Как принять на работу сотрудника в организацию

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно
Простой учёт сотрудников и отчётность через интернет вместе с Эльбой!

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

  • Трудовой договор.
  • Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданский договор

В каких случаях заключают Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т. д.
Организация работы Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется Трудовым кодексом Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке Да Нет
Какие страховые взносы платить 
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять 
  • Регулярная выплата заработной платы
  • Месячная зарплата не ниже МРОТ
  • Предоставление оплачиваемых отпусков
  • Выплата больничных и пособий
  • Компенсации при увольнении
  • Обеспечение условий работы
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять
  • Личное заявление сотрудника
  • Приказ о приёме 

Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т. д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т. д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

  1. Получить от работника необходимые документы:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
    • трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
    • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
    Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет трудовой книжки и страхового свидетельства, то вам предстоит их оформить.
  2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 
  3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодексаОформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

  4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т. д.).

  5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

    Шаблон приказа о приёме

  6. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

    Шаблон карточки

  7. Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.

Статья актуальна на 20.06.2016
58 комментариев
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий
  • Ольга 10 декабря 2015, 11:35
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если работником были предоставлены и заполнены все вышеперечисленные документы с 26.11.2015, но не в какие органы еще не было отправлено то, что работник принят. Какие-то санкции за это будут или лучше переделать число во всех документах для трудоустройства?
    Ответить
    • Isheev Kirill 10 декабря 2015, 13:29
      Добрый день. Уточните, пожалуйста, речь идет об ИП или ООО?
      Ответить
      • Ольга 10 декабря 2015, 17:02
        Речь идет об ООО.
        Ответить
        • Isheev Kirill 12 декабря 2015, 18:41
          Не надо. Юридические лица (ООО и др.) при заключении трудового договора не предоставляют информацию о трудоустройстве сотрудников. Всю необходимую информацию для распределения уплаченных взносов ПФР и ФСС получают в ежеквартальных отчетах.
          Ответить
          • Ольга 13 декабря 2015, 10:31
            Большое спасибо!!
            Ответить
  • Александр 25 января 2016, 16:44
    Здравствуйте! Моя фирма работает через ООО и ИП, мой бухгалтер без моего ведома оформила себя в обоих и я этого долго не замечал и платил за нее налоги. Могу ли я как то через суд вернуть эти деньги?
    Ответить
    • Рязанов Михаил 26 января 2016, 16:37
      Александр, здравствуйте!
      Чтобы получить квалифицированный юридической ответ, рекомендую обратиться к нашим партнерам - https://pravoved.ru/
      Ответить
  • Наталья 10 февраля 2016, 12:56
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ООО УСН доходы минус расходы, деятельность с середины 2013 года, по банку есть движения, не значительные, но все же! Но ни одного сотрудника в фирме не устроено, соответственно ни в какие фонды ни платили, ни отчитывались. Что прочитать, чтоб понять какие штрафы и наказания грядут, и стоит ли и вообще возможно ли в 2016 году произвести перерасчет по зп, устроив одного сотрудника-директора. спасибо
    Ответить
    • Рязанов Михаил 11 февраля 2016, 16:01
      Наталья, здравствуйте!
      С размерами штрафов за несвоевременную сдачу деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам вы можете ознакомиться по ссылке: http://glavkniga.ru/situations/213442
      Возможно, что с ответом на второй вопрос вам поможет наша статья "Даже если директор — учредитель ООО, ему положена зарплата", ознакомиться с ней можно по адресу: http://www.e-kontur.ru/enquiry/194
      Если после ознакомления с представленными материалами у вас будут вопросы, я готов вам помочь.
      Ответить
  • Ксения 16 февраля 2016, 16:10
    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста. Документы от работника получили, заявление о приеме на работу есть, трудовой договор подписан, приказ есть, в трудовую книжку сами все записали.
    Что нужно делать дальше? Как то же нужно официально известить ПФР, что за данного сотрудника мы будем платить налог. Что вообще надо делать, когда в рамках нашей компании все сделали и все подписали. Кого надо еще известить, и кому и как платить налог в ПФР?
    Ответить
    • Isheev Kirill 16 февраля 2016, 17:08
      Ксения, добрый день. У вас организация, верно?
      Ответить
      • Гость 17 февраля 2016, 12:45
        Да, верно. Одна ЗАО, другая ООО.
        Ответить
        • Ксения 17 февраля 2016, 12:53
          Да, верно.
          У нас две организации. Одна ЗАО, другая ООО.
          Ответить
          • Isheev Kirill 19 февраля 2016, 16:08
            После регистрации, от организации не требуется никаких действий по регистрации во внебюджетных фондах. Регистрация в них будет произведена без её участия.
            Из фондов вам должны прислать уведомления, в которых будут содержаться извещения о регистрации и присвоенные организации регистрационные номера.
            Ответить
  • Гость 26 марта 2016, 18:09
    Здравствуйте! Могу ли я оформить сына молодого специалиста с высшим обр. на должность зам. директора безвозмездно в ООО где я являюсь единственным учредителем и директором? если да то как оформить приказ? Спасибо!
    Ответить
  • Евгений 18 мая 2016, 14:15
    Добрый день.
    У нас ООО работает по общей системе налогообложения. Подходит ли Ваша програма под данный вид налогообложения?
    Ответить
    • Isheev Kirill 18 мая 2016, 15:03
      Евгений, увы, Эльба с общей системой не работает. Но выход всегда есть :) Например, бухгалтерский сервис Контур.Бухгалтерия (http://www.b-kontur.ru/), который подходит для организаций на общей системе.
      Ответить
  • Антон 18 мая 2016, 19:21
    Здравствуйте, при заключении гражданско-правового договора какие налоги за работка нужно платить и нужно ли предоставят куда нибудь информацию о нем если он заключен на месяц?
    Ответить
    • Isheev Kirill 19 мая 2016, 13:33
      Антон, добрый день. Заключая договор гражданско-правового характера, необходимо в обязательном порядке уведомить Пенсионный фонд, а также ФСС (если договором предусмотрены выплаты на травматизм.
      В обязательном порядке платятся взносы в пенсионный фонд, а вот на травматизм в ФСС - если условия прописаны в договоре.
      Помимо всего прочего, от суммы вознаграждения необходимо удержать НДФЛ, ставка которого зависит от налогового статуса сотрудника: либо 13, либо 30%
      Ответить
      • Григорий 17 января, 22:09
        Каков порядок уведомления ПФР и налоговой о заключении договора ГПХ?
        Ответить
        • Вологдин Павел 18 января, 12:13
          Здравствуйте, Григорий. Уточните, у вас ИП или ООО? Если вы ИП, важно это ваш первый сотрудник или уже являетесь работодателем?
          Ответить
          • Григорий 18 января, 13:15
            у меня ООО.
            Ответить
            • Вологдин Павел 18 января, 16:24
              В таком случае, т.к. вы по умолчанию являетесь работодателем, уведомлять инспекции не требуется. Информация о сотруднике будет передана в первой же отчетности.
              Ответить
  • Елена 9 июня 2016, 11:12
    Здравствуйте! В решении о создании ООО от 25.05.2016 уже прописано, что единоличным исполнительным органом ООО является генеральный директор ФИО со сроком полномочий. ООО зарегистрировано 30.05.2016. Заявление в НИ о переходе на УСН подано 30.05.2016. Могу я принять на работу данного генерального директора с 01.06.2016? Просто сейчас в Эльбе завожу его как сотрудника, а выводит, что он уже отработал 14 дней из 21. Спасибо
    Ответить
    • Isheev Kirill 9 июня 2016, 16:49
      Елена, добрый день. Ситуация, когда трудовой договор с директором заключается не датой регистрации организации, а позже, вполне допустима. Проверьте, пожалуйста, дату приема на работу, указанную в его личных данных. Может быть, проблема кроется там.
      Ответить
      • Елена 9 июня 2016, 18:59
        Кирилл, еще раз спасибо за ответ, проверила, в личных данных дата приема 01.06.2016. Я так понимаю, мне в ручную надо исправить? И подскажите, если организация пока деятельность не осуществляет, могу я его сразу отправить в неоплачиваемый отпуск. Допустим, с 01.06.2016 по 09.06.2016.
        10.06.2016 мы подаем документы в банк на открытие счета
        Ответить
        • Елена 9 июня 2016, 18:59
          Исправить, я имела в виду, количество отработанных дней
          Ответить
        • Isheev Kirill 9 июня 2016, 19:19
          Елена, ничего исправлять не надо: система сразу считает количество отработанных дней в месяце, исходя из производственного календаря. Абсолютно точно: если деятельности нет, директора и если есть другие сотрудники, но деятельности нет, даже нужно отправить в отпуск без содержания (чтобы не платить взносы ;-))

