Как арендовать офис без юридических проблем

Аренда офисов — больная тема для предпринимателей. Кого-то арендодатель выгоняет без объяснения причин, кто-то снимает помещение в жилом доме с пианистом за стеной, а кому-то администрация закрывает окно рекламным полотном. От каждой проблемы есть юридическая защита. Мы подготовили советы, как не потерять деньги, сохранить место и работать с комфортом.

Попробовать Эльбу
30 дней бесплатно
Сервис рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет формировать счета, акты и накладные.

1. Проверьте арендодателя

Заключайте договор только с уполномоченным лицом. Все остальные бумаги не имеют юридической силы, поэтому ваше право находится в помещении будет призрачным. Вас выселят в любой момент.

Помещение в аренду сдают три вида лиц: собственники, представители собственников и субарендодатели. У представителей проверьте доверенность, у субарендодателей — согласие арендодателей.

Проверка доверенностей на сайте нотариальной палаты

Во всех случаях запросите:

— Оригиналы документов на помещение или заверенные нотариусом копии. Они помогут убедиться, что вы получите именно то помещение, которое хотите. Обычные копии легко подделать, поэтому им лучше не доверять.

— Договор на покупку помещения и свежую выписку из ЕГРН. Они подтвердят право собственности на помещение. Выписку можно заказать на сайте Россреестра, это стоит несколько сотен рублей.

— Выписку из ЕГРЮЛ. Она поможет узнать, действительно ли перед вами директор организации. Её можно заказать на сайте налоговой, это бесплатно.

Сначала посмотрите документы и пообщайтесь с уполномоченным лицом, и только потом подписывайте договор. Если вокруг вас создают ситуацию спешки и просят заплатить прямо сейчас, а лучше наличкой, возможно, вы столкнулись с мошенниками. Если рассказывают сказку, что документы в сейфе, ключи у директора, а директор на Санторини — тоже. Будьте осторожны и не торопитесь.

2. Найдите в договоре опасные пункты и поговорите о них с арендодателем

Договор аренды — это ваша главная защита в спорах с арендодателем. Попросите проект договора, возьмите тайм-аут на пару дней и внимательно прочитайте каждую строку. Привлеките юриста, если формулировки непонятны и ссылки между пунктами запутанны. Подготовьте ваши предложения по договору и поговорите с арендодателем. Будьте доброжелательны: если требовать и качать права, вам откажут.

На что обратить внимание в договоре — читайте ниже.

Что берёте в аренду

Договор должен точно описывать помещение: адрес, метраж, этаж, расположение, номер помещения. Без этих данных документы подписывать бессмысленно: они не имеют юридической силы и не помогут защитить ваши права —   ст. 607 ГК РФ.

При плате за квадратные метры попросите копию кадастрового паспорта помещения. В нём указана точная площадь вашего офиса, поэтому вы не переплатите за лишние метры.

Проследите, что в договоре описано именно то помещение, о котором договорились. Бывают ошибки и намеренные подлоги для увеличения арендной платы.

Что входит в арендную плату

Арендодатели заманивают клиентов и на сайтах указывают цену без учёта коммунальных платежей и дополнительных услуг. Предприниматели видят привлекательное предложение, а об остальных платежах узнают слишком поздно. Не попадайтесь на уловку и учитывайте все платежи при выборе офиса.

Ниже расскажем, за что, возможно, придётся доплачивать.

Коридорный коэффициент — плата за общие помещения. Арендодатель делит её между всеми съемщиками. Способ расчёта для всех один, поэтому вряд ли у вас удастся договориться об особенной цене для себя.

Коммунальные услуги — плата за отопление, воду и свет. Лучше оплачивать всё по счётчикам. Это единственный способ понять, что вам выставляют счета не на случайные суммы.

Уборка. При завышенной цене откажитесь от услуги. Пообещайте, что сами будете содержать помещение в чистоте.

