Как принять на работу сотрудника в организацию
Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.
Какой заключить договор
Договор между работником и организацией может быть двух типов:
- Трудовой договор.
- Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).
В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.
|
Что сравнивается |
Трудовой договор |
Гражданский договор |
|---|---|---|
| В каких случаях заключают | Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. | Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д. |
| Организация работы | Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. | Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы. |
| Какими законами регулируется | Трудовым кодексом | Гражданским кодексом |
| Запись в трудовой книжке | Да | Нет |
| Какие страховые взносы платить |
|
|
| Какие гарантии предоставлять |
|
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора. |
| Какие документы оформлять |
|
Договор |
Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.
Как оформить сотрудника по трудовому договору
-
Получить от работника необходимые документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
- Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).
-
Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».
-
Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).
-
Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.
-
Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.
- Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.
Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы
Как принять на работу сотрудника в организацию
Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.
Какой заключить договор
Договор между работником и организацией может быть двух типов:
- Трудовой договор.
- Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).
В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.
|
Что сравнивается |
Трудовой договор |
Гражданский договор |
|---|---|---|
| В каких случаях заключают | Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. | Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т.д. |
| Организация работы | Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. | Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы. |
| Какими законами регулируется | Трудовым кодексом | Гражданским кодексом |
| Запись в трудовой книжке | Да | Нет |
| Какие страховые взносы платить |
|
|
| Какие гарантии предоставлять |
|
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора. |
| Какие документы оформлять |
|
Договор |
Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т.д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т.д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.
Как оформить сотрудника по трудовому договору
-
Получить от работника необходимые документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
- Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу).
-
Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодекса. Оформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».
-
Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т.д.).
-
Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.
-
Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.
- Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.
Устали от предпринимательской рутины?
Чтобы получить квалифицированный юридической ответ, рекомендую обратиться к нашим партнерам - https://pravoved.ru/
С размерами штрафов за несвоевременную сдачу деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам вы можете ознакомиться по ссылке: http://glavkniga.ru/situations/213442
Возможно, что с ответом на второй вопрос вам поможет наша статья "Даже если директор — учредитель ООО, ему положена зарплата", ознакомиться с ней можно по адресу: http://www.e-kontur.ru/enquiry/194
Если после ознакомления с представленными материалами у вас будут вопросы, я готов вам помочь.
Подскажите пожалуйста. Документы от работника получили, заявление о приеме на работу есть, трудовой договор подписан, приказ есть, в трудовую книжку сами все записали.
Что нужно делать дальше? Как то же нужно официально известить ПФР, что за данного сотрудника мы будем платить налог. Что вообще надо делать, когда в рамках нашей компании все сделали и все подписали. Кого надо еще известить, и кому и как платить налог в ПФР?
У нас две организации. Одна ЗАО, другая ООО.
Из фондов вам должны прислать уведомления, в которых будут содержаться извещения о регистрации и присвоенные организации регистрационные номера.
У нас ООО работает по общей системе налогообложения. Подходит ли Ваша програма под данный вид налогообложения?
В обязательном порядке платятся взносы в пенсионный фонд, а вот на травматизм в ФСС - если условия прописаны в договоре.
Помимо всего прочего, от суммы вознаграждения необходимо удержать НДФЛ, ставка которого зависит от налогового статуса сотрудника: либо 13, либо 30%
10.06.2016 мы подаем документы в банк на открытие счета
Руководителю не стоит писать в заявлении в качестве причины "в связи с отсутствием деятельности", лучше - "по семейным обстоятельствам", срок отпуска ограничьте, например, датой открытия р\с; из отпуска можно выйти досрочно.
Если вы впервые принимаете на работу сотрудников, то вам необходимо самостоятельно встать на учет в качестве работодателя в следующие контролирующие органы:
- УПФР (необходимо встать на учет в срок до 30 дней);
- ФСС (до 10 дней)
- ФОМС (до 30 дней).
Каждый новый трудовой договор необходимо зарегистрировать в:
- УПФР;
- ФСС.
Кроме этого, для электронного документооборота с УПФР нужно оформить специальное соглашение.
О данной процедуру вы можете узнать в нашей статье:
http://www.e-kontur.ru/reports/PFR-FSS-Internet/PFR-docs
Вычеты предоставляются на каждого ребёнка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, опекуну, попечителю, приёмному родителю, супруге (супругу) приёмного родителя, на обеспечении которых находится ребёнок.
Да, вы можете работать в центре для детей в качестве волонтера, но для этого ваша подруга должна зарегистрироваться в качестве и работодателя и заключить с вами гражданско-правовой договор.
Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного оказания услуг или безвозмездного выполнения работ. И поскольку такой вид договоров ГК РФ не предусмотрен, безвозмездным он будет считаться, если это будет прямо следовать из его содержания.
Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Следует отметить, что в таком договоре должны присутствовать условия о предмете (виды услуг или работ, выполняемых волонтером), а также любые другие условия, которые стороны договора посчитают необходимыми.
Рекомендую внести в гражданско-правовой договор и условие о начальных и конечных сроках выполнения работ или оказания услуг.