          Руководителю не стоит писать в заявлении в качестве причины "в связи с отсутствием деятельности", лучше - "по семейным обстоятельствам", срок отпуска ограничьте, например, датой открытия р\с; из отпуска можно выйти досрочно.
          Ответить
  • Ирина 14 июня 2016, 08:01
    Добрый день! А как внести при приеме на работу сотруднику сведения о зарплате с предыдущих мест работы по справке за последние два года? Ведь этот полученный доход должен будет учитываться при начислении пособий.
    Ответить
    • Isheev Kirill 14 июня 2016, 17:37
      Добрый день. Ирина, не совсем понял вопрос :( Куда конкретно вы хотите внести данные о заработной плате с предыдущего места работы?
      Ответить
  • Лина 27 июня 2016, 11:40
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ходила на собеседование, согласились взять меня на работу, а поскольку (к их сожалению) у меня не было с собой документов, попросили прийти в другой день оформиться. Утром в назначенный день они мне позвонили и сказали, что не смогут меня оформить...и не называют причину. Судимости с прошлой работы нет. Что это может быть?
    Ответить
    • Isheev Kirill 27 июня 2016, 19:26
      Добрый день. Необоснованный отказ в приеме на работу запрещен российским законодательством (ст. 64 ТК РФ). Вы можете направить горе-работодателю официальный запрос с просьбой объяснить причину отказа. Он должен будет обосновать отказ в письменном виде в течение семи дней со дня получения такого письма (часть пятая ст. 64 ТК РФ).
      Ответить
      • Лина 27 июня 2016, 20:24
        Простите, а как отправить это "горе"? Я ни разу с таким не сталкивалась.
        Ответить
        • Isheev Kirill 28 июня 2016, 08:33
          Установленной формы такого запроса не нашел. Отправить можно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
          Ответить
  • Гость 30 июня 2016, 23:18
    Здравствуйте, подскажите, после того как работником предоставлены и заполнены все выше перечисленные документы, нужно ли эти документы подавать куда то еще? или все остается на предприятии и хранится в отделе кадров? кто подает документы на сотрудников в налоговую для отчетности? или в пенсионный фонд для отчисления? объясните процедуру пожалуйста. Речь идет об ООО. Заранее благодарна
    Ответить
    • Рязанов Михаил 11 июля 2016, 13:30
      Добрый день.
      Если вы впервые принимаете на работу сотрудников, то вам необходимо самостоятельно встать на учет в качестве работодателя в следующие контролирующие органы:
      - УПФР (необходимо встать на учет в срок до 30 дней);
      - ФСС (до 10 дней)
      - ФОМС (до 30 дней).
      Каждый новый трудовой договор необходимо зарегистрировать в:
      - УПФР;
      - ФСС.
      Кроме этого, для электронного документооборота с УПФР нужно оформить специальное соглашение.
      О данной процедуру вы можете узнать в нашей статье:
      http://www.e-kontur.ru/reports/PFR-FSS-Internet/PFR-docs
      Ответить
  • Наталия 3 августа 2016, 16:51
    Здравствуйте, у работника несовершеннолетняя дочь, брак гражданский, отцовство установлено, от матери ребенка есть заявление о том что отец фактически проживает с ребенком и участвует в его обеспечении, мать ребенка безработная. Как правильно сделать расчет базы НДФЛ работника?
    Ответить
    • Вологдин Павел 4 августа 2016, 12:54
      Здравствуйте, Наталия. НДФЛ будут удерживаться в стандартном порядке 13% от зарплаты. При этом сотрудник имеет право на стандартный вычет на ребёнка. Для предоставления стандартных вычетов сотрудник должен написать заявление.

