Любую отчётность можно сдать на компьютере, не выходя из офиса или дома. Обычно это занимает 10-15 минут. Рассказываем, как электронно сдавать декларации и что для этого нужно.
Когда ИП обязан сдавать отчётность в электронном виде
Сдавать отчёты в электронном виде нужно, если выручка больше 10 млрд ₽ или в штате работает от 100 человек. В остальных случаях выбирайте сами, как удобнее: сдавать на бумаге или электронно.
Есть исключения:
- Некоторые отчёты нужно сдавать только электронно, если трудоустроено более 10 человек. Например, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам (РСВ) и ЕФС-1.
- Росстат принимает только электронные отчёты. Если попали в ежегодную выборку, выхода нет — получайте ЭП и осваивайте сервисы.
Текущие ограничения по выручке и сотрудникам можно назвать переходным периодом. Со временем госорганы перейдут на электронный документооборот. Учитесь и привыкайте сейчас — это несложно и в разы удобнее, чем сдавать бумажные декларации.
Какую отчётность можно сдавать электронно
Электронные отчёты принимают в ФНС, Социальном фонде и других органах. Если работаете на УСН, можете удалённо подавать годовую декларацию.
От пользователей общего режима налоговая принимает электронно декларацию по НДС и 3-НДФЛ. Если наймёте сотрудников, не будет проблем с 6-НДФЛ и РСВ. Пользуйтесь бухгалтерскими программами, чтобы в одном окне за 2-3 минуты составлять отчёты и отправлять по электронному документообороту.
Как подготовить отчётность для электронной сдачи
Когда сдаёте отчёты на бумаге, сначала заполняете их на компьютере в PDF или Excel. Затем распечатываете, подписываете и отвозите в нужное место.
Чтобы отчитаться электронно, файлы в формате PDF или Excel не подойдут. Нужны XML-документы, которые делаются в специальных программах — например, «Налогоплательщик ЮЛ», официальный продукт ФНС.
Программой налоговой службы пользуются редко из-за неудобного интерфейса. Гораздо проще с Эльбой: можно в пару кликов составить отчёт и сразу отправить в ФНС.
Сделать XML-файл вручную не получится — только через специальную программу.
Сервис напомнит, что пора платить налоги, подготовит уведомления и декларации
Как подаётся электронная отчётность
Порядок сдачи электронной отчётности зависит от способа:
- через сервис ФНС;
- через личный кабинет налогоплательщика;
- через сервис бухгалтерии.
Все способы объединяет использование электронной подписи (ЭП). Это аналог обычной подписи, которую ставите в бумажных документах.
Подпись можно получить в удостоверяющем центре — например, в Контуре. В любом офисе вам сделают сертификат и выдадут на защищённом токене. На почту специалисты отправят инструкцию, как настроить рабочий компьютер для работы с ЭП.
Как проверить, что подпись готова к работе:
- Откройте личный кабинет ИП.
В окне авторизации нажмите «Сертификат ЭП». - На странице выберите третий пункт: Выполните проверку условий подключения к «Личному кабинету индивидуального предпринимателя».
- Внизу нажмите «Начать проверку».
После проверки появится сообщение, что подпись готова к работе. Если установлены не все компоненты, будет подсказка, что загрузить для начала работы.
ЭП упрощает жизнь предпринимателя и нужна не только для сдачи электронной отчётности. Можно удалённо обмениваться документами с контрагентами, участвовать в торгах и тендерах.
Через сервис ФНС
Электронная отчётность появилась с сервиса ФНС «Сдача налоговой, бухгалтерской отчётности». Сегодня он продолжает работать, но не пользуется популярностью, потому что сложный.
Для заполнения деклараций нужна отдельная неудобная программа с устаревшим интерфейсом. Хотя она предлагает автоматический расчёт налогов и проверку по контрольным соотношениям.
Чтобы отправить отчёты, необходимо выгрузить файл сертификата, добавить в сервис для регистрации и получения идентификатора абонента. Не всем обычным ПК-пользователям удаётся разобраться в настройках.
Через личный кабинет налогоплательщика
С 1 апреля 2024 года предприниматели могут сдавать электронную отчётность через личный кабинет налогоплательщика.
Как это работает:
- Готовите отчёт в бухгалтерской программе.
- Сохраняете в формате XML.
- Загружаете документ в ЛК.
- Подписываете электронной подписью.
В ЛК можно отслеживать статус камеральной проверки и получать уведомления от ИФНС в электронном виде.
Личные кабинеты есть у каждого государственного органа. Если сдаёте ЕФС-1, нужно регистрироваться отдельно на сайте Социального фонда. Единого сервиса пока что нет.
Через Эльбу
Эльба решает проблему государственных сервисов, потому что работает в формате «единого окна». Подготовленные отчёты можно отправить в органы нажатием одной кнопки — и не придётся регистрироваться отдельно в каждом ЛК.
Отчёты формируются автоматически по первичным, банковским документам и данным вашего единого налогового счёта — ЕНС. Сервис подсвечивает возможные ошибки и подсказывает, как их исправить.
Налоговый календарь напомнит о сроках сдачи отчётов и уплаты налогов.
В Эльбе не нужны отдельные программы, чтобы сделать отчёт в XML. Сервис подготовит документ для отправки, а при необходимости можете скачать его и подать другим удобным способом.
Почему стоит сдавать отчётность электронно
Электронная сдача отчётности экономит время. Пока другие едут в налоговую инспекцию, вы справляетесь с задачей за 10-15 минут и занимаетесь другими делами.
Если у вас небольшой бизнес, с бухгалтерским сервисом сэкономите на зарплате штатного сотрудника. Он автоматизирует учёт и подготовку деклараций, даст подсказки и отправит отчёты в ФНС, СФР и другие ведомства.