Если вы работаете по совместительству, то включать вас в среднесписочную численность для налоговой не нужно.
При этом в расчете среднесписочной численности для отчета 4-ФСС вы должны себя указывать.
Я единственный учредитель ООО и хотела оформление себя как директора отложить до момента открытия, возможно ли это?
- Взносы в ПФР на пенсионное страхование
- Взносы в ФОМС на медицинское страхование
- Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
Отмечу, что все взносы, кроме ФСС на травматизм, с 01.01.2017 года перечисляются в налоговую. Взносы в ФСС на травматизм перечисляются также как и раньше в ФСС.
При регистрации организации вы автоматически становитесь работодателем. После оформления трудовых отношений вам необходимо будет сдавать отчетность за сотрудников. Дополнительно отправлять информацию о приеме не требуется.
Четкого ответа по этому вопросу на текущий момент нет. Мы рекомендуем основываться при решении этого вопроса на действующем Трудовом законодательстве и заключить трудовой договор с директором, как с обычным работником.
Подскажите куда мне надо обращаться при приёме сотрудников на работу с февраля 2017 года?
ИП открыл в январе 2017 года.
По новым правилам, в пенсионную уже не надо идти, или мне всё равно туда надо для регистрации как работодатель?
Какой в общем порядок должен быть для регистрации в гос органах?
Думаю, что в этом деле вам поможет наша статья "Как принять на работу иностранца": https://e-kontur.ru/enquiry/139
Подскажите, если все вышеуказанные условия соблюдены, и все оформлено, то как быть дальше? Нужно же как-то оповестить официальные органы о том, что нанят сотрудник.
еще вопрос- бухгалтер может нести ответсвенность за ведение отчетности , ее своевременную отправку в органы (соц. страх, налоговую, пенсионный...), за контроль задолженностей нами и нам?? если это прописать в должностной интсрукции??
спасибо
Про смену должности оповещать контролирующие органы не требуется. К сожалению, не совсем понял ваш второй вопрос про бухгалтера. Если вы не планируете выполнять функции главного бухгалтера, то можете перевести менеджера на должность главного бухгалтера. Да, если будут нарушения контролирующие органы могут направлять взыскания не только в адрес руководства предприятия, но и в адрес бухгалтера. Этот специалист может привлекаться не только к административной, но и к уголовной ответственности.
С 2017 года ПФР не регистрирует работодателей, этим занимается ФНС. Вам нужно получить регистрационный номер в налоговой при личном обращении (если откажут, то можно использовать регистрационный номер самого ИП). Уведомить ФСС, о том что вы становитесь работодателем. Подавать отчеты за сотрудников и платить налоги и взносы с зарплаты сотрудников.
Трудовые книжки в 2017 году не отменили, хотя разговоры об этом ведутся.
Для работодателей продолжает действовать установленный порядок ведения трудовых книжек. Записи фиксируются в документе у тех граждан, кто продолжает свою деятельность на предприятии свыше пяти рабочих дней.
Нет, так делать не получится, потому что все начисления показываются в отчетах, если вы показали начисление в отчете, с него нужно уплатить взносы и налоги.
Если вы показываете нулевое начисление в отчете, значит для этого должна быть причина, например, директор в отпуске без сохранения заработной платы.
Действия при принятии руководителя себя по трудовому договору те же, что указаны выше в статье, отличие лишь в том, что все документы вы заполняете сами на себя.
В Эльбе нет возможности указать количество ставок у сотрудника.
С точки зрения расчёта зарплаты достаточно вместо полного оклада указать половину суммы.
В трудовом договоре необходимо указать, что работник принят на условиях неполного рабочего времени, а также прописать конкретную продолжительность его рабочего времени и часы работы, оклад в трудовом договоре указывается полностью, то есть согласно штатному расписанию исходя из полной ставки.
Отчет СЗВ-М никак не связан с требованиями о недоимках, потому что в нем нет информации о начислениях. Чтобы понять с чем связано требование, нужно с ним ознакомиться. Напишите в нашу поддержку на почту e@kontur.ru и отправьте файл с требованием, если не получится с ним разобраться самостоятельно. Предварительно сделайте сверку с ФНС в Эльбе в разделе "Отчетность - Сверка с налоговой - Выписка операций по расчетам с бюджетом". Файл сверки также приложите к письму, мы постараемся вам помочь.
Добавить данные по сотрудникам через подгрузку 2-НДФЛ в Эльбе, к сожалению, нельзя, я могу зафиксировать ваше пожелание по такой доработке в сервисе.
Также вы можете оставить идею или проголосовать за существующую на нашем форуме: https://kontur.userecho.com/communities/1-konturelba.
Если оформлять по ТК , то оповещать налоговую не нужно.
А если заключать договора подряда на определенный объем работ с работниками? по каждому договору нужно уведомить - УПФР, ФОМС , ФСС (если прописано в договоре) Верно? или так же как по трудовому договору , не нужно?
Спасибо!
Не совсем понятно, что вы имеете в виду под "уведомлением" контролирующих органов.
