Приберитесь
в документах
и деньгах

Большую часть документов необязательно отражать в Эльбе. Главное, храните их 4 года на случай налоговой проверки. Создайте только акты, накладные и авансовые отчёты.

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Исходящие документы

Подтвердите услуги и работы актами, а продажу товаров — накладными.

Обратите внимание на статусы документов. На бухотчётность влияют только документы со статусом «подписан». Статусы всех неподписанных документов Эльба предлагает проверить в отдельном шаге «Укажите актуальный статус у документов».

Эльба помогает создать любые документы по сделке из предыдущих. Например, из договора акт, а из счёта накладную. Для этого нажмите на странице документа «Создать документ на основе этого».

Входящие документы

Добавьте накладные от поставщиков и акты от компаний, которым вы заказывали услуги или работы.

Отразите в Эльбе авансовые отчёты, если сотрудники отчитывались перед вами о расходах на командировку или покупку товаров для компании.

Заполняйте документы правильно

Проверьте, что в каждом документе правильно заполнены количество, единицы измерения и цена. Эльба сообщит об ошибках, если они есть.

Как узнать, каких документов не хватает

Проведите сверку. Зайдите в «Контрагенты» → выберите одного → нажмите «создать новый» акт сверки. Свяжитесь с партнёрами и попросите прислать акты и накладные за 2017 год, которые необходимы для бухотчётности.

Что, если работаете с контрагентом без актов и накладных

Найдите списание или поступление от контрагента в разделе «Деньги». Выберите «Работаю с этим контрагентом без актов и накладных».

Способ подойдёт, только если все сделки с контрагентом проходят без закрывающих документов. Если не все, оформите бухсправки на специальном шаге бухотчётности.

Деньги

Наверное, вы прибирались в «Деньгах» каждый квартал, чтобы правильно платить налоги и формировать КУДиР. Проверьте ещё раз платежи 2017 года.

Добавьте платежи в Эльбу
Есть четыре способа:

  1. Добавить платежи вручную в разделе «Деньги».

  2. Загрузить выписку из интернет-банка в формате 1С. Если не знаете, как это сделать, спросите поддержку банка.

  3. Настроить интеграцию с онлайн-кассами — Контур. Маркет, LiteBox, LifePay. Когда закрываете смену, сумма из z-отчёта попадает в Эльбу.

  4. Настроить интеграцию с банками — Модульбанком, Тинькофф, Точкой или Альфа-банком. При интеграции платежи загружаются в Эльбу автоматически.

Укажите типы операций

По сумме платежа непонятно, с каким делом он связан. Организация выдала зарплату или купила товар? Поэтому в Эльбе есть типы операций. Выберите их для каждого платежа, чтобы сервис подготовил проводки.

При загрузке выписки и интеграции с банком Эльба распознаёт типы платежей автоматически. Получается не всегда, поэтому проверьте результат.

Непонятные типы операций проверяйте в таблице. Она большая и страшная, но вам поможет поиск, который вызывают клавиши ctrl + F.
Что, если вы получили отрицательные остатки по кассу и банку
Остатки расходятся в трёх случаях:

 — Загрузили списание дважды: из выписки и вручную. Последние Эльба отмечает в списке денег символом «карандашик» рядом с типом операции. Сравните платежи в интернет-банке с Эльбой и уберите дубли.
— Сверяете остатки на разные даты. Проверьте строку под списком платежей: «остаток на…».
— Перенесли платежи в Эльбу с определённого времени и не указали начальный остаток. Загрузите выписку за все предыдущие дни. Или выберите в фильтре «за период» дату, после которой вы стали загружать выписки в Эльбу → отредактируйте «остаток на…».
Один из способов выяснить, почему разошлись остатки — в фильтре «за период» уменьшать конечную дату, пока остаток не станет правильным.