Охрана. Выясните, как попасть на работу: заказывать ли ключи для сотрудников, покупать ли пульты для шлагбаума.

Парковка. Узнайте, сколько вам полагается парковочных мест. Лучше всего получить фиксированное место, которое будет принадлежать только вам. Принцип: «кто раньше приехал, тот и припарковался» не удобен. Временами вы будете приезжать на работу и обнаруживать, что всё уже забито машинами.

С какого момента платить за аренду

Плохо, если в договоре указана точная дата первого платежа, и она близко. Например, сейчас 4 апреля, а вы платите с 8 апреля. Возможно, к этому времени вы не заедете в офис, а платить придётся. Лучше пусть в договоре будет фраза: «с момента приёма помещения по акту».

Как часто арендная плата будет расти

Повышать арендную плату чаще раза в год — запрещено. Если в договоре прописаны другие условия, они незаконны по ч. 3 ст. 614 ГК РФ. Предложите избавиться от них.

За что вас выселят

В общем случае у арендодателя есть право расторгнуть договор через суд, если арендатор ухудшает помещение или более двух раз подряд просрочил арендную плату — ст. 619 ГК РФ.

Арендодатели прописывают в договоре условия получше. Обычно они вправе выгнать арендатора без суда и объяснения причин. Вряд ли вы переубедите собственника. Зато можете попросить, чтобы вас предупредили заранее, например, за 2 месяца — и дали вам время найти новое место.

Как съехать досрочно

Пропишите в договоре, в каком случае вы расторгните договор. Упомяните, как это будет происходить: за какое время вы предупредите арендодателя, требуется ли его письменное согласие, вернуть ли вам депозит и в какой срок.

По закону арендатор вправе расторгнуть договор через суд, если помещение стало непригодным, а арендодатель не делает капитальный ремонт — ст. 620 ГК РФ. В реальности это бывает редко.

Можно ли вам менять вид деятельности

Представители бизнес-центров узнают у арендодателей направление бизнеса и прописывают его в договоре. Они следят, чтобы рядом не было двух конкурирующих фирм, и не возникали конфликты. Если решите поменять формат работы, то нарушите договор и, возможно, потеряете помещение — ст. 615 ГК РФ.

Порой предприниматели заранее знают, что займутся другим делом. Если это ваш случай, предупредите арендодателя и попросите убрать пункт из договора.

Кто делает ремонт

По закону капитальный ремонт — обязанность арендодателя, мелкий — арендатора — ст. 616 ГК РФ. В договоре ответственность можно распределить по-другому, например, повесить всё на арендатора. При долгосрочной аренде этот пункт обернётся крупными расходами. Постарайтесь исключить его.

После ремонта в офисе появляются улучшения. Отделимые, например, полки и люстры, принадлежат арендатору. Неотделимые, например, стеклопакеты — арендодателю. В договоре прописывают, как рассчитать компенсацию за них и как согласовать улучшения.

Срок аренды

При аренде помещения на год и больше договор регистрируют в Россреестре. Именно поэтому арендаторам предлагают контракт на 11 месяцев. Когда срок пройдёт, арендодатель проиндексирует цену — он имеет на это право.

По закону вы обладаете преимущественным правом аренды — ст. 621 ГК РФ. Когда срок аренды закончится, арендодатель должен выбрать вас снова. Один из пунктов договора может отменить это право, поэтому проследите, чтобы его не было.

Штрафы

В бизнес-центрах штрафуют за нарушения Правил внутреннего распорядка. Прочитайте и соблюдайте: пишите заявки на работу в вечернее время, вовремя оформляйте электронные пропуска, завозите мебель с чёрного входа. Правила общие, поэтому изменить их под себя не получится.

Специальные условия

Подумайте, в какой обстановке хотите работать. Если цените вид из окна, запретите вешать рекламные полотна на фасаде. Если договорились о стойке ресепшена в коридоре, попросите зафиксировать это в договоре. Сразу позаботьтесь о себе и предотвратите споры.

