Электронный документооборот (или просто ЭДО) — это способ обмениваться документами в цифровом виде. Его используют компании, госорганы и сотрудники внутри организации. Это удобнее и быстрее, чем работать с бумажными документами: не нужно распечатывать, передавать лично или отправлять по почте. К тому же цифровые файлы проще хранить и защищать от потерь.

В ЭДО выделяют три ключевых элемента: электронную подпись, оператора ЭДО и систему, через которую работают с документами.

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог ручной подписи. Подтверждает, что вы заверили документ и после этого он не менялся. Существует три вида ЭП:

  • Простая электронная подпись (ПЭП) — базовый вариант. Используется, например, при входе в Госуслуги. Это может быть просто логин и пароль или код из СМС.
  • Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — работает на основе криптографии. Позволяет определить, кто подписал документ, и увидеть, если в нём что-то изменили. Её используют внутри компании или при обмене документами с другими организациями, если это прописано в договоре.
  • Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — такая же, как УНЭП, но подтверждённая специальным сертификатом аккредитованного удостоверяющего центра.

ЭЦП для бизнеса и всё, что нужно об этом знать →

Оператор ЭДО — компания, которая обеспечивает безопасный обмен документами. Она предоставляет платформу для отправки, получения и хранения файлов.

Система ЭДО — программа, в которой создаёте, подписываете, отправляете и храните документы. Она может быть встроена в «1С» или работать как отдельный сервис. Система автоматизирует рутину: упрощает согласования, отслеживание статусов и просмотр архива.

Перейти на ЭДО

Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота

Подключиться
Реклама 16+, АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

В 2025 году вступили в силу изменения, касающиеся ЭДО. Они упрощают работу и стандартизируют взаимодействие между бизнесом и государственными органами.

Электронные документы стали обязательными для новых категорий товаров

С 1 марта расширился список товаров, для которых при продаже обязательны электронные счета-фактуры и накладные:

  • пиво и слабоалкогольные напитки в кегах;
  • велосипеды;
  • средства реабилитации, например, трости и протезы.

Это связано с обязательной маркировкой: государство хочет лучше отслеживать движение этих категорий и обеспечить прозрачность сделок.

Появился новый формат УПД

С 1 апреля обновился УПД — до версии 5.03. Что изменилось:

  • добавлена графа для указания стоимости без НДС;
  • обновлены поля, в которых указываются документы, подтверждающие отгрузку;
  • появилась возможность указать новые ставки НДС, действующие с 2025 года.

Если будет проверка или другое контрольное мероприятие, налоговая не примет УПД в старом формате, оформленные после 1 апреля. Уточните в техподдержке своего оператора ЭДО, обновили ли они формы.

Эльба поможет с первичкой

Подготовьте любые документы по сделке за пару минут. Для новых ИП — 1 год бесплатно

Попробовать бесплатно

Упростился порядок взаимодействия с налоговой

Раньше при получении электронных сообщений от ФНС нужно было отправлять квитанцию. С 5 февраля это требование отменили. Теперь считается, что сообщение получено на шестой рабочий день после отправки.

ЭДО распространяется на новые сферы и логистику

С 1 сентября оформление электронных сопроводительных документов станет обязательным при перевозке алкоголя. Планируется, что в будущем ЭДО внедрят при любых видах грузоперевозок — автомобильных, морских, речных, железнодорожных и даже воздушных. Это поможет навести порядок в логистике и упростить контроль за перевозками.

ЭДО упрощает работу с бумагами, экономит деньги и ускоряет бизнес-процессы. Документы оформляются быстрее на 80%, упрощаются внутренние алгоритмы и ускоряется принятие решений.

Электронные файлы сокращают расходы на бумагу, принтеры, курьеров и доставку документов. Предприниматели отмечают, что после внедрения ЭДО затраты на обработку сокращаются почти вдвое.

Ещё один плюс — меньше ошибок. Ручная обработка первички часто приводит к опечаткам или потерям. В электронных системах данные сохраняются автоматически и доступ можно получить в любое время.

Системы ЭДО позволяют отслеживать статусы документов — подписаны они или нет, отправлены ли контрагенту и др.

Таким образом, внедрение ЭДО помогает работать быстрее, точнее и экономичнее. Это удобный инструмент, который облегчает управление документами и делает бизнес-процессы прозрачнее.

Подготовили простой и понятный план, который поможет внедрить электронный документооборот с минимальными затратами и максимальной пользой.

1. Разобраться, как сейчас работают с документами. Посмотрите, какие документы используются в компании: счета, накладные, договоры и другие. 

Важно понять, как они создаются, подписываются и хранятся, а также какие возникают проблемы. Например, задержка с отправкой, потеря бумаг или ошибки в оформлении. Анализ покажет, какие процессы стоит улучшить и на что делать упор при переходе на ЭДО.

2. Найти подходящего оператора ЭДО. При выборе смотрите на:

  • надёжность оператора и его репутацию;
  • тарифы и удобство расчётов;
  • возможность работать с контрагентами, которые пользуются другими операторами — это называется роуминг;
  • совместимость с бухгалтерскими программами.

Список аккредитованных операторов на сайте ФНС.

3. Получить электронную подпись. Чтобы документы имели юридическую силу, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её оформляют в налоговой или Контуре. 

