Сводные счета-фактуры — инструмент для оптимизации документооборота при массовых поставках и других случаях. В статье разберёмся, что это за документ, когда можно использовать и как правильно оформить в разных ситуациях.
Что такое сводный счёт-фактура
Сводный счёт-фактура — это документ, который содержит информацию из нескольких счетов-фактур так, как если бы все операции были оформлены отдельно.
Нужен для сокращения документооборота, где в одном источнике собирают сведения из нескольких счетов-фактур и в разные дни поставок. Например, хлебозавод каждый день отгружает продукцию в розничный магазин, а затем раз в месяц по всем отгрузкам выдаёт общий документ.
Такой порядок обязательно оговаривается между сторонами и согласовывается в договоре.
Основной критерий сводного счёта-фактуры — сбор в одном источнике сведений о движениях денег, в разные даты, но в одном отчётном периоде.
Сводный счёт-фактура — инструмент упрощения контроля сложных и крупных операций. Главный признак — обобщение в одном документе данных по движениям в разные даты, но в одном месяце.
Важный момент — такие счета-фактуры привлекают внимание налоговых органов, поэтому стоит внимательно отнестись к правилам, иначе возникнут разбирательства по поводу вычетов НДС.
Кто и когда вправе выставить сводный счёт-фактуру
Можно объединить расходы за месяц в один счёт-фактуру, и такие документы необходимы в случаях:
Комплексные поставки. Выписывают, когда товары или услуги отправляются одним продавцом к нескольким покупателям, либо от нескольких продавцов одному покупателю. Так, сводный счёт-фактура упрощает учёт и контроль за движением продукции.
Авансовые платежи. Но в том случае, если поставки происходят постоянно. Выставляют документ не реже раза в месяц и не позднее пятого числа следующего месяца.
Выполнение крупных проектов. Документ нужен, когда работы или поставки предполагают несколько заказчиков и поставщиков в рамках единого проекта. В этом случае сводный счёт-фактура даёт возможность обобщить данные по всем операциям и ничего не упустить.
Предоставление в контролирующие органы. С помощью сводных счетов-фактур можно подтверждать доходы или расходы, представляя один документ для проверки.
Взаиморасчёты между участниками сложных сделок. Так с помощью сводного счёта-фактуры систематизируют информацию и упрощают процесс расчётов платежей.
Оформление возвратов. В некоторых случаях такой документ пригодится, особенно если изначально оформлялось несколько счетов-фактур по разным товарным позициям.
Отчётность для холдингов и группы компаний. Так можно обобщить данные обо всех поставках, которые делает компания в рамках группы.
Участие в аукционах, тендерах, электронных торгах. Документ могут потребовать организаторы для подтверждения цен, предлагаемых участниками.
Как заполнять сводные счета-фактуры
В сводном счёте-фактуре должны быть указаны данные, что и в отгрузочном по правилам ст. 169 НК РФ:
- ИНН и КПП продавца и покупателя.
- Номер и дата счёта-фактуры.
- Наименование продукции или услуги, описание имущественных прав.
- Единицы измерения и количество (объём) товаров, работ, услуг.
- Цены (тарифы) за единицу измерения с учётом налога.
- Сумма налога, предъявляемая покупателю.
- Общая стоимость поставки без налога и сумма налога.
- Общая сумма с учётом налога.
Отсутствие в сводном счёте-фактуре обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 169 НК РФ, может послужить основанием для отказа в принятии налогового вычета по НДС.
Как использовать сводные счета-фактуры
Вот правила, благодаря которым можно избежать ошибок и разбирательств с ФНС:
- Выписать сводный счёт-фактуру можно только в случае, если поставки или работы осуществлялись в течение одного календарного месяца.
- Поставщик выписывает сводный счёт-фактуру за каждый месяц.
- Документ должен быть выдан не позже 5 дней после завершения месяца реализации продукции или услуг.
- В сводном счёте-фактуре должна быть информация обо всех товарах (услугах) за период.
- В документе указывают обязательные реквизиты п. 5 ст. 169 НК РФ — номер и дата, наименование поставщика и покупателя, товары, объём поставки, цена и сумма НДС.
- Если были ошибки, то обязательно выставляют корректировочный счёт-фактуру.
- К документу прилагают копии счетов-фактур всех участников.
Сроки выставления сводного счёта-фактуры
Согласно пункту 3 ст. 168 НК РФ, сводный счёт-фактуру можно выставить не позднее пяти календарных дней после окончания налогового периода, на который приходятся операции.
Напоминаем, что налоговым периодом по НДС считают календарный месяц — пункт 1 ст. 163 НК РФ.
Вычеты по сводным счетам-фактурам
Нормы, касающиеся вычетов по НДС, содержатся в главе 21 НК РФ. Задача налогоплательщика — правильно оформлять документы, что требует п.2 ст. 171 НК РФ. Подробности оформления раскрывает ст. 172 НК РФ, где условиями для вычета можно считать:
- Правильно составленный счёт-фактура с обязательными реквизитами.
- Товары или услуги приобретены для операций, облагаемых НДС.
- Документально подтверждённые затраты на товары (работы, услуги) в операциях, облагаемых НДС.
Алгоритм применения сводных счетов-фактур выглядит следующим образом:
- В течение месяца происходит несколько поставок товаров (работ или услуг).
- Поставщик в конце налогового периода (календарного месяца) оформляет сводный счёт-фактуру на все проведённые движения.
- Сводный счёт-фактура должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней после окончания месяца, в котором прошли операции.
Такой порядок помогает обобщить информацию и упростить документооборот как для поставщика, так и для покупателя. Главное, чтобы сводный документ содержал те же реквизиты, что и обычный счёт-фактура.
Подготовьте любые документы по сделке за пару минут. Для новых ИП — 1 год бесплатно
Сводные счета-фактуры — это удобный инструмент для налогового учёта. Помогают оптимизировать документооборот, если соблюдать правила оформления и согласовывать действия с партнёрами.
