Рубрики

Деньги ООО:
как выдать
под отчёт

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Михаил Носков
Эксперт по бизнесу в Эльбе

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

  • Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.

  • Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.

  • Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.
Кому можно выдать подотчётные деньги
Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

  1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

  2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).

  3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

  4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.
Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Шаблон авансового отчёта
Шаблон приказа о выдаче подотчётных из кассы
Как выдать деньги под отчёт безналом
Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Шаблон приказа о порядке выдачи денежных средств под отчёт
Шаблон приказа о выдаче подотчётных безналом
Что, если нет подтверждающих документов
Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

  • Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
  • Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на ЕНВД и УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.
Что, если сотрудник не возвращает деньги
Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Шаблон приказа об удержании подотчётных сумм из зарплаты
Заявление об удержании подотчётных из зарплаты
Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег
Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.
Как простить подотчётные сотруднику
Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.
Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные
К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.
Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию
При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.
Полезно запомнить
  • Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.

  • Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.

  • На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На ЕНВД и УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.

  • Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.

  • Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.

  • Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.

  • Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.