      Вычеты предоставляются на каждого ребёнка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, опекуну, попечителю, приёмному родителю, супруге (супругу) приёмного родителя, на обеспечении которых находится ребёнок.
      Ответить
  • Ольга 14 августа 2016, 18:44
    Мы с подругой организовали центр для детей с особенностями развития (дцп, аутизм и т.д.). Она оформлена как ИП нашего центра и работает в нем логопедом. Я по образованию психолог. Занимаюсь в центре с детьми. Подскажите, пожалуйста., как мне лучше оформиться. Не хотелось бы регистрировать в ПФР, так как сама являюсь мамой ребенка инвалида и потеряю выплату за уходом за ребенком инвалидом. Могу ли я быть оформлена как волонтер? Никакие социальные гарантии мне не нужны от ИП.
    Ответить
    • Рязанов Михаил 16 августа 2016, 10:40
      Ольга, добрый день.
      Да, вы можете работать в центре для детей в качестве волонтера, но для этого ваша подруга должна зарегистрироваться в качестве и работодателя и заключить с вами гражданско-правовой договор.
      Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного оказания услуг или безвозмездного выполнения работ. И поскольку такой вид договоров ГК РФ не предусмотрен, безвозмездным он будет считаться, если это будет прямо следовать из его содержания.
      Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
      Следует отметить, что в таком договоре должны присутствовать условия о предмете (виды услуг или работ, выполняемых волонтером), а также любые другие условия, которые стороны договора посчитают необходимыми.
      Рекомендую внести в гражданско-правовой договор и условие о начальных и конечных сроках выполнения работ или оказания услуг.
      Ответить
  • Гость 9 октября 2016, 12:13
    Могу ли я устроить работника а именно жену к себе на работу задним числом скажем месяца за 3. У нас ип упрощенка.Спасибо.
    Ответить
    • Вологдин Павел 21 октября 2016, 16:34
      Здравствуйте. Оформление сотрудника задним числом, теоретически возможно. После оформления нужно уплатить взносы с зарплаты, так как если нет отчислений в ПФР, то нет и стажа. Также возможно, за неуплату начисляется пеня, но сумма будет маленькая =)
      Ответить
  • максим 12 октября 2016, 17:44
    Добрый день! Хочу узнать как мне договор подписать с другой работалателом. Я сам имею ИП. Ну я еще заявления не написал что я работодатель. Ответ пожалуйста
    Ответить
  • Владислав 30 ноября 2016, 01:03
    Здравствуйте! В "ООО" только один сотрудник - ее основатель, генеральный директор, т.е. я. Я могу на начало своей деятельности, когда не получаю никакого дохода, обойти налоговые платежи по зарплате? Я так понимаю, что указать размер заработной платы 0 рублей не возможно. Увидел на вашем сайте ваш же лайфхак - отправить директора в отпуск. Но кто тогда готовит отчеты и отправляет их в соответсвующие службы? У этих служб не возникнут подобные вопросы?
    Ответить
    • Вологдин Павел 30 ноября 2016, 12:30
      Владислав, добрый день. Если ваша организация не ведёт деятельность, директор может принять решение уйти в отпуск без содержания. Пока длится отпуск без содержания отсутствие зарплаты является вполне законным. Нулевая отчетность подозрений не вызовет.
      Ответить
  • Лиана 5 декабря 2016, 10:56
    Добрый день! Какие будут нововведения c 2017г. при приеме на работу в организацию нового сотрудника? Спасибо!
    Ответить
    • Гальчук Илья 5 декабря 2016, 17:17
      Лиана, здравствуйте. Порядок приема сотрудника на работу остается без изменений, но есть нововведение по выдаче заработной платы сотрудникам, не позднее 15 числа следующего месяца.
      Ответить
  • Нина 19 декабря 2016, 12:56
    Здравствуйте! Должна ли я сообщать в госорганы (ПФР, ФСС, Налоговую инспекцию, Трудовую инспекцию) о переводе работника на дистанционную работу. И должна ли я все равно провести специальную оценку условий труда работника до момента его перевода, если с момента первначального приема на работу работника на обычный график прошло менее 12 месяцев?
    Ответить
  • анна 25 января, 19:47
    Здравствуйте! Какие взносы ООО оплачивает за наемного работника ( он же соучредитель и директор в одном лице), если можно, то подробно, спасибо!
    Ответить
    • Гальчук Илья 26 января, 14:23
      Анна, здравствуйте. Если сотрудник принят в организацию по трудовому договору, то организация за сотрудника перечисляет следующие взносы:
      - Взносы в ПФР на пенсионное страхование
      - Взносы в ФОМС на медицинское страхование
      - Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
      Отмечу, что все взносы, кроме ФСС на травматизм, с 01.01.2017 года перечисляются в налоговую. Взносы в ФСС на травматизм перечисляются также как и раньше в ФСС.
      Ответить
  • Евгения 29 января, 15:36
    Здравствуйте. У нас новое ООО. Сотрудник один - директор. Как и в какие органы нужно отправить информацию о приеме этого сотрудника?
    Ответить
    • Кондратьев Владимир 30 января, 12:13
      Добрый день, Евгения.
      При регистрации организации вы автоматически становитесь работодателем. После оформления трудовых отношений вам необходимо будет сдавать отчетность за сотрудников. Дополнительно отправлять информацию о приеме не требуется.
      Ответить
  • Евгения 29 января, 15:46
    И еще вопрос: как будет выглядеть заявление о приеме на работу? Речь о том же единственном сотруднике ООО - директоре организации. директор сам себе пишет заявление?
    Ответить
    • Кондратьев Владимир 30 января, 12:21
      Здравствуйте, Евгения.
      Четкого ответа по этому вопросу на текущий момент нет. Мы рекомендуем основываться при решении этого вопроса на действующем Трудовом законодательстве и заключить трудовой договор с директором, как с обычным работником.
      Ответить
  • Кристина 31 января, 11:12
    Здравствуйте!Подскажите пожалуйста,что дальше делать,если я приняла все документы от работников,подписала с ними все нужные документы о приеме на работу,дальше какие мои действия? (организация ООО, УСН)
    Ответить
    • Гальчук Илья 31 января, 16:37
      Кристина, здравствуйте. Вам нужно оплачивать налог и взносы с заработной платы сотрудников. Затем нужно будет сдавать отчетность в контролирующие органы за сотрудников. Отмечу, что в Эльбе в разделе Отчетность, Актуальные задачи будут предлагаться задачи по выплате заработной платы, налога и взносов, а также задачи по подготовке отчетности за сотрудников.
      Ответить
  • Царегородцев Михаил 17 февраля, 12:25
    Добрый день!

