Отразите недостающие операции с помощью бухгалтерских справок

Эльба незаметно для вас создаёт бухгалтерские проводки для стандартных операций. Например, если клиент перечислил деньги, и вы добавили поступление с типом «Оплата товаров и услуг клиентами» в раздел «Деньги».

Но не все события в жизни организации Эльба учитывает автоматически. Отразить их в отчётности помогут бухгалтерские справки.

Что такое бухгалтерская справка

Бухсправка фиксирует события из жизни ООО, которые нельзя учесть автоматически. В ней содержатся сумма и счета бухучёта, где произошли изменения.

Самое сложное — выбрать счета. Мы поможем вам разобраться с распространёнными ситуациями.

У вас есть основные средства

Это имущество дороже 40 000 рублей, которое вы будете использовать больше года и не собираетесь перепродавать. Например, автомобиль, ноутбук, кофемашина, офис.

Затраты на покупку недорогих вещей сразу списываются в бухучёте в расходы. А стоимость основных средств — частями. Это называется амортизацией.

Эльба не учитывает амортизацию основных средств автоматически, для этого нужно создавать бухсправки.

Вот, что нужно делать:

  1. Добавьте основное средство как обычный товар: по накладной, акту приёмки или авансовому отчёту.

  2. В разделе Товары нажмите Списать → Использовали/Испортилось → Другое → Счёт бухучёта «01 Основные средства». Так вы покажете, что ввели основное средство в эксплуатацию, то есть начали использовать его в бизнесе.

Отразите амортизацию с помощью бухгалтерских справок при подготовке бухотчётности. Посчитайте амортизацию, как описано в статье и добавьте бухсправки с типом операции «Начисление амортизации по основным средствам» последней датой каждого месяца. В итоге на одно основное средство у вас должно получиться столько бухсправок, сколько месяцев прошло с момента его введения в эксплуатацию.

Вы работаете с контрагентами без актов и накладных

Иногда хочется упростить работу с контрагентами и избавиться от закрывающих документов. Для этого договор устанавливает условие: после определённого срока с момента оплаты заказчиком, услуги считаются оказанными, а работы — принятыми.

Когда вы создаёте поступление с типом операции «Оплата товаров и услуг клиентами» в разделе «Деньги», у вас появляется долг перед вашим клиентом. Он вам заплатил, значит, вы ему что-то должны — передать товар, оказать услугу или выполнить работу. Долг исчезает, когда вы добавляете в Эльбу акт или накладную, то есть закрываете сделку.

Если вы работаете без закрывающих документов, спишите долги бухсправкой с типом операции «Списание долга перед клиентом» на сумму оплаты от клиента. А если, наоборот, вы были заказчиком — создайте бухсправку с типом операции «Списание долга поставщика».
Списывать долги можно не только при подготовке бухотчётности, а в течение года. Когда добавляете поступление с типом операции «Оплата товаров и услуг клиентами» или списание с типом «Оплата товаров и услуг», поставьте галочку в строке «Я работаю с этим контрагентом без актов и накладных». Галочку можно поставить только в том случае, если вы ещё не добавляли в Эльбу документы по этому контрагенту.

Клиент платит банковской картой или электронными деньгами

Эльба автоматически учитывает оплату по банковским картам от физлиц, которым вы не выставляли акты и накладные.

Если клиент заплатил банковской картой, и вы выставили ему акт или накладную, создайте бухсправку с типом «Оплата от клиентов банковской картой и электронными деньгами».

Так вы учтёте комиссию банка и оплату от клиента в бухучёте.

Работаете с посредниками по агентскому договору

В агентских сделках в привычной схеме «покупатель — продавец» появляется посредник. Подробнее о них читайте в статье Агентские договоры: нюансы оформления и выгода для бизнеса.

Вы продаете через агента товары или услуги — например, работаете с курьерской службой

Вы сталкиваетесь с агентской сделкой, если нанимаете курьера для доставки товара до покупателей, принимаете платежи через Яндекс. Кассу или поручаете продажу продукта другой компании. Между вами и клиентом появляется ещё один участник — агент. Ему поручают разные задачи: получать деньги, передавать товар, искать клиентов или всё сразу.

Как отразить в Эльбе:

  1. Агент перечисляет деньги, которые получил от покупателя: создайте поступление с типом операции «Реализация по агентскому договору» в разделе «Деньги».

