Разбираемся, как предпринимателям разделить личные и бизнес-деньги, чтобы избежать штрафов и блокировки счетов.
Многие предприниматели до сих пор оплачивают личные и бизнес-расходы одной картой. Но смешивание денег приводит к путанице в учёте, лишним налогам, риску блокировки счёта и штрафам.
Разбираемся, как разделить личные и бизнес-деньги, наладить учёт и избежать штрафов. Контролируйте финансы, смотрите реальную прибыль и развивайте своё дело без лишних проблем.
Зачем разделять финансы
Пользоваться одной картой для всех нужд удобно. Оплачивать личные покупки, а через пять минут рассчитываться с контрагентами. Но такая привычка быстро превращается в проблему.
Когда смешиваете личные и бизнес-деньги, сложнее оценить прибыльность бизнеса. Труднее отследить личные траты, которые «прячутся» в общих расходах. Из-за этого не получается рассчитывать налоги и планировать бизнес-затраты.
С отдельным счётом проще управлять деньгами. Вы видите реальные доходы и расходы бизнеса, планируете платежи и контролируете остатки. Это позволяет вовремя оплачивать аренду, налоги и зарплаты, а значит — избегать кассовых разрывов.
Закон не запрещает работать без расчётного счёта, принимать платежи и рассчитываться с контрагентами по личной карте. Но это неудобно и рискованно. Банк может заподозрить использование личного счёта для бизнеса и заблокировать операции. К тому же без расчётного счёта сложнее принимать безналичные платежи и рассчитывать на крупные сделки.
Что говорят законы и банковские правила
Закон действительно позволяет ИП работать без расчётного счёта, принимать оплаты наличными или на личную карту.
Но такие сделки ограничены по сумме — до 100 000 ₽ по одному договору. Причём дробить соглашения нельзя — после проверки их объединят в одно и оштрафуют.
Многие компании и государственные организации оплачивают услуги только на расчётный счёт. Без него не получится работать на маркетплейсах, участвовать в тендерах, подключить эквайринг и сотрудничать с крупными заказчиками.
Если работаете через личную карту, упускаете клиентов и возможности для роста.
Расчётные счета не создают лишние сложности. А закон не ограничивает их количество. Можете открыть 2-3 счёта и более в разных банках — например, чтобы разделить бизнес-направления, упростить учёт и снизить риски блокировок.
Снимать деньги с расчётного счёта для личных нужд не запрещено. Но такие траты нельзя учитывать как расходы бизнеса. Например, если оплатили бизнес-картой холодильник для дома, эта сумма не уменьшит налоговую базу. Чтобы избежать ошибок и штрафов, нужно грамотно организовать финансовые потоки.
Как организовать финансовые потоки
Чтобы избежать проблем с учётом и налогами, не смешивать личные траты и бизнес-расходы, сразу наведите порядок в деньгах.
Откройте отдельный расчётный счёт для бизнеса, а личный используйте только для своих трат. Вы будете видеть, сколько заработала фирма, есть ли средства для развития и можно ли вывести деньги на себя.
Если работаете в 2-3 направлениях и хотите видеть доходы и расходы по каждому, откройте отдельные счета. Закон не ограничивает количество счетов для предпринимателей.
Чтобы оплачивать повседневные бизнес-расходы, заведите бизнес-карту, привязанную к расчётному счёту. Ей удобно рассчитываться за рекламу, канцтовары, доставку и т. п.
Если что-то оплачиваете с личной карты, правильно оформите операцию в учёте. Такие платежи проводят как заём или вклад в бизнес. Тогда налоговая не посчитает эти деньги доходом — вернёте их, когда появятся свободные средства.
Разделение личных и бизнес‑денег, использование бизнес‑карты и правильное оформление платежей помогают видеть реальную картину. Вы эффективнее управляете финансами и снижаете риски при проверках.
Как наладить учёт
Чтобы правильно рассчитывать прибыль и налоги, организуйте внутренний учёт. Для этого не нужны сложные инструменты. А если возникнут вопросы, проконсультируйтесь с опытным бухгалтером.
До первых поступлений и платежей заведите книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). В ней фиксируйте каждую операцию: дату, сумму и краткое пояснение, за что получены или на что потрачены деньги.
КУДиР обязательна для ИП на упрощёнке и патенте. Помогает отделять личные траты от деловых и видеть реальные доходы бизнеса. Книгу часто ведут в Excel, но лучше сразу работать в бухгалтерском сервисе.
