Сделка по купле-продаже или аренде оборудования для бизнеса сопровождается актом приёма-передачи. Это обязательный первичный документ для бухгалтерского учёта. Его отсутствие может привести к крупным штрафам. Кто должен оформлять акт и как это правильно сделать — рассказали в статье.
Что такое акт приёма-передачи оборудования и зачем он нужен
Акт приёма-передачи оборудования — это первичный документ, который подтверждает, что одна сторона (поставщик, продавец, подрядчик) фактически передал конкретный объект другой стороне (покупателю, заказчику, арендатору).
Например, производственный цех приобрел бывший в употреблении шлифовальный станок у соседнего завода. При доставке оборудования в цех необходимо составить акт, чтобы документально оформить движение актива между предприятиями.
Основное задача — зафиксировать непосредственно приём-передачу, количество, качество и технические характеристики объекта.
Передача оборудования чаще всего встречается при реализации — продавец передал, а покупатель принял. Но это не единственная ситуация, оборудование нередко отдают в ремонт, на хранение или во временное пользование.
Документ нужен для бухгалтерского учёта. Поставщик сможет провести убытие оборудования, а покупатель, наоборот, поставит ОС на учёт.
Подготовьте любые документы по сделке за пару минут. Для новых ИП — 1 год бесплатно
Также акт защищает стороны от возможных претензий. Документ подтверждает, что получатель принял имущество без замечаний или с оговорёнными недостатками. В случае судебных споров акт приёма-передачи становится юридическим доказательством.
Еще одно назначение — правильное ведение налогового учёта, когда требуется документально подтвердить расходы и доходы предпринимателя.
Кто участвует в оформлении документации
По умолчанию акт приёма-передачи составляет получатель. Но допускается предварительное обсуждение этого вопроса совместно обеими сторонами — какой бланк выбрать, что указать в акте по свободной форме.
Для правильного и юридически безопасного оформления акта приёма-передачи оборудования лучше собрать комиссию. В её состав должно входить не менее трех лиц, сотрудников принимающей стороны. Комиссия может включать следующих участников:
| Категория | Описание | Пример |
|---|---|---|
|
Руководящий состав |
Сотрудник, уполномоченный принимать управленческие решения по приёму оборудования |
Начальник склада |
|
Технические специалисты |
Инженерно-технический работник (механик, энергетик, наладчик), компетентный для оценки технического состояния, функциональности и готовности оборудования к работе |
Инженер |
|
Экономическая служба |
Специалист, способный оценить экономическую эффективность и целесообразность использования объекта |
Аналитик |
|
Бухгалтерия |
Сотрудник, обеспечивающий корректное оформление документов, проведение стоимостной оценки и постановку оборудования на баланс предприятия с соблюдением действующих норм учёта |
Бухгалтер |
Какие бывают формы актов приёма-передачи
Существует несколько вариантов оформить акт приёма-передачи. Выбор зависит от специфики ситуации и внутренних правил участников.
Акт может быть составлен по форме, утверждённой покупателем. Это особенно распространено, когда речь идёт о крупных организациях, внедривших собственные стандарты документооборота. Такой акт гарантирует соответствие внутренним требованиям получателя и упрощает процесс обработки документа.
Допускается использовать унифицированную форму ОС-14, разработанную для учёта основных средств. Этот бланк содержит необходимые разделы для описания передаваемого имущества. Документ удобен для случаев, когда необходимо отразить информацию об амортизации и других характеристиках объекта.
Акт можно оформить в свободной форме, согласованной между сторонами сделки. Этот вариант подходит, когда унифицировать шаблон не получается — нужно учесть все особенности конкретной ситуации. В этом случае, важно, чтобы форма акта была детально проработана и утверждена обоими участниками. Это поможет избежать разногласий в будущем.
Что включить в акт приёма-передачи оборудования
- Основание. Укажите реквизиты документа, на основе которого передаётся оборудование. Например, договор купли-продажи или договор аренды.
- Номер и дата. Проставьте регистрационный номер акта и дату его составления, которая должна соответствовать фактическому дню передачи оборудования.
- Данные грузоотправителя. Добавьте полное наименование организации-отправителя, сведения о перевозчике, способе доставки и виде транспорта.
- Информация о получателе. Заполните собственные реквизиты.
- Характеристика оборудования. Приведите детальную информацию по каждой единице — наименование и модель, производитель, заводской номер, год выпуска, количество, комплектация и техническое состояние.
- Результаты осмотра. Зафиксируйте в документе фактическое состояние оборудования, полноту комплектации и выявленные недостатки (при наличии).
- Заключение комиссии. Сформулируйте вывод по итогам осмотра, есть претензии к поставщику или нет.
- Подписи ответственных лиц. Проверьте, что документ подписан правильно, согласно выбранного шаблона
Акт приобретает юридическую силу только после подписания обоими участниками. К акту также должны прилагаться сопроводительные и технические документы на оборудование.
Образец акта приема-передачи оборудования
Посмотреть, как выглядит шаблон акта в свободной форме можно здесь. Также вы можете использовать бланк ОС-14.
Как составить акт приема-передачи оборудования в 2025 году
- Выберите шаблон. Если используете свободную форму, не забудьте включить обязательные реквизиты — номер и дату документа, наименования поставщика и получателя, подробное описание оборудования, должность и ФИО ответственного за оформление акта.
- Сопоставьте выбор с учетной политикой компании. Обычно бланк акта приема-передачи указан в этом документе.
- Укажите дату. Принимающая сторона подписывает акт в момент приема и проверки оборудования.
- Подготовьте два экземпляра акта. По одному документу для каждого участника сделки.
- Проверьте правильность заполнения. Убедитесь, что в документе нет ошибок.
Как правильно подписать акт
Акт в свободной форме подписывают руководители двух компаний-участниц приема-передачи актива. Здесь всё просто и особых сложностей у вас возникнуть не должно.
Чего не скажешь об унифицированной форме ОС-14, которая предполагает наличие нескольких подписей различных сотрудников. Кто должен оставить автографы в таком документе:
После табличной части — участники комиссии с указанием должности, ФИО, приказа о создании комиссии.
В шапке акта — ИП или директор ООО, либо иное уполномоченное лицо для утверждения документа.
В конце акта — сотрудник, который непосредственно принял объект у поставщика, и тот кто затем принял его на дальнейшее ответственное хранение. Это может быть один и тот же человек, или разные лица. Также здесь нужна подпись бухгалтера об открытии инвентарной карточки учёта ОС (основного средства).
Таким образом, акт ОС-14 не требует подписи отправителя, только сведения о нём.
Частые вопросы об актах приёма-передачи оборудования
Можно заменить акт УПД или товарной накладной?
Эти документы оформляются при передаче товарно-материальныхценностей (ТМЦ). Рекомендуем использовать УПД (универсальный передаточный документ) или накладную и акт вместе. Первый документ нужен для учета отгрузки, а второй — для подтверждения приёма оборудования получателем.
Если брак выявлен после получения оборудования, акт теряет силу?
Нет, акт остается в силе. Ведь он подтверждает, что вы получили этот объект от отправителя. А о выявленных недостатках в процессе эксплуатации составляется отдельный документ — акт о выявленных дефектах оборудования.
Что будет, если не оформить акт приема-передачи оборудования?
При отсутствии первичных документов размер штрафа от ФНС зависит от всех обстоятельств — сколько уже прошло времени, была ли занижена налоговая база, первое это нарушение или повторное. Например, если расходы по акту учтены при расчёте налогов, а самого документа нет — штраф равен 20% от суммы недоимки, минимально 40 000 ₽.
