В основном накладная применяется в оптовой торговле, когда со склада отгружают несколько упаковок товара и передают поставщику либо сразу покупателю. Но ее могут оформлять и в розничном магазине.

В унифицированной накладной содержатся такие сведения:

  • дата составления, номер документа;
  • даты загрузки транспорта поставщика и отгрузки покупателю;
  • кто продавец, грузоотправитель, грузополучатель, покупатель;
  • все, что касается передаваемого товара — наименование, количество, вес, цена;
  • реквизиты договора, на основании которого передают товар,
  • подписи сторон.

При необходимости в ТОРГ-12 добавляют иные сведения.

Необязательно заполнять все поля, можно писать только нужную информацию. Но учтите: чтобы накладная была первичным учетным документом, в ней обязательно должно быть указано:

  • название документа;
  • дата его составления;
  • наименование поставщика;
  • факт хозяйственной жизни — отпуск груза, принятие груза;
  • величина измерения факта хозяйственной жизни — вес, количество, сумма;
  • должность лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должность лица, ответственного за оформление свершившегося события, его подпись.

В документе ставят несколько подписей и печатей.

  1. Со стороны продавца ее подписывают главный бухгалтер, работник, разрешивший отпуск груза, например тот же главбух, и сотрудник, который произвел отпуск груза, например складской работник. 

  2. Со стороны покупателя подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Это может быть один и тот же человек, например, товаровед, бухгалтер, старший продавец.
    В этой же части накладной пишут реквизиты доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар.

Товарную накладную составляют в двух экземплярах. 

Один экземпляр остается у поставщика и является основанием для списания товарно-материальных ценностей.

Второй экземпляр товарной накладной передают покупателю, он является основанием для оприходования полученных ценностей.

Как хранить товарные накладные в законе нигде не сказано. Обычно накладные хранят в отдельной папке, и через 5 лет их уничтожают. 

Особенно важно хранить документ на спецрежиме УСН «Доходы минус расходы». Накладная подтверждает расходы на покупку товаров и пригодится на случай налоговой проверки. 

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Электронную накладную составляют в том же порядке, что и бумажную. В этом случае ее нужно подписывать электронной подписью. Например, при помощи Диадока

Скачать бланк

Шаблон накладной ТОРГ-12

Статья актуальна на