Как учесть расходы на УСН «доходы минус расходы»

Если вы выбрали упрощённую систему налогообложения с объектом «Доходы минус расходы», то вы можете серьёзно снизить сумму налога за счёт своих затрат. Однако, для этого придётся внимательно относиться буквально к каждому платежу, который вы хотите учесть в налоге УСН. Прежде чем признать расход при расчёте налога, проверьте соблюдение всех обязательных условий.

1. Расход экономически обоснован и направлен на получение дохода.
2. Соответствие списку расходов из ст. 346.16 НК.
3. Вы полностью расплатились с поставщиком.
4. Предмет расхода получен (то, за что заплачены деньги).
5. У вас есть документы, подтверждающие расход.
6. Если списываете расходы на закупку товаров для перепродажи, товары должны быть проданы.

Расходы в УСН признаются по последней из дат:

• дата оплаты поставщику;
• дата получения от поставщика конкретных товаров или услуг;
• дата отгрузки товара конечному покупателю.

Обоснованность расхода для УСН «Доходы минус расходы»

Расход должен быть оправдан с точки зрения ведения предпринимательской деятельности и направлен на получения дохода. К снижению налога могут приниматься только те расходы, которые целесообразны для ведения бизнеса. Если, например, вы занимаетесь внедрением программного обеспечения, то вряд ли для вас будет целесообразно приобретение сварочного аппарата. Важно уметь убедительно объяснить, как именно помогают бизнесу те или иные затраты.

Соответствие расхода закрытому списку из ст. 346.16 НК РФ

Налоговый Кодекс РФ разрешает учитывать в УСН только виды расходов из специального списка в ст. 346.16 НК РФ, который является закрытым, т.е. на практике его нельзя дополнять новыми пунктами.

Расход должен быть оплачен, получен и оформлен документами

В качестве документов, оформляющих расход, признаются обычные используемые в деловой практике и надлежащим образом составленные документы:

• кассовый чек,
• БСО,
• платёжное поручение,
• накладная,
• акты сдачи-приёмки,
• договоры, квитанции и т.п.

Из документов должно быть понятно, что расход оплачен, а налогоплательщик благодаря этому расходу что-то получил.

Если речь идёт о покупке материала в магазине, то достаточно кассового чека, если там указан товар, цена, организация-продавец и сумма. Если речь идёт об услуге со стороны организации, то нужен платёжный документ (например, платёжное поручение), а также акт приёмки услуги. Последнее требование не прописано явно в НК РФ, однако, следует из позиции Минфина (см., например, Письмо от 12.12.2008 г. № 03-11-04/2/195, в котором указано, что уплаченные авансы не могут учитываться как расходы).

Если налогоплательщик рассчитался с поставщиком не деньгами, а, например, по бартеру или векселем, то такая оплата тоже должна быть подтверждена документом: актом взаимозачёта, актом приёмки-передачи векселя и т.д.

Таким образом, расходы учитываются на последнюю их дат:

• дата получения вами товара или работы, услуги (это дата в акте или в накладной)
• дата оплаты вами товара или работы, услуги.

Расходы на товары для перепродажи при УСН «Доходы — расходы»

Расходы на закупку товаров для дальнейшей перепродажи учитываются особым способом. К вышеперечисленным условиям добавляется ещё одно — продажа товара покупателям. Имеет значение отгрузка товара клиенту, т.е. сам факт перехода права собственности на товар.

Сложность увеличивается, если один и тот же товар приобретается по разным ценам. В этом случае при продаже такого товара нужно знать, по какой цене он покупался, чтобы включить в расходы соответствующую сумму.

Расходы на товары для перепродажи учитываются в налоге УСН по последней из дат:

• дата, когда вы оплатили товары поставщику;
• дата передачи товара клиенту — дата накладной клиенту на продажу товара или дата отчёта о рознице.

Расходы на основные средства нужно списывать поквартально равными долями в течение года

Основные средства — это товары или имущество, которые используются в деятельности предприятия (не для перепродажи), со сроком использования дольше года и стоимостью дороже 100 000 рублей. До 2016 года стоимостью дороже 40 000 рублей. 

Расходы на покупку основных средств списываются по первоначальной стоимости имущества. Первоначальная стоимость определяется как сумма всех фактических затрат на приобретение. Следует учесть главное правило — стоимость основного средства списывается в расходы равными долями в течение одного календарного года. Можно начать списывать с того квартала, в котором основное средство введено в эксплуатацию. Расходы учитываются на последнее число квартала: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря. Так, к концу года приобретённое имущество должно быть полностью списано. Подробнее про учёт основных средств вы можете узнать из нашей статьи Особый учёт основных средств в налоге УСН.

Нормируемые рекламные расходы в УСН «Доходы — расходы» можно учесть не более 1% от выручки

Рекламные расходы подразделяются на нормируемые, которые можно списать только в определённом размере, и ненормируемые, которые можно списывать полностью.

Без ограничений можно списывать только следующие рекламные расходы:

• на рекламные мероприятия через СМИ;
• световую и иную наружную рекламу, в том числе на изготовление рекламных стендов и щитов;
• на участие в выставках, ярмарках, на оформление витрин и выставок, на изготовление рекламных брошюр и каталогов, а также на уценку товаров, которые утратили своё качество на выставке.

Все прочие расходы на рекламу можно учесть в размере не больше 1% от выручки в том же периоде. Например, затраты на призы при проведении розыгрыша в первом квартале можно списать при расчёте налога не больше, чем на 1% от выручки за квартал.

Всегда проверяйте правильность учёта расходов, от этого зависят показатели в декларации и сумма налога. Содержите в порядке все документы, подтверждающие расход, и обязательно сохраняйте их не менее 4 лет.