    Подскажите куда мне надо обращаться при приёме сотрудников на работу с февраля 2017 года?
    ИП открыл в январе 2017 года.
    По новым правилам, в пенсионную уже не надо идти, или мне всё равно туда надо для регистрации как работодатель?
    Какой в общем порядок должен быть для регистрации в гос органах?
    Ответить
    • Евгеньева Полина 19 февраля, 15:24
      Здравствуйте, Михаил. В нашей справочной есть статья "Как ИП принять на работу сотрудника" https://e-kontur.ru/enquiry/40 и она уже актуализирована.
      Ответить

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно

Справочная / Работа с сотрудниками

Как принять на работу сотрудника в организацию

Ни одна организация не может обойтись без наёмных работников. Даже маленькому предприятию нужен хотя бы один сотрудник — его руководитель. Зачастую небольшие предприятия пренебрегают оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность в фонды. Первое время это может проходить незамеченным, но с ростом доходов такое положение вещей, скорее всего, привлечет внимание контролирующих органов, и они потребуют объяснений. Фирма не может функционировать сама по себе, каждое действие — общение с контрагентами, уплата налогов, сдача отчётности — совершает конкретный человек, отношения с которым нужно официально оформить. Поэтому все организации по умолчанию сдают отчетность по сотрудникам в ПФР и ФСС. Контролирующие органы могут негативно воспринять нулевые показатели в отчётах и попросить объяснить причины этого. Итак, вы решили оформить отношения с работниками. Прежде всего, предстоит выбрать тип договора.

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно
Простой учёт сотрудников и отчётность через интернет вместе с Эльбой!

Какой заключить договор

Договор между работником и организацией может быть двух типов:

  • Трудовой договор.
  • Гражданско-правовой договор (договор ГПХ).

В чём отличия, и какой из договоров лучше заключить в вашем случае, поможет понять таблица ниже.