4. Настроить систему ЭДО. После выбора оператора и получения КЭП переходите к технической части:

  • установите программу оператора или зарегистрируйтесь в сервисе;
  • при необходимости настройте интеграцию с другими системами;
  • обучите сотрудников, как пользоваться ЭДО и электронной подписью.

Разработайте внутренние инструкции по работе с цифровыми документами и внесите их в учётную политику.

5. Провести пробный запуск. Перед полноценным переходом протестируйте систему на небольшом участке. Для этого:

  • выберите 2 — 3 постоянных контрагента;
  • отправьте и получите от них тестовые документы;
  • проверьте, всё ли работает корректно и удобно;
  • соберите обратную связь от сотрудников и внесите правки.

Если всё прошло успешно — подключайте остальных партнёров и полностью переходите на цифровой формат.

Электронный документооборот оптимизирует взаимодействие с контрагентами и госорганами. Причём воспользоваться им можно ещё до регистрации бизнеса.

Для упрощения процессов существуют разные инструменты. Далее рассмотрим, как некоторые из них работают на практике.

Обмен документами с контрагентами на примере Диадок

До появления операторов ЭДО обмен цифровыми документами был сложнее. Нужно было создать файл на компьютере, заверить через отдельную программу и отправить партнёру. Затем получить подписанный с его стороны экземпляр и проверить, что ничего не редактировалось.

Внедрение ЭДО затруднялось, пока не появились специальные сервисы. Они автоматизируют рутину. Обмен становится похож на переписку по email: загружаете документ, здесь же заверяете, отправляете контрагенту и дожидаетесь ответного подписания. Все проверки автоматизированы, поэтому сотрудники тратят минимум времени.

Представим, что у вас готовится сделка с покупателем. Нужно подписать договор, а после отгрузки обменяться первичкой. Чтобы не распечатывать соглашение и не ехать на встречу с клиентом, решаете оформить всё в ЭДО.

В Диадоке сначала нужно добавить организацию в список своих контрагентов — как в друзья в соцсетях. В разделе «Контрагенты» → «Поиск и приглашение» можно найти организацию или ИП по ИНН и отправить приглашение на обмен документами.

Когда контрагент примет приглашение, отправляйте документы на подписание. В разделе «Контрагенты» → «Ваши контрагенты» выберите организацию или ИП, загрузите файл, выберите КЭП для подписания и отправьте.

Первичный документ можно составить в редакторе Диадока. В нём учтены законодательные требования к формам и прочие нормы.

Доступна интеграция с 1С и другие возможности. Здесь можете прочитать подробнее, как работать в Диадоке.

Доверьте отчётность Эльбе

Сервис напомнит, что пора платить налоги, подготовит уведомления и декларации

Попробовать бесплатно

Отправка отчётности в налоговую через ЛК

С госорганами бизнес взаимодействует через отдельные сервисы. Например, декларацию по УСН сдают в личном кабинете индивидуального предпринимателя (ЛК ИП). Без поездки в отделение по месту регистрации или отправки заказным письмом.

Чтобы сдать отчёт, авторизуйтесь в ЛК ИП через КЭП, предварительно подготовив заполненную декларацию в формате XML. Документ в PDF для удалённой отправки не подойдёт.

Перейдите в раздел «Жизненные ситуации» → «НБО». Нажмите «Отправить документ» → Загрузите файл с компьютера → «Подписать и отправить».

С ЭДО подача деклараций занимает 3 — 5 минут. Если работать через Эльбу, налог рассчитается автоматически, после чего система подготовит отчёт. Его можно отправить в налоговую через интерфейс сервиса, не заходя в ЛК ИП.

Подробнее о сдаче декларации через личный кабинет ИП рассказали в отдельной статье. 

Подача документов на регистрацию бизнеса

Ещё один сервис налоговой — «Государственная онлайн-регистрация бизнеса». Позволяет открыть ИП или ООО без посещения ИФНС или МФЦ. 

Кроме этого, он упрощает заполнение форм. Например, для открытия ИП не придётся разбираться в тонкостях Р21001. Для подготовки заявления будущие предприниматели проходят пошаговый алгоритм — от указания личных данных до выбора ОКВЭД.

На выходе получается заполненный бланк, который отправляется в налоговую после подписания ЭП. Также его можно скачать формате PDF, чтобы распечатать, подать лично или отправить заказным письмом.

Не забывайте, что регистрация ИП или ООО не ограничивается заявлением. Процесс включает в себя подготовку и планирование бизнеса. Про получение статуса ИП читайте здесь, а про создание организации — тут.

Новым ИП — год Эльбы бесплатно

Всем ИП младше 3 месяцев годовой доступ ко всем возможностям Эльбы

Получить бесплатно

  1. Электронный документооборот (ЭДО) позволяет быстро и безопасно обмениваться документами без бумаги.

  2. Для работы с ЭДО нужны электронная подпись и специальный сервис, который автоматизирует процессы.

  3. ЭДО снижает затраты на бумагу, сокращает ошибки и ускоряет согласование документов.

  4. Внедрение ЭДО начинается с анализа процессов, выбора оператора, получения КЭП и настройки системы. Затем проводится тестовый запуск, чтобы избежать ошибок.

  5. Через ЭДО можно не только обмениваться документами с контрагентами, но и подавать отчётность, регистрировать бизнес и получать госуслуги.

 

Обложка — 1777177 / Shutterstock.сom / Fotodom