Например, Эльба автоматизирует учёт операций и упрощает разделение по разным направлениям. Ускоряет подготовку управленческих и налоговых отчётов. Пользователям доступна интеграция с интернет-банками, которая позволяет:
- автоматически загружать данные о поступлениях и расходах;
- синхронизировать счёт и бухгалтерию без ручного ввода;
- настроить автоплатежи по аренде, налогам и услугам.
Не забывайте сохранять подтверждения расходов. Собирайте чеки, накладные, акты и счета. Это касается как наличных, так и безналичных операций. Фотографируйте документы и сразу прикрепляйте к операциям в Эльбе, чтобы ничего не потерять.
Как получать деньги из бизнеса
Любой бизнес создают с одной целью — извлекать прибыль. Научитесь правильно забирать заработанные деньги, чтобы не нарушить закон и не нарваться на проверки налоговой.
Назначьте себе регулярную зарплату. Хотя ИП нельзя быть сотрудником самому себе, не запрещено переводить деньги с бизнес-счёта на личный как доход от предпринимательской деятельности. Выплачивайте себе «зарплату» по графику — раз в неделю или месяц.
В конце квартала считайте чистую прибыль, чтобы определить доступные дивиденды. Если работаете как ИП, полученную сумму переводите как доход от предпринимательской деятельности, а потом платите налоги по ставке применяемой системы.
В организациях есть механизм распределения дивидендов. В конце квартала или года считают чистую прибыль и принимают решение о распределении дивидендов. С этой суммы платите налог на прибыль и перед выплатой удерживаете НДФЛ.
Не забирайте из бизнеса все деньги, создавайте фонды. Например, резервный фонд для непредвиденных расходов — на ремонт оборудования или срочную закупку материалов. Фонд развития — для вложений в рекламу, обновление техники или расширение бизнеса.
Чтобы наполнять фонды, откройте в интернет-банке «копилки» под каждый фонд. Раз в месяц или квартал переводите туда 3-5% прибыли.
Как избежать ошибок
Сохраняйте документы по расходам. Частая ошибка — отсутствие чеков и актов по расчётам с контрагентами. Если нет документов, налоговая не признает расходы и доначислит налог.
Чтобы избежать проблем, сразу сохраняйте чеки и акты. Сделайте фото и загрузите в Эльбу или сохраните в облаке — тогда при проверке подтвердите каждую операцию.
Учитывайте лимит по наличным расчётам. По закону нельзя платить наличными больше 100 000 ₽ по одному договору с ИП или организацией. Если нарушите лимит, получите штраф до 5000 ₽ для ИП и до 50 000 ₽ для компаний.
Лимит по договору учитывают, даже если разбили платежи на части. Например, сначала перечислили 70 000 ₽, а затем 50 000 ₽. Если сделка дороже 100 000 ₽, рассчитывайтесь безналом.
Держите запасной расчётный счёт. Бани часто блокируют счета даже аккуратных предпринимателей. Причины бывают разными: подозрение в обналичивании, нетипичные платежи или несоответствие операций виду деятельности. Если счёт заблокируют, не рассчитаетесь за аренду, с сотрудниками и поставщиками.
Чтобы не тормозить процессы, заранее откройте второй счёт в другом банке. Если заблокируют в первом, продолжите работать на резервном, пока разбираетесь с основным.
Следите за учётом, если несколько счетов. Легко запутаться, когда работаете с двумя и более счетами. Например, случайно дважды посчитаете одно поступление или не учтёте расход. Тогда ошибётесь в декларации и получите штраф.
Чтобы избежать неточностей, отслеживайте движение денег по каждому счёту, указывайте назначение платежей, храните документы по операциям и ведите учёт в Эльбе.
Так вы будете видеть, где деньги бизнеса, а где личные, спокойно подготовите отчёты и пройдёте любую проверку.
Коротко
- Разделяйте личные и бизнес-деньги. Для бизнеса откройте отдельный расчётный счёт. Личный счёт используйте только для своих расходов.
- Ведите учёт доходов и расходов. Фиксируйте каждую операцию в КУДиР, чтобы контролировать движение денег и видеть реальную прибыль.
- Назначьте себе регулярные выплаты. Переводите деньги с расчётного счёта на личный по графику.
- Сохраняйте документы. Чеки и акты подтверждают расходы перед налоговой, если инспекторы придут с проверкой.
- Учитывайте лимиты по наличным. По одному договору наличными нельзя платить больше 100 000 ₽. Крупные расчёты проводите по безналу.
- Создавайте резервы. Регулярно откладывайте часть прибыли в фонды для развития бизнеса и непредвиденных расходов.
- Держите запасной счёт в другом банке. Если основной счёт заблокируют, вы продолжите работать без остановки.