3. Осмотрите помещение

Что проверить:

— Осмотрите пол, стены и потолок. Поищите трещины и следы краски.

— Включите кондиционеры. Проверьте, что они работают, а не глохнут под слоем пыли.

— Подключитесь к вай-фаю и проверьте скорость соединения.

— Посмотрите розетки и подумайте, понадобятся ли удлинители. Представьте, как расположите столы и рассадите сотрудников.

— Познакомьтесь с соседями. Узнайте, чем они занимаются: возможно, организуют праздники или курсы актёрского мастерства, а вам важна тишина. Расспросите про арендодателя.

Обо всех недостатках расскажите представителю арендодателя. Пока все не устранят, не въезжайте в помещение — по закону ответственность будет на вас — ст. 612 ГК РФ. Формальный способ — прописать недостатки в акте и назвать срок устранения.

Пример: арендатор не заявил о недостатках сразу

Фирма сняла офис в бизнес-центре. Помещение осмотрели второпях, подписали акт и заехали. В июне пришла жара. Оказалось, что кондиционеры не работают. Арендатор попросил починить технику, а администрация отказала.

Фирма попросила суд расторгнуть договор. Суд отказал: когда арендатор принимал помещение, он должен был заметить проблему и написать о ней в акте. Раз подписал акт, где сказано, что претензий нет — от суда нечего требовать.

Дело № А40-176187/18.

4. Согласуйте ремонт с арендодателем

До подписания договора ничего не ремонтируйте. Вдруг арендодатель по договору не платит за неотделимые улучшения или вообще откажется с вами работать.

После подписания договора и акта о приёме помещения заручитесь согласием арендодателя на ремонт. Важно получить компенсацию за всё, что останется в помещении после вас. Лучше всего — согласовать дизайн-проект, проект перепланировки и смету. Пусть арендодатель ознакомиться с ними под подпись. Во всех остальных случаях арендодатель имеет право отказать в компенсации — ст. 623 ГК РФ.

Бывает два случая:

— Расходы на ремонт уменьшают арендную плату.

— Арендодатель платит после прекращения договора.

В любом случае сохраняйте чеки и договоры с подрядчиками.

P.S. При выезде сдайте помещение по акту

Арендную плату начисляют, пока помещение не сдано по акту — ст. 622 ГК РФ. Выезжать без акта — опасно. Арендодатель потребует деньги через суд — и придётся заплатить. Правило выглядит глупым, потому что вы уже не пользуетесь помещением, но для суда это не важно.

Когда предприниматель переезжает в другой офис, он зовёт арендодателя на приёмку. Если представители собственника куда-то пропали, подготовьте письменное приглашение на осмотр в определённое время и отправьте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если всё равно не пришли, отправьте второе письмо. Потом составьте акт со свидетелями. Эти документы спасут вас, если собственник вздумает пойти в суд и потребует арендную плату.

Пример: арендатор не сдал помещение по акту

Компания просрочила несколько платежей за аренду. Арендодатель устал от обещаний заплатить и отправил ей уведомление о расторжении договора. Заодно пригласил на передачу помещения к определённой дате. Представители компании не пришли, они молча переехали в другое место.

Через некоторое время арендодатель обратился в суд с требованием заплатить аренду за три месяца. В суде директор компании сказал, что не занимал помещение, поэтому и платить не будет. Акт он не подписал, поэтому проиграл дело. Пришлось заплатить 154 215 рублей.

Дело № А37-2437/2015

Статья актуальна на 04.04.2019

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
3 МЕСЯЦА
ЭЛЬБЫ
В ПОДАРОК
Представьтесь через
фейсбук контакте твиттер
Написать комментарий

Устали от предпринимательской рутины?

