Если ИП использует машину в работе — путевой лист обязателен. Расскажем, что это, как его оформить, выбрать формат и не получить штраф.
Что такое путевой лист и когда он обязателен
Путевой лист подтверждает, что водитель может выйти на линию, а автомобиль прошёл необходимую проверку. В нём указывают дату, маршрут, данные о техосмотре и медосмотре, пробег и расход топлива.
Его оформляют, когда машина используется в работе: развозят заказы, возят сотрудников или клиентов, сдают авто в аренду с водителем или компенсируют сотруднику поездки на личной машине.
Путевой лист подтверждает, что поездка была служебной. Он помогает:
- Учесть расходы на топливо, ремонт и амортизацию.
- Начислить зарплату или компенсацию водителю.
- Доказать, что водитель прошёл медосмотр, а машина — техосмотр.
- Избежать штрафов при проверке от ГИБДД, налоговой или Ространснадзора.
Обязанность оформлять путевые листы закреплена в статье 6 закона № 259-ФЗ. В ней сказано, что документ нужен на каждый автомобиль, который участвует в перевозках — грузов, пассажиров или багажа.
Без путевого листа нельзя подтвердить, что машина использовалась по работе. В этом случае налоговая может снять расходы, а дорожный инспектор — выписать штраф.
Виды путевых листов в 2025 году
В 2025 году можно оформлять путевые листы в бумажной или электронной форме. Пока выбор остаётся за компанией или ИП — главное, чтобы в документе были все обязательные реквизиты.
Бумажные путевые листы
Официально утверждённой формы нет — можно разработать свою. Подойдёт даже простая таблица, если в ней есть все нужные сведения. Главное, чтобы она соответствовала требованиям приказа Минтранса № 390 от 28.09.2022. За основу удобно взять типовые формы, которые раньше применялись:
Форма № 3 — для легковых автомобилей.
Форма № 4-С — для грузовых машин при сдельной оплате водителя.
Форма № 4-П — для грузовых машин при повременной оплате.
Форма № 6 — для автобусов.
На практике можно использовать один и тот же бланк как для легковых, так и для грузовых автомобилей — делать разные формы для каждого типа транспорта не обязательно.
Электронные путевые листы
Их можно формировать в Сервисе Логистика от Контур Диадока. Формат документа утверждён приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Подписываются квалифицированной электронной подписью.
Подключитесь к Диадоку и оцените возможности электронного документооборота
Преимущества электронного формата:
- Не нужно хранить бумажные оригиналы.
- Данные легко искать и выгружать.
- Меньше времени уходит на оформление.
Но есть нюанс: если одной машиной управляют несколько водителей, электронные листы использовать пока неудобно — проще бумага.
С 1 сентября 2025 года для перевозчиков алкоголя начинается переходный период: им нужно постепенно перейти на электронные перевозочные документы (ЭПД).
Обязательное применение наступит с 1 марта 2027 года. Это первый шаг к тому, чтобы со временем перевести все отрасли на электронный документооборот.
Особенности путевого листа для ИП
ИП оформляет путевой лист, если использует машину для работы: перевозит грузы, заказы или людей. Неважно, чья это машина: личная, арендованная или купленная для бизнеса.
Главное — поездка должна быть связана с делом. Если предприниматель едет с семьёй на дачу — путевой лист не нужен. А если он везёт товар клиенту — уже обязателен.
Документ заполняют до начала поездки. Можно выписывать отдельный лист на каждый рейс, а можно один на день, смену или даже месяц — если маршрут повторяется. Важно каждый раз вносить актуальные данные и ставить отметки об осмотрах.
Если ИП сам за рулём — он и оформляет документ. Если работает с наёмным водителем — в лист вносят его данные. А вот если машина взята в аренду, всё зависит от условий. При аренде без экипажа лист оформляет сам предприниматель. При аренде с экипажем — тот, кто предоставляет машину.
Как правильно заполнить путевой лист ИП
Заполнять можно полностью вручную, на компьютере или частично: повторяющиеся данные напечатать, остальное вписать от руки. Главное — сделать это до выхода машины на линию.
Подготовьте любые документы по сделке за пару минут. Для новых ИП — 1 год бесплатно
В путевом листе обязательно должны быть:
Срок действия
Укажите дату поездки. Если документ на несколько дней, неделю или месяц — напишите начало и конец.
Сведения о владельце
Для ИП — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП или ИНН.
Сведения о транспорте
В путевом листе указывают:
Тип, марку и модель транспорта — как в ПТС. Если используете прицеп или полуприцеп — вписывают его марку и модель тоже.