 

Что сравнивается

Трудовой договор

Гражданский договор

В каких случаях заключают Работник систематически выполняет работу по определенной должности. Например, продает товар (продавец), охраняет склад (сторож), водит машину (шофёр), ведет учёт (бухгалтер) – на эти виды работ нужно оформить трудовой договор. Работника нанимают для выполнения конкретной, ограниченной по времени, разовой задачи. Например, для проведения рекламной акции, ремонта офиса, разработки веб-сайта и т. д.
Организация работы Сотрудник выполняет распоряжения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и график работы. Он лично выполняет свои рабочие задачи. Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверять промежуточные и итоговые результаты. Работник может трудиться в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Исполнитель вправе привлекать третьих лиц для выполнения работы.
Какими законами регулируется Трудовым кодексом Гражданским кодексом
Запись в трудовой книжке Да Нет
Какие страховые взносы платить 
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
  • Взносы в ПФР на пенсионное страхование
  • Взносы в ФОМС на медицинское страхование
  • Взносы в ФСС на на травматизм в том случае, если это прописано в договоре
Какие гарантии предоставлять 
  • Регулярная выплата заработной платы
  • Месячная зарплата не ниже МРОТ
  • Предоставление оплачиваемых отпусков
  • Выплата больничных и пособий
  • Компенсации при увольнении
  • Обеспечение условий работы
Только те, о которых договорились с работником при заключении договора.
Какие документы оформлять
  • Личное заявление сотрудника
  • Приказ о приёме 

Договор

Не спешите в попытке сэкономить взносы и сократить обязательства перед работником заключать договор ГПХ. Если по всем параметрам ваши отношения с ним относятся к трудовым, такая «подмена» договоров может привести к неприятным последствиям. Например, контролирующие органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это приведёт к доначислению взносов, уплате штрафов, выполнению требований трудового законодательства (зарплата, отпуска и т. д.). Поэтому сначала чётко определите роль работника в вашей организации: какие у него обязанности, надо ли ему регулярно присутствовать в офисе и соблюдать график, можете ли вы назвать конечный результат его работы и т. д. Учитывая это, вы сможете правильно выбрать тип договора.

Как оформить сотрудника по трудовому договору

  1. Получить от работника необходимые документы:

    • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
    • трудовую книжку (её можно не спрашивать, если сотрудник приходит к вам по совместительству);
    • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
    • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
    • документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.
    Если для сотрудника ваша фирма — первое место работы, и у него ещё нет трудовой книжки и страхового свидетельства, то вам предстоит их оформить.
  2. Получить заявление от работника (шаблон заявления о приеме на работу). 
  3. Оформить и подписать трудовой договор. При составлении договора опирайтесь на статью 57 Трудового кодексаОформите договор в двух экземплярах: один останется у работника, а второй он подпишет и вернёт вам. В конце трудового договора желательно сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил/подпись, расшифровка».

  4. Ознакомить работника под роспись с внутренними актами организации, если такие есть (должностные инструкции, положение об охране труда, коммерческой тайне и т. д.).

  5. Оформить приказ о приёме на работу по форме Т-1. Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора. Работник обязательно расписывается в приказе.

    Шаблон приказа о приёме

  6. Оформить личную карточку работника по форме Т-2. Её лучше распечатывать на тонком картоне или плотной бумаге.

    Шаблон карточки

  7. Внести запись в трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу.