Попробовать Эльбу 30 дней бесплатно

Справочная / Бизнес-будни

Как арендовать офис без юридических проблем

Аренда офисов — больная тема для предпринимателей. Кого-то арендодатель выгоняет без объяснения причин, кто-то снимает помещение в жилом доме с пианистом за стеной, а кому-то администрация закрывает окно рекламным полотном. От каждой проблемы есть юридическая защита. Мы подготовили советы, как не потерять деньги, сохранить место и работать с комфортом.

Попробовать Эльбу
30 дней бесплатно
Сервис рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН, ЕНВД и патенте. А ещё поможет формировать счета, акты и накладные.

1. Проверьте арендодателя

Заключайте договор только с уполномоченным лицом. Все остальные бумаги не имеют юридической силы, поэтому ваше право находится в помещении будет призрачным. Вас выселят в любой момент.

Помещение в аренду сдают три вида лиц: собственники, представители собственников и субарендодатели. У представителей проверьте доверенность, у субарендодателей — согласие арендодателей.

Проверка доверенностей на сайте нотариальной палаты

Во всех случаях запросите:

— Оригиналы документов на помещение или заверенные нотариусом копии. Они помогут убедиться, что вы получите именно то помещение, которое хотите. Обычные копии легко подделать, поэтому им лучше не доверять.

— Договор на покупку помещения и свежую выписку из ЕГРН. Они подтвердят право собственности на помещение. Выписку можно заказать на сайте Россреестра, это стоит несколько сотен рублей.

— Выписку из ЕГРЮЛ. Она поможет узнать, действительно ли перед вами директор организации. Её можно заказать на сайте налоговой, это бесплатно.

Сначала посмотрите документы и пообщайтесь с уполномоченным лицом, и только потом подписывайте договор. Если вокруг вас создают ситуацию спешки и просят заплатить прямо сейчас, а лучше наличкой, возможно, вы столкнулись с мошенниками. Если рассказывают сказку, что документы в сейфе, ключи у директора, а директор на Санторини — тоже. Будьте осторожны и не торопитесь.

2. Найдите в договоре опасные пункты и поговорите о них с арендодателем

Договор аренды — это ваша главная защита в спорах с арендодателем. Попросите проект договора, возьмите тайм-аут на пару дней и внимательно прочитайте каждую строку. Привлеките юриста, если формулировки непонятны и ссылки между пунктами запутанны. Подготовьте ваши предложения по договору и поговорите с арендодателем. Будьте доброжелательны: если требовать и качать права, вам откажут.

На что обратить внимание в договоре — читайте ниже.

Что берёте в аренду

Договор должен точно описывать помещение: адрес, метраж, этаж, расположение, номер помещения. Без этих данных документы подписывать бессмысленно: они не имеют юридической силы и не помогут защитить ваши права —   ст. 607 ГК РФ.

При плате за квадратные метры попросите копию кадастрового паспорта помещения. В нём указана точная площадь вашего офиса, поэтому вы не переплатите за лишние метры.

Проследите, что в договоре описано именно то помещение, о котором договорились. Бывают ошибки и намеренные подлоги для увеличения арендной платы.

Что входит в арендную плату

Арендодатели заманивают клиентов и на сайтах указывают цену без учёта коммунальных платежей и дополнительных услуг. Предприниматели видят привлекательное предложение, а об остальных платежах узнают слишком поздно. Не попадайтесь на уловку и учитывайте все платежи при выборе офиса.

Ниже расскажем, за что, возможно, придётся доплачивать.

Коридорный коэффициент — плата за общие помещения. Арендодатель делит её между всеми съемщиками. Способ расчёта для всех один, поэтому вряд ли у вас удастся договориться об особенной цене для себя.

Коммунальные услуги — плата за отопление, воду и свет. Лучше оплачивать всё по счётчикам. Это единственный способ понять, что вам выставляют счета не на случайные суммы.

Уборка. При завышенной цене откажитесь от услуги. Пообещайте, что сами будете содержать помещение в чистоте.