Госномер — отдельно для автомобиля и прицепа.
Дату и время технического контроля — предрейсового или предсменного. Без техконтроля выпускать машину нельзя.
Результат осмотра — с подписью ответственного и фразой «Выезд разрешен».
Время выезда и возвращения — точные дата и часы.
Показания одометра — до и после рейса, в полных километрах.
Сведения о водителе
ФИО, номер и дата выдачи водительского удостоверения, СНИЛС. Если работает несколько водителей — их всех вписывают в один лист. Медосмотр — на каждого.
Маршрут
Маршрут — необязательный, но полезный реквизит. Лучше указать адреса начала и конца поездки, а не просто «по городу».
Вид перевозки
Укажите, как используется машина. Есть три основных варианта:
- Коммерческая перевозка — такси, доставка, перевозка по договору. Это работа за плату для клиентов или партнёров.
- Для собственных нужд — если перевозите что-то своё: материалы, оборудование, сотрудников между точками.
- Спецтранспорт — машины с оборудованием: автокраны, эвакуаторы, автовышка и другие. Их задача не перевозка, а выполнение работ.
Если машина в один день используется по-разному, можно указать сразу несколько вариантов.
Вид сообщения
Укажите, на каком расстоянии проходит поездка:
Городское — внутри одного населённого пункта.
Пригородное — между населёнными пунктами, если расстояние до 50 км.
Междугороднее — если расстояние больше 50 км.
Если маршрут попадает под несколько категорий, их можно указать через запятую. Основание — ст. 4 закона № 259-ФЗ и письмо Минтранса № Д3-468-ПГ.
Медосмотр
Предрейсовый осмотр проходят все водители, которые едут по работе. Послерейсовый обязателен, если водитель перевозил пассажиров или опасные грузы.
Организовать осмотр обязан работодатель. Есть три варианта:
- Нанять медика в штат.
- Открыть медпункт.
- Договориться с клиникой и делать дистанционно.
У врача и клиники должна быть лицензия. Без неё осмотр недействителен.
Осмотр проводят до начала смены или рейса. Если водителей несколько — отметки нужны по каждому. Даже если сотрудник не водитель, но ездит по работе на личной машине — медосмотр обязателен. Это касается, например, курьеров и менеджеров на авто.
Если водитель — сам ИП, он тоже обязан проходить медосмотр — поставить отметку самостоятельно нельзя. Осмотр должен провести медработник с лицензией. Зато техосмотр машины предприниматель может сделать сам, если пройдёт обучение и получит удостоверение контролёра.
Дистанционный медосмотр
Дистанционные медосмотры разрешены с 1 сентября 2023 года — № 629-ФЗ от 29.12.2022. Их проводят через спецоборудование. Водителя обязательно идентифицируют — через Госуслуги или другие способы. Проходить осмотр за другого человека нельзя.
Удалённо можно проводить как предрейсовый, так и послерейсовый осмотр.
За корректность процедуры отвечает предприниматель. Водители при этом обязаны проходить химико-токсикологическое обследование не реже двух раз в год.
Подписи
Путевой лист подписывает водитель и сотрудник, который его оформил. Указываются ФИО и должности. Все отметки — медосмотр, техосмотр, выпуск на линию — тоже должны быть заверены.
Образец заполнения путевого листа
Подпись с расшифровкой ставят все сотрудники, указанные в путевом листеЭтот и ряд других бланков можно заполнить и скачать в Эльбе:
Штрафы
Штрафы зависят от нарушений:
За отсутствие путевого листа — 500 ₽ для водителя, 20 000 ₽ для ИП или ответственного лица, до 100 000 ₽ для компании — ст. 12.31 КоАП.
За выпуск водителя без медосмотра — до 25 000 ₽ для ИП и должностных лиц, до 130 000 ₽ для организации — ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП. Повторное нарушение может обернуться приостановкой деятельности.
Если в путевом листе нет отметки о медосмотре — до 5 000 ₽ для ИП, до 30 000 ₽ для компании — ст. 12.31.1 КоАП.
Если медосмотр провели с нарушениями — до 3 000 ₽ для ответственного лица, до 50 000 ₽ для ИП и компаний — ст. 11.32 КоАП.
За отсутствие отметки о техконтроле — 3 000 ₽ для водителя, 5 000 ₽ для ИП или должностного лица, 30 000 ₽ для компаний — ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП.
Если неправильно оформлен путевой лист и налоговая не признает расходы — штраф 20% от доначисленного налога — ст. 122 НК РФ.
