Урок 3. Товароучётные сервисы: что это и зачем нужно

Урок 3. Товароучётные сервисы: что это и зачем нужно
Вместе с онлайн-кассами появились товароучётные сервисы для малого бизнеса. Они работают через интернет и требуют минимальной настройки. Когда кассир отбивает товар на кассе, данные о покупке сразу попадают в сервис.

Выбирайте товароучётки вместе с кассами, чтобы они ладили друг с другом. В этом уроке расскажем, чем они помогают и какая подойдёт вам.

Любит, когда товары в порядке

Зачем вести учёт товаров

Когда полки пусты, покупатели грустят, а владельцы магазинов теряют деньги. Поэтому важно знать, какие товары заканчиваются, и заодно понимать, какие больше не стоит заказывать. Для этого ведут учёт — записывают, сколько продали товаров каждого вида.

Многие начинают вести учёт ещё и потому, что в чеке нужно указывать названия товаров. Для этого в кассу загружают номенклатуру, а это удобно делать из товароучётного сервиса.

Кто указывает названия товаров в чеке:

  • С момента перехода на онлайн-кассы — все ООО, ИП с подакцизными товарами, ИП на ОСНО.
  • С 2021 года — ИП на УСН, ЕНВД и патенте.

Как вести учёт товаров

В магазине с небольшим ассортиментом: записывать проданные товары в Excel

Предприниматели записывают товары, которые продали, вычитают из числа товаров, которые купили — и всегда знают остатки в магазине. Чтобы анализировать продажи, им приходится покопаться с формулами и таблицами.

Плюс способа — возможность вести учёт бесплатно. Excel входит в пакет Microsoft Office, а дополнительное оборудование покупать не нужно. Минус — предприниматели тратят своё время. При 100−200 позициях им уже тяжело прибираться в таблицах.

Пример учёта в Excel от кофейни Stories

В магазине с большим ассортиментом: вводить название товара на кассе

Продавец выбирает ярлык или вводит название товара на кассе. Информация о продаже сразу попадает в товароучетный сервис, и он автоматически формирует отчёты.

Так предприниматель экономит время и получает возможность контролировать магазин удалённо. Но за это приходится платить:

— За сам сервис — от 500 рублей в месяц.
— За кассу с дисплеем. «Кассы-калькуляторы» не подойдут, потому что не позволяют ввести название товара.
Товароучетная система
В магазине с большим ассортиментом и большим потоком покупателей: считывать штрихкод сканером

Когда покупателей много, им приходится стоять в очереди. Если кассир будет медлить, они сбегут или в следующий раз выберут другой магазин. Чтобы повысить скорость обслуживания, кассиры вместо ввода названия проводят сканером по штрихкоду товара. Так работают в большинстве магазинов.

Штрихкод наклеивают на каждый товар. На одинаковые товары — одинаковые штрихкоды. Чтобы сэкономить время, распечатайте этикетки перед поставкой, а при приёмке наклеивайте их и заодно пересчитывайте товар. Если поставщики привозят товар со штрихкодами, заменять их своими не обязательно.

Штрихкодирование ускоряет процесс продажи, но обычно для него покупают специальное оборудование.

  • Сканер штрихкодов — от 2 000 рублей. Считывает штрихкоды на кассе.
  • Принтер этикеток — от 5 000 рублей. Печатает штрихкоды.
  • Терминал сбора данных — от 5 000 рублей. Помогает пересчитывать товары в магазине вдали от кассы.
На оборудовании можно сэкономить:

— Вместо сканера и терминала сбора данных считывать штрихкоды мобильным приложением. Например, Контур.Маркет предлагает своим пользователям приложение Контур.Сканер, которое заменяет терминал сбора данных.

— Вместо принтера этикеток — распечатывать штрихкоды лазерным принтером на самоклеющейся бумаге и разрезать её ножницами. Или заказывать штрихкоды у изготовителей этикеток.

Как сгенерировать штрихкоды

Обычно товароучётные сервисы сами генерируют штрихкоды. Если в вашем сервисе нет такой возможности, попробуйте программу в интернете, например, такую. Начинайте каждый штрихкод цифрой «2», чтобы показать, что кодировка действует только в вашем магазине.

Бывают разные кодировки для штрихкодирования. Советуем EAN-13 — она самая популярная, поэтому её считает любой сканер.

Нужно ли разрешение для работы со штрихкодами

Специальные разрешения получают только поставщики крупных торговых сетей. Если ваши клиенты — «Пятерочка», «Перекресток» или «Магнит», вступите в ассоциацию GS1, которая следит за уникальностью штрихкодов во всём мире. Заплатите 25 000 рублей за членство и 15 000 рублей ежегодный взнос — это даст вам право получать неограниченное число штрихкодов.

Какие бывают принтеры штрихкодов

— Термопринтер. Стоит от 5 000 рублей. Термоэтикетка стирается через полгода, поэтому подходит для продуктов питания.

— Термотрансферный принтер. Стоит от 8 000 рублей. Термотрансферная этикетка выдерживает до пяти лет, она подходит для товаров, которые будут долго лежать в магазине.

Чем ещё помогают товароучётные сервисы

— Проводить инвентаризацию: проверять, сколько товаров реально осталось в магазине. Остатки на бумаге могут отличаться из-за товаров, которые испортились или потерялись. Инвентаризация похожа на продажу товара на кассе: предприниматели считывают штрихкод или вводят название товара и указывают, сколько его осталось.

 — Проводить акции. В товароучётном сервисе предприниматель может заметить, что товары залежались или скоро испортятся. Если он укажет новые цены, сервис обновит информацию на кассах и подготовит ценники.

 — Рассчитывать, на сколько дней хватит запаса товаров. Товароучётные сервисы сообщают о среднем расходе товара за день. Разделите на эту сумму остаток товаров, и узнаете, через сколько дней товары закончатся.
Кассовая программа, товароучётка,
ОФД и 3 месяца отчётности
в подарок
Купите кассу в Контуре