  2. Агент сам удержал агентское вознаграждение: создайте в разделе «Деньги» списание «Прочее» с типом операции «Приёмка услуг (работ)», чтобы учесть сумму в налоге УСН. Если вы перечислили вознаграждение агенту отдельно, создайте списание по банку или кассе с типом операции «Выплаты по агентскому договору».

  3. В задаче по бухотчётности создайте бухсправки:
Бухсправка «Продажа через агента товаров и услуг населению»
Cоздайте, если ваши покупатели — физлица, которым вы не выставляли акты и накладные в Эльбе.
Бухсправка «Продажа через агента товаров и услуг клиентам»
Cоздайте, если вы выставляли клиентам акты и накладные и добавляли их в Эльбу. Контрагент по счёту 76 — ваш агент, а по счёту 62 — покупатель, которому выставляли закрывающие документы.

Обратите внимание: в доходах учитывается вся сумма, которую оплатил клиент без вычета комиссии агента.
Дополнительная бухсправка «Списание себестоимости товаров, проданных агентом»
Cоздайте, если отгружали товары агенту по акту списания в Эльбе → тип расхода «Другое» → счёт 45. Бухсправкой вы спишете себестоимость проданных товаров в расходы.
Если вы не создавали акт, когда передавали товар агенту
Cпишите проданные товары отчётом о рознице в разделе «Товары».

Вы агент и продаете товары или услуги принципала — например, у вас туристическое агентство

Вы как посредник продаёте товар или услуги, получаете деньги от клиента и переводите их принципалу — тому, чьи товары или услуги продаёте. За сделку получаете агентское вознаграждение.

Вот, что должно быть в Эльбе:

  1. Клиент заплатил: создайте поступление в разделе «Деньги» с типом операции «Реализация по агентскому договору». Если из полученных от клиента денег вы сами удержали своё агентское вознаграждение, укажите его в поле «Учитывать в налогах УСН». Если принципал перечисляет вознаграждение отдельно, то в поле «Учитывать в налогах УСН» поставьте «0» и создайте отдельное поступление с типом «Реализация по агентскому договору» в тот день, когда получили свои агентские.

  2. Вы перечислили оплату от клиента своему принципалу: создайте списание в разделе «Деньги» с типом операции «Выплата по агентскому договору».

  3. В задаче по бухотчётности создайте бухсправку с типом операции «Продажа товаров и услуг принципала по агентскому договору». В первой проводке укажите принципала и сумму агентского вознаграждения. Во второй — клиента, принципала и сумму полученных от клиента денег.

Не добавляйте в Эльбу накладные и акты по таким агентским сделкам. Их не нужно отражать в бухучёте. Если вы создали акт, укажите для него статус «Не подписан».

Вы агент и покупаете товары или услуги для принципала — например, размещаете рекламу своих клиентов на Яндекс. Директе

Ваш клиент — принципал — может нанять вас для покупки чего угодно: квартиры, рекламы или телефонов из Китая. Когда вы договоритесь об условиях сделки, он перечислит вам деньги на оплату товаров или услуг. В некоторых ситуациях принципал оплачивает покупку напрямую, а ваша задача — только найти продавца и договориться с ним о сделке. За работу вы получите от принципала агентское вознаграждение.

Как отразить в Эльбе:

  1. Принципал перечислил деньги на покупку: поступление с типом операции «Реализация по агентскому договору». Поле «Учитывать в налогах УСН» заполняйте в том случае, если вы сами из этих денег удерживаете своё вознаграждение. Тогда учесть в налоге нужно его сумму. Если агентское перечисляется отдельно, то в поле «Учитывать в налогах УСН» поставьте «0».

  2. Принципал перечислил вам агентское вознаграждение отдельной суммой: создайте поступление с типом операции «Реализация по агентскому договору», учтите всю сумму в налогах УСН.

  3. Перечислили поставщику оплату за товары или услуги для принципала: создайте списание с типом операции «Оплата товаров и услуг». Акты и накладные от поставщика добавлять в Эльбу не нужно.

В задаче по бухотчётности создайте бухсправку с типом операции «Покупка товаров и услуг для принципала по агентскому договору». В первой проводке укажите принципала и сумму вознаграждения, во второй — сколько вы заплатили поставщику за покупку для принципала.

Произвольные бухсправки

Вы можете выбрать тип «Другое» и указать в бухсправке любые счета бухучёта. Делайте так, если знаете, какие проводки вам нужны.