Охрана. Выясните, как попасть на работу: заказывать ли ключи для сотрудников, покупать ли пульты для шлагбаума.

Парковка. Узнайте, сколько вам полагается парковочных мест. Лучше всего получить фиксированное место, которое будет принадлежать только вам. Принцип: «кто раньше приехал, тот и припарковался» не удобен. Временами вы будете приезжать на работу и обнаруживать, что всё уже забито машинами.

С какого момента платить за аренду

Плохо, если в договоре указана точная дата первого платежа, и она близко. Например, сейчас 4 апреля, а вы платите с 8 апреля. Возможно, к этому времени вы не заедете в офис, а платить придётся. Лучше пусть в договоре будет фраза: «с момента приёма помещения по акту».

Как часто арендная плата будет расти

Повышать арендную плату чаще раза в год — запрещено. Если в договоре прописаны другие условия, они незаконны по ч. 3 ст. 614 ГК РФ. Предложите избавиться от них.

За что вас выселят

В общем случае у арендодателя есть право расторгнуть договор через суд, если арендатор ухудшает помещение или более двух раз подряд просрочил арендную плату — ст. 619 ГК РФ.

Арендодатели прописывают в договоре условия получше. Обычно они вправе выгнать арендатора без суда и объяснения причин. Вряд ли вы переубедите собственника. Зато можете попросить, чтобы вас предупредили заранее, например, за 2 месяца — и дали вам время найти новое место.

Как съехать досрочно

Пропишите в договоре, в каком случае вы расторгните договор. Упомяните, как это будет происходить: за какое время вы предупредите арендодателя, требуется ли его письменное согласие, вернуть ли вам депозит и в какой срок.

По закону арендатор вправе расторгнуть договор через суд, если помещение стало непригодным, а арендодатель не делает капитальный ремонт — ст. 620 ГК РФ. В реальности это бывает редко.

Можно ли вам менять вид деятельности

Представители бизнес-центров узнают у арендодателей направление бизнеса и прописывают его в договоре. Они следят, чтобы рядом не было двух конкурирующих фирм, и не возникали конфликты. Если решите поменять формат работы, то нарушите договор и, возможно, потеряете помещение — ст. 615 ГК РФ.

Порой предприниматели заранее знают, что займутся другим делом. Если это ваш случай, предупредите арендодателя и попросите убрать пункт из договора.

Кто делает ремонт

По закону капитальный ремонт — обязанность арендодателя, мелкий — арендатора — ст. 616 ГК РФ. В договоре ответственность можно распределить по-другому, например, повесить всё на арендатора. При долгосрочной аренде этот пункт обернётся крупными расходами. Постарайтесь исключить его.

После ремонта в офисе появляются улучшения. Отделимые, например, полки и люстры, принадлежат арендатору. Неотделимые, например, стеклопакеты — арендодателю. В договоре прописывают, как рассчитать компенсацию за них и как согласовать улучшения.

Срок аренды

При аренде помещения на год и больше договор регистрируют в Россреестре. Именно поэтому арендаторам предлагают контракт на 11 месяцев. Когда срок пройдёт, арендодатель проиндексирует цену — он имеет на это право.

По закону вы обладаете преимущественным правом аренды — ст. 621 ГК РФ. Когда срок аренды закончится, арендодатель должен выбрать вас снова. Один из пунктов договора может отменить это право, поэтому проследите, чтобы его не было.

Штрафы

В бизнес-центрах штрафуют за нарушения Правил внутреннего распорядка. Прочитайте и соблюдайте: пишите заявки на работу в вечернее время, вовремя оформляйте электронные пропуска, завозите мебель с чёрного входа. Правила общие, поэтому изменить их под себя не получится.

Специальные условия

Подумайте, в какой обстановке хотите работать. Если цените вид из окна, запретите вешать рекламные полотна на фасаде. Если договорились о стойке ресепшена в коридоре, попросите зафиксировать это в договоре. Сразу позаботьтесь о себе и предотвратите споры.