В случае трудовым договором и в случае с договором гражданско-правового характера, вы должны встать на учет в качестве работодателя в ФСС (в ПФР не нужно регистрироваться с 2017 года). Далее уже отличие в том, что по договору подряда уплата взносов в ФСС на травматизм производится в том случае, если это прописано в договоре. При трудовом договоре такого условия нет.
Ответы на комментарии противоречивы, по этому уточняю. Нужно ли при разовом договоре подряда гражданского характера, уведомлять налоговую, что" работники приступили к работе"?
Спасибо
ООО не нужно уведомлять контролирующие органы о приёме на работу сотрудника, как по трудовому договору, так и договору ГПХ.
Вероятно, в вашем случае имеется в виду расчетный счет в банке для перечисления заработной платы. Более точно рекомендую вам уточнить у работодателя.
Может ли ООО заключить трудовой договор с работником, при этом указать в договоре, что зарплату он будет получать за отработанные часы. В неделю - 1 час. И как грамотно это сделать?
В условиях трудового договора вы можете указать почасовую оплату труда с указанием тарифной ставки за час, а также прописать общее количество рабочих часов в неделю. Законодательно минимальное время рабочих часов в неделю не ограничено.
За составлением договора можете обратиться к нашим партнёрам на сайт www.pravoved.ru
Если учредитель выполняет обязанности директора в организации, с ним должен быть заключен трудовой договор и сделана запись в трудовой книжке.
Общие рекомендации по приему на работу сотрудников описаны в статье, под которой вы оставили комментарий. Если у вас есть какой-то конкретный вопрос или не понятен какой-то шаг из вышеописанной схемы — спрашивайте.
Если вы оформите сотрудника задним числом, и сообщите в ФСС только сейчас, то грозит штраф в размере 10000 рублей.
После того, как вы начислите зарплату, оплатите взносы и налоги, нужно будет сдать отчетность по сотруднику. За несвоевременную сдачу отчетности тоже будут начислены штрафы, всеми контролирующими органами. После подачи отчетности будут начислены пени по всем налогам и взносам за несвоевременную оплату.
Кроме этого, вас могут навестить сотрудники фондов и инспекций с проверками.
В трудовом договоре необходимо указать, что работник принят на условиях неполного рабочего времени, а также прописать конкретную продолжительность его рабочего времени и часы работы. Размер зарплаты в трудовом договоре при неполном рабочем дне — вопрос спорный: указывать полный оклад или пропорционально ставке. Мы придерживаемся мнения большинства инспекторов, которые ссылаются на статью 57 ТК РФ: в трудовом договоре нужно указать оклад пропорционально ставке сотрудника.
Если у сотрудника повременная оплата, то это тоже нужно прописать в трудовом договоре. В Эльбе необходимо в размере оклада указать стоимость единицы рабочего времени или стоимость единицы выполненной работы (при сдельной оплате труда), в графу "Отработано" поставить количество выполненной работы (количество отработанных часов) за данный месяц, а в графу "из" поставить цифру 1.
Изменения можно производить только в том месяце, когда начал действовать оклад.
Считаю, что никаких налоговых льгот для при найме студентов нет.
У нас есть Ооо и Ип. Занимаются одинаковыми видами деятельности. Ооо снимает у Ип площадью тд. В общем владеем обоими организациями. На какую организацию нам выгоднее будет утроить сотрудника? Например, ооо с ндс, а зп без ндс уплачивается. Вместо расходов на зп можем закупить материалы и вычесть ндс. Ип на усн 6проц, если устроим работника, то сможем уменьшать налоговую базу только на 50%. Подскажите, какие ещё моменты есть? Может выгоднее Ип на енвд (оказание услуг населению) перевести или на 15%(расходы большие у нас)?
Если у вас ООО на общей системе налогообложения, то к сожалению, мы не знаем всех тонкостей работы на ОСНО и подсказать не можем. Точно можно сказать, что трудоустройство сотрудника это дополнительные затраты на заработную плату, на страховые взносы, которые рассчитываются с зарплаты сотрудника.
Вы правы, при трудоустройстве сотрудника к ИП на УСН предприниматель потеряет право на уменьшение налога в размере 100% сначала года.
Как было бы выгоднее сказать сложно, но так как ООО без сотрудников работать не может, на мой взгляд, сотрудника лучше трудоустроить в организацию.
Возможно ли единственного работника - директора (он же учредитель) оформить на сдельную оплаты труда?
Согласно ст.145 ТК РФ:
«Условия оплаты труда руководителей иных организаций, их заместителей, главных бухгалтеров и заключающих трудовой договор членов коллегиальных исполнительных органов организаций устанавливаются по соглашению сторон трудового договора».
К сожалению, не совсем понимаю как сдельная оплата труда может применяться в части функций по осуществлению руководства организации. Что именно будет являться предметом расчета нормы.
Думаю, что проще будет заключить трудовой договор на неполную ставку. В трудовом договоре отразить ставку. В Эльбе, достаточно вместо полного оклада, указать оклад, соответствующий ставке по трудовому договору.