ЭДО нужен, чтобы решить как минимум две важные задачи.

Для взаимодействия с контролирующими органами

Налоговая служба, пенсионный фонд и соцстрах всё чаще создают условия, при которых не получится сдавать бумажные отчёты. Например, если у ИП работает больше 10 человек, только в электронном виде можно подать:

  • 6-НДФЛ;
  • РСВ; 
  • СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ;
  • 4-ФСС. 

Декларацию по НДС всегда сдают в электронном виде. Исключение — налоговые агенты. Росстат теперь тоже принимает отчётность только в электронном виде. 

Если ИП работает с прослеживаемыми импортными товарами, по ним нужно сдавать в ИФНС квартальные отчёты — тоже строго в электронной форме. Отчитываться нужно, даже если ИП купит в офис монитор или холодильник из перечня прослеживаемых. Причём счета-фактуры и УПД по таким товарам передают и принимают тоже только электронно.

С 2022 года уже почти не выдают бумажные листы нетрудоспособности. Работодателю нужно заполнять сведения по работнику в электронном виде. Для этого придётся наладить электронный обмен данными с соцстрахом.

Возможно, в ближайшее время весь документооборот бизнеса полностью перейдёт в электронный вид. ФНС давно планирует внедрить обязательный ЭДО.

Для взаимодействия с контрагентами

ЭДО нужен не только для отчётности и больничных. Можно обмениваться с контрагентами договорами, накладными, актами, УПД и счетами-фактурами. Это здорово сокращает время на оформление, доставку и согласование документов. А ещё экономит деньги на бумагу, расходники для принтера, канцтовары и почтовые услуги.

Есть давний способ электронного обмена между контрагентами: бумажные документы просто сканируют и пересылают сканы по электронке или через мессенджеры. Чтобы подтвердить, что у сканов есть юридическая сила, в договоре с контрагентом нужно прописать, что электронные копии приравниваются к бумажным оригиналам с личными подписями. В реквизитах сторон желательно указать электронные почты и обмениваться документами только с них. Но если ИП нужно подтверждать расходы бизнеса документами, налоговая не примет сканы в качестве подтверждения. Контрагентам всё равно придётся пересылать друг другу оригиналы бухгалтерских документов.

При полноценном ЭДО документы заверяют усиленной квалифицированной подписью, отправляют и принимают по защищённому каналу связи. Их можно использовать при судебных разбирательствах и предоставлять при проверках налоговым инспекторам. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в установленном формате. Для налоговой они равноценны бумажным аналогам и распечатывать их не нужно.

🎁
Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Для начала работы с ЭДО нужно выполнить несколько шагов.

Выберите систему и оператора ЭДО

Документы передают через операторов ЭДО — это специализированные организации, у которых есть все технологические и правовые возможности для сопровождения электронного документооборота. 

Оператор гарантирует доставку документов, контролирует их формат и подписи, сохраняет историю изменений, фиксирует даты получения и отправки, хранит архив.

Операторов ЭДО много, крупнейшие из них — СКБ Контур, Тензор, Калуга-Астрал, Такском. У каждого оператора свои системы с разными тарифами, интерфейсом и набором дополнительных функций. Для небольшого бизнеса будет достаточно минимального количества инструментов.

Одна из самых популярных систем ЭДО для работы с контрагентами — Диадок от компании СКБ Контур. У него понятный интерфейс и все нужные предпринимателю функции: 

  • создание и отправка документов различных форматов;
  • удобный поиск по реквизитам;
  • техподдержка 24/7 в чате, по электронке и телефону;
  • приём и отправка документов с реквизитами прослеживаемости;
  • сверка взаиморасчётов с контрагентами.

Получите электронную подпись

Для работы с ЭДО нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Он подтверждает, что подпись принадлежит владельцу и что после подписания в документе не было изменений.

С 1 января 2022 года предприниматели получают КЭП бесплатно в налоговой инспекции. Для этого нужно взять паспорт и лично посетить любую ИФНС или её доверенное лицо.

Работники ИП могут получить КЭП физлица в коммерческих аккредитованных Удостоверяющих центрах. 

Если вы пользуетесь Эльбой, в разделе Отчётность у вас есть задача по выпуску электронной подписи — там вас ждут понятные инструкции. 

Определите способ работы с ЭДО

Для работы с ЭДО есть три варианта:

  1. Веб-версия — работа через любой браузер без установки программы на компьютер.
  2. Интеграция с учётной системой — автоматический обмен данными с программами и сервисами, в которых ИП ведёт учёт, например, с 1С.
  3. Мобильное приложение.

Выбор обычно зависит от объёма документооборота и количества занятых в нём сотрудников.

Пригласите контрагентов

Если контрагент уже работает с ЭДО, достаточно найти его в системе и пригласить к электронному обмену или принять входящее приглашение. У контрагента может быть другой оператор ЭДО — тогда обмен с ним будет через роуминг. Дополнительной платы за это не берут.

Статья актуальна на