3. Осмотрите помещение

Что проверить:

— Осмотрите пол, стены и потолок. Поищите трещины и следы краски.

— Включите кондиционеры. Проверьте, что они работают, а не глохнут под слоем пыли.

— Подключитесь к вай-фаю и проверьте скорость соединения.

— Посмотрите розетки и подумайте, понадобятся ли удлинители. Представьте, как расположите столы и рассадите сотрудников.

— Познакомьтесь с соседями. Узнайте, чем они занимаются: возможно, организуют праздники или курсы актёрского мастерства, а вам важна тишина. Расспросите про арендодателя.

Обо всех недостатках расскажите представителю арендодателя. Пока все не устранят, не въезжайте в помещение — по закону ответственность будет на вас — ст. 612 ГК РФ. Формальный способ — прописать недостатки в акте и назвать срок устранения.

Пример: арендатор не заявил о недостатках сразу

Фирма сняла офис в бизнес-центре. Помещение осмотрели второпях, подписали акт и заехали. В июне пришла жара. Оказалось, что кондиционеры не работают. Арендатор попросил починить технику, а администрация отказала.

Фирма попросила суд расторгнуть договор. Суд отказал: когда арендатор принимал помещение, он должен был заметить проблему и написать о ней в акте. Раз подписал акт, где сказано, что претензий нет — от суда нечего требовать.

Дело № А40-176187/18.

4. Согласуйте ремонт с арендодателем

До подписания договора ничего не ремонтируйте. Вдруг арендодатель по договору не платит за неотделимые улучшения или вообще откажется с вами работать.

После подписания договора и акта о приёме помещения заручитесь согласием арендодателя на ремонт. Важно получить компенсацию за всё, что останется в помещении после вас. Лучше всего — согласовать дизайн-проект, проект перепланировки и смету. Пусть арендодатель ознакомиться с ними под подпись. Во всех остальных случаях арендодатель имеет право отказать в компенсации — ст. 623 ГК РФ.

Бывает два случая:

— Расходы на ремонт уменьшают арендную плату.

— Арендодатель платит после прекращения договора.

В любом случае сохраняйте чеки и договоры с подрядчиками.

P.S. При выезде сдайте помещение по акту

Арендную плату начисляют, пока помещение не сдано по акту — ст. 622 ГК РФ. Выезжать без акта — опасно. Арендодатель потребует деньги через суд — и придётся заплатить. Правило выглядит глупым, потому что вы уже не пользуетесь помещением, но для суда это не важно.

Когда предприниматель переезжает в другой офис, он зовёт арендодателя на приёмку. Если представители собственника куда-то пропали, подготовьте письменное приглашение на осмотр в определённое время и отправьте письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если всё равно не пришли, отправьте второе письмо. Потом составьте акт со свидетелями. Эти документы спасут вас, если собственник вздумает пойти в суд и потребует арендную плату.

Пример: арендатор не сдал помещение по акту

Компания просрочила несколько платежей за аренду. Арендодатель устал от обещаний заплатить и отправил ей уведомление о расторжении договора. Заодно пригласил на передачу помещения к определённой дате. Представители компании не пришли, они молча переехали в другое место.

Через некоторое время арендодатель обратился в суд с требованием заплатить аренду за три месяца. В суде директор компании сказал, что не занимал помещение, поэтому и платить не будет. Акт он не подписал, поэтому проиграл дело. Пришлось заплатить 154 215 рублей.

Дело № А37-2437/2015

Статья актуальна на 04.04.2019

ТОЛЬКО ПОЛЕЗНАЯ
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

3 МЕСЯЦА ЭЛЬБЫ В ПОДАРОК
Нажимая кнопку Подписаться, я даю согласие
на обработку персональных данных.
Оставить комментарий
Комментарии (0)