Статья актуальна на 20.06.2016
Оставить комментарий
Комментарии (58)
  • Ольга 10 декабря 2015, 11:35
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, если работником были предоставлены и заполнены все вышеперечисленные документы с 26.11.2015, но не в какие органы еще не было отправлено то, что работник принят. Какие-то санкции за это будут или лучше переделать число во всех документах для трудоустройства?
    Ответить
    • Isheev Kirill 10 декабря 2015, 13:29
      Добрый день. Уточните, пожалуйста, речь идет об ИП или ООО?
      Ответить
      • Ольга 10 декабря 2015, 17:02
        Речь идет об ООО.
        Ответить
        • Isheev Kirill 12 декабря 2015, 18:41
          Не надо. Юридические лица (ООО и др.) при заключении трудового договора не предоставляют информацию о трудоустройстве сотрудников. Всю необходимую информацию для распределения уплаченных взносов ПФР и ФСС получают в ежеквартальных отчетах.
          Ответить
          • Ольга 13 декабря 2015, 10:31
            Большое спасибо!!
            Ответить
  • Александр 25 января 2016, 16:44
    Здравствуйте! Моя фирма работает через ООО и ИП, мой бухгалтер без моего ведома оформила себя в обоих и я этого долго не замечал и платил за нее налоги. Могу ли я как то через суд вернуть эти деньги?
    Ответить
    • Рязанов Михаил 26 января 2016, 16:37
      Александр, здравствуйте!
      Чтобы получить квалифицированный юридической ответ, рекомендую обратиться к нашим партнерам - https://pravoved.ru/
      Ответить
  • Наталья 10 февраля 2016, 12:56
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ООО УСН доходы минус расходы, деятельность с середины 2013 года, по банку есть движения, не значительные, но все же! Но ни одного сотрудника в фирме не устроено, соответственно ни в какие фонды ни платили, ни отчитывались. Что прочитать, чтоб понять какие штрафы и наказания грядут, и стоит ли и вообще возможно ли в 2016 году произвести перерасчет по зп, устроив одного сотрудника-директора. спасибо
    Ответить
    • Рязанов Михаил 11 февраля 2016, 16:01
      Наталья, здравствуйте!
      С размерами штрафов за несвоевременную сдачу деклараций и расчетов по налогам и страховым взносам вы можете ознакомиться по ссылке: http://glavkniga.ru/situations/213442
      Возможно, что с ответом на второй вопрос вам поможет наша статья "Даже если директор — учредитель ООО, ему положена зарплата", ознакомиться с ней можно по адресу: http://www.e-kontur.ru/enquiry/194
      Если после ознакомления с представленными материалами у вас будут вопросы, я готов вам помочь.
      Ответить
  • Ксения 16 февраля 2016, 16:10
    Добрый день!
    Подскажите пожалуйста. Документы от работника получили, заявление о приеме на работу есть, трудовой договор подписан, приказ есть, в трудовую книжку сами все записали.
    Что нужно делать дальше? Как то же нужно официально известить ПФР, что за данного сотрудника мы будем платить налог. Что вообще надо делать, когда в рамках нашей компании все сделали и все подписали. Кого надо еще известить, и кому и как платить налог в ПФР?
    Ответить
    • Isheev Kirill 16 февраля 2016, 17:08
      Ксения, добрый день. У вас организация, верно?
      Ответить
      • Гость 17 февраля 2016, 12:45
        Да, верно. Одна ЗАО, другая ООО.
        Ответить
        • Ксения 17 февраля 2016, 12:53
          Да, верно.
          У нас две организации. Одна ЗАО, другая ООО.
          Ответить
          • Isheev Kirill 19 февраля 2016, 16:08
            После регистрации, от организации не требуется никаких действий по регистрации во внебюджетных фондах. Регистрация в них будет произведена без её участия.
            Из фондов вам должны прислать уведомления, в которых будут содержаться извещения о регистрации и присвоенные организации регистрационные номера.
            Ответить
  • Гость 26 марта 2016, 18:09
    Здравствуйте! Могу ли я оформить сына молодого специалиста с высшим обр. на должность зам. директора безвозмездно в ООО где я являюсь единственным учредителем и директором? если да то как оформить приказ? Спасибо!
    Ответить
  • Евгений 18 мая 2016, 14:15
    Добрый день.
    У нас ООО работает по общей системе налогообложения. Подходит ли Ваша програма под данный вид налогообложения?
    Ответить
    • Isheev Kirill 18 мая 2016, 15:03
      Евгений, увы, Эльба с общей системой не работает. Но выход всегда есть :) Например, бухгалтерский сервис Контур.Бухгалтерия (http://www.b-kontur.ru/), который подходит для организаций на общей системе.
      Ответить
  • Антон 18 мая 2016, 19:21
    Здравствуйте, при заключении гражданско-правового договора какие налоги за работка нужно платить и нужно ли предоставят куда нибудь информацию о нем если он заключен на месяц?
    Ответить
    • Isheev Kirill 19 мая 2016, 13:33
      Антон, добрый день. Заключая договор гражданско-правового характера, необходимо в обязательном порядке уведомить Пенсионный фонд, а также ФСС (если договором предусмотрены выплаты на травматизм.
      В обязательном порядке платятся взносы в пенсионный фонд, а вот на травматизм в ФСС - если условия прописаны в договоре.
      Помимо всего прочего, от суммы вознаграждения необходимо удержать НДФЛ, ставка которого зависит от налогового статуса сотрудника: либо 13, либо 30%
      Ответить
      • Григорий 17 января, 22:09
        Каков порядок уведомления ПФР и налоговой о заключении договора ГПХ?
        Ответить
        • Вологдин Павел 18 января, 12:13
          Здравствуйте, Григорий. Уточните, у вас ИП или ООО? Если вы ИП, важно это ваш первый сотрудник или уже являетесь работодателем?
          Ответить
          • Григорий 18 января, 13:15
            у меня ООО.
            Ответить
            • Вологдин Павел 18 января, 16:24
              В таком случае, т.к. вы по умолчанию являетесь работодателем, уведомлять инспекции не требуется. Информация о сотруднике будет передана в первой же отчетности.
              Ответить
  • Елена 9 июня 2016, 11:12
    Здравствуйте! В решении о создании ООО от 25.05.2016 уже прописано, что единоличным исполнительным органом ООО является генеральный директор ФИО со сроком полномочий. ООО зарегистрировано 30.05.2016. Заявление в НИ о переходе на УСН подано 30.05.2016. Могу я принять на работу данного генерального директора с 01.06.2016? Просто сейчас в Эльбе завожу его как сотрудника, а выводит, что он уже отработал 14 дней из 21. Спасибо
    Ответить
    • Isheev Kirill 9 июня 2016, 16:49
      Елена, добрый день. Ситуация, когда трудовой договор с директором заключается не датой регистрации организации, а позже, вполне допустима. Проверьте, пожалуйста, дату приема на работу, указанную в его личных данных. Может быть, проблема кроется там.
      Ответить
      • Елена 9 июня 2016, 18:59
        Кирилл, еще раз спасибо за ответ, проверила, в личных данных дата приема 01.06.2016. Я так понимаю, мне в ручную надо исправить? И подскажите, если организация пока деятельность не осуществляет, могу я его сразу отправить в неоплачиваемый отпуск. Допустим, с 01.06.2016 по 09.06.2016.
        10.06.2016 мы подаем документы в банк на открытие счета
        Ответить
        • Елена 9 июня 2016, 18:59
          Исправить, я имела в виду, количество отработанных дней
          Ответить
        • Isheev Kirill 9 июня 2016, 19:19
          Елена, ничего исправлять не надо: система сразу считает количество отработанных дней в месяце, исходя из производственного календаря. Абсолютно точно: если деятельности нет, директора и если есть другие сотрудники, но деятельности нет, даже нужно отправить в отпуск без содержания (чтобы не платить взносы ;-))

