелых.
      8. Работы в организациях бытового обслуживания (банщики, работники душевых, парикмахерских).
      9. Работы в бассейнах, а также водолечебницах
      10. Работы в гостиницах, общежитиях, пассажирских вагонах (проводники), в должности стюардессы.
      11. Работы в организациях медицинской промышленности и аптечной сети, связанные с изготовлением, расфасовкой и реализацией лекарственных средств.
      12. Работы на водопроводных сооружениях, связанные с подготовкой воды и обслуживанием водопроводных сетей.
      13 Работы, связанные с переработкой молока и изготовлением молочных продуктов.

      Если ориентироваться на 8 пункт, то медицинская книжка нужна.
      Ответить
  • Андрей 18 сентября, 14:18
    Доброго времени суток! Подскажите пожалуйста, нужны ли оригиналы документов сотрудника при оформлении его на работу в ИП. К примеру человек находится в одном городе, а оформление нужно делать в другом. Заранее спасибо за ваш ответ
    Ответить
    • Парфенова Ксения 18 сентября, 15:08
      Здравствуйте, Андрей.
      У вас должны быть оригиналы договора, которые составляются всегда в 2-х экземплярах, и трудовая книжка работника.
      Если при трудоуствойстве нужна санитарная книжка, оригинал должен хранить работодатель.
      Остальные документы подойдут в качестве копий.
      Ответить
      • Андрей 18 сентября, 15:10
        Спасибо огромное)
        Ответить
  • Зоя 24 октября, 11:35
    Подскажите,я работаю без кассового аппарата,т.к у меня только один отдел.При приеме единственного сотрудника мне надо устанавливать кассовый аппарат?
    Ответить
    • Сидорова Екатерина 24 октября, 14:51
      Добрый день, Зоя.

      Нужна ли вам касса, помимо наличия сотрудников, зависит ещё от того, как вы принимаете оплату, системы налогообложения, от вида деятельности. Подробнее этом вы можете прочитать по ссылке https://e-kontur.ru/journal/kassy/lesson1.
      Ответить
  • Татьяна 1 ноября, 22:31
    Подскажите, пожалуйста если магазин розничной торговли Чай и Кофе, мед книжка нужна?
    Ответить
    • Костромин Антон 2 ноября, 11:03
      Добрый день, Татьяна! Да, считаю, что согласно этому постановлению → https://normativ.kontur.ru/document?moduleId=3&documentId=27937&cwi=7984 мед. книжка нужна.
      Ответить
  • Юрий 13 ноября, 17:27
    Здравствуйте. Подскажите надо ли сотрудников знакомить со штатным расписание под роспись?
    Если да, то при приеме на работу с уже действующим штатным расписанием каким образом это оформить.
    Ответить
    • Молокова Анастасия 14 ноября, 09:25
      Добрый день, Юрий.

      Нет, сотрудников не нужно знакомить с действующим штатным расписанием при приеме на работу. К такому выводу пришел Роструд в письме от 15.05.14 № ПГ/4653-6-1.

      Правда, есть исключение, если обязанность знакомить сотрудников со штатным расписанием прямо предусмотрена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом.
      Ответить