Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников

В некоторых отчётах нужно указывать, сколько в среднем сотрудников работают на вас. Эта информация нужна налоговой инспекции и ФСС. Каждый из них устанавливает свои правила, как посчитать сотрудников. Но начинать нужно с одного — расчёта среднесписочной численности работников.

Что такое среднесписочная численность (ССЧ) работников

Самое важное здесь «списочная». Это значит, что в расчёт пойдут только сотрудники по трудовым договорам, кроме:

• внешних совместителей;
• сотрудников в декрете;
• сотрудников в учебном отпуске.

Как высчитывать среднее, обычно, понятно. Если полгода работали 6 сотрудников, а остальные полгода — 4 сотрудника, в среднем за год получится 5 сотрудников.

Если за период расчёта количество сотрудников не менялось, никто не увольнялся и не устраивался, и нет сотрудников с неполной ставкой, то нужно просто посчитать сотрудников по головам.

Но реальная жизнь бывает сложнее. Работники увольняются, устраиваются новые, работают неполную ставку — тогда расчёты окажутся сложнее. Чтобы в них не запутаться, следуйте пошаговой инструкции по расчету среднесписочной численности работников.

Шаг 1: Посчитайте ССЧ сотрудников с полным рабочим днём

Сложите работников за каждый день месяца (даже тех, кто болел, был в отпуске и т п.) и разделите на общее число дней в месяце.

Аналогично посчитайте сотрудников за остальные месяцы. Если бы в Ромашку никто не устроился, среднесписочная численность и была бы 5 человек за январь.

Шаг 2: Посчитайте ССЧ работников с неполной ставкой

Если у вас нет сотрудников с неполным рабочим днём, переходите к следующему шагу.

Как посчитать среднесписочную численность работников с неполной ставкой?

Сначала посчитайте сколько часов отработали все сотрудники с неполной ставкой за каждый месяц.

Отработанные часы сотрудников разделите на дневную норму рабочих часов (если у вас стандартная пятидневка, то на 8), умноженную на число рабочих дней в месяце.

Шаг 3: Посчитайте ССЧ всех сотрудников

Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днём и неполной ставкой за каждый месяц. Результат округлите до целых. Затем разделите на количество месяцев в периоде (если рассчитываете за год — то на 12). И снова округлите до целого числа.

Для отчёта в налоговую численность рассчитывается за год, поэтому посчитайте ССЧ работников с января по декабрь и разделите на 12.

Для отчёта в ФСС численность рассчитывается за периоды:

• квартал – посчитайте ССЧ сотрудников с января по март и разделите на 3;
• полугодие – посчитайте ССЧ сотрудников с января по июнь и разделите на 6;
• 9 месяцев – посчитайте ССЧ сотрудников с января по сентябрь и разделите на 9;
• год – посчитайте ССЧ сотрудников с января по декабрь и разделите на 12.

Итоговый результат среднесписочной численности работников за год нужен для отчёта в налоговую. Если у вас работают внешние совместители и сотрудники по договорам ГПХ, тогда для отчёта в ФСС нужно выполнить ещё один расчёт.

Как рассчитать среднесписочную численность работников для ФСС

ФСС требует указывать в отчёте всех сотрудников, которым вы выплачиваете доходы. Поэтому к среднесписочной численности работников нужно прибавить среднее число внешних совместителей и сотрудников ГПХ. Обратите внимание, что сотрудникам ГПХ взносы в ФСС отчисляются, только если это прописано в договоре. Учитывайте их только в этом случае.

Сначала посчитайте сколько всего часов отработали внешние совместители за месяц. А затем разделите на дневную норму рабочих часов (если у вас стандартная пятидневка–на 8), умноженную на число рабочих дней в месяце.

Так рассчитайте совместителей за каждый месяц, результаты сложите и разделите на количество месяцев в периоде: на 3, 6, 9 или 12.

Теперь приступим к расчёту сотрудников по договорам ГПХ. Сложите сотрудников ГПХ за каждый день месяца и разделите на количество дней в месяце. Затем общую сумму разделите на количество месяцев в периоде: на 3, 6, 9 или 12.

Чтобы получить итоговое число для отчёта в ФСС, останется лишь сложить:

• среднесписочную численность сотрудников;
• среднюю численность внешних совместителей;
• среднюю численность сотрудников ГПХ.

Все особенности формирования отчётов по среднесписочной численности сотрудников уже учтены в Эльбе. Зарегистрируйтесь и сформируйте отчет ССЧ бесплатно.