          Руководителю не стоит писать в заявлении в качестве причины "в связи с отсутствием деятельности", лучше - "по семейным обстоятельствам", срок отпуска ограничьте, например, датой открытия р\с; из отпуска можно выйти досрочно.
          Ответить
  • Ирина 14 июня 2016, 08:01
    Добрый день! А как внести при приеме на работу сотруднику сведения о зарплате с предыдущих мест работы по справке за последние два года? Ведь этот полученный доход должен будет учитываться при начислении пособий.
    Ответить
    • Isheev Kirill 14 июня 2016, 17:37
      Добрый день. Ирина, не совсем понял вопрос :( Куда конкретно вы хотите внести данные о заработной плате с предыдущего места работы?
      Ответить
  • Лина 27 июня 2016, 11:40
    Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ходила на собеседование, согласились взять меня на работу, а поскольку (к их сожалению) у меня не было с собой документов, попросили прийти в другой день оформиться. Утром в назначенный день они мне позвонили и сказали, что не смогут меня оформить...и не называют причину. Судимости с прошлой работы нет. Что это может быть?
    Ответить
    • Isheev Kirill 27 июня 2016, 19:26
      Добрый день. Необоснованный отказ в приеме на работу запрещен российским законодательством (ст. 64 ТК РФ). Вы можете направить горе-работодателю официальный запрос с просьбой объяснить причину отказа. Он должен будет обосновать отказ в письменном виде в течение семи дней со дня получения такого письма (часть пятая ст. 64 ТК РФ).
      Ответить
      • Лина 27 июня 2016, 20:24
        Простите, а как отправить это "горе"? Я ни разу с таким не сталкивалась.
        Ответить
        • Isheev Kirill 28 июня 2016, 08:33
          Установленной формы такого запроса не нашел. Отправить можно по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
          Ответить
  • Гость 30 июня 2016, 23:18
    Здравствуйте, подскажите, после того как работником предоставлены и заполнены все выше перечисленные документы, нужно ли эти документы подавать куда то еще? или все остается на предприятии и хранится в отделе кадров? кто подает документы на сотрудников в налоговую для отчетности? или в пенсионный фонд для отчисления? объясните процедуру пожалуйста. Речь идет об ООО. Заранее благодарна
    Ответить
    • Рязанов Михаил 11 июля 2016, 13:30
      Добрый день.
      Если вы впервые принимаете на работу сотрудников, то вам необходимо самостоятельно встать на учет в качестве работодателя в следующие контролирующие органы:
      - УПФР (необходимо встать на учет в срок до 30 дней);
      - ФСС (до 10 дней)
      - ФОМС (до 30 дней).
      Каждый новый трудовой договор необходимо зарегистрировать в:
      - УПФР;
      - ФСС.
      Кроме этого, для электронного документооборота с УПФР нужно оформить специальное соглашение.
      О данной процедуру вы можете узнать в нашей статье:
      http://www.e-kontur.ru/reports/PFR-FSS-Internet/PFR-docs
      Ответить
  • Наталия 3 августа 2016, 16:51
    Здравствуйте, у работника несовершеннолетняя дочь, брак гражданский, отцовство установлено, от матери ребенка есть заявление о том что отец фактически проживает с ребенком и участвует в его обеспечении, мать ребенка безработная. Как правильно сделать расчет базы НДФЛ работника?
    Ответить
    • Вологдин Павел 4 августа 2016, 12:54
      Здравствуйте, Наталия. НДФЛ будут удерживаться в стандартном порядке 13% от зарплаты. При этом сотрудник имеет право на стандартный вычет на ребёнка. Для предоставления стандартных вычетов сотрудник должен написать заявление.

