С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — от 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.
Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 000 ₽ в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 ₽. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 000 ₽ сотруднику и 2 990 ₽ — налоговой.
Что такое 6-НДФЛ?
За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого каждый квартал работодатели сдают отчёт 6-НДФЛ.
Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:
- вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
- дивиденды,
- беспроцентные займы,
- подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.
Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.
В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Справки по каждому сотруднику отразите в приложении к годовому отчёту 6-НДФЛ.
Сдавайте 6-НДФЛ в Эльбе в несколько кликов: эта возможность входит в пробный период 30 дней.
Нулевой 6-НДФЛ
Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.
Сроки сдачи 6-НДФЛ
На сдачу 6‑НДФЛ даётся 25 дней после завершения каждого квартала. Годовой отчёт подают не позднее 25 февраля. Если дата выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
Например, предприниматель работал один, но в сентябре нанял сотрудника. Тогда он впервые сдаст 6‑НДФЛ по итогам девяти месяцев — в октябре, а затем отчитается за весь год — в феврале.
Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?
В этом разделе заполните строки 010 и 020-026.
В строку 010 впишите код бюджетной классификации (КБК) — полный список вариантов смотрите на сайте ФНС. Если для отчета нужны два или три КБК, на каждый заполните отдельный первый раздел.
В строке 020 укажите сумму налога, которую отразили в строке 160 второго раздела. Данные заполняйте нарастающим итогом. В строках 021-026 покажите, как эта сумма распределяется по срока перечисления в течение квартала.
С 2025 года появились новые КБК для НДФЛ с прогрессивной ставкой:
- 182 101 02010 01 1000 110 — ставка 13%, доходы до 2,4 млн ₽;
- 182 101 02080 01 1000 110 — ставка 15%, от 2,4 до 5 млн ₽;
- 182 101 02150 01 0000 110 — ставка 18%, от 5 до 20 млн ₽;
- 182 101 02160 01 0000 110 — ставка 20%, от 20 до 50 млн ₽;
- 182 101 02170 01 0000 110 — ставка 22%, свыше 50 млн ₽.
Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?
Рассмотрим, как заполнить расчёт за 1 квартал на примере ИП Ольги Петровны Макаровой. У неё работают два сотрудника, общий фонд оплаты труда — 200 000 ₽ в месяц. Зарплату выплачивают в два этапа: аванс 20 числа, остаток — 5 числа следующего месяца. Одна сотрудница получает стандартный вычет на первого ребёнка — 1400 ₽ в месяц.
Сначала заполняем строку «120». В неё вписываем весь доход, который сотрудники получили с начала года. В нашем случае это январь, февраль и март — всего 500 000 ₽:
200 000 (январь) + 200 000 (февраль) + 100 000 (март — только аванс)
Сотрудница трижды получила вычет по 1400 ₽. Значит, общая сумма вычетов — 4 200 ₽.
Теперь считаем налогооблагаемую базу — это доход минус вычеты:
500 000 − 4 200 = 495 800 ₽.
Налог за квартал:
495 800 х 13% = 64 454 ₽. Эту сумму указываем в строке «160».
Разбивка по строкам 161-166:
- 20 января Макарова выдала аванс и удержала налог с учётом вычета. Строка 161: (100 000 − 1 400) * 13% = 12 818 ₽.
- С 23 по 31 января зарплату не выплачивали — строка 162 остаётся пустой.
- 5 и 20 февраля сотрудникам выдали остаток январской зарплаты и аванс за февраль. Весь удержанный налог отражаем в строке 163: 100 000 х 13% + (100 000 − 1 400) х 13% = 25 818 ₽.
Строку 165 заполняем аналогично — по тем же суммам. Строки 164 и 166 не трогаем — они пустые.
В строку 160 заносим общий налог с начала года — это сумма всех удержанных сумм из строк 161-166. У нас это: 12 818 + 25 818 + ещё 25 818 = 64 454 ₽.
Поскольку налог удержан точно, переплаты и возвраты сотрудникам не было — в остальных строках ставим прочерки.
Куда сдавать 6-НДФЛ?
Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.
Но за сотрудников, которые заняты в деятельности по патенту, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.
Что будет за нарушение?
Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 ₽ за каждый недостоверный документ.
А Эльба поможет?
6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.
Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».