      Вычеты предоставляются на каждого ребёнка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, опекуну, попечителю, приёмному родителю, супруге (супругу) приёмного родителя, на обеспечении которых находится ребёнок.
      Ответить
  • Ольга 14 августа 2016, 18:44
    Мы с подругой организовали центр для детей с особенностями развития (дцп, аутизм и т.д.). Она оформлена как ИП нашего центра и работает в нем логопедом. Я по образованию психолог. Занимаюсь в центре с детьми. Подскажите, пожалуйста., как мне лучше оформиться. Не хотелось бы регистрировать в ПФР, так как сама являюсь мамой ребенка инвалида и потеряю выплату за уходом за ребенком инвалидом. Могу ли я быть оформлена как волонтер? Никакие социальные гарантии мне не нужны от ИП.
    Ответить
    • Рязанов Михаил 16 августа 2016, 10:40
      Ольга, добрый день.
      Да, вы можете работать в центре для детей в качестве волонтера, но для этого ваша подруга должна зарегистрироваться в качестве и работодателя и заключить с вами гражданско-правовой договор.
      Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного оказания услуг или безвозмездного выполнения работ. И поскольку такой вид договоров ГК РФ не предусмотрен, безвозмездным он будет считаться, если это будет прямо следовать из его содержания.
      Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
      Следует отметить, что в таком договоре должны присутствовать условия о предмете (виды услуг или работ, выполняемых волонтером), а также любые другие условия, которые стороны договора посчитают необходимыми.
      Рекомендую внести в гражданско-правовой договор и условие о начальных и конечных сроках выполнения работ или оказания услуг.
      Ответить
  • Гость 9 октября 2016, 12:13
    Могу ли я устроить работника а именно жену к себе на работу задним числом скажем месяца за 3. У нас ип упрощенка.Спасибо.
    Ответить
    • Вологдин Павел 21 октября 2016, 16:34
      Здравствуйте. Оформление сотрудника задним числом, теоретически возможно. После оформления нужно уплатить взносы с зарплаты, так как если нет отчислений в ПФР, то нет и стажа. Также возможно, за неуплату начисляется пеня, но сумма будет маленькая =)
      Ответить
  • максим 12 октября 2016, 17:44
    Добрый день! Хочу узнать как мне договор подписать с другой работалателом. Я сам имею ИП. Ну я еще заявления не написал что я работодатель. Ответ пожалуйста
    Ответить
  • Владислав 30 ноября 2016, 01:03
    Здравствуйте! В "ООО" только один сотрудник - ее основатель, генеральный директор, т.е. я. Я могу на начало своей деятельности, когда не получаю никакого дохода, обойти налоговые платежи по зарплате? Я так понимаю, что указать размер заработной платы 0 рублей не возможно. Увидел на вашем сайте ваш же лайфхак - отправить директора в отпуск. Но кто тогда готовит отчеты и отправляет их в соответсвующие службы? У этих служб не возникнут подобные вопросы?
    Ответить
    • Вологдин Павел 30 ноября 2016, 12:30
      Владислав, добрый день. Если ваша организация не ведёт деятельность, директор может принять решение уйти в отпуск без содержания. Пока длится отпуск без содержания отсутствие зарплаты является вполне законным. Нулевая отчетность подозрений не вызовет.
      Ответить
  • Лиана 5 декабря 2016, 10:56
    Добрый день! Какие будут нововведения c 2017г. при приеме на работу в организацию нового сотрудника? Спасибо!
    Ответить
    • Гальчук Илья 5 декабря 2016, 17:17
      Лиана, здравствуйте. Порядок приема сотрудника на работу остается без изменений, но есть нововведение по выдаче заработной платы сотрудникам, не позднее 15 числа следующего месяца.
      Ответить
  • Нина 19 декабря 2016, 12:56
    Здравствуйте! Должна ли я сообщать в госорганы (ПФР, ФСС, Налоговую инспекцию, Трудовую инспекцию) о переводе работника на дистанционную работу. И должна ли я все равно провести специальную оценку условий труда работника до момента его перевода, если с момента первначального приема на работу работника на обычный график прошло менее 12 месяцев?
    Ответить
  • анна 25 января, 19:47
    Здравствуйте! Какие взносы ООО оплачивает за наемного работника ( он же соучредитель и директор в одном лице), если можно, то подробно, спасибо!
    Ответить
    • Гальчук Илья 26 января, 14:23
      Анна, здравствуйте. Если сотрудник принят в организацию по трудовому договору, то организация за сотрудника перечисляет следующие взносы:
      - Взносы в ПФР на пенсионное страхование
      - Взносы в ФОМС на медицинское страхование
      - Взносы в ФСС на нетрудоспособность и на травматизм
      Отмечу, что все взносы, кроме ФСС на травматизм, с 01.01.2017 года перечисляются в налоговую. Взносы в ФСС на травматизм перечисляются также как и раньше в ФСС.
      Ответить
  • Евгения 29 января, 15:36
    Здравствуйте. У нас новое ООО. Сотрудник один - директор. Как и в какие органы нужно отправить информацию о приеме этого сотрудника?
    Ответить
    • Кондратьев Владимир 30 января, 12:13
      Добрый день, Евгения.
      При регистрации организации вы автоматически становитесь работодателем. После оформления трудовых отношений вам необходимо будет сдавать отчетность за сотрудников. Дополнительно отправлять информацию о приеме не требуется.
      Ответить
  • Евгения 29 января, 15:46
    И еще вопрос: как будет выглядеть заявление о приеме на работу? Речь о том же единственном сотруднике ООО - директоре организации. директор сам себе пишет заявление?
    Ответить
    • Кондратьев Владимир 30 января, 12:21
      Здравствуйте, Евгения.
      Четкого ответа по этому вопросу на текущий момент нет. Мы рекомендуем основываться при решении этого вопроса на действующем Трудовом законодательстве и заключить трудовой договор с директором, как с обычным работником.
      Ответить
  • Кристина 31 января, 11:12
    Здравствуйте!Подскажите пожалуйста,что дальше делать,если я приняла все документы от работников,подписала с ними все нужные документы о приеме на работу,дальше какие мои действия? (организация ООО, УСН)
    Ответить
    • Гальчук Илья 31 января, 16:37
      Кристина, здравствуйте. Вам нужно оплачивать налог и взносы с заработной платы сотрудников. Затем нужно будет сдавать отчетность в контролирующие органы за сотрудников. Отмечу, что в Эльбе в разделе Отчетность, Актуальные задачи будут предлагаться задачи по выплате заработной платы, налога и взносов, а также задачи по подготовке отчетности за сотрудников.
      Ответить
  • Царегородцев Михаил 17 февраля, 12:25
    Добрый день!

    Подскажите куда мне надо обращаться при приёме сотрудников на работу с февраля 2017 года?
    ИП открыл в январе 2017 года.
    По новым правилам, в пенсионную уже не надо идти, или мне всё равно туда надо для регистрации как работодатель?
    Какой в общем порядок должен быть для регистрации в гос органах?
    Ответить
    • Евгеньева Полина 19 февраля, 15:24
      Здравствуйте, Михаил. В нашей справочной есть статья "Как ИП принять на работу сотрудника" https://e-kontur.ru/enquiry/40 и она уже актуализирована.
      Ответить
8 800 500-02-75